財(cái)務(wù)部門付款管理及內(nèi)部控制手冊(cè)為規(guī)范企業(yè)付款管理流程、強(qiáng)化內(nèi)部控制機(jī)制、防范資金使用風(fēng)險(xiǎn)、保障資產(chǎn)安全與合規(guī)運(yùn)營(yíng)，結(jié)合《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《支付結(jié)算辦法》等法規(guī)及企業(yè)實(shí)際需求，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)及下屬單位各類款項(xiàng)支付管理（含貨款、費(fèi)用報(bào)銷、薪酬發(fā)放、稅費(fèi)繳納等），旨在為財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)部門提供清晰操作指引與風(fēng)險(xiǎn)防控依據(jù)。一、付款管理基本原則企業(yè)付款需遵循合規(guī)性、審慎性、效率性、制衡性四大原則：合規(guī)性：嚴(yán)格遵守國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)、企業(yè)制度及合同約定，確保付款行為合法合規(guī)；審慎性：對(duì)付款依據(jù)、金額、對(duì)象嚴(yán)格審核，避免資金損失；效率性：優(yōu)化流程，在風(fēng)險(xiǎn)可控前提下提升付款效率，保障業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)；制衡性：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、審核、審批、支付崗位分離，形成監(jiān)督機(jī)制。二、付款管理全流程規(guī)范（一）付款申請(qǐng)：依據(jù)充分，資料完整業(yè)務(wù)部門發(fā)起付款申請(qǐng)時(shí)，需根據(jù)付款類型提交對(duì)應(yīng)資料：采購(gòu)付款：附采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、合規(guī)發(fā)票（或收據(jù)）、入庫(kù)單；預(yù)付款需提供經(jīng)審批的預(yù)付款申請(qǐng)及合同依據(jù)。費(fèi)用報(bào)銷：附報(bào)銷單、發(fā)票（或合規(guī)票據(jù)）、費(fèi)用明細(xì)（如差旅費(fèi)附行程單、住宿明細(xì)）、部門負(fù)責(zé)人簽字的審批單。薪酬/稅費(fèi)支付：附經(jīng)審批的工資表、個(gè)稅計(jì)算表（薪酬類）；稅務(wù)申報(bào)回執(zhí)、稅費(fèi)計(jì)算表（稅費(fèi)類）。申請(qǐng)單需填寫清晰的付款對(duì)象（名稱、賬號(hào)、開(kāi)戶行）、金額、用途，由申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確?！笆掠烧鎸?shí)、依據(jù)充分、責(zé)任可溯”。（二）付款審核：多層校驗(yàn)，風(fēng)險(xiǎn)前置財(cái)務(wù)審核崗需對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行“三性”審核（真實(shí)性、合法性、完整性）：真實(shí)性：核對(duì)發(fā)票與合同、驗(yàn)收單的一致性（如采購(gòu)貨物名稱、數(shù)量是否匹配），費(fèi)用發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景是否相符（如餐飲發(fā)票需注明接待對(duì)象、事由）。合法性：檢查發(fā)票是否為合規(guī)票據(jù)（發(fā)票監(jiān)制章、稅號(hào)完整，無(wú)涂改、假票），付款對(duì)象與合同、發(fā)票開(kāi)具方是否一致（防范“三流不一致”風(fēng)險(xiǎn)）。完整性：確認(rèn)申請(qǐng)單簽字齊全、附件資料無(wú)缺失（如報(bào)銷單需附所有消費(fèi)憑證，合同需包含付款條款）。若審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需退回申請(qǐng)部門補(bǔ)充資料或說(shuō)明，嚴(yán)禁“先支付后補(bǔ)單”“資料不全強(qiáng)行支付”。（三）付款審批：分級(jí)授權(quán)，權(quán)責(zé)清晰企業(yè)需根據(jù)付款金額、性質(zhì)制定分級(jí)審批制度（示例如下，可按需調(diào)整）：?jiǎn)喂P金額≤5萬(wàn)元：部門經(jīng)理→財(cái)務(wù)主管審批；5萬(wàn)元＜單筆金額≤20萬(wàn)元：部門經(jīng)理→財(cái)務(wù)主管→財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；單筆金額＞20萬(wàn)元：部門經(jīng)理→財(cái)務(wù)主管→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理（或董事會(huì)授權(quán)人）審批。審批人需對(duì)付款的“必要性、合規(guī)性、金額合理性”負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁越權(quán)審批或“一支筆”審批。審批意見(jiàn)需書(shū)面記錄（如申請(qǐng)單簽字并注明意見(jiàn)），電子審批需留存軌跡。（四）付款執(zhí)行：安全高效，痕跡可查支付崗根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)，選擇合規(guī)支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬、票據(jù)、現(xiàn)金等，原則上禁止無(wú)依據(jù)的現(xiàn)金支付）：銀行轉(zhuǎn)賬：通過(guò)網(wǎng)銀或銀企直連系統(tǒng)操作，需雙人復(fù)核（制單、復(fù)核崗位分離），確保收款方信息與申請(qǐng)一致；大額支付（如超50萬(wàn)元）需電話核實(shí)收款方信息（留存核實(shí)記錄）。票據(jù)支付：開(kāi)具匯票、支票時(shí)，需登記票據(jù)臺(tái)賬（編號(hào)、金額、收款人、到期日），由專人保管票據(jù)，嚴(yán)禁空白票據(jù)預(yù)蓋印章。支付完成后，需及時(shí)更新付款臺(tái)賬，標(biāo)注支付日期、憑證號(hào)，并將支付憑證（回單）附于申請(qǐng)資料后，同步通知申請(qǐng)部門。（五）檔案歸檔：分類保管，便于追溯付款完成后，財(cái)務(wù)部門需將申請(qǐng)單、審批單、發(fā)票、合同、支付回單等資料按業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序整理歸檔，保管期限參照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（如費(fèi)用報(bào)銷單保管15年，合同類資料保管至合同履行完畢后5年）。電子檔案需備份加密，確?？蓹z索、防篡改。三、內(nèi)部控制核心要點(diǎn)（一）職責(zé)分離：崗位制衡，防范舞弊明確付款各環(huán)節(jié)崗位分工，實(shí)現(xiàn)“申請(qǐng)→審核→審批→支付→歸檔”崗位分離：申請(qǐng)崗（業(yè)務(wù)部門）：不得兼任審核、支付崗；審核崗（財(cái)務(wù)）：不得參與支付操作；支付崗（財(cái)務(wù)）：不得參與申請(qǐng)、審批環(huán)節(jié)；票據(jù)/印章保管崗：與支付崗分離（如網(wǎng)銀U盾需雙人分管，財(cái)務(wù)章與法人章分管）。通過(guò)崗位分離，避免“一人操辦全流程”導(dǎo)致的舞弊風(fēng)險(xiǎn)（如虛構(gòu)業(yè)務(wù)套取資金）。（二）授權(quán)管理：動(dòng)態(tài)調(diào)整，權(quán)責(zé)對(duì)等根據(jù)企業(yè)發(fā)展階段、業(yè)務(wù)規(guī)模，定期更新授權(quán)審批制度：新業(yè)務(wù)類型（如跨境付款）需補(bǔ)充授權(quán)流程；人員崗位變動(dòng)時(shí)，及時(shí)調(diào)整審批權(quán)限（如財(cái)務(wù)總監(jiān)離職，需臨時(shí)授權(quán)副總經(jīng)理代行審批權(quán)）；授權(quán)文件需以正式公文發(fā)布，確保全員知曉。嚴(yán)禁“口頭授權(quán)”“超期授權(quán)”，所有授權(quán)行為需留痕可查。（三）單據(jù)管控：源頭把控，防范虛假建立“單據(jù)校驗(yàn)機(jī)制”：發(fā)票管理：通過(guò)“國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)”驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)?，大額發(fā)票（如超10萬(wàn)元）需實(shí)地核實(shí)業(yè)務(wù)真實(shí)性（如查驗(yàn)供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)地址、規(guī)模）。合同管理：財(cái)務(wù)部門需參與合同評(píng)審，重點(diǎn)審核付款條款（金額、時(shí)間、方式），確保與企業(yè)資金計(jì)劃匹配。異常單據(jù)處理：發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票、偽造合同等情況，立即停止付款，上報(bào)審計(jì)部門并追究相關(guān)人員責(zé)任。（四）資金安全：多維度防護(hù)，保障資產(chǎn)賬戶管理：定期（每季度）核查銀行賬戶開(kāi)立、使用情況，注銷閑置賬戶；嚴(yán)禁出租、出借賬戶，嚴(yán)禁公款私存。支付驗(yàn)證：大額支付（如超100萬(wàn)元）需執(zhí)行“雙錄”（錄音、錄像）核實(shí)流程，確認(rèn)收款方身份；節(jié)假日、非工作時(shí)間的緊急付款需經(jīng)總經(jīng)理審批。資金監(jiān)控：財(cái)務(wù)總監(jiān)需每日查看資金日?qǐng)?bào)，分析異常支付（如同一供應(yīng)商短期內(nèi)多次付款、金額接近審批限額），及時(shí)預(yù)警。（五）對(duì)賬管理：定期核對(duì)，消除差異銀行對(duì)賬：每月5日前完成上月銀行對(duì)賬單核對(duì)，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，差異項(xiàng)需在10日內(nèi)查明原因（如未達(dá)賬項(xiàng)需跟蹤到賬）。往來(lái)對(duì)賬：每季度與供應(yīng)商、客戶核對(duì)往來(lái)款項(xiàng)，編制對(duì)賬函（雙方簽字蓋章確認(rèn)），對(duì)長(zhǎng)期掛賬（如超1年的預(yù)付款）進(jìn)行專項(xiàng)清理。四、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控措施（一）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)類型1.付款錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)：重復(fù)付款（如未核銷前期欠款）、金額錯(cuò)誤（如發(fā)票金額與合同不符）、對(duì)象錯(cuò)誤（如將貨款付至錯(cuò)誤賬號(hào)）。2.舞弊風(fēng)險(xiǎn)：虛構(gòu)業(yè)務(wù)（如偽造發(fā)票、合同套取資金）、挪用資金（如延遲支付貨款，私自挪用資金理財(cái)）、內(nèi)外勾結(jié)（如供應(yīng)商與財(cái)務(wù)人員串通抬高價(jià)格）。3.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：違反稅收法規(guī)（如虛開(kāi)發(fā)票抵扣稅款）、違反支付結(jié)算辦法（如違規(guī)使用現(xiàn)金支付）、違反外匯管理規(guī)定（如跨境付款未備案）。（二）針對(duì)性防控措施技術(shù)防控：在ERP系統(tǒng)中設(shè)置“付款校驗(yàn)規(guī)則”（如同一供應(yīng)商30日內(nèi)付款需提示、超合同金額付款需凍結(jié)），自動(dòng)攔截異常付款。監(jiān)督防控：內(nèi)部審計(jì)部門每半年開(kāi)展“付款專項(xiàng)審計(jì)”，重點(diǎn)檢查高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如大額預(yù)付款、頻繁變更收款賬號(hào)的付款）；推行“崗位輪換制”（支付崗、審核崗每2年輪換），防范長(zhǎng)期任職導(dǎo)致的舞弊。教育防控：每季度組織財(cái)務(wù)人員參加“合規(guī)培訓(xùn)”（如最新稅收政策、反舞弊案例分析），提升風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；新員工入職需通過(guò)“付款流程考核”方可上崗。五、監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)（一）日常監(jiān)督：流程嵌入，實(shí)時(shí)管控財(cái)務(wù)部門設(shè)置“付款合規(guī)專員”，每日抽查付款資料（比例不低于10%），發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即整改并記錄《付款問(wèn)題整改臺(tái)賬》。業(yè)務(wù)部門對(duì)付款效率、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)（如每月填寫《財(cái)務(wù)付款滿意度調(diào)查表》），反饋流程優(yōu)化建議。（二）專項(xiàng)審計(jì)：重點(diǎn)排查，堵塞漏洞內(nèi)部審計(jì)每年度開(kāi)展“付款內(nèi)部控制審計(jì)”，評(píng)價(jià)要點(diǎn)包括：崗位分離執(zhí)行情況；授權(quán)審批合規(guī)性；單據(jù)真實(shí)性與完整性；資金安全管控有效性。審計(jì)報(bào)告需明確問(wèn)題、整改期限及責(zé)任人，整改結(jié)果納入部門績(jī)效考核。（三）手冊(cè)更新：動(dòng)態(tài)適配，貼合業(yè)務(wù)當(dāng)國(guó)家法規(guī)修訂（如《民法典》對(duì)合同付款條款的新要求）、企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整（如新增電商業(yè)務(wù)付款）時(shí)，由財(cái)務(wù)部門牽頭修訂手冊(cè)，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后發(fā)布。每年末組織“手冊(cè)評(píng)審會(huì)”，結(jié)合年度審計(jì)結(jié)果、業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，優(yōu)化流程（如簡(jiǎn)化低風(fēng)險(xiǎn)付款審批環(huán)節(jié)，強(qiáng)化高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)管控）。附錄：實(shí)用工具與法規(guī)索引1.模板工具：《付款申請(qǐng)表》（含采購(gòu)、費(fèi)用、薪酬類）《付款審批單》（分級(jí)審批版）《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》《往來(lái)對(duì)賬函》2.法規(guī)索引：《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（財(cái)會(huì)〔2008