機(jī)關(guān)單位檔案管理規(guī)范與操作手冊一、總則為規(guī)范機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，提升檔案資源利用效能，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，制定本操作手冊，為檔案收集、整理、保管、利用等全流程管理提供實(shí)操指引。本手冊適用于各級黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及群團(tuán)組織（以下簡稱“機(jī)關(guān)單位”）的檔案管理工作，涵蓋文書、業(yè)務(wù)、科技、聲像、實(shí)物等各類檔案。檔案管理應(yīng)遵循“集中管理、分級負(fù)責(zé)、完整準(zhǔn)確、安全保密、便于利用”的原則，確保檔案資源真實(shí)反映機(jī)關(guān)工作歷史，服務(wù)當(dāng)下、惠及長遠(yuǎn)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)機(jī)關(guān)單位應(yīng)設(shè)立專門檔案管理部門（或指定綜合部門），統(tǒng)籌檔案管理工作：制定檔案管理制度、流程及分類方案，報單位領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行；指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門檔案的形成、收集、整理工作；負(fù)責(zé)檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用及數(shù)字化轉(zhuǎn)換；定期向同級國家檔案館移交到期檔案，配合開展檔案執(zhí)法檢查。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門是檔案形成的責(zé)任主體：指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理；按要求將辦理完畢的文件材料及時歸檔，確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范；配合檔案管理部門開展檔案鑒定、利用及數(shù)字化工作，提供業(yè)務(wù)背景說明。（三）檔案人員職責(zé)檔案員（含專職、兼職）需具備檔案專業(yè)知識或經(jīng)過崗位培訓(xùn)，履行以下職責(zé)：熟悉本部門業(yè)務(wù)流程，掌握檔案管理規(guī)范，及時收集、整理文件材料；按規(guī)定向檔案管理部門移交檔案，辦理交接手續(xù)；嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度，未經(jīng)審批不擅自提供、復(fù)制檔案。三、檔案收集（一）收集范圍機(jī)關(guān)單位檔案收集應(yīng)覆蓋“全類型、全周期”的工作記錄：文書檔案：紅頭文件、會議紀(jì)要、請示批復(fù)、工作計劃總結(jié)、干部任免、規(guī)章制度等；業(yè)務(wù)檔案：行政審批、執(zhí)法檢查、項(xiàng)目申報、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議等業(yè)務(wù)過程文件；科技檔案：基建工程圖紙、設(shè)備說明書、科研報告、技術(shù)方案等；聲像檔案：重要會議、活動的照片、視頻、錄音，榮譽(yù)證書、獎牌的實(shí)物照片等；實(shí)物檔案：具有保存價值的獎牌、獎杯、禮品、印章等（需附文字說明）。（二）收集要求1.及時性：業(yè)務(wù)辦理完畢后，文件材料應(yīng)在1個月內(nèi)完成收集（專項(xiàng)工作或項(xiàng)目檔案可按階段收集）；2.完整性：確保文件的正件、附件、簽批頁、修改稿等齊全，電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致；3.準(zhǔn)確性：文件材料字跡清晰（禁止使用鉛筆、圓珠筆書寫），頁碼連續(xù)，無涂改、污損。（三）收集方式1.定期移交：業(yè)務(wù)部門每月/季度向檔案管理部門移交整理好的文件材料，填寫《檔案移交清單》；2.專項(xiàng)收集：針對重大活動、項(xiàng)目、突發(fā)事件，成立專項(xiàng)小組，同步收集過程性文件；3.電子文件收集：通過OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動歸檔電子文件，確保元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建者、時間、格式等）完整。四、檔案整理（一）分類采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”分類法：年度：按文件形成年度劃分（跨年度文件以辦結(jié)年度為準(zhǔn)）；機(jī)構(gòu)/問題：按形成部門（機(jī)構(gòu)分類）或業(yè)務(wù)主題（問題分類）劃分；保管期限：分為永久、30年、10年（參考《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）。示例：2023年辦公室形成的永久文書檔案，分類號為“2023—辦公室—永久”。（二）編號與裝訂1.檔號編制：檔號由“全宗號—年度—機(jī)構(gòu)（問題）代碼—保管期限代碼—件號”組成（示例：JGD—2023—BGS—YJ—001）；2.裝訂：紙質(zhì)文件去除金屬物，采用無酸紙裝訂（或不銹鋼釘），頁數(shù)多的文件可分冊裝訂，每冊標(biāo)注“第X冊共X冊”。（三）編目1.案卷目錄：按分類順序編制，內(nèi)容包括檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限；2.卷內(nèi)文件目錄：每卷（件）內(nèi)文件按形成順序編號，填寫題名、責(zé)任者、日期、頁號；3.索引編制：針對高頻利用的檔案（如人事、合同），編制專題索引，提高檢索效率。五、檔案保管（一）保管場所要求檔案庫房應(yīng)滿足“八防”（防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防高溫）：庫房獨(dú)立，遠(yuǎn)離水源、熱源，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備；配備溫濕度計，溫度控制在14-24℃，濕度45-60%，定期通風(fēng)；采用二氧化碳滅火器、煙感報警器，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品；檔案柜（架）距墻≥10cm，距地≥20cm，防蟲藥（樟腦丸）定期更換（避免直接接觸檔案）。（二）保管期限與鑒定1.期限劃分：永久：本機(jī)關(guān)法規(guī)性文件、重要會議記錄、干部任免、年度總結(jié)等；30年：一般請示批復(fù)、業(yè)務(wù)合同、審計報告等；10年：臨時性文件、簡報、一般性報表等。2.鑒定與銷毀：成立由檔案、業(yè)務(wù)、紀(jì)檢人員組成的鑒定小組，每5年對到期檔案進(jìn)行鑒定；無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上監(jiān)銷，銷毀過程全程錄像。六、檔案利用（一）利用方式1.查閱：本單位人員憑工作證，填寫《檔案查閱登記表》；外單位人員持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后查閱（涉密檔案需額外簽保密協(xié)議）；2.借閱：僅限本單位人員，填寫《檔案借閱單》，注明歸還時間（一般不超過15天），涉密檔案禁止外借；3.復(fù)制與證明：復(fù)制檔案需審批，復(fù)制件標(biāo)注“復(fù)制件”字樣，與原件核對無誤后加蓋檔案專用章，作為證明材料使用。（二）利用限制涉密檔案嚴(yán)格按密級管理，查閱、復(fù)制需經(jīng)保密委員會審批；涉及個人隱私的檔案（如干部任免、考核材料），僅限相關(guān)部門或本人依規(guī)利用；電子檔案利用需通過專用系統(tǒng)，禁止外接存儲設(shè)備拷貝。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化原則遵循“真實(shí)性、完整性、安全性”原則，確保數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、格式規(guī)范、可長期讀取。（二）數(shù)字化流程1.掃描：文書檔案采用300dpi（彩色/灰度）掃描，圖紙類400dpi以上，掃描后檢查清晰度、完整性；2.著錄：按《檔案著錄規(guī)則》錄入檔號、題名、責(zé)任者、日期等元數(shù)據(jù)，確保字段準(zhǔn)確；3.存儲：數(shù)字檔案采用“雙機(jī)備份+異地備份”，存儲介質(zhì)（硬盤、光盤）定期檢測，每3年遷移一次，轉(zhuǎn)換為通用格式（如PDF、TIFF）。（三）數(shù)字檔案管理建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（檔案員可修改，普通人員只讀）；紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，原件仍需妥善保管，數(shù)字檔案作為利用優(yōu)先方式。八、安全與保密（一）實(shí)體安全檔案庫房鑰匙專人保管，出入登記，非工作時間鎖閉；定期檢查檔案柜（架）、消防設(shè)施、溫濕度設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題立即整改；檔案移交、搬運(yùn)時，雙人全程護(hù)送，防止丟失、損毀。（二）信息安全涉密檔案數(shù)字化需在涉密環(huán)境中進(jìn)行，數(shù)字副本標(biāo)注密級，與紙質(zhì)檔案同步管理；數(shù)字檔案系統(tǒng)部署防火墻、殺毒軟件，定期更新補(bǔ)丁，禁止弱密碼；人員離職前，注銷其檔案系統(tǒng)賬號，移交相關(guān)資料。（三）應(yīng)急預(yù)案火災(zāi)：立即斷電，使用二氧化碳滅火器滅火，轉(zhuǎn)移檔案至安全區(qū)域，通知消防部門；水災(zāi)：用防水布覆蓋檔案，轉(zhuǎn)移至高處，清理庫房積水，晾曬受損檔案（避免陽光直射）；系統(tǒng)故障：啟動備