汽車維修公司辦公軟件采購(gòu)制度

第一章總則第一條為規(guī)范公司辦公軟件采購(gòu)行為，提升數(shù)字化辦公效率，保障數(shù)據(jù)安全，助力汽車維修業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》及公司內(nèi)部管理制度，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門辦公軟件的新購(gòu)、升級(jí)、續(xù)訂及相關(guān)服務(wù)采購(gòu)，包括但不限于協(xié)同辦公、客戶管理、財(cái)務(wù)核算、維修數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等軟件。第三條辦公軟件采購(gòu)應(yīng)遵循以下原則：（一）需求導(dǎo)向原則：以業(yè)務(wù)實(shí)際需求為核心，避免盲目采購(gòu)；（二）合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度，確保采購(gòu)流程透明規(guī)范；（三）性價(jià)比優(yōu)先原則：在滿足功能需求的前提下，選擇成本合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品；（四）安全可靠原則：優(yōu)先選用符合國(guó)家信息安全標(biāo)準(zhǔn)、具備數(shù)據(jù)加密與備份功能的軟件，保障公司客戶信息、維修數(shù)據(jù)等敏感信息安全；（五）創(chuàng)新支持原則：鼓勵(lì)選用自主創(chuàng)新、技術(shù)先進(jìn)的國(guó)產(chǎn)軟件，助力數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展。第二章采購(gòu)需求管理第四條需求提出：各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公軟件采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確軟件功能、使用人數(shù)、預(yù)算金額、實(shí)施時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部。第五條需求審核：行政部對(duì)需求的合理性進(jìn)行初審；技術(shù)部評(píng)估軟件與公司現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容性、技術(shù)可行性及數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部審核預(yù)算是否在年度計(jì)劃內(nèi)。第六條需求審批：經(jīng)初審、評(píng)估的需求，由行政部匯總后報(bào)總經(jīng)理審批。重大采購(gòu)項(xiàng)目（如預(yù)算超10萬(wàn)元）需提交公司董事會(huì)審議。第三章市場(chǎng)調(diào)研與供應(yīng)商評(píng)估第七條市場(chǎng)調(diào)研：行政部聯(lián)合技術(shù)部開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研，收集軟件產(chǎn)品信息、供應(yīng)商資質(zhì)、行業(yè)案例等資料，形成《市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告》。第八條供應(yīng)商評(píng)估：建立合格供應(yīng)商名錄，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)包括：（一）資質(zhì)合規(guī)：具備有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、軟件著作權(quán)登記證書、信息安全服務(wù)資質(zhì)；（二）信譽(yù)良好：無(wú)不良經(jīng)營(yíng)記錄，客戶評(píng)價(jià)優(yōu)秀；（三）技術(shù)能力：軟件功能匹配度高、穩(wěn)定性強(qiáng)，支持后續(xù)升級(jí)迭代；（四）服務(wù)保障：提供7×24小時(shí)技術(shù)支持，響應(yīng)時(shí)間不超過(guò)4小時(shí)，具備本地化服務(wù)能力。第九條動(dòng)態(tài)管理：合格供應(yīng)商名錄每年度更新一次，對(duì)服務(wù)質(zhì)量差、違約的供應(yīng)商予以剔除。第四章采購(gòu)實(shí)施第十條采購(gòu)方式：（一）預(yù)算金額低于2萬(wàn)元的，采用詢價(jià)方式，選擇3家以上合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)，擇優(yōu)確定；（二）預(yù)算金額2萬(wàn)元至10萬(wàn)元的，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式；（三）預(yù)算金額超10萬(wàn)元的，采用公開(kāi)招標(biāo)方式，優(yōu)先邀請(qǐng)國(guó)產(chǎn)軟件供應(yīng)商參與。第十一條合同簽訂：行政部根據(jù)采購(gòu)結(jié)果與供應(yīng)商簽訂正式合同，明確軟件功能、交付時(shí)間、培訓(xùn)服務(wù)、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容，合同需經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核。第十二條采購(gòu)公示：重大采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)果應(yīng)在公司內(nèi)部公示3個(gè)工作日，接受員工監(jiān)督。第五章驗(yàn)收與培訓(xùn)第十三條驗(yàn)收流程：軟件安裝調(diào)試完成后，由需求部門、行政部、技術(shù)部組成驗(yàn)收小組，對(duì)照合同要求進(jìn)行功能測(cè)試、安全檢測(cè)，填寫《軟件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。驗(yàn)收不合格的，要求供應(yīng)商限期整改。第十四條培訓(xùn)服務(wù)：供應(yīng)商需提供操作培訓(xùn)，確保使用部門員工熟練掌握軟件功能；技術(shù)部負(fù)責(zé)編制《軟件操作手冊(cè)》，定期組織內(nèi)部復(fù)訓(xùn)。第十五條資料歸檔：行政部將采購(gòu)需求表、調(diào)研報(bào)告、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料歸檔保存，保存期限不少于5年。第六章費(fèi)用管理第十六條預(yù)算控制：辦公軟件采購(gòu)嚴(yán)格執(zhí)行年度預(yù)算，超預(yù)算項(xiàng)目需按公司預(yù)算調(diào)整流程審批。第十七條費(fèi)用支付：驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部憑《軟件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》及發(fā)票支付款項(xiàng)，按合同約定分期支付的，需經(jīng)行政部確認(rèn)服務(wù)達(dá)標(biāo)后再支付后續(xù)款項(xiàng)。第十八條成本優(yōu)化：行政部每季度分析辦公軟件采購(gòu)成本，提出優(yōu)化建議，降低運(yùn)營(yíng)費(fèi)用。第七章監(jiān)督與責(zé)任第十九條監(jiān)督機(jī)制：公司審計(jì)部不定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)操作；行政部定期向總經(jīng)理匯報(bào)采購(gòu)情況。第二十條責(zé)任追究：對(duì)虛報(bào)需求、擅自采購(gòu)、收受回扣等違規(guī)行為，按公司《員工獎(jiǎng)懲制度》嚴(yán)肅處理；供應(yīng)商違約的，依法追究其法律責(zé)任。第八章附則