企業(yè)內(nèi)部溝通會(huì)議記錄表規(guī)范格式工具模板一、引言會(huì)議記錄是企業(yè)內(nèi)部溝通管理的重要載體，既是對(duì)會(huì)議內(nèi)容的客觀呈現(xiàn)，也是后續(xù)工作推進(jìn)、責(zé)任追溯的依據(jù)。為統(tǒng)一會(huì)議記錄標(biāo)準(zhǔn)，提升會(huì)議效率與成果落地效果，特制定本規(guī)范格式工具模板。本模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議場(chǎng)景，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化記錄流程，保證會(huì)議信息完整、條理清晰、責(zé)任明確，為團(tuán)隊(duì)協(xié)作與決策執(zhí)行提供有效支撐。二、適用范圍與典型場(chǎng)景本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類正式會(huì)議的記錄工作，具體場(chǎng)景包括但不限于：部門例會(huì)：如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)，用于同步工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)資源、部署下一階段任務(wù)；項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)：針對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題、資源調(diào)配等議題進(jìn)行討論，明確解決方案與責(zé)任人；跨部門協(xié)調(diào)會(huì)：解決跨部門協(xié)作中的流程沖突、職責(zé)邊界不清等問(wèn)題，達(dá)成協(xié)同共識(shí)；專題研討會(huì)：圍繞特定主題（如流程優(yōu)化、技術(shù)創(chuàng)新、制度建設(shè)）進(jìn)行深入研討，形成決策建議；決策評(píng)審會(huì)：對(duì)重大事項(xiàng)（如預(yù)算審批、方案立項(xiàng)）進(jìn)行審議，記錄決策依據(jù)與結(jié)果。三、規(guī)范操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議目的與議題會(huì)前需與會(huì)議主持人確認(rèn)會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定Q3營(yíng)銷方案”“解決項(xiàng)目X延期問(wèn)題”），并列出具體議題清單（建議按優(yōu)先級(jí)排序），保證記錄聚焦關(guān)鍵內(nèi)容。示例：若會(huì)議目的是“解決項(xiàng)目X延期問(wèn)題”，議題可設(shè)置為“1.延期原因分析；2.趕工方案討論；3.責(zé)任分工與時(shí)間節(jié)點(diǎn)”。確定參會(huì)人員與分工確認(rèn)必須參會(huì)人員（決策者、執(zhí)行負(fù)責(zé)人）及可列席人員（支持部門代表），提前發(fā)送會(huì)議通知（含時(shí)間、地點(diǎn)、議題、預(yù)讀材料），保證參會(huì)者提前準(zhǔn)備。指定專人擔(dān)任記錄人（建議由熟悉業(yè)務(wù)、具備快速提煉能力的人員擔(dān)任），提前熟悉議題背景及參會(huì)人員職責(zé)，避免記錄時(shí)出現(xiàn)信息盲區(qū)。準(zhǔn)備記錄工具與模板提前打印或打開(kāi)電子版會(huì)議記錄表模板（見(jiàn)第四部分），準(zhǔn)備好記錄工具（如筆記本電腦、錄音設(shè)備，需提前告知參會(huì)者錄音以備核對(duì)），保證會(huì)議開(kāi)始前一切就緒。（二）會(huì)中記錄：客觀全面抓重點(diǎn)準(zhǔn)確記錄會(huì)議基本信息按模板順序填寫(xiě)會(huì)議名稱（需明確會(huì)議主題，如“市場(chǎng)部Q3營(yíng)銷方案評(píng)審會(huì)”）、日期、具體時(shí)間（開(kāi)始-結(jié)束）、地點(diǎn)（會(huì)議室/線上會(huì)議）、主持人（經(jīng)理）、記錄人（助理）、參會(huì)人員（姓名/部門，用代替，如主管、*專員）、缺席人員（注明原因，如“出差”）。注意：時(shí)間需精確到分鐘（如“14:00-16:30”），地點(diǎn)需明確（如“3樓第一會(huì)議室”或“騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)：*”）。系統(tǒng)化梳理議題討論內(nèi)容按“議題編號(hào)-議題名稱-討論要點(diǎn)-發(fā)言摘要”結(jié)構(gòu)記錄，每個(gè)議題單獨(dú)分段，避免信息混雜。討論要點(diǎn)：記錄核心爭(zhēng)議點(diǎn)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、不同觀點(diǎn)（如“財(cái)務(wù)部提出預(yù)算需壓縮10%，市場(chǎng)部認(rèn)為會(huì)影響活動(dòng)效果”）；發(fā)言摘要：提煉重點(diǎn)發(fā)言，避免逐字記錄，優(yōu)先記錄決策者、責(zé)任人的觀點(diǎn)（如“*總監(jiān)：同意按市場(chǎng)部方案執(zhí)行，預(yù)算壓縮5%，需增加線上投放渠道”）。示例：議題1：項(xiàng)目X延期原因分析討論要點(diǎn)：供應(yīng)商原材料交付延遲（占比60%）、開(kāi)發(fā)人員臨時(shí)調(diào)配至其他項(xiàng)目（占比30%）、需求變更未及時(shí)評(píng)估（占比10%）。發(fā)言摘要：*經(jīng)理（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）：“供應(yīng)商延遲是主因，已與其溝通，下周三前保證交付；開(kāi)發(fā)人員調(diào)配需提前向PMO報(bào)備，后續(xù)避免臨時(shí)調(diào)整。”清晰明確決議與待辦事項(xiàng)決議內(nèi)容：對(duì)每個(gè)議題的結(jié)論進(jìn)行總結(jié)，需明確“做什么”“依據(jù)什么”（如“決議：按調(diào)整后方案推進(jìn)項(xiàng)目X，預(yù)算壓縮5%，增加線上投放渠道，依據(jù)市場(chǎng)部調(diào)研數(shù)據(jù)及財(cái)務(wù)部評(píng)估意見(jiàn)”）。待辦事項(xiàng)：?jiǎn)为?dú)列表記錄，包含“事項(xiàng)編號(hào)、事項(xiàng)描述、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限、備注”，保證“責(zé)任到人、時(shí)限明確”。示例：事項(xiàng)編號(hào)事項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)限備注W01與供應(yīng)商簽訂加急交付協(xié)議*專員2023-08-10需附供應(yīng)商書(shū)面承諾W02調(diào)整項(xiàng)目開(kāi)發(fā)人員排班*主管2023-08-08提交PMO備案動(dòng)態(tài)記錄會(huì)議動(dòng)態(tài)會(huì)議中若出現(xiàn)臨時(shí)議題、新增決議或待辦，需及時(shí)補(bǔ)充到對(duì)應(yīng)模塊，避免遺漏；若討論內(nèi)容偏離議題，可記錄“偏離點(diǎn)”及主持人引導(dǎo)方向（如“討論偏離至競(jìng)品分析，主持人*經(jīng)理提議回歸‘趕工方案’議題”）。（三）會(huì)后整理：保證信息準(zhǔn)確可落地核對(duì)與完善記錄內(nèi)容會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人需根據(jù)會(huì)議錄音、筆記及參會(huì)者反饋（必要時(shí)與主持人或關(guān)鍵參會(huì)者核對(duì)），補(bǔ)充遺漏信息、修正表述偏差，保證內(nèi)容客觀、準(zhǔn)確、完整。注意：避免添加個(gè)人主觀評(píng)價(jià)（如“*經(jīng)理的觀點(diǎn)不切實(shí)際”），僅記錄事實(shí)與觀點(diǎn)。分發(fā)與確認(rèn)將整理后的會(huì)議記錄通過(guò)企業(yè)內(nèi)部溝通工具（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送至所有參會(huì)人員，明確“如有異議請(qǐng)?jiān)?個(gè)工作日內(nèi)反饋，逾期視為確認(rèn)”。根據(jù)反饋意見(jiàn)修改后，形成最終版會(huì)議記錄，由主持人簽字（或電子簽章）確認(rèn)，保證其正式性與權(quán)威性。歸檔與跟蹤最終版會(huì)議記錄需按“年份-月份-會(huì)議類型”分類歸檔（如“2023-08-部門例會(huì)”），存儲(chǔ)至企業(yè)共享文檔平臺(tái)（如SharePoint、知識(shí)庫(kù)），方便后續(xù)查閱。同時(shí)將待辦事項(xiàng)同步至項(xiàng)目管理工具（如飛書(shū)項(xiàng)目、Teambition），設(shè)置提醒機(jī)制，跟蹤負(fù)責(zé)人完成情況，并在下次會(huì)議中回顧待辦進(jìn)度。四、會(huì)議記錄表模板企業(yè)內(nèi)部溝通會(huì)議記錄表會(huì)議基本信息會(huì)議名稱會(huì)議日期年月日會(huì)議時(shí)間開(kāi)始：：結(jié)束：：（24小時(shí)制）會(huì)議地點(diǎn)□會(huì)議室（具體位置：______）□線上會(huì)議（/會(huì)議號(hào)：______）主持人記錄人參會(huì)人員（姓名/部門）缺席人員（姓名/原因）議題與討論內(nèi)容議題1：討論要點(diǎn)發(fā)言摘要（可分多行記錄不同觀點(diǎn)）議題2：討論要點(diǎn)發(fā)言摘要（可分多行記錄不同觀點(diǎn)）（依此類推，添加更多議題）會(huì)議決議決議編號(hào)決議內(nèi)容12（按議題順序記錄）待辦事項(xiàng)事項(xiàng)編號(hào)事項(xiàng)描述W01W02（按優(yōu)先級(jí)排序）其他說(shuō)明附件清單□會(huì)議議程□PPT演示稿□相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)告□其他：______簽字確認(rèn)主持人：__________記錄人：__________（電子檔可簽字，改為“最終版確認(rèn)日期：年月日”）五、使用注意事項(xiàng)記錄原則：客觀準(zhǔn)確，突出重點(diǎn)嚴(yán)禁記錄個(gè)人主觀臆斷，僅對(duì)會(huì)議中實(shí)際討論的內(nèi)容、觀點(diǎn)、決議進(jìn)行客觀描述；優(yōu)先記錄與會(huì)議目標(biāo)直接相關(guān)的核心信息（如決策、待辦、爭(zhēng)議點(diǎn)），避免冗余細(xì)節(jié)（如無(wú)關(guān)的討論、重復(fù)發(fā)言）。責(zé)任明確：避免模糊表述待辦事項(xiàng)的“負(fù)責(zé)人”需具體到個(gè)人（避免寫(xiě)“相關(guān)部門”），完成時(shí)限需明確到日期（避免寫(xiě)“盡快”“盡快完成”）；決議內(nèi)容需明確結(jié)論及依據(jù)，避免“原則上同意”“后續(xù)討論”等模糊表述。時(shí)效管理：及時(shí)整理與分發(fā)會(huì)議記錄需在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)完成整理、核對(duì)與分發(fā)，保證信息及時(shí)傳遞；待辦事項(xiàng)需同步至項(xiàng)目管理工具，設(shè)置提醒，避免因延遲導(dǎo)致工作遺漏。保密要求：規(guī)范信息使用涉及企業(yè)機(jī)密、敏感數(shù)據(jù)（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、未公開(kāi)戰(zhàn)略）的會(huì)議記錄，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，僅限參會(huì)人員及授權(quán)人員查閱，嚴(yán)禁外傳；電子版記錄需存儲(chǔ)在企業(yè)加密平臺(tái)