咨詢服務(wù)合同電子存檔管理協(xié)議2025咨詢服務(wù)合同電子存檔管理協(xié)議第一條定義1.1本協(xié)議所稱“電子檔案”，是指在本協(xié)議有效期內(nèi)，由雙方在履行主咨詢服務(wù)合同（以下簡稱“主合同”）過程中，通過電子形式創(chuàng)建、接收、處理、傳輸或存儲，并且根據(jù)本協(xié)議約定需要?dú)w檔保存的各類電子文件和信息，包括但不限于：主合同電子文本、溝通記錄（電子郵件、即時(shí)通訊消息記錄、在線會議紀(jì)要等）、項(xiàng)目相關(guān)文件（報(bào)告、數(shù)據(jù)、分析結(jié)果、演示文稿、圖紙等）、往來函件電子版、支付憑證電子記錄、用戶信息（如適用）、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件、系統(tǒng)日志、操作記錄等。1.2本協(xié)議所稱“服務(wù)提供方”，是指與客戶方簽訂主咨詢服務(wù)合同，提供咨詢服務(wù)的當(dāng)事人。1.3本協(xié)議所稱“服務(wù)接受方”，是指與咨詢方簽訂主咨詢服務(wù)合同，接受咨詢服務(wù)的當(dāng)事人。1.4本協(xié)議所稱“電子檔案管理系統(tǒng)”，是指由服務(wù)提供方選擇、建立并維護(hù)，用于存儲、管理、保護(hù)電子檔案的平臺或系統(tǒng)。1.5本協(xié)議所稱“元數(shù)據(jù)”，是指描述電子檔案屬性的信息，如文件名、創(chuàng)建者、創(chuàng)建日期、修改日期、主題、分類號、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目等。第二條適用范圍2.1本協(xié)議適用于雙方在履行主合同期間及主合同約定的服務(wù)結(jié)束后，對主合同項(xiàng)下產(chǎn)生的、符合本協(xié)議第一條約定的電子檔案進(jìn)行的收集、整理、存儲、管理、使用、保護(hù)、檢索、移交和銷毀等全部活動。2.2本協(xié)議所管理的電子檔案范圍涵蓋主合同履行過程中涉及的所有關(guān)鍵信息和記錄，以保障主合同的有效履行及后續(xù)可能產(chǎn)生的爭議解決需求。第三條服務(wù)提供方義務(wù)3.1收集與整理:服務(wù)提供方負(fù)責(zé)及時(shí)、全面地收集主合同項(xiàng)下產(chǎn)生的、需要?dú)w檔的電子檔案，并根據(jù)電子檔案管理的要求進(jìn)行分類、整理，確保歸檔電子檔案的完整性。3.2元數(shù)據(jù)標(biāo)引:服務(wù)提供方應(yīng)對收集的電子檔案進(jìn)行必要的元數(shù)據(jù)標(biāo)引，以實(shí)現(xiàn)有效的分類、組織和檢索。3.3系統(tǒng)選擇與維護(hù):服務(wù)提供方負(fù)責(zé)選擇、部署、維護(hù)一個(gè)安全、可靠、符合法律法規(guī)要求（包括但不限于《中華人民共和國電子簽名法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)規(guī)定）的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具備記錄保全、防篡改、長期存儲、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，并能夠記錄電子檔案的關(guān)鍵操作日志。3.4安全存儲與備份:服務(wù)提供方必須采取必要的技術(shù)和管理措施（包括但不限于訪問控制、數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測、防病毒、防勒索軟件等），確保電子檔案在存儲過程中的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、泄露、篡改、損壞或丟失。服務(wù)提供方需建立并執(zhí)行有效的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行備份，確保在發(fā)生意外情況時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)電子檔案。3.5訪問權(quán)限管理:服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)主合同約定、法律法規(guī)要求以及職責(zé)需要，設(shè)置并嚴(yán)格管理電子檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員（包括服務(wù)接受方指定人員）才能在必要時(shí)訪問相關(guān)的電子檔案。訪問權(quán)限的變更應(yīng)進(jìn)行記錄。3.6存檔期限管理:服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范或主合同約定，明確各類電子檔案的最低保存期限，并在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記和管理。對于超過保存期限的電子檔案，應(yīng)按照本協(xié)議約定進(jìn)行處理。3.7安全銷毀:在電子檔案保存期限屆滿或根據(jù)主合同約定、雙方書面授權(quán)或法律規(guī)定需要進(jìn)行銷毀時(shí)，服務(wù)提供方必須采用能夠確保電子檔案信息不可恢復(fù)、完整銷毀的技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并詳細(xì)記錄銷毀操作的時(shí)間、人員、方式、銷毀介質(zhì)（如適用）等信息，可向服務(wù)接受方提供銷毀證明。3.8合規(guī)與審計(jì):服務(wù)提供方應(yīng)確保其電子檔案管理活動符合所有適用的法律法規(guī)和監(jiān)管要求。在收到服務(wù)接受方或第三方（經(jīng)服務(wù)接受方書面同意）提出的合理審計(jì)要求時(shí)，應(yīng)予以配合，提供必要的記錄和說明。3.9系統(tǒng)報(bào)告:服務(wù)提供方應(yīng)定期（例如每季度或每年）向服務(wù)接受方提供電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行報(bào)告，內(nèi)容包括但不限于系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)、備份成功率、安全事件（如病毒感染、入侵嘗試、數(shù)據(jù)丟失等）處理情況、用戶訪問統(tǒng)計(jì)（如有必要且可行）等。3.10用戶培訓(xùn):如服務(wù)接受方需要使用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢或管理，服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)需要提供必要的操作培訓(xùn)。第四條服務(wù)接受方義務(wù)4.1提供文件:服務(wù)接受方應(yīng)根據(jù)主合同約定和本協(xié)議需要，及時(shí)向服務(wù)提供方提供應(yīng)由服務(wù)接受方創(chuàng)建或提供的、需要?dú)w檔的電子檔案，并保證所提供文件的真實(shí)性。4.2確認(rèn)系統(tǒng):服務(wù)提供方在選擇電子檔案管理系統(tǒng)后，服務(wù)接受方應(yīng)在合理期限內(nèi)進(jìn)行審查，如有異議，應(yīng)在收到系統(tǒng)方案后[]日內(nèi)書面提出；若在規(guī)定期限內(nèi)未提出異議，視為對系統(tǒng)方案的認(rèn)可。4.3授權(quán)與配合:服務(wù)接受方應(yīng)授權(quán)服務(wù)提供方進(jìn)行必要的電子檔案管理操作，并在服務(wù)提供方提出合理請求時(shí)，提供必要的訪問權(quán)限信息或其他配合。4.4指定接口人:服務(wù)接受方應(yīng)指定一名或多名接口人，負(fù)責(zé)就電子檔案管理事宜與服務(wù)提供方進(jìn)行主要溝通。4.5審計(jì)配合:服務(wù)接受方應(yīng)在收到服務(wù)提供方提出的合理審計(jì)通知后，積極配合審計(jì)工作，提供審計(jì)所需的記錄、文件和現(xiàn)場支持（如需）。4.6確認(rèn)銷毀記錄:服務(wù)提供方完成對約定電子檔案的銷毀操作后，應(yīng)向服務(wù)接受方提供銷毀記錄。服務(wù)接受方應(yīng)在收到記錄后[]日內(nèi)進(jìn)行核對并書面確認(rèn)。第五條電子檔案管理要求5.1系統(tǒng)功能:電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備有效的版本控制功能，能夠記錄電子檔案的創(chuàng)建、修改、訪問等關(guān)鍵操作，并生成不可篡改的操作日志。系統(tǒng)應(yīng)支持電子簽名或認(rèn)證功能（如主合同有此要求）。5.2數(shù)據(jù)格式:服務(wù)提供方應(yīng)考慮電子檔案的長期可讀性，優(yōu)先采用開放標(biāo)準(zhǔn)格式存儲電子檔案，或?qū)Ψ情_放格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理或轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式。應(yīng)評估所選系統(tǒng)的技術(shù)演進(jìn)能力，確保未來電子檔案的可訪問性。5.3索引與檢索:電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供清晰、高效的索引體系和用戶友好的檢索功能，允許授權(quán)用戶通過關(guān)鍵詞、日期、項(xiàng)目、文件類型等多種方式進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的檔案檢索。第六條保密義務(wù)6.1雙方確認(rèn)，在履行本協(xié)議過程中，將接觸并知悉對方的商業(yè)秘密、技術(shù)信息以及主合同項(xiàng)下客戶的敏感信息。雙方及參與電子檔案管理工作的相關(guān)人員均應(yīng)承擔(dān)嚴(yán)格的保密義務(wù)，不得以任何方式泄露、使用或允許他人使用這些保密信息，除非：a)該信息已公開披露；b)該信息非因一方過錯(cuò)而事先已為第三方合法知曉；c)接受方根據(jù)法律法規(guī)或有權(quán)機(jī)關(guān)的要求必須披露；d)雙方另有書面約定。6.2雙方應(yīng)采取不低于保護(hù)自身同類保密信息的標(biāo)準(zhǔn)來保護(hù)對方的保密信息，并僅將保密信息用于履行主合同和本協(xié)議之目的。6.3本保密義務(wù)不因本協(xié)議的終止而失效，保密期限應(yīng)至少為主合同有效期內(nèi)及結(jié)束后[]年。第七條法律責(zé)任7.1若任何一方未能履行本協(xié)議項(xiàng)下的義務(wù)，導(dǎo)致服務(wù)接受方或任何第三方遭受損失（包括直接損失和間接損失），違約方應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。7.2若因服務(wù)提供方管理不善（如電子檔案丟失、損毀、被篡改、非授權(quán)訪問或泄露），給服務(wù)接受方造成損失的，服務(wù)提供方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，賠償金額應(yīng)足以彌補(bǔ)服務(wù)接受方的實(shí)際損失。7.3本協(xié)議約定的賠償責(zé)任并非窮盡性責(zé)任，各方仍應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及主合同約定，追究其他違約責(zé)任。第八條協(xié)議期限與終止8.1本協(xié)議自雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）之日起生效，有效期為[]年，與主合同有效期的關(guān)系如下：[]a)本協(xié)議有效期與主合同有效期一致；b)本協(xié)議有效期為主合同有效期結(jié)束后[]年。8.2本協(xié)議自動續(xù)展[]次，每次續(xù)展[]年，直至主合同約定的所有電子檔案保存期限屆滿且雙方均未提出終止本協(xié)議的書面請求。8.3任何一方可在協(xié)議有效期內(nèi)提前[]日書面通知對方終止本協(xié)議。提前終止的，雙方應(yīng)就未完成歸檔、保管、移交等工作進(jìn)行安排，并結(jié)清所有相關(guān)費(fèi)用。8.4若主合同提前終止，本協(xié)議應(yīng)在本合同終止之日起[]年內(nèi)繼續(xù)有效，以確保所有主合同項(xiàng)下電子檔案的保存期限得到遵守。第九條通知與送達(dá)9.1雙方就本協(xié)議項(xiàng)下的任何事宜進(jìn)行通知或通訊時(shí)，應(yīng)通過書面形式（包括但不限于專人遞送、掛號信、傳真、電子郵件）發(fā)送至本協(xié)議首頁載明的地址或郵箱。任何一方變更聯(lián)系方式，應(yīng)提前[]日書面通知對方。9.2任何通過電子郵件發(fā)送的通知，發(fā)出時(shí)視為送達(dá)；但發(fā)送人應(yīng)保留發(fā)送成功的證據(jù)。通過掛號信發(fā)送的通知，寄出后[]日視為送達(dá)。第十條其他條款10.1完整協(xié)議:本協(xié)議構(gòu)成雙方就電子檔案管理事宜達(dá)成的完整協(xié)議，替換了雙方此前就此達(dá)成的所有口頭或書面的約定、諒解和承諾。10.2修訂:對本協(xié)議的任何修改或補(bǔ)充，均需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并以書面形式作出，作為本協(xié)議不可分割的一部分。10.3可分割性:本協(xié)議任何條款的無效或不可執(zhí)行，不影響其他條款的效力。若部分條款被認(rèn)定為無效，不影響剩余條款的繼續(xù)執(zhí)行。10.4法律適用與管轄:本協(xié)議的訂立、效力、解釋、履行及爭議解決，均適用中華人民共和國法律。因本協(xié)議引起的或與本協(xié)議有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)將爭議提交[][選擇：a)仲裁b)訴訟]，仲裁適用[][選擇：a)中國國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易仲裁委員會b)北京仲裁委員會]仲裁規(guī)則，仲裁地點(diǎn)在[]，仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力；或提交[][填寫具體法院名稱，如：XX市XX區(qū)人民法院]訴訟解決。10.