高校檔案管理工作制度及流程高校檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的原始記錄，承載著教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的核心信息，既是歷史傳承的載體，也是服務(wù)師生、支撐決策的重要資源。構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作制度與流程，對(duì)于維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性，提升檔案服務(wù)效能具有關(guān)鍵意義。本文結(jié)合高校檔案管理實(shí)踐，從制度體系、流程規(guī)范及保障機(jī)制三方面展開分析，為高校檔案管理工作提供實(shí)用參考。一、高校檔案管理工作制度體系（一）歸檔管理制度歸檔范圍需覆蓋教學(xué)類（招生錄取、學(xué)籍管理、課程建設(shè)、教學(xué)成果等材料）、科研類（科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程記錄、成果鑒定等文件）、行政類（學(xué)校發(fā)文、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、合作協(xié)議等）、基建類（校園建設(shè)規(guī)劃、工程圖紙、竣工驗(yàn)收資料）、設(shè)備類（儀器設(shè)備采購(gòu)、維修、報(bào)廢等檔案）、財(cái)會(huì)類（會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告）、人事類（教職工履歷、職稱評(píng)審、考核獎(jiǎng)懲等）及聲像類（重要活動(dòng)照片、視頻、音頻）等全類別檔案。歸檔時(shí)間采用“定期歸檔+專項(xiàng)補(bǔ)檔”結(jié)合：教學(xué)、行政檔案按學(xué)期/年度歸檔，科研、基建檔案隨項(xiàng)目完結(jié)后3個(gè)月內(nèi)歸檔，人事檔案隨變動(dòng)及時(shí)更新。歸檔要求強(qiáng)調(diào)“雙套制”（紙質(zhì)與電子檔案同步歸檔），電子檔案需符合格式規(guī)范（如PDF、XML），紙質(zhì)檔案需完成立卷、裝訂、編目，確保材料完整、字跡清晰、無(wú)涂改。（二）保管與安全制度檔案保管實(shí)行“分級(jí)保管+特殊載體專管”：紙質(zhì)檔案存放于恒溫恒濕（溫度14-24℃、濕度45%-60%）的專用庫(kù)房，配備防火、防盜、防蟲、防光設(shè)備；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，采用“本地+異地”雙備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)。安全管理細(xì)化為實(shí)體安全（庫(kù)房門禁、監(jiān)控、消防設(shè)施定期檢修）、信息安全（電子檔案加密、訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)，禁止非授權(quán)拷貝）、應(yīng)急管理（制定檔案損毀、泄密應(yīng)急預(yù)案，每學(xué)年開展演練）。（三）利用與保密制度檔案利用遵循“依規(guī)開放+按需服務(wù)”原則：已公開的行政文件、教學(xué)成果等可通過(guò)線上平臺(tái)（如檔案查詢系統(tǒng)）開放查詢；涉密檔案（如人事敏感信息、科研機(jī)密）實(shí)行審批制，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門雙重審批，借閱時(shí)登記用途、期限，逾期催還。保密制度貫穿全流程：歸檔前審核涉密內(nèi)容，保管中標(biāo)識(shí)密級(jí)，利用時(shí)控制知悉范圍，銷毀時(shí)涉密檔案單獨(dú)登記、專人監(jiān)銷。（四）人員與考核制度檔案管理人員需具備專業(yè)資質(zhì)（如檔案專業(yè)背景或崗位培訓(xùn)證書），明確“專人專崗+定期輪崗”機(jī)制，避免長(zhǎng)期單一崗位帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。考核制度將檔案歸檔率、完整率、利用滿意度等指標(biāo)納入部門年度考核，對(duì)優(yōu)秀個(gè)人/部門給予表彰，對(duì)遲交、漏交、損毀檔案的行為追責(zé)。二、檔案管理工作流程規(guī)范（一）收集環(huán)節(jié)：多渠道協(xié)同采集部門移交：各職能部門指定檔案聯(lián)絡(luò)員，按歸檔清單整理材料，填寫《檔案移交登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后移交檔案館。專項(xiàng)征集：針對(duì)重要活動(dòng)（如校慶、學(xué)術(shù)會(huì)議）、離退休人員檔案等，主動(dòng)開展征集，采用上門接收、郵寄回收等方式。個(gè)人捐贈(zèng)：鼓勵(lì)師生捐贈(zèng)具有歷史價(jià)值的個(gè)人檔案（如手稿、照片），簽訂捐贈(zèng)協(xié)議并頒發(fā)證書。（二）整理環(huán)節(jié)：標(biāo)準(zhǔn)化分類編目分類：采用“年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題”或“年度-問(wèn)題-機(jī)構(gòu)”分類法，教學(xué)檔案按“年級(jí)-專業(yè)-課程”細(xì)分，科研檔案按“項(xiàng)目類型-負(fù)責(zé)人-年度”歸類。組卷：將同類材料按時(shí)間或邏輯順序排列，編制卷內(nèi)目錄，填寫案卷封面（含案卷題名、起止時(shí)間、頁(yè)數(shù)）。編目：建立紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，電子檔案同步生成元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、修改時(shí)間、關(guān)鍵詞），實(shí)現(xiàn)“一鍵檢索”。（三）鑒定環(huán)節(jié)：動(dòng)態(tài)評(píng)估價(jià)值每5年開展一次價(jià)值鑒定，由檔案管理部門聯(lián)合教學(xué)、科研等部門專家組成鑒定小組，依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》確定保管期限（永久、30年、10年）。對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀，銷毀過(guò)程全程錄像存檔。（四）保管環(huán)節(jié)：全周期防護(hù)實(shí)體保管：紙質(zhì)檔案上架時(shí)遵循“從上到下、從左到右”順序，定期檢查霉變、蟲蛀情況，每年進(jìn)行一次盤點(diǎn)。電子保管：服務(wù)器每日自動(dòng)備份，每季度遷移至異地存儲(chǔ)，采用區(qū)塊鏈技術(shù)確保電子檔案不可篡改。特殊載體：聲像檔案存于防磁柜，膠片檔案定期轉(zhuǎn)數(shù)字化，實(shí)物檔案（如獎(jiǎng)杯、標(biāo)本）單獨(dú)陳列并建立影像檔案。（五）利用環(huán)節(jié)：多元化服務(wù)線上服務(wù)：開發(fā)“高校檔案云平臺(tái)”，提供檔案查詢、證明開具（如學(xué)歷證明、成績(jī)證明）、在線閱覽（開放類檔案）功能，用戶憑身份認(rèn)證登錄。線下服務(wù)：設(shè)立檔案查閱室，提供原件借閱、復(fù)印服務(wù)，針對(duì)科研團(tuán)隊(duì)、校友等特殊需求，開展“一對(duì)一”定制化服務(wù)（如專題檔案匯編）。編研服務(wù)：結(jié)合校慶、校史研究等需求，編印《校史檔案選編》《科研成果精粹》等專題資料，通過(guò)公眾號(hào)、展覽等形式推廣。（六）數(shù)字化環(huán)節(jié)：傳統(tǒng)與數(shù)字融合掃描加工：對(duì)永久、長(zhǎng)期保管的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，采用高清掃描（分辨率≥300dpi），OCR識(shí)別后生成可檢索文本。系統(tǒng)對(duì)接：檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件“在線歸檔-自動(dòng)分類-實(shí)時(shí)檢索”。數(shù)據(jù)治理：定期清理重復(fù)、失效的電子檔案，更新元數(shù)據(jù)，確保數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案“一一對(duì)應(yīng)、同步更新”。三、保障機(jī)制與優(yōu)化建議（一）組織保障：強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)成立由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開檔案工作會(huì)議，協(xié)調(diào)解決庫(kù)房建設(shè)、經(jīng)費(fèi)投入等問(wèn)題。將檔案工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，明確“數(shù)字檔案館”建設(shè)目標(biāo)。（二）技術(shù)保障：升級(jí)管理系統(tǒng)引入人工智能+大數(shù)據(jù)技術(shù)，開發(fā)檔案智能分類、自動(dòng)標(biāo)引功能，利用自然語(yǔ)言處理實(shí)現(xiàn)模糊查詢（如“查找省級(jí)教學(xué)成果獎(jiǎng)相關(guān)檔案”）。部署區(qū)塊鏈存證系統(tǒng)，確保電子檔案的法律效力。（三）人員保障：專業(yè)化培養(yǎng)建立“校內(nèi)培訓(xùn)+校外研修”機(jī)制，每年組織檔案員參加省級(jí)檔案培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家到校開展“檔案數(shù)字化”“保密管理”專題講座。鼓勵(lì)檔案員參與學(xué)術(shù)研究，發(fā)表檔案管理相關(guān)論文。（四）優(yōu)化建議：?jiǎn)栴}導(dǎo)向改進(jìn)電子檔案安全：針對(duì)勒索病毒風(fēng)險(xiǎn)，部署“離線備份+實(shí)時(shí)監(jiān)控”系統(tǒng)，每周進(jìn)行一次離線備份，每日監(jiān)控服務(wù)器異常訪問(wèn)。跨部門協(xié)同：開發(fā)“檔案移交提醒系統(tǒng)”，自動(dòng)向各部門推送歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)，逾期發(fā)送預(yù)警，提高歸檔效率。服務(wù)創(chuàng)新：結(jié)合“大思政課”建設(shè)，開發(fā)“校史檔案思政資源庫(kù)”，將珍貴檔案轉(zhuǎn)化為教學(xué)素材，服務(wù)立