供應鏈管理自動化平臺工具與操作手冊本手冊旨在為供應鏈管理自動化平臺用戶提供標準化操作指引，覆蓋采購、庫存、供應商、物流等核心環(huán)節(jié)，通過系統(tǒng)化工具與流程規(guī)范，提升供應鏈協(xié)同效率，降低運營風險。手冊適用于企業(yè)供應鏈部門、采購團隊、倉儲管理人員及相關協(xié)作崗位，用戶需結合企業(yè)實際業(yè)務規(guī)則靈活應用。一、核心應用場景與價值體現(xiàn)1.采購需求協(xié)同與審批自動化場景描述：企業(yè)各部門（如生產部、銷售部）根據業(yè)務計劃提交采購需求，傳統(tǒng)模式下需線下填寫申請表、跨部門傳遞審批，存在流程繁瑣、信息滯后、易漏審等問題。平臺價值：通過系統(tǒng)實現(xiàn)采購需求線上提報、自動流轉審批（可配置多級審批流程）、需求匯總與預算校驗，全程留痕可追溯，縮短審批周期50%以上，保證采購需求與業(yè)務計劃匹配。2.智能庫存預警與動態(tài)調撥場景描述：多倉庫模式下，庫存數(shù)據分散更新，易出現(xiàn)部分物料積壓而另物料短缺的情況，影響生產連續(xù)性。平臺價值：系統(tǒng)實時同步各倉庫庫存數(shù)據，基于安全庫存模型自動觸發(fā)預警（低庫存、呆滯料預警），結合物料需求計劃（MRP）智能調撥建議，優(yōu)化庫存結構，降低缺貨風險與倉儲成本。3.供應商全生命周期管理場景描述：供應商準入、評估、合作等環(huán)節(jié)依賴線下溝通，信息不透明，供應商質量參差不齊，合作風險難控制。平臺價值：構建供應商檔案庫，實現(xiàn)從資質審核、準入評審、績效評估（交貨準時率、質量合格率等）到合作終止的全流程數(shù)字化管理，通過數(shù)據驅動供應商分級，助力優(yōu)質供應商篩選與合作深化。4.物流全程可視化與異常處理場景描述：傳統(tǒng)物流跟蹤依賴供應商反饋，信息更新滯后，運輸異常（如延遲、破損）難以及時響應，影響交付時效。平臺價值：對接物流服務商系統(tǒng)，實現(xiàn)訂單發(fā)貨、在途運輸、簽收確認等節(jié)點實時跟進，異常情況自動觸發(fā)預警（如超時未送達），并支持異常工單創(chuàng)建與處理閉環(huán)，提升物流透明度與客戶滿意度。二、模塊化操作流程詳解（一）采購需求管理模塊1.采購需求提報操作步驟：（1）登錄供應鏈管理自動化平臺，“采購管理”→“需求提報”，進入需求創(chuàng)建頁面。（2）選擇“需求類型”（如生產物料采購、辦公用品采購），填寫“需求部門”“需求日期”“物料編碼”（可手動輸入或從物料庫選擇）、“需求數(shù)量”“單位”“用途說明”等字段。（3）相關附件（如物料規(guī)格書、BOM清單），“提交”。系統(tǒng)自動校驗需求是否符合預算（若配置預算控制功能），校驗通過后進入審批流程。2.需求審批與訂單操作步驟：（1）審批人（如采購經理*）登錄系統(tǒng)，在“待辦事項”中查看待審批需求，需求單號查看詳情（含附件、需求歷史記錄）。（2）根據審批規(guī)則（如金額閾值、物料類別）進行審批操作：選擇“同意”“駁回”或“補充說明”。駁回時需填寫駁回原因，需求發(fā)起人將收到系統(tǒng)通知并修改后重新提交。（3）審批通過后，系統(tǒng)自動匯總需求采購建議，采購人員可在“采購訂單”模塊基于建議創(chuàng)建訂單，填寫供應商信息、交貨日期、單價等字段，確認后正式采購訂單并同步給供應商。（二）庫存管理模塊1.入庫操作操作步驟：（1）倉庫管理員收到采購物料后，在“庫存管理”→“入庫管理”中“新建入庫單”，選擇“入庫類型”（如采購入庫、退貨入庫）。（2）掃描或輸入物料條碼，系統(tǒng)自動帶出物料名稱、規(guī)格等信息，填寫“實收數(shù)量”“生產日期”“批次號”（若需）、“供應商”等字段。（3）入庫照片（如物料堆放狀態(tài)、外包裝完好情況），“確認入庫”。系統(tǒng)自動更新庫存數(shù)量，并入庫憑證，同步至財務模塊（若對接）。2.庫存調撥操作步驟：（1）因業(yè)務需要調撥物料時，由需求部門發(fā)起調撥申請：在“庫存管理”→“調撥管理”中填寫“調出倉庫”“調入倉庫”“物料編碼”“調撥數(shù)量”“調撥原因”。（2）調出倉庫管理員審核調撥單，確認庫存充足后“確認出庫”，系統(tǒng)自動扣減調出倉庫庫存。（3）調入倉庫管理員收到物料后，在“調撥確認”中掃描物料條碼，確認數(shù)量無誤后“確認入庫”，系統(tǒng)增加調入倉庫庫存，調撥流程閉環(huán)。（三）供應商管理模塊1.供應商準入操作步驟：（1）潛在供應商提交資質文件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、產品認證等）至指定入口，或由采購人員在“供應商管理”→“準入申請”中手動錄入供應商基本信息并附件。（2）系統(tǒng)自動校驗資質文件完整性（如營業(yè)執(zhí)照有效期、認證范圍），校驗通過后“供應商評估任務”，分配給評審小組（如質量部、采購部）。（3）評審小組通過系統(tǒng)查看供應商資料，填寫《供應商評估表》（涵蓋生產能力、質量體系、價格水平、合作意愿等維度），系統(tǒng)自動匯總評分，達到準入標準則標記為“合格供應商”，否則反饋“未通過原因”。2.供應商績效評估操作步驟：（1）系統(tǒng)每月自動采集供應商績效數(shù)據：交貨準時率（根據采購訂單實際交貨日期與計劃日期對比）、質量合格率（來料檢驗合格批次/總批次）、價格競爭力（對比市場均價）等。（2）采購人員可在“績效管理”模塊查看供應商月度/季度/年度評分結果，系統(tǒng)《供應商績效報告》，包含趨勢分析、改進建議。（3）根據評分結果對供應商分級（如A級、B級、C級），針對C級供應商啟動整改流程，連續(xù)兩次不達標則觸發(fā)供應商退出機制。（四）物流管理模塊1.發(fā)貨與物流跟蹤操作步驟：（1）采購訂單確認后，供應商在“供應商協(xié)同平臺”“發(fā)貨”，填寫物流公司、運單號、發(fā)貨時間，發(fā)貨清單。（2）系統(tǒng)自動接收發(fā)貨信息，在“物流管理”→“在途跟蹤”中展示訂單物流狀態(tài)，用戶可輸入訂單號或運單號實時查看物流軌跡（如已攬收、運輸中、派送中）。（3）設置物流時效預警規(guī)則（如“超過預計到貨時間24小時未更新”），系統(tǒng)自動發(fā)送預警通知給采購人員及倉庫管理員，及時跟進異常情況。2.簽收與異常處理操作步驟：（1）倉庫管理員收到物料后，在“物流管理”→“簽收管理”中掃描運單號，確認物料數(shù)量與訂單一致后“確認簽收”，系統(tǒng)更新訂單狀態(tài)為“已完成”。（2）若發(fā)覺數(shù)量不符、物料破損等異常，“異常登記”，選擇異常類型（如短裝、破損）、填寫異常描述、現(xiàn)場照片，系統(tǒng)自動創(chuàng)建異常工單，分配給采購人員處理。（3）采購人員聯(lián)系供應商協(xié)商解決方案（如補貨、退貨），在工單中記錄處理進度，關閉工單后系統(tǒng)更新異常狀態(tài)，保證問題可追溯。三、標準化數(shù)據錄入模板1.采購需求申請表字段名稱字段類型必填說明示例值需求單號文本是系統(tǒng)自動CGXQ202405010001需求部門下拉選擇是從部門庫中選擇生產部需求人文本是需求部門負責人張*聯(lián)系方式文本是手機號（系統(tǒng)校驗格式）需求日期日期是期望到貨日期2024-05-15物料編碼文本是從物料庫中選擇或手動輸入YL-2024-001物料名稱自動帶出是根據物料編碼顯示原材料A規(guī)格型號文本是詳細描述物料參數(shù)50kg/袋，純度≥99%需求數(shù)量數(shù)字是小數(shù)位不超過2位100單位下拉選擇是個、kg、件等袋用途說明文本是生產項目/具體用途甲項目生產使用附件文件否支持PDF、JPG，大小≤10MB物料規(guī)格書.pdf審批狀態(tài)文本是待審批/審批通過/駁回待審批2.庫存調撥申請表字段名稱字段類型必填說明示例值調撥單號文本是系統(tǒng)自動DB20240501001調出倉庫下拉選擇是從倉庫庫中選擇中心倉調入倉庫下拉選擇是從倉庫庫中選擇東區(qū)倉物料編碼文本是從物料庫中選擇YL-2024-001物料名稱自動帶出是根據物料編碼顯示原材料A調撥數(shù)量數(shù)字是小數(shù)位不超過2位50單位下拉選擇是個、kg、件等袋調撥原因文本是如“東區(qū)倉生產急需”東區(qū)倉生產急需調撥人文本是需求部門負責人李*調撥日期日期是申請調撥日期2024-05-10調出倉確認下拉選擇是確認/駁回確認調入倉確認下拉選擇是確認/駁回待確認3.供應商信息登記表字段名稱字段類型必填說明示例值供應商編碼文本是系統(tǒng)自動GY202405001供應商名稱文本是與營業(yè)執(zhí)照一致XX科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼文本是18位信用代碼91110108XXXXXXXXXX聯(lián)系人文本是主要對接人王*聯(lián)系方式文本是系統(tǒng)校驗手機號格式139地址文本是詳細注冊地址XX市XX區(qū)XX路XX號主營產品文本是以“，”分隔原材料A，原材料B資質文件文件是營業(yè)執(zhí)照、許可證等營業(yè)執(zhí)照.pdf準入狀態(tài)下拉選擇是審核中/合格/不合格審核中4.物流狀態(tài)跟蹤表字段名稱字段類型必填說明示例值訂單號文本是采購訂單號PO20240501001運單號文本是物流公司運單號SF0物流公司下拉選擇是順豐、京東等順豐速運發(fā)貨時間日期時間是供應商實際發(fā)貨時間2024-05-1014:30預計到貨時間日期是訂單約定的到貨日期2024-05-12最新狀態(tài)文本是系統(tǒng)實時獲取派送中最新更新時間日期時間是物流信息最后更新時間2024-05-1209:15異常類型下拉選擇否無/延遲/破損/短裝無異常說明文本否異常詳細描述-負責人文本是采購人員趙*四、操作規(guī)范與風險提示1.數(shù)據錄入規(guī)范準確性：物料編碼、供應商編碼、數(shù)量等關鍵字段必須與實際業(yè)務一致，禁止手動修改系統(tǒng)自動帶出的基礎數(shù)據（如物料名稱、規(guī)格），如需變更需通過“主數(shù)據管理”模塊申請。完整性：帶“*”字段為必填項，附件（如資質文件、物料規(guī)格書）需清晰完整，保證信息可追溯。及時性：采購需求、入庫、發(fā)貨等業(yè)務需在發(fā)生24小時內錄入系統(tǒng)，避免數(shù)據滯后影響決策。2.審批流程權限管理嚴格按照企業(yè)組織架構配置審批權限，禁止越權審批或代審；審批人需在收到通知后2個工作日內完成審批，超時系統(tǒng)自動升級至上級主管。審批駁回時需明確原因，需求發(fā)起人僅可修改駁回字段，修改后重新提交審批流程。3.異常處理機制物流異常：收到預警后，采購人員需立即聯(lián)系物流公司核實原因，1小時內反饋處理方案（如延遲原因、預計到貨時間）。庫存差異：發(fā)覺實際庫存與系統(tǒng)數(shù)據不符時，倉庫管理員需發(fā)起“庫存盤點”流程，查明原因（如錄入錯誤、損耗）并調整庫存，同步至財務部門。供應商異常：績效評估不達標或出現(xiàn)質量時，采購人員需啟動“供應商整改”流程，跟蹤整改措施落實情況，保證問題解決。4.系統(tǒng)維護與數(shù)據安全定期備份數(shù)據：系統(tǒng)每日自動備份，用戶不得私自導出或傳播敏感數(shù)據（如供應商報價、客戶信息）。權限管理：員工離職或崗位調動時，需及時在系統(tǒng)中停用或調整權限，避免信息泄露或誤操作。系統(tǒng)