董事會會議通知與議程范例董事會作為公司治理的核心決策機構，其會議的規(guī)范召集與高效推進依賴于清晰的通知機制和合理的議程設計。以下結合實務場景，提供會議通知與議程的參考范例，并解析關鍵撰寫要點，供企業(yè)參考優(yōu)化。一、董事會會議通知范例（以XX股份有限公司為例）XX股份有限公司董事會會議通知編號：XX董通字〔202X〕第X號致：全體董事、監(jiān)事（列席）、董事會秘書、相關高管根據《中華人民共和國公司法》《XX股份有限公司章程》（以下簡稱“公司章程”）規(guī)定，結合公司經營管理需要，現(xiàn)召開本屆第X次董事會會議，具體事項通知如下：（一）會議基本信息會議時間：202X年X月X日（周X）上午X時X分會議地點：公司XX會議室（或線上會議：騰訊會議ID：XXXX）會議方式：現(xiàn)場+線上視頻（因疫情/出差等特殊情況）（二）參會人員應到董事：XX、XX、XX（共X人）列席人員：監(jiān)事會主席XX、財務總監(jiān)XX、戰(zhàn)略部負責人XX（根據議題相關性確定）（三）會議議題及材料準備1.審議事項：審議《公司202X年度財務決算報告（草案）》（請董事提前審閱財務總監(jiān)提交的審計初稿及關鍵數(shù)據說明）；審議《關于聘任XX先生為公司副總經理的議案》（附候選人簡歷、任職資格說明）；討論《XX項目戰(zhàn)略合作框架協(xié)議》（含項目可行性報告、風險評估表）。2.材料提交要求：（四）其他要求1.現(xiàn)場參會人員請攜帶有效身份證明，提前10分鐘簽到；線上參會人員請?zhí)崆皽y試設備，確保網絡穩(wěn)定；2.董事如無法出席，需于會議召開前2個工作日，以書面形式（加蓋公章或簽字）委托其他董事代為出席（委托書模板見附件）；特此通知。XX股份有限公司董事會辦公室202X年X月X日（聯(lián)系人：XXX；聯(lián)系電話：XXX-XXXXXXX）二、董事會會議議程范例（同次會議）（一）第一階段：簽到與開場（9:00-9:15）現(xiàn)場/線上簽到，核驗參會人員身份；董事會秘書宣讀會議召集程序合法性說明（含通知送達記錄、董事委托情況）；主持人（董事長）宣布會議開始，介紹本次會議議題及議事規(guī)則。（二）第二階段：報告審議（9:15-10:30）1.財務決算報告審議：財務總監(jiān)匯報《202X年度財務決算報告（草案）》核心數(shù)據（營收、利潤、現(xiàn)金流等）；董事質詢（重點關注異常波動科目、審計調整事項）；表決（記錄同意/反對/棄權票數(shù)及意見）。2.人事議案審議：董事長介紹副總經理候選人背景及聘任理由；董事就候選人專業(yè)能力、崗位適配性提問；表決（需回避董事說明回避事由）。（三）第三階段：議案討論（10:30-12:00）戰(zhàn)略部負責人匯報《XX項目戰(zhàn)略合作框架協(xié)議》（含市場前景、投資預算、風險控制措施）；董事圍繞“項目回報率是否達標”“合作方履約能力”等議題展開討論；形成初步決議方向（如“原則同意，要求補充盡調后再行審議”或“同意簽署協(xié)議”）。（四）第四階段：臨時動議（12:00-12:15，如適用）董事提出臨時議題（需符合“緊急且必要”原則，且經全體董事過半數(shù)同意列入議程）；簡要討論并表決（如無臨時動議，此環(huán)節(jié)取消）。（五）第五階段：總結與閉會（12:15-12:30）主持人總結會議決議，明確后續(xù)執(zhí)行責任人及時間節(jié)點；董事會秘書宣讀會議記錄草案，確認無異議后散會；會后3個工作日內，秘書將正式會議記錄及決議報送各位董事簽閱。三、實務撰寫要點：從合規(guī)到高效（一）會議通知的“法律效力”維度1.時間合規(guī)：需嚴格遵循《公司法》及公司章程對“通知期限”的要求（如章程規(guī)定“提前5日通知”，則需預留充足時間）；若因突發(fā)事件召開臨時會議，需在通知中說明“緊急事由”（如重大合同違約、監(jiān)管問詢等）。2.內容完整性：除時間、地點、議題外，需明確“委托出席規(guī)則”（委托書格式、授權范圍）、“材料獲取方式”（避免董事以“未充分知情”為由否決決議）。（二）會議議程的“效率優(yōu)化”邏輯1.優(yōu)先級排序：核心議案（如戰(zhàn)略投資、高管任免）前置，常規(guī)審議（如財務報告）居中，臨時動議后置，避免重要議題因時間不足倉促決策。2.時間顆粒度：每個議題分配合理時長（如復雜議案預留60分鐘，常規(guī)議案30分鐘），并在議程中明確標注，避免“議而不決”。（三）材料準備的“合規(guī)性”底線1.關聯(lián)交易披露：涉及關聯(lián)董事的議案，需在材料中單獨列示“關聯(lián)關系說明”，并明確“回避表決”的具體規(guī)則。2.股東權益保護：涉及利潤分配、增資減資等議案，需附“對中小股東權益影響的專項說明”，確保決策程序符合《上市公司治理準則》等要求。通過規(guī)范的通知設計與高效的議程安排，