采購流程與合同管理工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具模板適用于各級國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織（以下統(tǒng)稱“采購人”）的采購活動全流程管理，同時為采購代理機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商參與采購項(xiàng)目提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。典型應(yīng)用場景包括：年度采購計(jì)劃編制：采購人根據(jù)工作需求，匯總形成年度采購預(yù)算及計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目、金額、方式等核心要素。采購項(xiàng)目實(shí)施：從采購需求確認(rèn)、采購方式選擇到招標(biāo)文件編制、開評標(biāo)、結(jié)果公示的全流程操作，保證合規(guī)高效。合同簽訂與履約管理：采購人與供應(yīng)商簽訂合同后，履行合同約定的供貨、服務(wù)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，處理變更、終止等特殊情況。檔案管理與爭議解決：采購全過程文件歸檔，以及因合同履行產(chǎn)生的糾紛處理，保障采購活動可追溯、可監(jiān)管。二、采購全流程操作步驟詳解（一）前期準(zhǔn)備階段：采購計(jì)劃與需求確認(rèn)編制年度采購計(jì)劃操作內(nèi)容：采購人根據(jù)部門職能和年度工作目標(biāo)，梳理下一年度采購項(xiàng)目，填寫《采購年度計(jì)劃表》（見表1），明確項(xiàng)目名稱、預(yù)算金額、資金來源、采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)等）、預(yù)計(jì)實(shí)施時間等信息。責(zé)任方：采購人財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門。輸出成果：《采購年度計(jì)劃表》（需經(jīng)單位內(nèi)部審批，金額較大項(xiàng)目需報(bào)同級財(cái)政部門備案）。確認(rèn)采購需求與技術(shù)參數(shù)操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門牽頭，會同財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門，明確采購項(xiàng)目的標(biāo)的名稱、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)格、交付時間、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等需求，形成《采購需求確認(rèn)書》（見表2）。注意事項(xiàng)：技術(shù)參數(shù)需體現(xiàn)“公平性”，不得存在傾向性或排他性條款（如指定品牌、型號），避免后續(xù)質(zhì)疑投訴。（二）采購實(shí)施階段：方式選擇與招標(biāo)管理確定采購方式并履行審批操作內(nèi)容：根據(jù)《采購法》及其實(shí)施條例，結(jié)合項(xiàng)目金額、緊急程度等因素選擇采購方式。例如：公開招標(biāo)：單項(xiàng)或年度批量預(yù)算達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)（通常為200萬元貨物/服務(wù)，400萬元工程）；邀請招標(biāo)：符合特殊性要求（只能從有限范圍采購）或采用公開招標(biāo)方式費(fèi)用占預(yù)算比例過大。填寫《采購方式審批表》（見表3），報(bào)同級財(cái)政部門審批（或采購人內(nèi)控審批）。責(zé)任方：采購人采購部門、財(cái)務(wù)部門。編制招標(biāo)文件并備案操作內(nèi)容：采購人或委托的采購代理機(jī)構(gòu)根據(jù)采購需求編制招標(biāo)文件，包含采購項(xiàng)目基本概況、投標(biāo)人資格要求、技術(shù)參數(shù)、評標(biāo)辦法、合同條款、投標(biāo)保證金要求等。采用資格預(yù)審的，需同時編制《資格預(yù)審文件》。注意事項(xiàng)：招標(biāo)文件需在“中國采購網(wǎng)”或省級采購網(wǎng)發(fā)布，發(fā)布時間不少于5個工作日；涉及專利、專有技術(shù)的，需提供相關(guān)證明材料并在招標(biāo)文件中明確。組織開評標(biāo)活動操作內(nèi)容：（1）組建評標(biāo)委員會：由采購人代表和technical、經(jīng)濟(jì)等專家組成，專家人數(shù)占比不少于2/3，專家從采購專家?guī)祀S機(jī)抽取；（2）開標(biāo)：在投標(biāo)截止時間同一時間公開開標(biāo)，檢查投標(biāo)文件密封情況，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)等；（3）評標(biāo)：按照招標(biāo)文件載明的評標(biāo)辦法（如最低評標(biāo)價(jià)法、綜合評分法）對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，出具《評標(biāo)報(bào)告》（見表4），推薦中標(biāo)候選人1-3名。注意事項(xiàng)：評標(biāo)過程需全程錄音錄像，評標(biāo)報(bào)告需由全體評標(biāo)委員簽字確認(rèn)。（三）結(jié)果公示與合同簽訂階段中標(biāo)結(jié)果公示與備案操作內(nèi)容：采購人在中標(biāo)候選人確定后，將中標(biāo)結(jié)果在采購公告發(fā)布媒介公示，公示期不少于1個工作日。公示無異議后，填寫《中標(biāo)結(jié)果備案表》（見表5），報(bào)同級財(cái)政部門備案。合同談判與簽訂操作內(nèi)容：采購人與中標(biāo)人就合同條款（如供貨范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等）進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂書面合同。使用財(cái)政部門制定的《采購合同標(biāo)準(zhǔn)文本》（見表6），明確雙方權(quán)利義務(wù)。注意事項(xiàng)：合同簽訂時間：自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)；合同金額：不得超過中標(biāo)金額，分批次采購的，累計(jì)金額不得超過合同約定總額。（四）履約驗(yàn)收與合同管理階段履約驗(yàn)收操作內(nèi)容：采購人按照合同約定，組織驗(yàn)收小組（可邀請第三方機(jī)構(gòu)參與）對供應(yīng)商履約情況進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)核對標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。驗(yàn)收合格后，出具《履約驗(yàn)收報(bào)告》（見表7），作為付款依據(jù)。注意事項(xiàng)：驗(yàn)收小組成員人數(shù)為3人以上單數(shù)，與供應(yīng)商存在利害關(guān)系的需回避。合同變更與終止操作內(nèi)容：（1）變更：因政策調(diào)整、不可抗力等原因需變更合同的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂《采購合同變更協(xié)議》（見表8），報(bào)財(cái)政部門備案；（2）終止：符合法定終止情形（如供應(yīng)商違約、采購項(xiàng)目取消）的，需終止合同并出具《采購合同終止通知書》（見表9），明確責(zé)任劃分及后續(xù)處理方案。資金支付與檔案歸檔操作內(nèi)容：采購人憑《履約驗(yàn)收報(bào)告》、發(fā)票等憑證，按照合同約定支付資金。采購全過程文件（計(jì)劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、合同、驗(yàn)收報(bào)告等）整理歸檔，保存期限不少于15年。三、常用管理表格模板及填寫說明表1：采購年度計(jì)劃表項(xiàng)目名稱預(yù)算金額（萬元）資金來源采購方式預(yù)計(jì)采購時間負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式備注市局辦公設(shè)備采購100財(cái)政撥款公開招標(biāo)2024年6月*138含電腦50臺填寫說明：“項(xiàng)目名稱”需規(guī)范，體現(xiàn)采購標(biāo)的；“采購方式”需符合《采購法》規(guī)定；“預(yù)計(jì)采購時間”應(yīng)合理，保證與預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度匹配。表2：采購需求確認(rèn)書項(xiàng)目名稱采購標(biāo)的需求描述（數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等）交付時間驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)提出部門確認(rèn)人日期市局信息化系統(tǒng)升級軟件開發(fā)服務(wù)開發(fā)OA系統(tǒng)1套，支持移動端，用戶數(shù)≥2002024年9月《軟件開發(fā)規(guī)范》（GB/T8566）辦公室*2024-03-15填寫說明：“需求描述”需明確、可量化，避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”）；“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”需引用國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，或雙方約定的具體指標(biāo)。表3：采購方式審批表項(xiàng)目名稱預(yù)算金額（萬元）擬采購方式申請理由（附證明材料）采購人意見財(cái)政部門審批意見市局專用設(shè)備采購50邀請招標(biāo)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜，僅3家供應(yīng)商具備資質(zhì)同意采用邀請招標(biāo)符合規(guī)定，予以備案填寫說明：“申請理由”需說明為何不適用公開招標(biāo)，并提供佐證材料（如供應(yīng)商資質(zhì)證明、專家意見等）。表4：評標(biāo)報(bào)告項(xiàng)目名稱評標(biāo)委員會成員評標(biāo)時間評標(biāo)地點(diǎn)中標(biāo)候選人排名及得分市局辦公設(shè)備采購（采購人代表）、、、（專家）、*（專家）2024-05-20*市公共資源交易中心第一名：公司，95分；第二名：公司，92分填寫說明：評標(biāo)報(bào)告需附《評標(biāo)打分表》《廢標(biāo)情況說明》等附件；專家信息需匿名處理，僅注明“專家X號”。表5：中標(biāo)結(jié)果備案表項(xiàng)目名稱中標(biāo)供應(yīng)商中標(biāo)金額（萬元）中標(biāo)標(biāo)的公示時間備案意見市局辦公設(shè)備采購*科技有限公司98辦公設(shè)備一批2024-05-25已備案，編號：*填寫說明：“備案意見”由財(cái)政部門填寫，注明“同意備案”或“不予備案及理由”。表6：采購合同（部分核心條款）合同編號簽訂日期采購人供應(yīng)商*-CG-2024-0012024-06-01市局*科技有限公司核心條款：（1）供貨要求：供應(yīng)商于2024年7月1日前交付所有設(shè)備，運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)商承擔(dān)；（2）驗(yàn)收：設(shè)備安裝調(diào)試完畢后7日內(nèi)，采購人組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后簽署《驗(yàn)收確認(rèn)書》；（3）付款：驗(yàn)收合格后30日內(nèi)，采購人支付合同金額的90%，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付剩余10%。表7：履約驗(yàn)收報(bào)告項(xiàng)目名稱驗(yàn)收時間驗(yàn)收小組驗(yàn)收結(jié)論（合格/不合格）不合格事項(xiàng)及整改要求市局辦公設(shè)備采購2024-07-10、、*（第三方機(jī)構(gòu)）合格無填寫說明：驗(yàn)收結(jié)論需明確“合格”或“不合格”；不合格的，需注明整改期限及復(fù)驗(yàn)流程。表8：采購合同變更協(xié)議原合同編號變更內(nèi)容變更原因變更后金額（萬元）雙方簽字（采購人/供應(yīng)商）*-CG-2024-001交付時間延長至2024年8月15日供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備延期98（不變）（采購人）/（供應(yīng)商）填寫說明：變更內(nèi)容需具體，如數(shù)量、金額、時間等；變更原因需合法合規(guī)（如政策調(diào)整、雙方協(xié)商一致）。表9：采購合同終止通知書合同編號終止原因終止日期責(zé)任方后續(xù)處理方案（如退款、賠償）*-CG-2024-002供應(yīng)商未按時交付2024-08-20供應(yīng)商供應(yīng)商退還預(yù)付款20萬元，并支付違約金2萬元填寫說明：終止原因需符合《民法典》《采購法》規(guī)定的合同解除情形；后續(xù)處理方案需明確雙方責(zé)任及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償方式。四、使用過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)：采購方式、招標(biāo)文件內(nèi)容、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等需嚴(yán)格符合《采購法》及其實(shí)施條例，避免因“傾向性”“排他性”條款導(dǎo)致質(zhì)疑投訴；公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)以上的項(xiàng)目，不得化整為零規(guī)避公開招標(biāo)。流程規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)：評標(biāo)專家需從采購專家?guī)祀S機(jī)抽取，不得自行確定；合同簽訂時間不得超過中標(biāo)通知書發(fā)出之日起30日，逾期需報(bào)財(cái)政部門批準(zhǔn)。信息保密風(fēng)險(xiǎn)：采購需求、評標(biāo)過程、中標(biāo)候選人等敏感信息不得提前泄露，避免串標(biāo)、圍標(biāo)行為；采購文件需指定專人保管，借閱需履行登記手續(xù)。履約管理風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收環(huán)節(jié)需嚴(yán)格核對合同約定，避免