2026年高端民宿運營公司會計檔案管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司旗下高端民宿會計檔案的收集、整理、保管、借閱、銷毀等全流程管理工作，保障會計檔案的完整、安全、可追溯，維護公司財務(wù)信息真實合規(guī)，結(jié)合高端民宿運營實際及《會計檔案管理辦法》《中華人民共和國會計法》《企業(yè)會計準則》等相關(guān)法律法規(guī)要求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司旗下所有高端民宿項目的會計檔案管理工作，包括民宿運營產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、稅務(wù)資料、合同財務(wù)附件等各類會計檔案的形成、歸檔、保管、利用等場景，財務(wù)部、檔案管理崗、各民宿項目財務(wù)人員及審計部均需遵守本制度。第三條基本原則（一）合規(guī)性原則：會計檔案管理全流程嚴格遵守國家財務(wù)、檔案管理相關(guān)法規(guī)，檔案形成、保管、銷毀均符合法定要求；（二）完整性原則：確保會計檔案收集無遺漏，完整反映民宿運營的財務(wù)收支情況，不得隱匿、篡改、損毀檔案；（三）安全性原則：采取防火、防潮、防盜、防泄密措施，保障紙質(zhì)檔案物理安全、電子檔案數(shù)據(jù)安全；（四）保密性原則：嚴禁泄露會計檔案中的財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶消費信息、供應(yīng)商結(jié)算信息等敏感內(nèi)容；（五）可追溯原則：對會計檔案的借閱、移交、銷毀等環(huán)節(jié)全程記錄，確保每一份檔案的流轉(zhuǎn)軌跡可查。第四條職責(zé)分工財務(wù)部為會計檔案歸口管理部門，負責(zé)制定檔案管理細則、指導(dǎo)各民宿項目檔案收集整理、審核檔案保管期限、組織檔案銷毀鑒定；檔案管理崗專人負責(zé)會計檔案的歸檔、保管、借閱登記，定期檢查檔案狀態(tài)；各民宿項目財務(wù)人員負責(zé)本項目會計檔案的日常收集、初步整理，確保及時移交歸檔；審計部負責(zé)監(jiān)督會計檔案管理合規(guī)性，核查檔案完整性與真實性；公司管理層負責(zé)審批會計檔案銷毀、跨部門移交等重大事項。第二章會計檔案范圍與分類第五條檔案范圍（一）會計憑證類：原始憑證（客房消費單、采購發(fā)票、費用報銷單、銀行回單等）、記賬憑證、憑證附件及憑證匯總表；（二）會計賬簿類：總賬、明細賬（客房收入明細賬、采購支出明細賬、成本費用明細賬等）、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、固定資產(chǎn)臺賬、存貨臺賬；（三）財務(wù)報告類：月度/季度/年度財務(wù)報表、財務(wù)分析報告、預(yù)算執(zhí)行報告、利潤分配方案；（四）稅務(wù)資料類：納稅申報表、完稅憑證、稅務(wù)備案資料、發(fā)票領(lǐng)用存記錄、稅務(wù)稽查資料；（五）其他類：銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表、財務(wù)合同（采購合同、服務(wù)外包合同的財務(wù)條款部分）、審計報告、驗資報告、會計檔案移交清冊、銷毀清冊等。第六條檔案分類（一）按載體分類：紙質(zhì)會計檔案（發(fā)票、憑證、紙質(zhì)報表等）、電子會計檔案（電子發(fā)票、財務(wù)系統(tǒng)生成的報表、掃描件等），電子檔案需與紙質(zhì)檔案保持一致；（二）按保管期限分類：永久保管類（年度財務(wù)報告、審計報告、會計檔案銷毀清冊等）、定期保管類（憑證、賬簿保管30年，月度/季度報表保管10年）；（三）按項目分類：按各民宿項目單獨建檔，區(qū)分不同民宿的財務(wù)檔案，便于精準溯源。第三章會計檔案收集與整理第七條收集要求（一）及時收集：各民宿項目財務(wù)人員需在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后3個工作日內(nèi)收集相關(guān)原始憑證，每月結(jié)賬后5個工作日內(nèi)收集整理當(dāng)月所有會計憑證、賬簿、報表；（二）完整收集：確保每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)對應(yīng)的原始憑證、記賬憑證、附件齊全，無缺頁、漏項，電子發(fā)票需下載原件并留存歸檔；（三）合規(guī)收集：收集的發(fā)票、憑證需符合稅務(wù)法規(guī)要求，虛假、無效憑證不得納入檔案管理。第八條整理規(guī)范（一）紙質(zhì)檔案整理：會計憑證按憑證號順序裝訂成冊，封面注明民宿項目、憑證所屬月份、憑證起止號、裝訂人；會計賬簿按年度裝訂，標(biāo)注賬簿名稱、所屬年度、民宿項目；財務(wù)報告按年度整理，裝訂成冊并加蓋財務(wù)專用章；（二）電子檔案整理：電子檔案按“年度-民宿項目-檔案類別”建立文件夾分類存儲，命名規(guī)范為“2026-XX民宿-記賬憑證-01月”，電子檔案需進行防篡改處理，保留修改日志；（三）編號規(guī)則：所有會計檔案統(tǒng)一編制歸檔編號，編號格式為“年份+項目代碼+檔案類別代碼+順序號”，確保每份檔案編號唯一。第九條歸檔移交（一）歸檔時限：月度紙質(zhì)會計檔案需在次月10日前移交檔案管理崗，年度檔案需在次年1月31日前完成歸檔；電子檔案需同步上傳至公司財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，完成線上歸檔；（二）移交流程：移交時填寫《會計檔案移交清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、編號、保管期限，移交人、接收人、監(jiān)交人簽字確認，清冊一式兩份，移交方與接收方各留存一份。第四章會計檔案保管第十條保管場所（一）紙質(zhì)檔案保管：存放于專用檔案柜，檔案柜需上鎖，保管場所需做到防火、防潮、防蟲、防盜，配備滅火器、除濕機等設(shè)備，溫度控制在15-25℃，相對濕度控制在45%-60%；（二）電子檔案保管：存儲于公司專用服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限，定期備份（每月全量備份、每周增量備份），備份介質(zhì)異地存放，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案丟失。第十一條保管要求（一）日常檢查：檔案管理崗每月檢查一次紙質(zhì)檔案保管狀態(tài)，查看是否有霉變、破損、丟失情況，每季度檢查一次電子檔案存儲狀態(tài)，測試備份文件的可讀取性；（二）專人保管：檔案管理崗專人負責(zé)檔案保管，嚴禁無關(guān)人員接觸會計檔案，保管人員變動時需辦理完整的移交手續(xù)；（三）禁止行為：嚴禁在檔案保管場所吸煙、飲水、存放易燃易爆物品，嚴禁擅自涂改、抽取、損毀會計檔案。第五章會計檔案借閱與使用第十二條借閱流程（一）內(nèi)部借閱：公司員工因工作需要借閱會計檔案的，需填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱事由、檔案名稱、編號、借閱期限，經(jīng)部門負責(zé)人及財務(wù)負責(zé)人審批后，方可到檔案管理崗借閱；（二）外部借閱：稅務(wù)、審計等外部單位需借閱檔案的，需提供單位介紹信及經(jīng)辦人身份證明，經(jīng)公司管理層審批后，由檔案管理崗陪同查閱，嚴禁外單位人員單獨接觸檔案；（三）借閱期限：紙質(zhì)檔案借閱期限不超過5個工作日，電子檔案僅允許在線查閱，嚴禁下載復(fù)制（特殊情況需財務(wù)負責(zé)人審批）。第十三條使用規(guī)范（一）借閱人需妥善保管借閱的檔案，不得折疊、涂改、標(biāo)注、損壞，嚴禁泄露檔案內(nèi)容；（二）歸還檔案時，檔案管理崗需核對檔案完整性，確認無誤后在《借閱申請表》上注明歸還時間，如有損壞、丟失需立即上報財務(wù)部負責(zé)人；（三）會計檔案原則上不得帶出公司，確因?qū)徲?、訴訟等特殊情況需帶出的，需經(jīng)公司管理層審批，簽訂保密協(xié)議并限期歸還。第六章會計檔案銷毀第十四條銷毀條件（一）達到法定保管期限：定期保管類檔案需達到規(guī)定保管年限（憑證、賬簿30年，月度/季度報表10年）；（二）無未了事項：銷毀前需核查檔案對應(yīng)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否存在未結(jié)清款項、未解決的稅務(wù)爭議等未了事項，有未了事項的檔案需延長保管期限。第十五條銷毀流程（一）鑒定審核：由財務(wù)部、審計部組成鑒定小組，對擬銷毀的會計檔案進行審核，出具《會計檔案銷毀鑒定意見書》；（二）審批流程：鑒定通過后，填寫《會計檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因，報公司管理層審批；（三）監(jiān)銷執(zhí)行：銷毀工作由財務(wù)部組織，審計部現(xiàn)場監(jiān)銷，銷毀前核對檔案與清冊是否一致，銷毀后監(jiān)銷人、經(jīng)辦人在清冊上簽字確認，銷毀清冊永久保管；（四）電子檔案銷毀：電子檔案銷毀需徹底刪除服務(wù)器及備份介質(zhì)中的文件，做好銷毀記錄，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。第七章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十六條監(jiān)督機制（一）日常監(jiān)督：財務(wù)部每月自查會計檔案收集、整理、保管情況，每季度開展一次檔案管理專項檢查；（二）專項監(jiān)督：審計部每半年對會計檔案管理合規(guī)性進行審計，重點核查檔案完整性、借閱規(guī)范性、銷毀合規(guī)性；（三）投訴反饋：員工發(fā)現(xiàn)檔案管理違規(guī)行為可向?qū)徲嫴客对V，審計部需在3個工作日內(nèi)受理并核查。第十七條責(zé)任追究（一）檔案收集不及時、整理不規(guī)范的，追究對應(yīng)民宿項目財務(wù)人員責(zé)任，扣減績效；（二）泄露會計檔案信息、擅自借閱復(fù)制檔案的，給予警告、降薪處理，情節(jié)嚴重的解除勞動合同，涉嫌違法的移交司法機關(guān)；（三）檔案保管不善導(dǎo)致霉變、丟失、損毀的，追究檔案管理崗責(zé)任，造成經(jīng)濟損失的按損失金額的10%-30%追責(zé)；（四）違規(guī)銷毀會計檔案的，追究經(jīng)辦人及審批人責(zé)任，情節(jié)嚴重的移交稅務(wù)、司法機關(guān)處理。第八章附則第十八條制度修訂本制度根據(jù)國家會計、檔案管理相關(guān)法規(guī)更新、公司民宿運營規(guī)模調(diào)整，可由財務(wù)部提出修訂建議，經(jīng)公司管理層審議通過后予以修訂，修訂后