2026年高端民宿運營公司采購付款管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購付款管理工作，保障資金支付安全、采購流程合規(guī)、付款節(jié)奏可控，降低采購資金風險和運營成本，提升高端民宿采購付款的效率與規(guī)范性，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務通則》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合高端民宿“采購品類多、門店分散采購頻次高、小額零星采購占比大”的運營特點，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部及所有運營中的高端民宿門店，涵蓋物料采購、設(shè)備采購、服務采購等所有采購場景的付款申請、審核、支付、對賬全流程管理，財務部、采購部（運營部代行）、各民宿店長及涉及采購付款的全體員工均需嚴格遵守。第三條采購付款管理遵循“事前審批、賬實相符、合規(guī)支付、高效結(jié)算”的核心原則，既要符合財務資金管控要求，也要適配民宿日常運營中小額、緊急采購的付款需求，平衡管控與效率。第四條公司財務部為采購付款管理核心部門，負責付款審核、資金支付、供應商對賬、付款臺賬管理；采購部（運營部代行）負責采購申請審核、供應商資質(zhì)核驗、采購合同簽訂；各民宿店長為本門店采購付款第一責任人，負責門店采購申請審批、貨物/服務驗收；采購經(jīng)辦人負責提交采購付款申請、提供合規(guī)付款憑證。第二章管理組織與職責第五條財務部職責：制定公司采購付款分級審批標準，明確不同金額付款的審批層級；審核采購付款申請的合規(guī)性，核對采購合同、驗收單、發(fā)票等憑證的一致性；按審批結(jié)果完成資金支付，優(yōu)先采用對公轉(zhuǎn)賬方式，嚴控現(xiàn)金付款；建立采購付款臺賬，記錄供應商信息、付款金額、付款時間、付款方式等；每月與供應商核對往來賬款，確保賬賬相符；每季度分析采購付款占比、逾期付款情況，提出資金優(yōu)化建議；監(jiān)督門店采購付款執(zhí)行情況，對違規(guī)付款行為予以糾正。第六條采購部（運營部代行）職責：審核采購申請的必要性和合理性，推行“集中采購+門店零星采購”相結(jié)合的模式；核驗供應商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、開票資質(zhì)等），建立合格供應商名錄；簽訂采購合同，明確付款條件、付款周期、質(zhì)量標準等條款；跟蹤采購貨物/服務的交付進度，配合門店完成驗收；配合財務部與供應商對賬，協(xié)調(diào)解決付款爭議。第七條民宿店長職責：審批門店小額零星采購申請，拒絕非運營必需的采購事項；組織門店員工對采購貨物/服務進行驗收，核對數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求，簽署驗收單；審核門店采購付款申請，確保申請金額、事由與驗收結(jié)果一致；配合財務部核查門店采購付款憑證，提供相關(guān)說明材料；對門店虛假采購、違規(guī)付款行為承擔管理責任。第八條采購經(jīng)辦人職責：按要求提交采購申請，清晰說明采購事由、品類、數(shù)量、預估金額、供應商信息；采購完成后核對貨物/服務驗收情況，收集完整付款憑證（發(fā)票、驗收單、合同等）；在規(guī)定時限內(nèi)提交付款申請，確保憑證真實、完整、合規(guī)；配合財務部、采購部核實付款相關(guān)信息，解決付款過程中的問題。第三章采購付款范圍與標準第九條采購付款范圍：（一）物料采購付款：客房用品（布草、洗漱用品、易耗品）、清潔用品、廚房食材及廚具耗材、辦公耗材等日常運營物料采購的付款；（二）設(shè)備采購付款：智能門鎖、客房家具、家電、保潔設(shè)備、廚房設(shè)備等固定資產(chǎn)采購的付款；（三）服務采購付款：保潔服務、設(shè)備維保服務、營銷推廣服務、物業(yè)租賃服務、裝修改造服務等采購的付款；（四）其他采購付款：門店運營所需的小額零星采購（如應急維修配件、臨時物料補充）付款。第十條采購付款分級標準：（一）小額采購付款：單次付款金額＜5000元（僅限門店日常零星物料采購），支持簡化審批流程，憑驗收單、合規(guī)發(fā)票即可申請付款；（二）中額采購付款：單次付款金額5000元-5萬元（如小型設(shè)備采購、月度物料集中采購），需提供采購合同、驗收單、合規(guī)發(fā)票方可申請付款；（三）大額采購付款：單次付款金額≥5萬元（如大型設(shè)備采購、裝修改造服務、年度物業(yè)租賃），需提供正式采購合同、驗收報告、合規(guī)發(fā)票，經(jīng)管理層終審后方可付款。第十一條付款方式與條件：（一）付款方式：優(yōu)先采用對公轉(zhuǎn)賬方式支付，小額零星采購（單次＜1000元）可使用門店備用金支付，禁止員工私墊資金后大額報銷；（二）付款條件：物料采購需驗收合格、發(fā)票齊全后付款；設(shè)備采購可按合同約定支付預付款（不超過合同金額的30%），驗收合格后支付尾款；服務采購按服務完成進度或合同約定分期支付；（三）付款周期：供應商無特殊約定的，財務部在付款申請審核通過后7個工作日內(nèi)完成支付；有合同約定付款周期的，按合同執(zhí)行，嚴禁無故逾期付款。第四章采購付款流程第十二條事前采購審批：（一）小額采購：經(jīng)辦人提交申請，經(jīng)店長審批后即可采購，緊急采購可先口頭報備，24小時內(nèi)補填書面申請；（二）中額采購：經(jīng)辦人提交申請，經(jīng)店長初審、采購部復核后執(zhí)行采購；（三）大額采購：經(jīng)辦人提交申請，經(jīng)店長初審、采購部審核、管理層終審后執(zhí)行采購，且需簽訂正式采購合同。第十三條事中驗收確認：采購貨物/服務交付后，門店在3個工作日內(nèi)完成驗收，核對數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合采購要求；驗收合格的，由店長或指定驗收人簽署驗收單；驗收不合格的，及時與供應商溝通退換貨，暫不提交付款申請。第十四條事后付款申請與支付：（一）經(jīng)辦人整理付款憑證（采購申請單、驗收單、發(fā)票、合同（如有）），填寫付款申請單，注明付款金額、供應商名稱、開戶行、賬號等信息；（二）小額付款申請經(jīng)店長審核、財務部復核后，由財務部完成支付；（三）中額付款申請經(jīng)店長初審、采購部審核、財務部復核后，由財務部完成支付；（四）大額付款申請經(jīng)店長初審、采購部審核、管理層終審、財務部復核后，由財務部完成支付；（五）財務部付款后，及時更新付款臺賬，并將付款憑證歸檔保存。第十五條特殊情況處理：供應商發(fā)票未及時開具的，可先驗收貨物/服務，但需在發(fā)票開具后再提交付款申請；因貨物質(zhì)量問題需扣款的，由采購部與供應商協(xié)商一致后，財務部按扣款后金額付款；預付款需嚴格按合同約定支付，且需提供供應商收款確認函。第五章監(jiān)督管控與責任追究第十六條供應商管理：采購部建立合格供應商名錄，每年復核一次供應商資質(zhì)，淘汰履約能力差、開票不規(guī)范的供應商；大額采購需采用三家比價方式選定供應商，禁止單一來源采購（特殊稀缺物料除外）。第十七條付款核查：財務部每月隨機抽查20%的采購付款憑證，核實發(fā)票真實性、驗收單完整性、付款金額準確性；每季度開展一次采購付款專項核查，重點核查大額付款、高頻次小額付款的合規(guī)性。第十八條考核要求：將采購付款合規(guī)率、發(fā)票合格率、逾期付款率納入采購部及門店年度考核；合規(guī)率≥98%且無違規(guī)付款的部門/門店，給予負責人績效獎勵；未達標的，扣減當月績效10%-20%。第十九條責任追究：（一）經(jīng)辦人虛構(gòu)采購事項、偽造付款憑證套取資金的，全額追回違規(guī)款項，扣減當月績效50%，情節(jié)嚴重的解除勞動合同，涉嫌違法的移交司法機關(guān)；（二）門店驗收人員虛假驗收、審核人員違規(guī)審批付款的，扣減當月績效30%，造成公司損失的承擔相應賠償責任；（三）財務部審核失職導致違規(guī)付款、資金損失的，扣減審核人員當月績效20%，并重新核查相關(guān)付款事項；（四）無故逾期付款導致供應商索賠的，由責任部門承擔索賠費用，扣減負責人當月績效10%。第六章