企業(yè)管理-公司簽約流程SOP一、適用范圍與核心目標適用范圍業(yè)務(wù)類型：涵蓋銷售合同、采購合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、勞動合同等公司各類對外及對內(nèi)合同；簽約場景：新合同簽訂、合同變更（補充協(xié)議）、合同續(xù)簽，適用于公司各業(yè)務(wù)部門（銷售部、采購部、行政部等）與外部合作方（客戶、供應(yīng)商、服務(wù)商）或內(nèi)部員工的簽約場景。核心目標風險管控：通過多環(huán)節(jié)評審，確保合同條款合法合規(guī)、權(quán)責清晰，避免因條款漏洞導(dǎo)致法律糾紛或經(jīng)濟損失；效率提升：明確各環(huán)節(jié)時限與責任主體，減少流程卡頓，確保簽約高效推進；規(guī)范管理：實現(xiàn)合同從起草到歸檔的全生命周期標準化，便于后續(xù)履約跟蹤與審計追溯。二、簽約前準備（簽約發(fā)起前1-3個工作日）（一）需求確認與合作方資質(zhì)核查業(yè)務(wù)需求明確發(fā)起部門（如銷售部、采購部）需梳理簽約核心需求：明確合同標的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量）、價格（單價、總價、付款方式）、履約期限（交付/服務(wù)起止時間）、質(zhì)量標準（驗收要求）等關(guān)鍵要素，形成《合同需求確認表》，經(jīng)部門負責人簽字確認。示例：采購部需采購一批辦公設(shè)備，需在《需求確認表》中注明“筆記本電腦10臺，型號XX，單價5000元，總價5萬元，交貨時間15日內(nèi)，驗收標準為全新未拆封、符合國家3C認證”。合作方資質(zhì)核查外部合作方：企業(yè)類：要求提供營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍涵蓋合作業(yè)務(wù)）、法定代表人身份證復(fù)印件、相關(guān)資質(zhì)證書（如特殊行業(yè)需提供許可證，如建筑行業(yè)需資質(zhì)證書）；若合作方為代理商，需提供授權(quán)委托書（證明其有權(quán)代表原廠簽約）。個人類（如個體工商戶、服務(wù)提供者）：需提供身份證復(fù)印件、個體工商戶營業(yè)執(zhí)照（如有）。內(nèi)部員工（勞動合同）：核查身份證、學(xué)歷證明、離職證明（確保無競業(yè)限制或勞動關(guān)系糾紛）。核查方式：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)是否存在經(jīng)營異常、失信記錄；對高風險合作（如大額合同、長期合作），可委托第三方機構(gòu)進行背景調(diào)查。（二）合同模板選擇與基礎(chǔ)信息整理模板選擇優(yōu)先級優(yōu)先使用公司標準合同模板（由法務(wù)部制定，已規(guī)避常見風險），如銷售合同用《公司標準銷售合同模板V2.0》；無標準模板時，可參考行業(yè)通用模板，但需經(jīng)法務(wù)部審核修改；合作方提供模板時，需重點審查是否存在“霸王條款”（如單方面免除對方責任、加重我方義務(wù)），原則上不直接使用未經(jīng)審核的合作方模板?；A(chǔ)信息整理整理合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼（企業(yè)）/身份證號（個人）、地址、聯(lián)系方式、銀行賬戶信息（用于付款/收款）；公司方信息需使用全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址（與營業(yè)執(zhí)照一致），確保合同雙方信息準確無誤（避免因名稱錯誤導(dǎo)致合同無效或收款困難）。三、合同起草與評審（3-5個工作日）（一）合同起草（發(fā)起部門負責，1-2個工作日）起草要求按模板填寫關(guān)鍵信息，確保條款表述清晰、無歧義，核心要素（標的、價格、期限、權(quán)責）完整，避免使用“大概”“盡可能”等模糊表述；涉及金額的條款需同時注明大寫與小寫（如“合同總價人民幣伍萬元整（￥50,000.00）”），避免篡改風險；違約責任條款需明確：如逾期交貨/付款的違約金比例（建議按日計算，不超過合同總價的30%，符合法律規(guī)定）、質(zhì)量不合格的處理方式（如退貨、返工、賠償損失）。初稿確認發(fā)起部門完成合同初稿后，與合作方溝通確認核心條款（如價格、期限），形成《合同初稿溝通記錄》（注明溝通時間、參與人、達成一致的條款），避免后續(xù)因條款分歧導(dǎo)致評審反復(fù)。（二）多部門評審（2-3個工作日，按“發(fā)起部門→法務(wù)部→財務(wù)部→相關(guān)部門”順序）評審部門職責與重點評審部門核心職責評審重點發(fā)起部門確認業(yè)務(wù)條款符合需求，協(xié)調(diào)合作方溝通標的、價格、期限、驗收標準是否與《需求確認表》一致法務(wù)部審核合同合法性、合規(guī)性，規(guī)避法律風險條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)；權(quán)責是否對等；違約責任、爭議解決方式（建議約定“甲方所在地人民法院管轄”）是否合理財務(wù)部審核財務(wù)相關(guān)條款，評估資金風險付款方式（如預(yù)付款比例、付款周期）是否符合公司財務(wù)制度；發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票時間是否明確；收款賬戶信息是否準確相關(guān)部門按業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性參與評審（如采購合同需倉儲部評審交貨與倉儲銜接，服務(wù)合同需運維部評審服務(wù)落地）倉儲部：審核交貨時間是否匹配倉儲容量；運維部：審核服務(wù)響應(yīng)時間、技術(shù)支持條款是否滿足需求評審流程與記錄發(fā)起部門通過公司OA系統(tǒng)發(fā)起“合同評審流程”，上傳《合同初稿》《需求確認表》《合作方資質(zhì)文件》，指定評審部門及評審人，設(shè)置評審時限（每個部門1-2個工作日）。評審人需在時限內(nèi)完成評審：無異議則在系統(tǒng)中“通過”；有異議需填寫《合同評審意見表》，注明修改建議（如“法務(wù)部建議：將違約金比例從日0.5%調(diào)整為日0.05%，避免超過法定上限”），反饋至發(fā)起部門。發(fā)起部門根據(jù)評審意見修改合同，修改后重新提交評審，直至所有部門通過（原則上評審次數(shù)不超過3次，避免拖延）。四、合同簽署與用印（1-2個工作日）（一）最終版合同確認發(fā)起部門將通過評審的合同最終版發(fā)送給合作方，確認無異議后，打印紙質(zhì)版（正本通常一式兩份或三份，雙方各執(zhí)一份，如需備案則多一份，如勞動合同需給員工一份），確保打印清晰、無涂改（如有修改需雙方在修改處簽字蓋章確認）。公司內(nèi)部需填寫《合同簽署申請單》，注明合同名稱、合作方、合同金額、簽署份數(shù)、發(fā)起部門、申請日期，經(jīng)部門負責人、法務(wù)部負責人、財務(wù)負責人簽字審批（大額合同或重大合作需總經(jīng)理簽字）。（二）簽署規(guī)范公司方簽署簽字：法定代表人或授權(quán)代理人簽字（授權(quán)代理人需持有《授權(quán)委托書》，注明授權(quán)范圍“僅限簽署XX合同”、授權(quán)期限，需法定代表人簽字并加蓋公司公章）；蓋章：在合同指定蓋章處加蓋公司公章（需清晰完整，覆蓋“簽字蓋章頁”的“公司名稱”處，避免蓋在空白處）；日期：簽署日期需填寫實際簽署當天日期，避免提前或延后填寫（避免因日期問題影響合同生效時間）。合作方簽署企業(yè)類：需法定代表人或授權(quán)代理人簽字（核對授權(quán)委托書真實性），加蓋公司公章或合同專用章（確保與營業(yè)執(zhí)照名稱一致）；個人類：需本人簽字并按手印（指紋需清晰，覆蓋簽字處）；簽署后核查：確認合作方簽字蓋章完整，信息與資質(zhì)文件一致（如公章名稱與營業(yè)執(zhí)照全稱一致），避免“假章”“代簽”風險（可要求合作方提供簽署過程照片或視頻，高風險合同可現(xiàn)場見證簽署）。電子合同簽署（可選）使用公司認可的電子簽約平臺（如法大大、e簽寶），確保電子簽名符合《電子簽名法》要求（具備不可篡改、可追溯性）；流程：發(fā)起部門在平臺上傳合同最終版，填寫合作方手機號/郵箱，發(fā)送簽署邀請；合作方完成實名認證后簽署電子簽名；簽署完成后，平臺生成帶有時間戳的電子合同，雙方可下載保存，法律效力與紙質(zhì)合同一致。（三）用印登記與合同分發(fā)用印登記行政部（或負責用印的部門）憑審批通過的《合同簽署申請單》用印，在《用印登記表》中記錄合同名稱、用印日期、用印份數(shù)、申請人、審批人，留存《申請單》復(fù)印件備查（避免無審批用印）。合同分發(fā)紙質(zhì)合同：正本按約定分發(fā)，如“公司留存1份（行政部歸檔）、合作方1份（郵寄或當面交付，需對方出具《合同簽收單》）、發(fā)起部門留存1份（用于履約跟蹤）”；電子合同：通過郵件發(fā)送給合作方，同時在公司電子檔案系統(tǒng)中存檔，確保雙方可隨時查閱。注意事項：郵寄紙質(zhì)合同時使用EMS或順豐（可跟蹤物流），在快遞單上注明“XX合同正本1份，請勿折疊”，保留快遞底單作為交付憑證。五、合同歸檔與履約跟蹤（長期）（一）合同歸檔（簽署后1個工作日內(nèi)）紙質(zhì)合同歸檔行政部負責歸檔，按“年度-業(yè)務(wù)類型-合同編號”分類存放（如“202X年-銷售合同-XX客戶-001號”），存放于帶鎖檔案柜，建立《合同歸檔臺賬》（記錄合同編號、名稱、合作方、簽署日期、有效期、歸檔位置），便于查詢。歸檔材料需完整：包括合同正本、《需求確認表》《評審意見表》《簽署申請單》《用印登記表》《合作方資質(zhì)文件》《合同簽收單》（如有）。電子合同歸檔在公司電子檔案系統(tǒng)中創(chuàng)建對應(yīng)文件夾，上傳電子合同PDF版及所有相關(guān)附件，設(shè)置訪問權(quán)限（如發(fā)起部門可查看，其他部門需審批后查看），確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。（二）履約跟蹤（發(fā)起部門負責，直至合同終止）履約計劃制定發(fā)起部門根據(jù)合同條款，制定《合同履約跟蹤表》，明確關(guān)鍵履約節(jié)點（如付款時間、交貨時間、驗收時間、服務(wù)節(jié)點），指定責任人，設(shè)置節(jié)點提醒（如提前3天提醒付款）。示例：銷售合同履約表需注明“預(yù)付款30%（簽約后5日內(nèi)支付）、交貨時間（付款后15日內(nèi)）、驗收時間（交貨后3日內(nèi)）、尾款70%（驗收合格后10日內(nèi)支付）”。履約跟蹤與異常處理日常跟蹤：責任人按《履約跟蹤表》監(jiān)控進度，每完成一個節(jié)點在表中記錄（如“已付款30%，付款憑證編號XXX”）；若出現(xiàn)異常（如合作方逾期交貨），需立即溝通了解原因，記錄《履約異常溝通記錄》，并向部門負責人匯報。異常處理：輕微異常（如逾期1-2天）：溝通后合作方承諾整改，繼續(xù)跟蹤；嚴重異常（如逾期超約定時間、質(zhì)量不合格）：啟動違約處理流程，向法務(wù)部咨詢，按合同約定發(fā)送《違約通知書》，要求對方承擔違約責任（如支付違約金、賠償損失），必要時通過法律途徑解決。合同終止與歸檔更新合同正常履行完畢（如所有款項結(jié)清、服務(wù)完成）后，發(fā)起部門填寫《合同履約完成確認表》，經(jīng)合作方確認后，更新《履約跟蹤表》為“已完成”，并將確認表歸檔至行政部；合同提前終止（如協(xié)商解除、違約解除）時，需簽署《合同解除協(xié)議》，明確解除原因、后續(xù)責任（如退款、賠償），按正常簽約流程評審簽署后，與原合同一并歸檔。六、特殊場景處理（爭議與異常情況）合同修改與補充已簽署合同需修改條款（如變更價格、延長履約期限）時，需簽署《補充協(xié)議》，補充協(xié)議內(nèi)容需明確“原合同編號、修改條款、生效時間”，按完整簽約流程（需求確認→評審→簽署→歸檔）執(zhí)行，避免口頭修改。合同糾紛處理出現(xiàn)糾紛時，發(fā)起部門需收集所有證據(jù)（合同、履約記錄、溝通記錄、違約證據(jù)），提交法務(wù)部，由法務(wù)部評估糾紛性質(zhì)（如是否屬于合同約定的爭議情形），制定處理方案（協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟）；協(xié)商解決時，需簽署《糾紛和解協(xié)議》；通過仲裁或訴訟解決時，法務(wù)部負責準備材料，發(fā)起部門配合提供證據(jù)，確保糾紛處理符合法律規(guī)定，最大程度降低公司損失。大額/重大合同特殊要求大額合同（如金額超100萬元）或重大合作（如長期戰(zhàn)略合作）：需增加“管理層評審”環(huán)節(jié)（如總經(jīng)理辦公會審議），必要時邀請外部律師參與評審；簽署時需法定代表人親自簽字，避免授權(quán)代理人簽署；涉外合同（如合作方為境外企業(yè)）：需法務(wù)部審核是否符合國際公約、境外法律要求，確認爭議解決方式（如選擇國際仲裁機構(gòu)），并由專業(yè)機構(gòu)翻譯合同（確保中外文版本一致）。七、關(guān)鍵風險控制點（避免簽約風險）資質(zhì)核查不充分風險：避免與“失信企業(yè)”“無資質(zhì)企業(yè)”合作，核查時需通過官方渠道驗證，高風險合作需第三方背調(diào)；條款模糊風險：核心條款（標的、價格、權(quán)責、違約）需明確無歧義，法務(wù)部評審時重點排查模糊表述，避免“約定不明”導(dǎo)致后續(xù)糾紛；評審流程缺失風險：嚴禁未經(jīng)評審直接簽約，尤其是非標準模板合同，需確保所有相關(guān)部門參與評審，避免因部門遺漏導(dǎo)致風險（如財務(wù)部未評審付款條款，導(dǎo)致付款不符合財務(wù)制度）；用印不規(guī)范風險：嚴格按審批流程用印，禁止“先蓋章后審批”“無審批蓋章”，用印后需核對蓋章位置與清晰度，避免因用印問題導(dǎo)致合同無效；履約跟蹤缺失風險：避免“簽后不管”，發(fā)起部門需指定專人跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)異常，