員工職業(yè)技能培訓(xùn)檔案管理辦法為規(guī)范員工職業(yè)技能培訓(xùn)檔案管理，提升培訓(xùn)工作的規(guī)范性與可追溯性，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在員工職業(yè)發(fā)展、人才梯隊(duì)建設(shè)中的支撐作用，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定本辦法。一、適用范圍本辦法適用于企業(yè)全體員工的職業(yè)技能培訓(xùn)檔案管理工作，涵蓋新員工入職培訓(xùn)、崗位技能提升培訓(xùn)、職業(yè)資格認(rèn)證培訓(xùn)等各類(lèi)與職業(yè)技能相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)。人力資源部（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“HR部門(mén)”）為培訓(xùn)檔案管理的主管部門(mén)，各業(yè)務(wù)部門(mén)、檔案管理崗位及參訓(xùn)員工依職責(zé)參與檔案管理工作。二、培訓(xùn)檔案內(nèi)容構(gòu)成員工職業(yè)技能培訓(xùn)檔案應(yīng)全面記錄培訓(xùn)全流程的關(guān)鍵信息，具體包含以下類(lèi)別：（一）培訓(xùn)規(guī)劃類(lèi)企業(yè)年度培訓(xùn)計(jì)劃、專(zhuān)項(xiàng)技能培訓(xùn)方案、培訓(xùn)需求調(diào)研報(bào)告等，體現(xiàn)培訓(xùn)工作的系統(tǒng)性規(guī)劃。（二）培訓(xùn)實(shí)施類(lèi)培訓(xùn)通知（含培訓(xùn)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、師資、參訓(xùn)人員范圍等）；參訓(xùn)人員簽到表（含實(shí)際參訓(xùn)人員、缺勤說(shuō)明）；培訓(xùn)課件、講義、授課視頻等教學(xué)資料；培訓(xùn)過(guò)程記錄（如課堂互動(dòng)記錄、實(shí)操環(huán)節(jié)影像資料等）。（三）考核評(píng)價(jià)類(lèi)理論考核試卷、實(shí)操考核記錄（含考核標(biāo)準(zhǔn)、過(guò)程描述、成績(jī)?cè)u(píng)定）；培訓(xùn)效果評(píng)估表（參訓(xùn)員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、師資、組織的評(píng)價(jià)，以及培訓(xùn)后崗位能力提升的自評(píng)/上級(jí)評(píng)價(jià)）；培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告（講師或組織部門(mén)對(duì)培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成、問(wèn)題反思、改進(jìn)建議的總結(jié)）。（四）資質(zhì)證明類(lèi)員工獲得的職業(yè)資格證書(shū)、技能等級(jí)證書(shū)復(fù)印件（或電子證書(shū)截圖）；培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、優(yōu)秀學(xué)員榮譽(yù)證書(shū)等相關(guān)證明材料。（五）其他相關(guān)材料跨部門(mén)培訓(xùn)的協(xié)作記錄、外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)出具的培訓(xùn)報(bào)告、與培訓(xùn)關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證等。三、管理職責(zé)分工（一）HR部門(mén)統(tǒng)籌培訓(xùn)檔案管理工作，制定檔案管理規(guī)范；組織檔案的審核、歸檔與定期檢查；協(xié)調(diào)解決檔案管理中的跨部門(mén)問(wèn)題；負(fù)責(zé)電子檔案系統(tǒng)的搭建與維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)員工培訓(xùn)材料的收集、初審（如參訓(xùn)人員真實(shí)性、考核成績(jī)的準(zhǔn)確性），并按要求移交至HR部門(mén)；配合HR部門(mén)開(kāi)展檔案查閱、核對(duì)等工作，提供業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案說(shuō)明。（三）檔案管理員具體執(zhí)行檔案的整理、編號(hào)、裝訂、保管工作；建立檔案索引目錄，便于快速檢索；定期檢查檔案的完整性與保存狀態(tài)，及時(shí)處理破損、缺失問(wèn)題；嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、銷(xiāo)毀的審批流程，做好登記記錄。（四）參訓(xùn)員工如實(shí)提供個(gè)人培訓(xùn)相關(guān)材料（如證書(shū)復(fù)印件、考核答卷），配合檔案信息的核對(duì)工作；因崗位變動(dòng)或個(gè)人發(fā)展需要，可申請(qǐng)查閱本人培訓(xùn)檔案，提出檔案信息更新的合理訴求。四、檔案管理流程（一）建檔與歸檔1.培訓(xùn)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)，組織部門(mén)（或講師）應(yīng)完成培訓(xùn)實(shí)施類(lèi)、考核評(píng)價(jià)類(lèi)材料的整理，業(yè)務(wù)部門(mén)完成初審后，移交至HR部門(mén)。2.員工個(gè)人獲得的資質(zhì)證明類(lèi)材料，應(yīng)在證書(shū)頒發(fā)后15個(gè)工作日內(nèi)，由本人提交至所在部門(mén)，經(jīng)部門(mén)審核后移交HR部門(mén)。3.HR部門(mén)檔案管理員收到材料后，應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成分類(lèi)、編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：年份+部門(mén)代碼+員工工號(hào)+培訓(xùn)項(xiàng)目代碼）、裝訂，并錄入電子檔案系統(tǒng)，形成紙質(zhì)與電子檔案的同步管理。（二）查閱與使用1.內(nèi)部查閱員工本人查閱：憑工牌或有效身份證明，填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可在檔案管理員陪同下查閱本人檔案（電子檔案可通過(guò)OA系統(tǒng)申請(qǐng)，經(jīng)審批后在線(xiàn)查閱）。部門(mén)或HR部門(mén)查閱：因員工晉升、調(diào)崗、績(jī)效評(píng)估等工作需要查閱檔案時(shí)，由經(jīng)辦人填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人（或HR負(fù)責(zé)人）審批后，可借閱紙質(zhì)檔案（借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日）或查閱電子檔案。2.外部查閱原則上不對(duì)外開(kāi)放培訓(xùn)檔案，確因政府部門(mén)檢查、審計(jì)或法律訴訟等特殊情況需提供檔案的，需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并由HR部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱，嚴(yán)禁檔案原件外借，可提供加蓋公章的復(fù)印件。（三）保管與維護(hù)1.保管場(chǎng)所紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于專(zhuān)用檔案室，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施（如安裝溫濕度調(diào)節(jié)器、滅火器、防蟲(chóng)藥箱）；電子檔案存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限與數(shù)據(jù)備份機(jī)制（每周增量備份，每月全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存放）。2.保管期限職業(yè)資格證書(shū)、技能等級(jí)證書(shū)類(lèi)檔案：長(zhǎng)期保存（至員工離職后5年或按法規(guī)要求）；培訓(xùn)計(jì)劃、結(jié)業(yè)證書(shū)類(lèi)檔案：保存期限為10年；考核試卷、簽到表等過(guò)程性材料：保存期限為5年；培訓(xùn)效果評(píng)估、總結(jié)報(bào)告類(lèi)材料：保存期限為3年。3.檔案維護(hù)檔案管理員每半年對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次檢查，清理破損檔案并進(jìn)行修復(fù)（如使用檔案修復(fù)膠帶、重新裝訂）；每年對(duì)電子檔案進(jìn)行一次數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保與紙質(zhì)檔案信息一致，清理重復(fù)、無(wú)效的電子文件。（四）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀條件超過(guò)保管期限且經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的檔案（如過(guò)時(shí)的培訓(xùn)課件、重復(fù)的考核記錄），由檔案管理員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)。2.銷(xiāo)毀流程檔案管理員編制《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄待銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限；由HR部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表組成鑒定小組，對(duì)清冊(cè)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)保留必要后簽字；經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀（紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀，電子檔案通過(guò)專(zhuān)業(yè)軟件徹底刪除并記錄銷(xiāo)毀日志）；銷(xiāo)毀完成后，銷(xiāo)毀人員與監(jiān)銷(xiāo)人員在清冊(cè)上簽字，清冊(cè)永久保存。五、保障措施（一）制度保障將培訓(xùn)檔案管理工作納入部門(mén)績(jī)效考核，對(duì)檔案管理規(guī)范、信息完整的部門(mén)給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案缺失、管理混亂的部門(mén)，責(zé)令限期整改并扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)。（二）人員保障定期組織檔案管理員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)（如檔案數(shù)字化管理、保密管理培訓(xùn)），提升業(yè)務(wù)能力；明確檔案管理崗位的任職資格與職責(zé)清單，確保人員勝任。（三）技術(shù)保障升級(jí)電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的智能分類(lèi)、檢索與統(tǒng)計(jì)分析（如按部門(mén)、崗位、技能類(lèi)型生成培訓(xùn)數(shù)據(jù)報(bào)表）；采用區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)關(guān)鍵檔案（如資格證書(shū)、考核成績(jī)）進(jìn)行存證，防止篡改。六、附則1.本辦法自