企業(yè)內(nèi)外部溝通聯(lián)絡(luò)函通用格式模板一、適用情境企業(yè)內(nèi)外部溝通聯(lián)絡(luò)函是用于規(guī)范信息傳遞、明確責(zé)任主體的重要書面工具，適用于以下常見場景：內(nèi)部協(xié)作：跨部門工作對接（如市場部向技術(shù)部提需求、人力資源部發(fā)起全員通知）、項目進(jìn)度同步、資源協(xié)調(diào)申請等；外部對接：客戶/供應(yīng)商業(yè)務(wù)確認(rèn)（如訂單變更、服務(wù)條款溝通）、合作單位函件往來（如項目合作意向、服務(wù)對接）、第三方機(jī)構(gòu)信息報送（如行業(yè)協(xié)會、部門）等；事項確認(rèn)：重要事項的書面留痕（如會議紀(jì)要確認(rèn)、方案審批反饋、投訴處理結(jié)果告知）等。二、撰寫與發(fā)送步驟1.明確溝通目的與核心信息定位需求：確定函件是“通知”“請求”“確認(rèn)”還是“反饋”，明確需對方知曉或執(zhí)行的核心事項（如“確認(rèn)項目交付時間”“協(xié)調(diào)人員支持”“告知新政策執(zhí)行”）；收集要素：梳理關(guān)鍵信息，包括時間、地點、涉及人員/部門、具體事項、行動要求（如“請于X月X日前反饋意見”“需協(xié)調(diào)2名技術(shù)人員支持”）。2.確定收發(fā)對象與發(fā)送方式收件方：明確主送對象（直接負(fù)責(zé)對接的部門/人員）、抄送對象（需知曉信息的上級/關(guān)聯(lián)部門），避免遺漏或越級；發(fā)送方式：根據(jù)事項緊急性和重要性選擇（內(nèi)部事項可通過OA系統(tǒng)、企業(yè)/釘釘發(fā)送；外部正式函件建議紙質(zhì)蓋章版+電子版同步，緊急事項可先電話/溝通再補發(fā)函件）。3.按規(guī)范格式撰寫函件內(nèi)容簡明扼要，突出核心事項（如“關(guān)于項目需求對接的函”“關(guān)于供應(yīng)商付款確認(rèn)的函”）；稱謂：頂格書寫，收件方為單位/部門的，寫“公司”“部門”；為個人的，寫“先生/女士”（需確認(rèn)對方職務(wù)，避免歧義）；開頭：說明發(fā)函背景和目的（如“為推進(jìn)項目順利實施，現(xiàn)就事項與貴司溝通確認(rèn)”）；主體：分點列出具體事項（邏輯清晰，避免冗長），涉及數(shù)據(jù)、時間等關(guān)鍵信息需準(zhǔn)確；結(jié)尾：明確行動要求（如“請于X月X日前書面反饋意見”“期待貴司配合支持”）；落款：右下角注明發(fā)函單位/部門、發(fā)函人（內(nèi)部函件可寫工號，外部函件需蓋章）、日期（格式：YYYY年MM月DD日）。4.審核校對與發(fā)送跟進(jìn)審核：檢查內(nèi)容是否完整（要素齊全）、表述是否準(zhǔn)確（無錯別字、歧義義）、格式是否規(guī)范（標(biāo)題居中、段落清晰）；發(fā)送：按選定方式發(fā)送，重要函件建議留存發(fā)送記錄（如郵件已讀回執(zhí)、紙質(zhì)簽收回執(zhí)）；跟進(jìn)：若未在約定時間內(nèi)收到回復(fù)，需主動聯(lián)系對方確認(rèn)（如“電話提醒：函件已發(fā)送，請查收并反饋”），保證事項閉環(huán)。三、標(biāo)準(zhǔn)模板格式以下為通用模板，可根據(jù)實際需求調(diào)整內(nèi)容（括號內(nèi)為可替換內(nèi)容）：項目內(nèi)容示例/填寫說明函件編號內(nèi)部：部門簡稱-年份-序號（如“市部-2024-08”）；外部：公司簡稱-發(fā)函日期-序號（如“公司-20240520-001”）標(biāo)題關(guān)于【具體事項】的函（如“關(guān)于2024年Q3市場推廣需求對接的函”）主送單位/部門（外部）公司部門；（內(nèi)部）部門崗位（如“科技有限公司項目部”“人力資源部招聘組”）抄送單位/部門（需知曉信息的部門/人員，如“總經(jīng)理辦公室”“法務(wù)部”；無抄送可寫“無”）事由概述一句話說明函件核心（如“確認(rèn)項目需求細(xì)節(jié)及交付時間”“協(xié)調(diào)活動場地支持”）內(nèi)容一、背景說明：（簡述發(fā)函原因，如“為保證項目按期上線，需明確技術(shù)資源需求”）二、具體事項：1.【事項1】：（如“需求文檔需補充模塊功能說明，請于X月X日前提供”）2.【事項2】：（如“項目測試階段需安排2名測試人員，支持周期為X月X日-X月X日”）三、行動要求：（如“請于X月X日前反饋意見，如有疑問可聯(lián)系X（內(nèi)部工號：）”）附件清單（如有附件，列明名稱及數(shù)量，如“附件1：《項目需求說明書》1份”；無附件可寫“無”）發(fā)送日期YYYY年MM月DD日發(fā)送方式（如“OA系統(tǒng)發(fā)送”“紙質(zhì)蓋章版郵寄+電子版郵件發(fā)送”）發(fā)送人（內(nèi)部）X（工號：）；（外部）X（職務(wù)：部門經(jīng)理）聯(lián)系方式（內(nèi)部）企業(yè)/釘釘：X；（外部）聯(lián)系方式（虛擬，如“–”，實際中可留總機(jī)轉(zhuǎn)接）備注（其他需說明事項，如“此函件最終解釋權(quán)歸部門所有”；無備注可刪除）四、關(guān)鍵注意事項內(nèi)容規(guī)范：避免口語化表達(dá)，使用書面語（如“請”代替“麻煩你”，“確認(rèn)”代替“看一下”）；涉及數(shù)據(jù)、時間、金額等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，保證準(zhǔn)確無誤；中不使用模糊表述（如“大概”“可能”），需明確責(zé)任主體和行動節(jié)點。格式統(tǒng)一：標(biāo)題字體為二號黑體（或公司規(guī)定字體），為三號仿宋，行距1.5倍；紙質(zhì)函件需加蓋單位公章或部門章（外部函件必須蓋章），電子版需掃描存檔。發(fā)送禮儀：外部函件首次溝通時，可先通過電話/簡單說明事由，再發(fā)送正式函件；急件需在函件標(biāo)題標(biāo)注“急”，并電話提醒收件方；收到對方函件后，需在2個工作日內(nèi)反饋（若無法及時處理，需說明原因及預(yù)計回復(fù)時間）。存檔管理：內(nèi)部函件：電子版存于OA系統(tǒng)指定文件夾，紙質(zhì)版由部門歸檔保存，保存期限不少于3年；外部函件：電子版與紙質(zhì)版同步存檔（紙質(zhì)版需附簽收回執(zhí)），涉及合作、合同等重要函件保存期限不少于5年。特殊