企業(yè)電子合同簽署流程說(shuō)明書(shū)一、流程概述電子合同作為數(shù)字化辦公的核心環(huán)節(jié)，憑借高效、合規(guī)、可追溯的特性，已成為企業(yè)商事活動(dòng)的重要工具。本說(shuō)明書(shū)圍繞“起草-認(rèn)證-簽署-歸檔”全流程，梳理企業(yè)端電子合同簽署的標(biāo)準(zhǔn)化操作，助力企業(yè)在《中華人民共和國(guó)電子簽名法》框架下，實(shí)現(xiàn)合同簽署的規(guī)范化、智能化管理。二、前期準(zhǔn)備：合規(guī)與基礎(chǔ)搭建（一）電子合同平臺(tái)選型企業(yè)需選擇具備“合法CA機(jī)構(gòu)授權(quán)”“區(qū)塊鏈存證能力”“等保三級(jí)認(rèn)證”的合規(guī)平臺(tái)（如法大大、契約鎖等），重點(diǎn)考察平臺(tái)的法律效力保障（是否支持司法出證）、行業(yè)適配性（如金融、人力資源等場(chǎng)景的定制化功能）及數(shù)據(jù)安全機(jī)制（加密算法、災(zāi)備體系）。（二）企業(yè)主體認(rèn)證1.資料提交：企業(yè)需向平臺(tái)提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照（加蓋公章的掃描件）、法人身份證明、《企業(yè)授權(quán)書(shū)》（明確簽署權(quán)限的人員范圍）等材料。2.認(rèn)證流程：平臺(tái)通過(guò)“對(duì)公賬戶打款驗(yàn)證”或“線下人工審核”完成企業(yè)實(shí)名認(rèn)證，生成唯一的企業(yè)數(shù)字身份標(biāo)識(shí)（關(guān)聯(lián)CA證書(shū)，確保簽名防篡改）。（三）內(nèi)部流程梳理企業(yè)需明確簽署權(quán)限矩陣（如“部門負(fù)責(zé)人-法務(wù)-財(cái)務(wù)”的多級(jí)審批）、合同模板庫(kù)管理（法務(wù)審核后的標(biāo)準(zhǔn)化模板，支持字段自動(dòng)填充）及簽署節(jié)點(diǎn)觸發(fā)條件（如“合同金額超限定值需總經(jīng)理簽署”）。三、簽署流程：分步操作指南（一）合同起草與發(fā)起1.模板調(diào)用/自定義起草：模板調(diào)用：從企業(yè)模板庫(kù)中選擇對(duì)應(yīng)場(chǎng)景的合同（如勞動(dòng)合同、采購(gòu)協(xié)議），系統(tǒng)自動(dòng)填充企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等基礎(chǔ)信息。自定義起草：法務(wù)或業(yè)務(wù)人員在線編輯合同文本，需確保條款符合《民法典》《電子簽名法》等法規(guī)，關(guān)鍵條款（如金額、履行期限）需設(shè)置為“不可篡改字段”。2.簽署方與流程設(shè)置：添加簽署方：填寫(xiě)對(duì)方企業(yè)/個(gè)人的名稱、聯(lián)系信息（郵箱/手機(jī)號(hào)），區(qū)分“企業(yè)簽署方”（需對(duì)方完成企業(yè)認(rèn)證）與“個(gè)人簽署方”（如自然人供應(yīng)商、員工）。簽署順序設(shè)置：支持“串行簽署”（A簽署后B方可操作）或“并行簽署”（雙方同時(shí)接收簽署請(qǐng)求），建議重要合同采用串行+短信/郵件雙通知，確保簽署軌跡可追溯。（二）簽署方身份認(rèn)證1.企業(yè)方認(rèn)證：對(duì)方企業(yè)需完成“營(yíng)業(yè)執(zhí)照核驗(yàn)+法人授權(quán)+CA證書(shū)綁定”，流程與本企業(yè)認(rèn)證邏輯一致（部分平臺(tái)支持“一鍵邀請(qǐng)認(rèn)證”，降低對(duì)方操作門檻）。2.個(gè)人方認(rèn)證：?jiǎn)T工/內(nèi)部人員：通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)或平臺(tái)的“人臉識(shí)別+短信驗(yàn)證”完成身份綁定。外部個(gè)人：通過(guò)“短信驗(yàn)證碼+身份證信息核驗(yàn)”（或人臉識(shí)別）確認(rèn)身份，確保簽署人身份真實(shí)有效。（三）電子簽署與存證1.簽署操作：企業(yè)端：簽署人登錄平臺(tái)，在合同指定位置（如落款處）點(diǎn)擊“電子簽章”，系統(tǒng)自動(dòng)嵌入帶時(shí)間戳的數(shù)字簽名（簽名數(shù)據(jù)包含簽署時(shí)間、IP地址、設(shè)備信息）。對(duì)方簽署：個(gè)人可通過(guò)手機(jī)端點(diǎn)擊“確認(rèn)簽署”，企業(yè)方則需由授權(quán)人完成簽章操作，全程可通過(guò)平臺(tái)實(shí)時(shí)查看簽署進(jìn)度。2.合同存證與固化：簽署完成后，平臺(tái)自動(dòng)生成哈希值（防篡改標(biāo)識(shí)），并將合同原文、簽署軌跡、身份信息等數(shù)據(jù)同步至區(qū)塊鏈存證節(jié)點(diǎn)（或第三方公證處），形成具備法律效力的電子證據(jù)包。（四）歸檔與管理1.分類存儲(chǔ)：企業(yè)可按“合同類型-簽署狀態(tài)-有效期”建立分級(jí)目錄（如“銷售合同-已簽署-2025年到期”），支持關(guān)鍵詞檢索、按時(shí)間維度導(dǎo)出。3.到期提醒：系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別合同終止/續(xù)約日期，提前限定天數(shù)向責(zé)任人推送提醒（如“租賃合同到期前30天”）。四、合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)（一）法律效力保障確保電子簽名滿足《電子簽名法》“可靠電子簽名”要求：簽署時(shí)身份真實(shí)、簽名防篡改、合同內(nèi)容未被篡改（平臺(tái)需提供“驗(yàn)簽工具”，可驗(yàn)證簽名有效性）。優(yōu)先選擇“第三方存證+司法聯(lián)盟鏈”的平臺(tái)，糾紛時(shí)可快速出具《存證報(bào)告》《公證書(shū)》。（二）數(shù)據(jù)安全管理（三）糾紛應(yīng)對(duì)機(jī)制發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，企業(yè)可通過(guò)平臺(tái)申請(qǐng)“證據(jù)鏈導(dǎo)出”（含合同原文、簽署時(shí)間、身份信息、哈希值等），配合《電子簽名驗(yàn)證報(bào)告》作為司法舉證材料。建議與平臺(tái)約定“糾紛協(xié)助服務(wù)”，如平臺(tái)提供的“在線調(diào)解”“司法對(duì)接”通道，縮短維權(quán)周期。五、常見(jiàn)問(wèn)題解答（一）電子合同與紙質(zhì)合同法律效力是否一致？根據(jù)《電子簽名法》，可靠電子簽名與手寫(xiě)簽名、蓋章具有同等法律效力。但需注意：涉及“婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系”“土地、房屋等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)讓”的合同，暫不適用電子簽署（需紙質(zhì)合同）。（二）簽署后如何修改合同？需雙方協(xié)商一致后，由發(fā)起方“撤回原合同-修改文本-重新發(fā)起簽署”，修改記錄需全程留痕（平臺(tái)自動(dòng)生成“版本對(duì)比報(bào)告”）。（三）平臺(tái)故障導(dǎo)致簽署中斷如何處理？?jī)?yōu)先聯(lián)系平臺(tái)客服獲取“臨時(shí)簽署通道”（