淺析數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施在數(shù)字信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代背景下，高校檔案管理作為高校治理體系的重要組成部分，正面臨著前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。高校檔案涵蓋教學、科研、行政、學生管理等多個領(lǐng)域，是高校歷史發(fā)展的真實記錄，也是支撐高校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務(wù)的重要信息資源。傳統(tǒng)高校檔案管理模式以紙質(zhì)檔案為核心，存在存儲空間有限、檢索效率低下、資源共享困難、安全防護薄弱等諸多問題，已難以適應(yīng)新時代高校高質(zhì)量發(fā)展的需求。數(shù)字信息化為高校檔案管理改革提供了技術(shù)支撐，推動檔案管理從“實體管理”向“信息管理”“智慧管理”轉(zhuǎn)型。本文結(jié)合數(shù)字信息化發(fā)展趨勢，針對高校檔案管理的現(xiàn)存問題，從管理理念、技術(shù)應(yīng)用、資源建設(shè)、人才培養(yǎng)、安全保障五個維度，淺析高校檔案管理的創(chuàng)新措施，為提升高校檔案管理水平、發(fā)揮檔案資源價值提供參考。一、更新管理理念：樹立數(shù)字化、服務(wù)化、智能化導向理念創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的前提。數(shù)字信息化背景下，高校檔案管理首先需要突破傳統(tǒng)思維定式，樹立與時代發(fā)展相契合的管理理念，為檔案管理改革奠定思想基礎(chǔ)。（一）確立數(shù)字化管理理念，推動管理模式轉(zhuǎn)型高校檔案管理部門應(yīng)摒棄“重實體、輕信息”“重保管、輕利用”的傳統(tǒng)理念，充分認識數(shù)字信息化的核心價值，將數(shù)字化理念貫穿于檔案管理的全流程。明確檔案數(shù)字化不是簡單的紙質(zhì)檔案掃描，而是涵蓋檔案收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、銷毀等各環(huán)節(jié)的全流程數(shù)字化改造。主動將數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理深度融合，以數(shù)字化手段破解傳統(tǒng)管理模式的痛點，實現(xiàn)檔案資源的高效管理與便捷利用。同時，應(yīng)樹立“全生命周期管理”理念，對檔案從形成之初到歸檔利用的整個生命周期進行數(shù)字化管控，確保檔案信息的完整性、準確性與時效性。（二）強化服務(wù)化管理理念，提升檔案利用價值檔案管理的核心目標是服務(wù)于高校發(fā)展與師生需求。數(shù)字信息化背景下，高校檔案管理應(yīng)從“被動保管”向“主動服務(wù)”轉(zhuǎn)型，強化服務(wù)化理念，聚焦師生、科研、教學等核心需求，優(yōu)化服務(wù)模式。例如，針對師生個人檔案查詢、學歷認證、科研成果歸檔等需求，搭建便捷的線上服務(wù)平臺；針對教學科研需求，主動挖掘檔案中的優(yōu)質(zhì)資源，整理形成專題檔案數(shù)據(jù)庫，為教學改革、科研創(chuàng)新提供數(shù)據(jù)支撐；針對高校治理需求，整合檔案信息資源，為學校決策提供精準的檔案參考。通過主動服務(wù)、精準服務(wù)，最大化發(fā)揮檔案資源的價值。（三）培育智能化管理理念，引領(lǐng)未來發(fā)展方向隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的發(fā)展，智能化已成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。高校檔案管理部門應(yīng)提前布局，培育智能化管理理念，積極探索人工智能等技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用場景。例如，利用人工智能技術(shù)實現(xiàn)檔案的自動分類、關(guān)鍵詞提取、智能檢索；借助大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案利用需求，精準推送檔案資源；通過云計算技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的分布式存儲與高效共享。以智能化理念引領(lǐng)檔案管理改革，推動檔案管理從“數(shù)字化”向“智慧化”升級，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。二、創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用：構(gòu)建數(shù)字化、智能化檔案管理平臺技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的核心支撐。高校應(yīng)積極引入先進的數(shù)字信息技術(shù)，構(gòu)建一體化、智能化的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案管理的高效化、精準化與便捷化。（一）搭建一體化數(shù)字檔案管理平臺，實現(xiàn)全流程管控整合高校各部門檔案資源，搭建覆蓋全校的一體化數(shù)字檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用等全流程的數(shù)字化管控。平臺應(yīng)具備多終端接入功能，支持師生通過電腦、手機等終端隨時隨地提交檔案、查詢檔案；具備數(shù)據(jù)對接功能，與高校教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，自動采集各系統(tǒng)生成的電子檔案，減少重復勞動，確保檔案信息的及時性與完整性；具備流程化管理功能，實現(xiàn)檔案歸檔審核、利用審批等流程的線上化處理，提升管理效率。例如，教師科研成果檔案可通過科研管理系統(tǒng)自動同步至數(shù)字檔案平臺，學生學籍檔案可與學生管理系統(tǒng)實時對接，實現(xiàn)檔案資源的集中管理與高效流轉(zhuǎn)。（二）引入智能技術(shù)，提升管理與利用效率積極引入人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等先進技術(shù)，賦能檔案管理各環(huán)節(jié)。在檔案整理環(huán)節(jié)，利用人工智能技術(shù)實現(xiàn)電子檔案的自動分類、標引、著錄，減少人工操作，提升整理效率與準確性；在檔案檢索環(huán)節(jié)，構(gòu)建智能檢索系統(tǒng)，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、模糊檢索等多種檢索方式，同時具備檢索結(jié)果精準排序、相關(guān)資源推薦等功能，讓師生快速找到所需檔案；在檔案利用環(huán)節(jié)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)分析師生的檔案利用行為與需求，精準推送相關(guān)檔案資源，提升服務(wù)的針對性；在檔案溯源環(huán)節(jié)，利用區(qū)塊鏈技術(shù)的不可篡改特性，對檔案信息進行加密認證，確保檔案信息的真實性與安全性，為檔案溯源提供可靠保障。（三）推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)存量與增量檔案全覆蓋針對高校存量紙質(zhì)檔案與增量電子檔案并存的現(xiàn)狀，分階段推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。對于存量紙質(zhì)檔案，制定科學的數(shù)字化掃描方案，按照“先重要、后一般，先常用、后冷門”的原則，優(yōu)先對教學、科研、學生、人事等核心領(lǐng)域的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描、修復、著錄，建立標準化的數(shù)字檔案資源庫；對于增量檔案，嚴格執(zhí)行電子檔案歸檔標準，明確各部門電子檔案的形成規(guī)范、歸檔格式與時限要求，推動增量檔案全程電子化歸檔，實現(xiàn)“增量檔案電子化、存量檔案數(shù)字化”的全覆蓋目標。同時，加強對數(shù)字化檔案的質(zhì)量管控，建立數(shù)字化檔案審核機制，確保數(shù)字化檔案的清晰度、完整性與準確性，保障數(shù)字檔案資源的有效利用。三、優(yōu)化資源建設(shè)：打造標準化、多元化、特色化檔案資源體系檔案資源是檔案管理的核心載體。數(shù)字信息化背景下，高校應(yīng)加強檔案資源建設(shè)，構(gòu)建標準化、多元化、特色化的檔案資源體系，提升檔案資源的價值與影響力。（一）規(guī)范檔案資源標準，保障資源互聯(lián)互通制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標準與規(guī)范，是實現(xiàn)檔案資源互聯(lián)互通、共享利用的基礎(chǔ)。高校應(yīng)參照國家《電子檔案管理基本術(shù)語》《數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)標準，結(jié)合學校實際情況，制定涵蓋電子檔案格式、元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)編碼標準、數(shù)字化掃描技術(shù)要求等內(nèi)容的檔案管理標準體系。明確各部門電子檔案的形成、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，確保不同部門、不同類型的檔案資源符合統(tǒng)一標準，能夠在數(shù)字檔案管理平臺上實現(xiàn)順暢流轉(zhuǎn)與互聯(lián)互通。同時，加強對標準規(guī)范的宣傳與培訓，提高各部門檔案管理人員的標準化意識，確保標準規(guī)范落到實處。（二）豐富檔案資源類型，構(gòu)建多元化資源體系突破傳統(tǒng)檔案資源以紙質(zhì)文書檔案為主的局限，拓展檔案資源收集范圍，豐富檔案資源類型。除了傳統(tǒng)的教學、科研、行政等文書檔案外，重點收集整理電子文件、圖片、音頻、視頻等多元化檔案資源。例如，收集高校重大活動的視頻影像資料、知名學者的講座音頻資料、校園建設(shè)的圖片資料、線上教學的課件與視頻資料、科研項目的電子數(shù)據(jù)與實驗記錄等。同時，加強對非結(jié)構(gòu)化檔案資源的整理與歸檔，通過元數(shù)據(jù)標引等方式，實現(xiàn)對多元化檔案資源的有效管理與利用，構(gòu)建全方位、多元化的檔案資源體系，全面記錄高校發(fā)展歷程。（三）挖掘特色檔案資源，打造差異化資源品牌結(jié)合高校的辦學特色、學科優(yōu)勢、歷史底蘊，挖掘整理特色檔案資源，打造具有學校辨識度的檔案資源品牌。例如，綜合性高?？芍攸c打造校史檔案、知名校友檔案等特色資源；藝術(shù)類高?？芍攸c整理藝術(shù)創(chuàng)作檔案、展演檔案等特色資源；理工科高?？芍攸c收集科研成果檔案、實驗數(shù)據(jù)檔案等特色資源。通過對特色檔案資源的系統(tǒng)整理、深度挖掘與專題開發(fā)，形成系列特色檔案數(shù)據(jù)庫，如“校史名人數(shù)據(jù)庫”“科研成果專題數(shù)據(jù)庫”“校園文化特色數(shù)據(jù)庫”等。同時，利用數(shù)字檔案平臺對特色檔案資源進行展示與推廣，提升高校的文化影響力與品牌形象。四、強化人才培養(yǎng)：建設(shè)專業(yè)化、復合型檔案管理隊伍人才是檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵保障。數(shù)字信息化背景下，高校檔案管理工作對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)能力提出了更高要求，需要打造一支兼具檔案專業(yè)知識與數(shù)字技術(shù)能力的專業(yè)化、復合型檔案管理隊伍。（一）加強專業(yè)培訓，提升現(xiàn)有人員綜合素養(yǎng)針對現(xiàn)有檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)與能力短板，制定系統(tǒng)的培訓計劃，開展多維度、多層次的培訓。一方面，加強檔案專業(yè)知識培訓，涵蓋檔案管理理論、檔案法律法規(guī)、檔案整理歸檔規(guī)范等內(nèi)容，提升管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)；另一方面，強化數(shù)字技術(shù)培訓，重點開展數(shù)字檔案管理平臺操作、人工智能技術(shù)應(yīng)用、大數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)絡(luò)安全防護等方面的培訓，提升管理人員的技術(shù)應(yīng)用能力。同時，鼓勵管理人員參加行業(yè)交流、學術(shù)研討等活動，學習借鑒其他高校檔案數(shù)字化管理的先進經(jīng)驗，拓寬視野，提升綜合素養(yǎng)。（二）優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，引進復合型專業(yè)人才結(jié)合檔案數(shù)字化管理的需求，優(yōu)化檔案管理隊伍的人才結(jié)構(gòu)，積極引進兼具檔案專業(yè)背景與計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析、信息管理等專業(yè)背景的復合型人才。通過公開招聘、校內(nèi)調(diào)劑等方式，充實檔案管理隊伍，彌補現(xiàn)有隊伍在數(shù)字技術(shù)方面的短板。同時，建立合理的人才激勵機制，完善績效考核制度，將數(shù)字檔案管理工作成效納入績效考核范圍，鼓勵管理人員主動學習數(shù)字技術(shù)、參與檔案管理創(chuàng)新，激發(fā)隊伍的積極性與創(chuàng)造性。（三）構(gòu)建協(xié)同機制，凝聚全校檔案管理力量檔案管理工作涉及高校各部門，僅靠檔案管理部門的力量難以實現(xiàn)全流程、全覆蓋的數(shù)字化管理。應(yīng)構(gòu)建全校協(xié)同的檔案管理機制，明確各部門檔案管理員的職責，將檔案管理責任落實到具體崗位、具體人員。定期組織各部門檔案管理員開展培訓與交流活動，提升其檔案數(shù)字化整理與歸檔能力，形成“檔案管理部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、各部門分工負責、全校共同參與”的工作格局。同時，鼓勵師生參與檔案資源建設(shè)，例如，通過線上平臺征集師生手中的特色檔案資料，凝聚全校力量共同打造優(yōu)質(zhì)檔案資源體系。五、完善安全保障：構(gòu)建全方位、多層次檔案安全防護體系數(shù)字信息化背景下，檔案信息的安全性面臨著更大挑戰(zhàn)，如網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露、病毒感染、設(shè)備故障等風險，直接威脅檔案信息的安全與完整。高校應(yīng)高度重視檔案安全保障工作，構(gòu)建全方位、多層次的檔案安全防護體系，確保數(shù)字檔案資源的安全可靠。（一）強化技術(shù)防護，筑牢網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)安全防線加強數(shù)字檔案管理平臺的技術(shù)防護能力，部署先進的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密設(shè)備等，抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊與病毒入侵；采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對數(shù)字檔案資源進行全程加密處理，確保檔案信息在傳輸、存儲、利用過程中的安全性；建立數(shù)據(jù)備份與恢復機制，定期對數(shù)字檔案資源進行備份，采用本地備份與云端備份相結(jié)合的方式，防止因設(shè)備故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失，確保檔案信息的可恢復性；加強對終端設(shè)備的管理，規(guī)范師生接入數(shù)字檔案平臺的終端設(shè)備安全設(shè)置，防止終端設(shè)備成為安全隱患。（二）完善管理制度，規(guī)范檔案安全管理流程建立健全檔案安全管理制度，形成涵蓋檔案信息收集、存儲、利用、銷毀等全流程的安全管理規(guī)范。明確各崗位的安全職責，制定檔案安全操作流程，規(guī)范檔案信息的訪問權(quán)限管理，實行“分級授權(quán)、身份認證”制度，確保不同用戶只能訪問權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息；建立檔案安全檢查機制，定期對數(shù)字檔案管理平臺的安全狀況、制度執(zhí)行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并整改安全隱患；制定檔案安全應(yīng)急預案，針對網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露、設(shè)備故障等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程、責任分工與保障措施，提升應(yīng)急處置能力。（三）加強宣傳教育，提升全員檔案安全意識檔案安全不僅需要技術(shù)與制度保障，還需要全員的參與和重視。通過校園網(wǎng)、宣傳欄、專題講座等多種形式，加強檔案安全宣傳教育，向全校師生普及檔案安全法律法規(guī)、網(wǎng)絡(luò)安全知識、檔案信息保密要求等內(nèi)容，提升全員的檔案安全意識與責任意識。引導師生規(guī)范使用數(shù)字檔案平臺，妥善保管個人賬號與密碼，不隨意泄露檔案信息，自覺抵制違規(guī)操作行為，形成“人人重視檔案安全、人人參與檔案安全”的良好氛圍。六、結(jié)語數(shù)字信息化背景下，高校檔案管理創(chuàng)新是適應(yīng)時代發(fā)展的必然要求，也是提升高校治理能力的重要舉措。高校檔案管理創(chuàng)新是一項系統(tǒng)工程，需要從管理理念、技術(shù)應(yīng)用、資源