企業(yè)辦公物資及設(shè)施管理制度手冊一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)辦公物資及設(shè)施的采購、領(lǐng)用、維護(hù)、報(bào)廢等管理流程，保障辦公資源合理配置與高效利用，降低運(yùn)營成本，保證辦公環(huán)境有序運(yùn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工的辦公物資（如文具、耗材、辦公設(shè)備等）及設(shè)施（如空調(diào)、照明、會(huì)議室、辦公家具等）管理活動(dòng)。（三）基本原則按需申領(lǐng)：根據(jù)實(shí)際工作需求申領(lǐng)物資，杜絕浪費(fèi)與囤積。責(zé)任明確：各部門為本部門辦公物資及設(shè)施管理的第一責(zé)任主體，指定專人負(fù)責(zé)日常管理。規(guī)范流程：采購、領(lǐng)用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)需嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，保證流程可追溯。綠色環(huán)保：優(yōu)先選擇節(jié)能環(huán)保型物資及設(shè)施，推動(dòng)資源循環(huán)利用。二、辦公物資及設(shè)施分類與責(zé)任劃分（一）辦公物資分類低值易耗品：筆、本、文件夾、打印紙、墨盒等單價(jià)較低、消耗頻繁的物品。辦公設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、辦公家具（桌、椅、柜等）等單價(jià)較高、使用周期較長的物品。（二）辦公設(shè)施分類公共設(shè)施：空調(diào)、照明系統(tǒng)、電梯、消防設(shè)施、飲水機(jī)等。2專用設(shè)施：會(huì)議室設(shè)備（投影儀、音響、白板）、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備、車間專用設(shè)施等。（三）責(zé)任劃分行政部：統(tǒng)籌辦公物資及設(shè)施的采購審批、臺(tái)賬管理、定期盤點(diǎn)、報(bào)廢鑒定；負(fù)責(zé)公共設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)外包管理。IT部：負(fù)責(zé)辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)等）的技術(shù)維護(hù)、故障維修及資產(chǎn)管理。各部門：負(fù)責(zé)本部門物資及設(shè)施的日常保管、規(guī)范使用、需求提報(bào)；指定專人（如“物資管理員”）與行政部、IT部對(duì)接。三、辦公物資采購管理流程（一）需求提報(bào)低值易耗品：各部門每月25日前提交《月度辦公物資需求申請表》（見附件1），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部。辦公設(shè)備及專用設(shè)施：因新增或更換需求提報(bào)時(shí)，需填寫《專項(xiàng)物資采購申請表》（見附件2），詳細(xì)說明采購理由、設(shè)備參數(shù)、預(yù)算金額，部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部復(fù)核，再按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如：5000元以下由行政總監(jiān)審批；5000元以上需總經(jīng)理審批）。（二）采購執(zhí)行行政部收到審批通過的申請后，開展市場調(diào)研，對(duì)單價(jià)超過1000元的物資需至少詢價(jià)3家，形成《比價(jià)記錄表》（見附件3），選擇性價(jià)比供應(yīng)商。簽訂合同：采購金額超2萬元的，需與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資規(guī)格、交付時(shí)間、質(zhì)保條款、售后服務(wù)等內(nèi)容。訂單下達(dá)：行政部根據(jù)審批結(jié)果及比價(jià)情況，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤生產(chǎn)及物流進(jìn)度。（三）驗(yàn)收入庫物資到貨后，由行政部、需求部門共同驗(yàn)收：核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外觀是否完好，辦公設(shè)備需通電測試功能。驗(yàn)收合格：填寫《物資驗(yàn)收單》（見附件4），雙方簽字確認(rèn)后，行政部登記《辦公物資臺(tái)賬》（見附件5），入庫管理；驗(yàn)收不合格的，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。四、辦公物資領(lǐng)用與歸還管理（一）領(lǐng)用流程低值易耗品領(lǐng)用：員工填寫《物資領(lǐng)用登記表》（見附件6），注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、領(lǐng)用人，部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部倉庫領(lǐng)取。行政部每月匯總領(lǐng)用數(shù)據(jù)，更新臺(tái)賬。辦公設(shè)備領(lǐng)用：員工需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用申請表》（見附件7），部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部發(fā)放設(shè)備并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（注明編號(hào)、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人）。領(lǐng)用人簽署《設(shè)備使用責(zé)任書》（見附件8），明保證管責(zé)任。（二）歸還流程離職/調(diào)動(dòng)：員工離職或部門內(nèi)調(diào)動(dòng)時(shí)，需將所領(lǐng)辦公物資及設(shè)施（含配件、鑰匙等）交回行政部，行政部核對(duì)臺(tái)賬無誤后，辦理交接手續(xù)，未歸還的需在離職證明中注明并追償。設(shè)備報(bào)廢/更換：設(shè)備需報(bào)廢或更換時(shí)，由原領(lǐng)用部門交回行政部，IT部鑒定后辦理報(bào)廢手續(xù)，嚴(yán)禁私自拆卸、丟棄或轉(zhuǎn)借他人。五、辦公設(shè)施維護(hù)與保養(yǎng)（一）日常維護(hù)公共設(shè)施：行政部每月組織對(duì)空調(diào)、照明、電梯等公共設(shè)施進(jìn)行檢查，記錄《設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄表》（見附件9）；發(fā)覺故障及時(shí)聯(lián)系維修供應(yīng)商，保證24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，48小時(shí)內(nèi)修復(fù)（特殊情況除外）。專用設(shè)施：會(huì)議室、實(shí)驗(yàn)室等專用設(shè)施由使用部門負(fù)責(zé)日常清潔與簡單維護(hù)（如關(guān)閉電源、清理設(shè)備表面），使用前需檢查功能是否正常，使用后及時(shí)歸還鑰匙。（二）定期檢修IT部每季度對(duì)辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)等）進(jìn)行全面檢測，包括系統(tǒng)更新、病毒查殺、硬件功能測試等，填寫《設(shè)備檢修記錄表》（見附件10），提前3天通知各部門配合。行政部每年對(duì)消防設(shè)施、電路系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測，委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)出具檢測報(bào)告，保證符合安全規(guī)范。六、辦公物資及設(shè)施報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件辦公物資：低值易耗品已消耗完畢，無剩余價(jià)值；辦公設(shè)備使用年限超5年（或維修成本超過原值30%），且無法修復(fù)或修復(fù)后影響使用效率。辦公設(shè)施：公共設(shè)施因老化、技術(shù)淘汰等原因無法正常使用，且維修成本過高；專用設(shè)施因業(yè)務(wù)調(diào)整不再需要。（二）報(bào)廢流程申請：各部門填寫《物資/設(shè)施報(bào)廢申請表》（見附件11），注明報(bào)廢物品名稱、編號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因、殘值預(yù)估，部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部。鑒定：行政部聯(lián)合IT部、財(cái)務(wù)部成立鑒定小組，對(duì)申請報(bào)廢物品進(jìn)行現(xiàn)場核查，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件，填寫《報(bào)廢鑒定表》（見附件12）。審批：鑒定通過后，按審批權(quán)限報(bào)批（如：殘值超5000元的需總經(jīng)理審批）。處置：審批通過后，行政部負(fù)責(zé)處置報(bào)廢物資：可回收的（如電腦、金屬家具）交由專業(yè)回收公司處理，殘值收入上繳財(cái)務(wù)；不可回收的（如破損家具）按環(huán)保要求清運(yùn)，并更新臺(tái)賬。七、責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任追究因個(gè)人保管不善導(dǎo)致物資損壞或丟失的，由責(zé)任人按折舊價(jià)賠償（使用1年內(nèi)按原價(jià)80%賠償，2年內(nèi)按50%賠償，3年以上按20%賠償）。虛報(bào)、冒領(lǐng)物資的，一經(jīng)查實(shí)，責(zé)令退回物資并通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的按企業(yè)獎(jiǎng)懲制度處理。（二）監(jiān)督檢查行政部每季度組織一次辦公物資及設(shè)施盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符；盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)備案。鼓勵(lì)員工對(duì)違規(guī)行為（如浪費(fèi)、私自處置物資）進(jìn)行監(jiān)督，舉報(bào)線索經(jīng)查實(shí)的給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)（如物資積分兌換）。八、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。各部門可根據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)行政部備案。附件列表《月度辦公物資需求申請表》《專項(xiàng)物資采購申請表》《比價(jià)記錄表》《物資驗(yàn)收單》《辦公物資臺(tái)賬》《物資領(lǐng)用登記表》《辦公設(shè)備領(lǐng)用申請表》《設(shè)備使用責(zé)任書》《設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄表》《設(shè)備檢修記錄表》《物資/設(shè)施報(bào)廢申請表》《報(bào)廢鑒定表》附件1：月度辦公物資需求申請表部門申請人申請日期序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)12部門負(fù)責(zé)人簽字行政部審核意見附件5：辦公物資臺(tái)賬（示例）編號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位單價(jià)購買日期領(lǐng)用部門領(lǐng)用人狀態(tài)（在用/閑置/報(bào)廢）備注WB001A4復(fù)印紙80g箱252023-10-01行政部*明在用DQ001聯(lián)想電腦ThinkPad臺(tái)50002023-09-15市場部*華在用附件9：設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄表（示例）設(shè)施名稱位置檢查日期檢查項(xiàng)目維護(hù)內(nèi)容維護(hù)人異常情況處理下次檢查日期空調(diào)3樓會(huì)議室2023-10-10清濾網(wǎng)、制冷效果清洗濾網(wǎng)，檢查制冷劑*強(qiáng)無異常2023-11-10照明系統(tǒng)1樓走廊2023-10-08燈管亮度、開關(guān)靈敏度更換3號(hào)燈管*磊無異常2023-11-08注意事項(xiàng)（