固定資產(chǎn)管理流程與記錄模板一、適用范圍與典型應用場景二、固定資產(chǎn)管理全流程操作指南1.資產(chǎn)新增入庫目標：規(guī)范新購資產(chǎn)或調入資產(chǎn)的登記流程，保證資產(chǎn)信息準確、手續(xù)完備。操作步驟：步驟1：發(fā)起采購/調入申請使用部門根據(jù)工作需要填寫《固定資產(chǎn)采購申請單》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、預估數(shù)量、用途、預算金額等信息，經(jīng)部門負責人張經(jīng)理審批后提交至資產(chǎn)管理部門（如行政部/后勤部）。步驟2：資產(chǎn)驗收資產(chǎn)到貨后，由資產(chǎn)管理部門組織使用部門、財務部門共同驗收。核對資產(chǎn)實物與采購申請單信息是否一致（如品牌、型號、數(shù)量、配件等），檢查資產(chǎn)是否完好、符合使用要求。驗收合格后，驗收人李主管、使用部門接收人王專員在《固定資產(chǎn)驗收單》簽字確認；若不合格，及時聯(lián)系供應商或相關部門處理。步驟3：信息登記與標簽粘貼資產(chǎn)管理部門根據(jù)《固定資產(chǎn)驗收單》，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息，包括：資產(chǎn)編號（唯一編碼規(guī)則，如“ZC-部門代碼-年份-流水號”）、名稱、規(guī)格型號、購置日期、原值、供應商、使用部門、保管人、存放地點、折舊年限、資產(chǎn)狀態(tài)（在用、閑置等）。《固定資產(chǎn)卡片》，打印并粘貼資產(chǎn)標簽（標簽包含資產(chǎn)編號、名稱、購置日期等信息）。步驟4：財務入賬資產(chǎn)管理部門將《固定資產(chǎn)驗收單》《采購申請單》《發(fā)票復印件》（若有）等資料提交財務部門，財務部門據(jù)此建立固定資產(chǎn)明細賬，進行賬務處理。2.日常使用與維護目標：保障資產(chǎn)正常使用，延長資產(chǎn)壽命，明確使用責任。操作步驟：步驟1：資產(chǎn)領用與保管使用部門指定專人（如保管人趙同事）負責資產(chǎn)日常保管，資產(chǎn)管理部門在系統(tǒng)中更新“保管人”信息。領用人員需簽署《固定資產(chǎn)領用確認書》，明保證管責任。步驟2：日常維護與報修資產(chǎn)使用人發(fā)覺故障或需保養(yǎng)時，填寫《固定資產(chǎn)維修申請單》，說明故障現(xiàn)象、維修需求，提交至資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門評估后聯(lián)系維修方（內(nèi)部維修人員或外部供應商），維修完成后，使用部門在《維修記錄單》簽字確認，資產(chǎn)管理部門更新資產(chǎn)狀態(tài)及維修記錄。步驟3：狀態(tài)變更記錄若資產(chǎn)發(fā)生閑置、封存、啟封等情況，使用部門需及時提交《固定資產(chǎn)狀態(tài)變更申請》，經(jīng)資產(chǎn)管理部門審批后，在系統(tǒng)中更新資產(chǎn)狀態(tài)，并通知財務部門調整折舊計提（如封存期間暫停折舊）。3.資產(chǎn)內(nèi)部轉移目標：規(guī)范資產(chǎn)在不同部門間的流轉，保證賬實一致、責任清晰。操作步驟：步驟1：發(fā)起轉移申請因工作需要需轉移資產(chǎn)時，轉出部門填寫《固定資產(chǎn)內(nèi)部轉移申請單》，注明轉出資產(chǎn)編號、名稱、轉出部門、轉入部門、轉移原因、預計轉移日期等信息，經(jīng)轉出部門負責人劉主管、轉入部門負責人陳經(jīng)理審批后提交資產(chǎn)管理部門。步驟2：資產(chǎn)交接與確認轉出部門與轉入部門在資產(chǎn)管理部門監(jiān)督下完成資產(chǎn)交接，核對資產(chǎn)實物與信息是否一致，雙方在《固定資產(chǎn)內(nèi)部轉移單》簽字確認。步驟3：信息更新資產(chǎn)管理部門在系統(tǒng)中更新資產(chǎn)“使用部門”“保管人”“存放地點”等信息，并將轉移單復印件分別轉交財務部門備案。4.資產(chǎn)報廢處置目標：規(guī)范報廢資產(chǎn)處置流程，避免資產(chǎn)流失，保證合規(guī)處置。操作步驟：步驟1：報廢申請鑒定資產(chǎn)達到使用年限、損壞無法修復或技術淘汰時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請單》，注明資產(chǎn)編號、名稱、報廢原因、數(shù)量、原值、已提折舊等信息，提交資產(chǎn)管理部門。步驟2：技術鑒定資產(chǎn)管理部門組織技術部門（如設備部）、財務部門、使用部門共同對報廢資產(chǎn)進行技術鑒定，確認是否滿足報廢條件（如維修成本超過賬面凈值、無法使用等），鑒定人孫工程師、財務負責人錢會計在《報廢鑒定表》簽字。步驟3：審批與處置《報廢申請單》經(jīng)資產(chǎn)管理部門負責人周主任、單位分管領導吳總審批后，由資產(chǎn)管理部門聯(lián)系處置方式（如公開拍賣、回收公司變賣等）。處置完成后，獲取《資產(chǎn)處置證明》（如回收清單、拍賣憑證），財務部門據(jù)此進行賬務核銷，在系統(tǒng)中更新資產(chǎn)狀態(tài)為“已報廢”。5.定期盤點對賬目標：保證資產(chǎn)信息與實物一致，及時發(fā)覺并處理盤盈、盤虧問題。操作步驟：步驟1：制定盤點計劃資產(chǎn)管理部門每年至少組織1次全面盤點（或季度抽查），制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、參與人員（資產(chǎn)管理部門、財務部門、使用部門），并提前3天通知相關部門。步驟2：實地盤點參與人員按部門、存放地點逐項清點資產(chǎn)，核對資產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息，與系統(tǒng)臺賬進行比對，填寫《固定資產(chǎn)盤點表》，記錄盤盈、盤虧資產(chǎn)及差異原因。步驟3：差異處理與調整對盤盈、盤虧資產(chǎn)，使用部門需在5個工作日內(nèi)提交《資產(chǎn)盤點差異說明》，經(jīng)資產(chǎn)管理部門核實后，報財務部門審批。財務部門根據(jù)審批結果調整賬務，資產(chǎn)管理部門更新系統(tǒng)臺賬，保證賬實、賬賬、賬卡一致。三、常用固定資產(chǎn)管理表單模板模板1：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購置日期原值（元）使用部門保管人存放地點資產(chǎn)狀態(tài)折舊年限累計折舊（元）凈值（元）備注ZC-CW-2023-001辦公電腦聯(lián)想ThinkPad142023-03-155,000財務部*趙同事301辦公室在用59504,050-ZC-XZ-2023-002打印機惠普M404dn2023-05-203,500行政部*錢助理205會議室在用55832,917-模板2：固定資產(chǎn)驗收單采購申請單號供應商名稱資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量購置日期原值（元）驗收情況驗收人使用部門接收人CG-2023-045科技有限公司ZC-CW-2023-001辦公電腦聯(lián)想ThinkPad1412023-03-155,000實物與申請一致，運行正常*李主管財務部*趙同事模板3：固定資產(chǎn)內(nèi)部轉移單轉移單號資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱轉出部門轉入部門轉移原因轉移日期轉出部門確認轉入部門確認資產(chǎn)管理部門審核ZY-2023-012ZC-XZ-2023-002打印機行政部市場部市場部新增團隊，設備不足2023-10-10*陳經(jīng)理*孫總監(jiān)*周主任模板4：固定資產(chǎn)報廢申請單申請部門申請日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量原值（元）已提折舊（元）凈值（元）報廢原因鑒定結果審批意見生產(chǎn)部2023-11-05ZC-SC-2020-008沖壓機YQ-32-5001200,000160,00040,000使用年限到期，設備老化經(jīng)技術鑒定，已無法滿足生產(chǎn)需求，同意報廢*吳總審批通過四、管理實施要點與風險提示信息準確性是核心資產(chǎn)編號、名稱、價值等關鍵信息需與實物完全一致，保證“一物一碼”，避免因信息錯誤導致賬實不符。資產(chǎn)信息變更（如部門轉移、保管人更換）需在系統(tǒng)中實時更新，同步通知財務部門。責任到人，避免管理真空明確資產(chǎn)保管人職責，對人為損壞、遺失等情況，需根據(jù)單位制度追究責任；資產(chǎn)管理部門、使用部門、財務部門需定期溝通，保證信息同步，避免“重采購、輕管理”。合規(guī)操作，嚴控報廢處置報廢資產(chǎn)需經(jīng)技術鑒定和審批，嚴禁私自處置；處置過程需保留完整憑證（如回收合同、拍賣記錄），保證財務核銷有據(jù)可查，防止資產(chǎn)流失。定期盤點，動態(tài)監(jiān)控資產(chǎn)狀態(tài)除年度