供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)工作記錄及報告工具一、適用工作場景本工具適用于供應(yīng)鏈管理中需要跨部門、跨主體協(xié)同工作的場景，具體包括但不限于：生產(chǎn)與物料計劃協(xié)同：生產(chǎn)部門與采購部門對接生產(chǎn)需求與物料供應(yīng)計劃，解決缺料、呆滯料等問題。物流配送跟蹤協(xié)調(diào)：倉庫、物流公司與銷售部門對接訂單發(fā)貨、在途運輸、到貨簽收等環(huán)節(jié)，處理延誤、破損等異常。供應(yīng)商異常響應(yīng)：采購部門與供應(yīng)商對接質(zhì)量投訴、交期延遲、產(chǎn)能調(diào)整等突發(fā)問題，推動問題解決?？蛻粲唵巫兏鼌f(xié)調(diào)：銷售、生產(chǎn)、倉儲等部門對接客戶訂單的增補、取消、規(guī)格變更等需求，同步調(diào)整供應(yīng)鏈計劃?？绮块T項目推進：如新產(chǎn)品導(dǎo)入、供應(yīng)鏈流程優(yōu)化等項目，涉及多部門任務(wù)分工與進度跟蹤。二、操作步驟說明（一）工具初始化：基礎(chǔ)信息配置創(chuàng)建協(xié)調(diào)項目/訂單根據(jù)工作需求，在工具中創(chuàng)建唯一的項目編號或訂單編號（如“PO202405001”“NPI20240301”），關(guān)聯(lián)項目/訂單名稱、客戶名稱（若有）、啟動日期、預(yù)計完成日期等基礎(chǔ)信息。示例：項目編號“SC協(xié)調(diào)20240501”，名稱“6月空調(diào)生產(chǎn)備料協(xié)調(diào)”，啟動日期“2024-05-01”，預(yù)計完成日期“2024-05-31”。明確參與方與職責(zé)添加涉及部門（如采購部、生產(chǎn)部、倉儲部、供應(yīng)商A、物流公司B）及對應(yīng)負責(zé)人（如采購經(jīng)理、生產(chǎn)主管、倉庫組長），明確各方在協(xié)調(diào)中的職責(zé)（如“采購部負責(zé)供應(yīng)商交期跟蹤”“生產(chǎn)部提供需求計劃”）。（二）任務(wù)創(chuàng)建與分配拆解協(xié)調(diào)任務(wù)根據(jù)項目/訂單目標(biāo)，將協(xié)調(diào)工作拆解為具體任務(wù)（如“物料需求計劃確認”“供應(yīng)商交期鎖定”“物流車輛調(diào)度”“生產(chǎn)異常處理”），明確任務(wù)名稱、任務(wù)類型（計劃類、執(zhí)行類、異常類）、優(yōu)先級（高/中/低）。分配任務(wù)與設(shè)定節(jié)點為每個任務(wù)分配具體執(zhí)行人（如物料計劃員、采購專員），設(shè)定計劃開始時間、計劃完成時間、關(guān)鍵交付物（如“交期確認函”“到貨通知單”）。示例：任務(wù)“供應(yīng)商A交期確認”，執(zhí)行人采購專員，計劃開始時間“2024-05-02”，計劃完成時間“2024-05-03”，交付物“書面交期回復(fù)”。（三）日常執(zhí)行跟蹤與更新進度狀態(tài)更新執(zhí)行人每日根據(jù)任務(wù)實際進展，在工具中更新任務(wù)狀態(tài)（“未開始”“進行中”“已完成”“異?！保?，并填寫當(dāng)前進度說明（如“已與供應(yīng)商A初步溝通，待最終確認”）。系統(tǒng)自動提醒逾期任務(wù)：若任務(wù)超計劃完成時間未更新為“已完成”或“異常”，自動向執(zhí)行人及其上級負責(zé)人發(fā)送提醒。關(guān)鍵節(jié)點記錄對任務(wù)中的關(guān)鍵節(jié)點（如物料下單、生產(chǎn)排產(chǎn)、發(fā)貨出庫）進行標(biāo)記，記錄節(jié)點完成時間、相關(guān)憑證（如“生產(chǎn)排產(chǎn)單編號：P20240501001”），保證過程可追溯。（四）異常問題協(xié)調(diào)處理異常問題錄入當(dāng)任務(wù)執(zhí)行中出現(xiàn)異常（如供應(yīng)商延遲交期、物流運輸延誤），由發(fā)覺人及時錄入異常信息，包括異常編號（自動）、發(fā)生時間、涉及任務(wù)、問題描述（如“供應(yīng)商A因設(shè)備故障交期延遲3天”）、影響范圍（如“可能導(dǎo)致6月10日生產(chǎn)計劃延誤”）。協(xié)調(diào)與解決跟蹤工具自動將異常信息推送給相關(guān)方負責(zé)人（如采購經(jīng)理、生產(chǎn)主管），組織線上或線下協(xié)調(diào)會議，記錄討論內(nèi)容、解決方案（如“協(xié)調(diào)供應(yīng)商A緊急排產(chǎn)，5月6日部分到貨；剩余物料5月8日到貨”）、負責(zé)人及完成時限。解決后，更新異常狀態(tài)（“處理中”“已關(guān)閉”），并記錄實際解決時間。（五）報告與歸檔定期報告輸出支持按日、周、月協(xié)調(diào)工作報告，內(nèi)容包括：任務(wù)總數(shù)、已完成任務(wù)數(shù)、完成率、異常數(shù)量、主要異常問題及解決進展、未關(guān)閉風(fēng)險項。示例：周報告可包含“本周協(xié)調(diào)任務(wù)15項，完成12項（80%），異常3項（已解決2項，1項跟進中）”。數(shù)據(jù)歸檔與復(fù)盤項目/訂單結(jié)束后，工具自動歸檔所有協(xié)調(diào)記錄（任務(wù)、進度、異常、會議紀要），形成完整的供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)檔案，用于后續(xù)復(fù)盤分析（如“供應(yīng)商交期延遲問題頻發(fā)，需建立備用供應(yīng)商機制”）。三、核心模板表格表1：供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)任務(wù)跟蹤表任務(wù)編號任務(wù)名稱任務(wù)類型優(yōu)先級執(zhí)行人計劃開始計劃完成實際完成狀態(tài)進度說明交付物編號T001物料需求計劃確認計劃類高物料計劃員2024-05-022024-05-022024-05-02已完成已與生產(chǎn)部確認6月需求PR20240501001T002供應(yīng)商A交期確認執(zhí)行類高采購專員2024-05-032024-05-032024-05-04異常供應(yīng)商因設(shè)備故障延遲1天PO20240501001表2：供應(yīng)鏈異常問題處理記錄表異常編號發(fā)生時間涉及任務(wù)問題描述影響范圍協(xié)調(diào)人解決方案負責(zé)人計劃解決實際解決狀態(tài)Y0012024-05-04T002供應(yīng)商A交期延遲1天可能導(dǎo)致6月10日生產(chǎn)延誤采購經(jīng)理協(xié)調(diào)供應(yīng)商A分批到貨，5月5日到30%，5月8日到齊供應(yīng)商A經(jīng)理2024-05-052024-05-05已關(guān)閉Y0022024-05-06T003物流公司B運輸車輛故障訂單2024050102延遲到貨物流主管啟動備用物流公司C，5月7日送達物流專員2024-05-072024-05-07已關(guān)閉表3：供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)會議紀要表會議編號會議時間會議主題參會人員（部門/姓名）議題1：供應(yīng)商A交期延遲解決方案議題2：物流備用機制建立M0012024-05-046月生產(chǎn)備料協(xié)調(diào)會采購部（采購經(jīng)理）、生產(chǎn)部（生產(chǎn)主管）、供應(yīng)商A（供應(yīng)商A經(jīng)理）決議：供應(yīng)商A5月5日到30%，5月8日到齊，采購部每日跟蹤決議：物流部5月底前完成3家備用供應(yīng)商評估，6月1日起啟用表4：供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)定期匯總報告表（周報示例）報告周期協(xié)調(diào)項目編號任務(wù)總數(shù)已完成數(shù)完成率異常數(shù)量已解決異常未解決異常主要風(fēng)險項改進建議2024年第19周SC協(xié)調(diào)20240501151280%321供應(yīng)商A交期穩(wěn)定性不足建立供應(yīng)商產(chǎn)能預(yù)警機制四、使用注意事項（一）信息及時性與準確性任務(wù)狀態(tài)、異常情況需在發(fā)生后2個工作日內(nèi)更新至工具，保證數(shù)據(jù)實時性；基礎(chǔ)信息（如負責(zé)人、時間節(jié)點）錄入錯誤可能導(dǎo)致協(xié)調(diào)偏差，需經(jīng)部門負責(zé)人核對后提交。（二）跨部門協(xié)同原則涉及多部門的任務(wù)，需明確“主責(zé)方”（對任務(wù)結(jié)果負主要責(zé)任的部門）和“協(xié)同方”（提供支持配合的部門），避免職責(zé)推諉；主責(zé)方需主動同步進展，協(xié)同方需在24小時內(nèi)響應(yīng)需求。（三）異常閉環(huán)管理異常問題必須記錄“從發(fā)覺到解決”的全過程，未關(guān)閉異常需每周跟蹤進展，直至問題解決；重大異常（如可能導(dǎo)致生產(chǎn)停線）需升級至供應(yīng)鏈總監(jiān)協(xié)調(diào)。（四）數(shù)據(jù)