學生管理干事學生檔案管理規(guī)范學生檔案是記錄學生個人成長軌跡、學業(yè)成就、思想表現(xiàn)及各類評優(yōu)評獎等關鍵信息的綜合性文件，具有極高的保密性和規(guī)范性要求。學生管理干事作為檔案管理的直接執(zhí)行者，必須嚴格遵循相關法律法規(guī)及學校規(guī)章制度，確保檔案的真實性、完整性、安全性和有效性。本規(guī)范旨在明確學生檔案管理的工作流程、責任分工、保管要求及使用規(guī)范，以提升管理效能，保障學生權益。一、檔案管理的基本原則1.合法性原則檔案管理必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》《教育檔案工作條例》等法律法規(guī)，確保所有操作符合法律要求，檔案內容真實合法，來源可靠。2.完整性原則檔案材料應全面反映學生的在校表現(xiàn)，包括入學登記、學籍異動、成績單、獎懲記錄、社會實踐、畢業(yè)材料等，不得缺漏關鍵信息。3.保密性原則檔案涉及學生個人隱私，管理干事需嚴格執(zhí)行保密制度，嚴格控制查閱權限，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則檔案格式、分類、編號、裝訂等需統(tǒng)一規(guī)范，符合檔案管理標準，便于長期保存和查閱。5.時效性原則檔案材料應及時收集、整理和歸檔，避免積壓，確保信息更新及時。二、檔案管理的主要職責學生管理干事在學生檔案管理中承擔核心職責，主要包括：1.檔案收集與整理-負責收集學生入學、學籍、成績、獎懲、畢業(yè)等各階段形成的檔案材料，確保材料齊全、準確。-對收集的材料進行初步審核，剔除無效或重復內容，保證檔案質量。2.檔案分類與編號-按照學校檔案管理分類標準，對學生檔案進行科學分類，如學籍檔案、成績檔案、獎懲檔案等。-統(tǒng)一編號，建立檔案目錄，方便檢索。3.檔案保管與安全-選擇符合檔案保管要求的場所，確保檔案存放環(huán)境干燥、防潮、防火、防盜。-定期檢查檔案狀況，對破損或褪色的材料進行修復或復制。4.檔案查閱與借閱-嚴格審批檔案查閱申請，僅限授權人員或經學生本人書面同意后方可查閱。-借閱檔案需登記審批，并限期歸還，防止檔案遺失或損壞。5.檔案數(shù)字化管理-推進檔案數(shù)字化，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高查閱效率，同時確保數(shù)據(jù)安全。-定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。6.檔案銷毀管理-對達到保管期限的檔案，按規(guī)定程序進行鑒定和銷毀，并做好銷毀記錄。三、檔案管理的工作流程1.檔案收集階段-每學期開學后，向各院系、班級及相關部門（如教務處、學生處）收集學生檔案材料。-重點收集以下材料：-入學登記表、體檢報告、戶口遷移證明等；-學籍異動申請、休學、復學、轉專業(yè)等證明材料；-成績單、考試資格審核表等；-獎學金、榮譽稱號、違紀處分等證明材料；-社會實踐、志愿服務等經歷證明；-畢業(yè)論文、學位申請、畢業(yè)登記表等。2.檔案整理階段-對收集的材料進行分類，按檔案編號規(guī)則進行編號，并錄入檔案目錄。-對紙質檔案進行裝訂，確保檔案平整、無折損，封面注明學生姓名、學號、檔案類型及日期。3.檔案入庫階段-將整理好的檔案存放至檔案柜或檔案室，按編號順序排列，方便查找。-建立檔案入庫清單，記錄檔案存放位置及數(shù)量。4.檔案查閱階段-受理檔案查閱申請，審核申請人的身份及查閱目的，簽署審批意見。-在指定場所提供檔案查閱服務，并監(jiān)督查閱過程，防止涂改或損壞。-查閱完畢后，核對檔案完整性，并做好查閱記錄。5.檔案銷毀階段-每年定期對檔案保管期限進行鑒定，對達到銷毀條件的檔案編制銷毀清冊。-銷毀前，組織相關人員進行集體審核，確保無遺漏重要材料。-銷毀時，指定專人監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀，并記錄銷毀過程。四、檔案管理的監(jiān)督與考核1.內部監(jiān)督-學生處定期組織檔案管理培訓，提升管理干事的業(yè)務能力。-設立檔案管理檢查機制，不定期抽查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.外部監(jiān)督-接受上級教育主管部門的檔案工作檢查，確保檔案管理符合規(guī)范要求。-鼓勵師生對檔案管理工作提出意見建議，持續(xù)改進工作。3.考核機制-將檔案管理工作納入學生管理干事的績效考核，明確獎懲標準。-對檔案管理優(yōu)秀者給予表彰，對存在失職行為者進行問責。五、特殊情況的處理1.檔案遺失處理-如發(fā)現(xiàn)檔案遺失，應立即啟動應急預案，聯(lián)系相關部門及學生本人補充材料。-對遺失原因進行調查，視情況追究相關責任。2.檔案爭議處理-如學生對檔案內容有異議，應組織核實，必要時請第三方機構介入。-調查結果需書面通知學生，并記錄處理過程。3.突發(fā)事件應對-如遭遇火災、水災等突發(fā)事件，應優(yōu)先保護檔案安全，并及時上報。-恢復秩序后，對受損檔案進行評估，采取