企業(yè)合同審批及歸檔標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本流程適用于企業(yè)各類合同的規(guī)范化管理，涵蓋采購合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、人事協(xié)議等。常見應(yīng)用場景包括：業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商簽訂采購合同時(shí)需通過內(nèi)部審批保證需求合規(guī)、價(jià)格合理；企業(yè)與外部機(jī)構(gòu)開展合作項(xiàng)目時(shí)，需對合作條款、權(quán)責(zé)劃分進(jìn)行審核；涉及員工錄用、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等人事類合同的簽署與存檔；合同履行完畢后的資料歸檔，保證后續(xù)查詢、審計(jì)及糾紛處理的合規(guī)性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人），根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同審批。準(zhǔn)備材料：填寫《合同審批單》（含合同基本信息、對方主體信息、主要條款摘要、審批流程等）；合同草案（需明確雙方主體信息、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款）；對方主體資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等，保證對方簽約主體合法有效）；相關(guān)附件（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格書、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、會議紀(jì)要等，作為合同補(bǔ)充依據(jù)）。提交方式：將上述材料通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下流程提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門初審審核主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（或分管領(lǐng)導(dǎo)）。審核重點(diǎn)：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款等是否與前期溝通一致；對方主體資質(zhì)是否齊全（如經(jīng)營范圍、履約能力、信用記錄等）；附件資料是否完整，與合同條款是否匹配；部門預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)（如涉及預(yù)算支出）。輸出結(jié)果：審核通過：簽署意見后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（法務(wù)審核或財(cái)務(wù)審核）；審核不通過：注明修改意見，退回經(jīng)辦人*調(diào)整后重新提交。（三）法務(wù)審核審核主體：法務(wù)專員（或外聘法律顧問）。審核重點(diǎn)：合同主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)委托是否有效；合同條款是否合法合規(guī)（如違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，或損害企業(yè)利益）；權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行；爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否約定清晰，管轄地是否對企業(yè)有利；專業(yè)術(shù)語使用是否準(zhǔn)確，是否存在歧義條款。輸出結(jié)果：審核通過：簽署意見后流轉(zhuǎn)至管理層審批；審核不通過：出具《法務(wù)審核意見書》，列明具體修改條款，退回經(jīng)辦人或部門負(fù)責(zé)人調(diào)整。（四）財(cái)務(wù)審核（如涉及價(jià)款/支付條款）審核主體：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（或成本會計(jì)）。審核重點(diǎn)：價(jià)款/報(bào)酬計(jì)算是否準(zhǔn)確，是否符合企業(yè)定價(jià)策略或市場價(jià)格；付款方式、節(jié)點(diǎn)、票據(jù)要求（如發(fā)票類型）是否合理，是否符合財(cái)務(wù)制度；涉及保證金、質(zhì)保金、違約金等條款是否合規(guī)，資金風(fēng)險(xiǎn)是否可控；合同金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算部分是否履行了預(yù)算調(diào)整流程。輸出結(jié)果：審核通過：簽署意見后流轉(zhuǎn)至管理層審批；審核不通過：注明財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議，退回調(diào)整。（五）管理層審批審批主體：根據(jù)合同金額/類型分級審批，例如：10萬元（含）以下：部門負(fù)責(zé)人與分管副總雙簽；10萬-50萬元（含）：分管副總審核，總經(jīng)理審批；50萬元以上：總經(jīng)理辦公會集體審議，董事長（或法定代表人）最終審批。審批重點(diǎn)：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及年度經(jīng)營目標(biāo)；涉及重大合作、長期合作或高風(fēng)險(xiǎn)條款時(shí)，評估企業(yè)投入產(chǎn)出比及潛在風(fēng)險(xiǎn)；審批流程是否完整，各環(huán)節(jié)審核意見是否落實(shí)。輸出結(jié)果：審批通過：簽署最終審批意見，流轉(zhuǎn)至用印環(huán)節(jié)；審批不通過：明確退回原因，終止流程或要求重新修訂。（六）用印與合同簽署用印申請：經(jīng)辦人*憑已審批的《合同審批單》及最終版合同，填寫《用印申請表》，提交至行政部（或綜合管理部）。用印審核：行政專員*核對審批流程完整性、合同版本是否為最終審批版、用印份數(shù)是否符合規(guī)定（如正本1份、副本2份）。用印執(zhí)行：經(jīng)審核無誤后，加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴(yán)禁蓋部門章或空白章），并在《用印登記表》中記錄用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。合同簽署：用印后，由經(jīng)辦人或授權(quán)代表與對方簽署合同，保證雙方簽字/蓋章齊全、簽署日期一致，并妥善保管正本合同。（七）合同履行與歸檔準(zhǔn)備履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行過程管理，按約定節(jié)點(diǎn)跟進(jìn)交付、驗(yàn)收、付款等事宜，記錄履行情況（如《合同履行跟蹤表》）。資料整理：合同履行完畢后，經(jīng)辦人*收集整理相關(guān)資料，包括：合同正本及副本（原件）；審批流程文件（《合同審批單》、各環(huán)節(jié)審核意見、法務(wù)審核意見書等）；簽署附件（如補(bǔ)充協(xié)議、變更確認(rèn)書、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等）；對方主體資質(zhì)證明復(fù)印件（加蓋公章）。（八）歸檔管理歸檔主體：行政部（或檔案管理部門*）負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔，業(yè)務(wù)部門配合提交資料。歸檔要求：電子歸檔：通過企業(yè)檔案管理系統(tǒng)掃描件（PDF格式），命名規(guī)則為“合同編號-合同名稱-簽約年份”，如“CG2024001-采購合同-2024”；紙質(zhì)歸檔：將合同正本、審批文件、附件等按順序整理，使用檔案袋封裝，標(biāo)注“合同編號”“合同名稱”“歸檔日期”“保管部門”，并登記《合同歸檔登記表》。歸檔分類：按合同類型（采購/服務(wù)/人事等）、年度-季度順序編號，例如采購合同編號為“CG-年份-季度-序號”（CG-2024-01-001）。保管期限：根據(jù)合同類型及法規(guī)要求確定，例如：采購/服務(wù)合同：保管期限至合同履行完畢后10年；人事協(xié)議（勞動合同、保密協(xié)議）：保管期限至員工離職后5年；重大合作合同（如戰(zhàn)略協(xié)議）：保管期限長期。三、配套工具表格模板表1：合同審批流程表流程節(jié)點(diǎn)責(zé)任人審核意見/審批意見簽署日期備注（如修改要求）合同發(fā)起經(jīng)辦人*-2024–提交草案及附件部門初審部門負(fù)責(zé)人*需補(bǔ)充對方資質(zhì)證明2024–已補(bǔ)充法務(wù)審核法務(wù)專員*條款第5條需修改2024–修改完畢財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人*付款節(jié)點(diǎn)合理2024–-管理層審批總經(jīng)理*同意簽署2024–-用印登記行政專員*已蓋合同專用章2024–正本1份、副本2份表2：合同歸檔登記表合同編號合同名稱合同類型簽約方簽約日期金額（元）歸檔日期存放位置（檔案柜編號）保管人備注（如是否履行完畢）CG2024001設(shè)備采購合同采購科技有限公司2024–50,0002024–A-01-03檔案管理員*已驗(yàn)收付款RZ2024005勞動合同人事張*2024–-2024–B-02-01人事專員*在職表3：合同臺賬（年度匯總）序號合同編號合同名稱類型對方主體簽約日期生效日期到期日期金額（元）審批狀態(tài)歸檔狀態(tài)履行狀態(tài)1CG2024001設(shè)備采購合同采購科技2024–2024–2024–50,000已審批已歸檔已履行完畢2FW2024002IT服務(wù)外包合同服務(wù)信息公司2024–2024–2025–200,000已審批已歸檔履行中四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)主體資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)：簽約前必須核實(shí)對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)原件，避免與無簽約主體資格的單位或個(gè)人簽訂合同，必要時(shí)通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢信用記錄。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：合同核心條款（標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等）不得遺漏，法務(wù)審核需重點(diǎn)檢查條款歧義、權(quán)利義務(wù)不對等問題，避免后續(xù)履行糾紛。審批時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)：各環(huán)節(jié)審核人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（特殊情況除外），流程超時(shí)3個(gè)工作日未處理時(shí)，發(fā)起人可向上一級負(fù)責(zé)人反饋，避免延誤業(yè)務(wù)。用印安全風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同或非合同文本上加蓋公章，用印前需核對審批流