企業(yè)文件歸檔管理制度模板（檔案管理專業(yè)版）一、制度適用范圍與對象本制度適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、高新技術(shù)企業(yè)等）的文件歸檔管理工作，覆蓋企業(yè)內(nèi)部各部門（如行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等）在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式文件（含紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等）。制度約束對象包括企業(yè)全體員工、檔案管理人員及外部合作單位參與企業(yè)文件形成的相關(guān)人員。二、文件歸檔管理全流程操作規(guī)范（一）文件分類與歸檔范圍界定文件分類原則按文件來源分為：內(nèi)部文件（如會議紀(jì)要、管理制度、工作計(jì)劃）、外部文件（如合同、客戶函件、批文）；按文件性質(zhì)分為：管理類文件（行政、人事、財(cái)務(wù)）、業(yè)務(wù)類文件（項(xiàng)目資料、產(chǎn)品資料、客戶資料）、科技類文件（研發(fā)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）、聲像類文件（照片、錄音、視頻）；按保密級別分為：公開文件、內(nèi)部文件、秘密文件（根據(jù)《企業(yè)保密管理制度》劃分）。歸檔范圍界定管理類文件：年度/季度工作計(jì)劃與總結(jié)、會議紀(jì)要、崗位職責(zé)說明、員工錄用/離職檔案、薪酬發(fā)放記錄、財(cái)務(wù)憑證/報(bào)表等；業(yè)務(wù)類文件：銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目立項(xiàng)書、驗(yàn)收報(bào)告、客戶投訴處理記錄等；科技類文件：產(chǎn)品研發(fā)圖紙、技術(shù)參數(shù)表、專利申請材料、工藝流程標(biāo)準(zhǔn)等；其他應(yīng)歸檔文件：企業(yè)獲得的榮譽(yù)證書、審計(jì)報(bào)告、外部重要函件等。注：日常事務(wù)性通知（如會議通知、臨時(shí)通知）無需歸檔，但涉及重大決策或長期執(zhí)行的需留存。（二）文件整理與編目文件整理要求紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，按“件”或“卷”裝訂（左側(cè)裝訂，保證無倒頁、缺頁），破損文件需修補(bǔ)；電子文件：采用通用格式（如PDF、DOCX、XLSX），避免使用加密或過期格式，重要文件需保留原始編輯痕跡；聲像文件：標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容說明，視頻文件需轉(zhuǎn)換為MP4格式，音頻文件轉(zhuǎn)換為MP3格式。文件編目規(guī)范每份文件需編制唯一“檔號”，格式為：部門代碼-年度-文件類別-流水號（示例：XZ-2024-GW-001，代表行政部2024年管理類文件第1號）。編制《文件歸檔目錄》，包含字段：檔號、文件題名、責(zé)任部門（或責(zé)任人）、形成日期、頁數(shù)（或文件大?。?、保管期限、存放位置、備注。（三）文件移交與接收移交時(shí)間年度文件：次年第一季度前完成上一年度文件歸檔；項(xiàng)目文件：項(xiàng)目結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；專項(xiàng)文件（如審計(jì)、驗(yàn)收）：專項(xiàng)工作結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。移交流程移交方：填寫《文件歸檔移交清單》（含檔號、題名、頁數(shù)、移交人、移交日期），核對文件完整性后提交檔案管理部門；接收方：核對清單與實(shí)物是否一致，檢查文件整理是否符合規(guī)范，確認(rèn)無誤后在清單上簽字，雙方各執(zhí)一份留存。（四）檔案保管與保護(hù)存放環(huán)境要求紙質(zhì)檔案庫房：溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備（如滅火器、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)）；電子檔案：存儲于企業(yè)專用服務(wù)器或加密移動硬盤，定期（每季度）進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，異地備份介質(zhì)存放于安全場所；聲像檔案：單獨(dú)存放于防磁柜，避免強(qiáng)光、磁場干擾。定期檢查檔案管理部門每半年對庫存檔案進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查文件是否霉變、蟲蛀、損壞，電子檔案是否可正常讀取，發(fā)覺問題及時(shí)處理并記錄《檔案檢查日志》。（五）檔案鑒定與銷毀鑒定流程檔案管理部門每兩年組織一次檔案鑒定，由分管領(lǐng)導(dǎo)*、檔案管理員、部門代表組成鑒定小組；依據(jù)《檔案保管期限表》（見附件1），確定檔案是否具有繼續(xù)保存價(jià)值，對到期檔案提出“繼續(xù)保管”“延長保管”或“銷毀”意見。銷毀程序?qū)M銷毀檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，由兩人以上監(jiān)銷，現(xiàn)場銷毀（紙質(zhì)檔案需碎紙?zhí)幚恚娮訖n案需徹底刪除并格式化存儲介質(zhì)）；銷毀過程需記錄《檔案銷毀記錄表》，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，銷毀清冊永久保存。（六）檔案利用與借閱借閱權(quán)限公開檔案：員工可憑工號自行查閱電子檔案，紙質(zhì)檔案需在檔案閱覽室現(xiàn)場查閱；內(nèi)部/秘密檔案：需填寫《檔案借閱申請表》（見附件2），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，秘密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)。借閱規(guī)則借閱期限：內(nèi)部檔案不超過7個(gè)工作日，秘密檔案不超過3個(gè)工作日，到期需續(xù)借需重新申請；借閱人不得涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得擅自復(fù)制（秘密檔案復(fù)制需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)）；電子檔案借閱需通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)權(quán)限控制，禁止外傳至個(gè)人設(shè)備。三、常用管理表單模板附件1：企業(yè)檔案保管期限表（節(jié)選）文件類別具體內(nèi)容保管期限備注管理類-會議紀(jì)要董事會、總經(jīng)理辦公會紀(jì)要永久涉重大決策的永久保存管理類-人事文件員工勞動合同、離職檔案30年離職后計(jì)算業(yè)務(wù)類-合同文件年度以上銷售/采購合同合同到期后10年含補(bǔ)充協(xié)議科技類-研發(fā)文件產(chǎn)品研發(fā)圖紙、專利申請材料專利保護(hù)期+10年未獲專利的保存15年財(cái)務(wù)類-憑證原始會計(jì)憑證、賬簿30年按會計(jì)法規(guī)定附件2：檔案借閱申請表借閱部門借閱人工號申請日期檔案名稱檔號保管期限密級借閱用途部門負(fù)責(zé)人審批簽字日期檔案部門審批簽字日期歸還日期實(shí)際歸還簽字附件3：文件歸檔移交清單移交部門移交人接收人移交日期序號檔號文件題名頁數(shù)/大小1XZ-2024-GW-001年度工作計(jì)劃25頁2YW-2024-HT-005銷售合同15頁…………移交部門確認(rèn)簽字檔案部門確認(rèn)簽字四、執(zhí)行保障與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）責(zé)任分工檔案管理部門：負(fù)責(zé)制度制定、流程監(jiān)督、檔案保管、鑒定銷毀及借閱審批；各部門負(fù)責(zé)人：督促本部門員工按時(shí)完成文件整理與移交，保證文件完整性；全體員工：按規(guī)范形成、整理文件，配合歸檔工作，嚴(yán)禁私自留存應(yīng)歸檔文件。（二）保密與安全涉密檔案需單獨(dú)存放，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)，借閱過程全程登記；電子檔案存儲服務(wù)器需設(shè)置訪問權(quán)限，定期更新密碼，禁止非授權(quán)人員訪問；檔案庫房嚴(yán)禁吸煙、存放易燃易爆物品，出入庫房需登記《人員出入登記表》。（三）培訓(xùn)與考核企業(yè)每年組織至少一次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度要求、文件整理規(guī)范、電子檔案操作等；將檔案歸檔工作納入部門績效考核，對未按時(shí)歸檔、文件丟失或損