一、適用場景說明二、驗收流程操作指南（一）驗收準備階段組建驗收小組由采購部牽頭，組織使用部門（如生產(chǎn)部、研發(fā)部）、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門（如需）相關(guān)人員成立驗收小組，明確組長（通常為采購部經(jīng)理或質(zhì)量部主管）及組員職責。若涉及重要設備或特殊物料，可邀請外部專家（如第三方檢測機構(gòu)人員）參與，保證驗收專業(yè)性。收集驗收依據(jù)整理并核對以下文件，保證驗收標準明確：采購合同及附件（技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量標準、交付要求等）；供應商提供的送貨單、出廠檢驗報告、合格證、使用說明書等技術(shù)資料；企業(yè)內(nèi)部采購驗收管理制度（如《采購質(zhì)量控制規(guī)范》）；國家/行業(yè)標準（如GB、ISO等，若有）。制定驗收計劃明確驗收時間（建議在物料送達/服務完成后24小時內(nèi)啟動）、地點（現(xiàn)場倉庫或指定作業(yè)區(qū)）、驗收內(nèi)容及判定標準（如外觀合格率、功能參數(shù)、誤差范圍等）。通知供應商驗收時間及需配合事項（如提供檢測工具、技術(shù)人員支持等）。（二）驗收實施階段資料核對驗收小組對照采購合同，逐一核對供應商提供的送貨單、產(chǎn)品合格證、檢驗報告等資料是否齊全、與實物信息（名稱、規(guī)格型號、批次、數(shù)量等）是否一致，資料不全或信息不符的，需供應商補充說明。實物外觀與數(shù)量驗收外觀檢查：檢查物料/設備包裝是否完好、有無破損、變形、受潮；產(chǎn)品外觀有無劃痕、銹蝕、色差、缺損等影響使用或質(zhì)量的缺陷。數(shù)量清點：按送貨單數(shù)量逐一清點（或按抽樣標準抽樣），核對實際到貨數(shù)量與合同約定是否一致，短缺或多需在驗收記錄中注明并要求供應商確認。規(guī)格與參數(shù)驗證使用專業(yè)工具（如卡尺、萬用表、檢測軟件等）測量物料/設備的關(guān)鍵規(guī)格參數(shù)（如尺寸、重量、功率、精度等），是否與技術(shù)協(xié)議或合同約定一致；對于服務類項目（如技術(shù)支持、外包加工），需驗證服務成果是否滿足合同約定的交付標準（如文檔完整性、服務響應時間、合格率等）。功能與功能測試（如需）對需通電、運行或組裝的設備/物料，由技術(shù)部門或使用部門進行試運行測試，檢查其功能是否穩(wěn)定、功能是否正常（如設備運行噪音、溫度、數(shù)據(jù)處理速度等）；若涉及安全指標（如電器安全、環(huán)保要求），需按國家強制標準進行專項檢測，必要時委托第三方機構(gòu)出具檢測報告。（三）結(jié)果判定與處理階段綜合判定驗收小組根據(jù)上述檢查結(jié)果，對照驗收標準逐項判定，形成“合格”“不合格”或“讓步接收”結(jié)論：合格：所有驗收項目均符合標準，由組長在《采購驗收報告》中簽字確認；不合格：存在1項及以上不符合標準，需填寫《采購驗收問題整改通知單》，明確問題描述、整改要求及時限；讓步接收：對不影響使用功能的外觀等輕微瑕疵，經(jīng)使用部門確認并報分管領導批準后，可讓步接收，需在記錄中注明讓步原因及后續(xù)處理措施（如折價、供應商承諾后續(xù)改進）。不合格品處理對判定不合格的物料/設備，由采購部聯(lián)系供應商，根據(jù)合同約定處理方式（如退貨、換貨、返工、索賠）；若需供應商返工整改，需明確整改完成時間，整改后需重新驗收，直至合格。驗收報告簽發(fā)驗收合格后，驗收小組共同簽署《采購驗收報告》，并抄送財務部門作為付款依據(jù)；驗收不合格的，需將《問題整改通知單》及《驗收報告》存檔，跟蹤整改結(jié)果。（四）歸檔階段所有驗收相關(guān)資料（合同、驗收記錄、報告、整改單、檢測報告等）由采購部統(tǒng)一整理，按“項目-日期”分類歸檔，保存期限不少于3年（重要設備或長期合作項目可延長至5-10年），便于后續(xù)追溯或?qū)徲?。三、核心工具表格模板?：采購驗收準備清單序號驗收項目驗收內(nèi)容（示例）負責部門/人完成情況（是/否）備注1驗收小組組建確認組長、組員及職責分工采購部*經(jīng)理2資料收集合同、技術(shù)協(xié)議、供應商資質(zhì)、出廠報告等采購專員*缺少3C認證3驗收工具準備卡尺、萬用表、檢測軟件、抽樣表等質(zhì)量部*工具已校準4供應商溝通通知驗收時間、地點及需配合事項采購專員*已確認表2：采購現(xiàn)場驗收記錄表驗收基本信息采購訂單號PO-20231001物料/服務名稱型號不銹鋼管材供應商金屬制品有限公司到貨日期2023-10-10驗收日期2023-10-11驗收地點1號倉庫驗收項目標準要求外觀檢查表面光滑無劃痕，無銹蝕規(guī)格（直徑mm）Φ50±0.5數(shù)量（根）100拉伸強度（MPa）≥400驗收結(jié)論□合格□不合格□讓步接收（讓步原因：_______________________）驗收小組簽字采購部：_______質(zhì)量部：_______使用部門（生產(chǎn)部）：_______技術(shù)部：_______表3：采購驗收問題整改跟蹤表序號問題描述（不合格項）責任供應商整改要求整改期限整改結(jié)果描述驗證人驗收結(jié)果（合格/不合格）完成日期110根管材壁厚偏差（標準≥3mm，實測2.8mm）金屬制品有限公司免費更換不合格品，加強生產(chǎn)管控2023-10-15已更換10根，復測合格質(zhì)量部*合格2023-10-16表4：采購驗收報告項目名稱車間設備采購項目驗收報告編號YS-20231011001采購信息合同編號HT-20230901供應商機械有限公司物料/設備名稱數(shù)控加工中心規(guī)格型號CK6150采購數(shù)量2臺到貨日期2023-10-08驗收概況驗收時間2023-10-119:00-12:00驗收地點裝配車間驗收小組采購部經(jīng)理、質(zhì)量部主管、生產(chǎn)部主管、技術(shù)部工程師驗收依據(jù)合同附件技術(shù)協(xié)議、GB/T19001-2016驗收結(jié)論□合格（詳見附件驗收記錄表）□不合格（詳見問題整改通知單）□讓步接收（原因：_______________________）附件清單1.現(xiàn)場驗收記錄表2.第三方檢測報告（編號：XYZ-20231011）3.產(chǎn)品合格證、說明書簽字確認采購部：_____________日期：______質(zhì)量部：_____________日期：______使用部門：___________日期：______分管領導：___________日期：______四、執(zhí)行要點提示標準前置化：驗收標準需在采購合同簽訂前由需求部門與供應商共同確認，避免“模糊標準”（如“質(zhì)量良好”“功能穩(wěn)定”等），需量化指標（如“合格率≥99%”“誤差≤±0.1mm”）。人員專業(yè)性：驗收人員需熟悉產(chǎn)品特性、檢測方法及驗收標準，必要時提前開展培訓；關(guān)鍵項目（如安全指標、核心功能）需由技術(shù)骨干或外部專家參與。記錄完整性：驗收過程需全程留痕（如拍照、錄像、數(shù)據(jù)記錄），保證問題可追溯；記錄需真實、客觀，不得涂改，相關(guān)人員需簽字確認。不合格品閉環(huán)：對不合格品需明確處理時限和責任人，整改后必須復