企業(yè)文件管理與存檔標(biāo)準(zhǔn)手冊為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件全生命周期管理，保證文件內(nèi)容的完整性、安全性、可追溯性，提高工作效率，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊。本手冊明確了文件管理的基本原則、職責(zé)分工、操作流程及存檔標(biāo)準(zhǔn)，適用于企業(yè)各部門及全體員工，是開展文件管理工作的指導(dǎo)性文件。一、適用范圍與管理對象（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、各部門的文件管理工作，涵蓋文件從創(chuàng)建、審核、審批、發(fā)放、使用、修訂到廢止、歸檔的全流程管理。（二）管理對象管理類文件：包括但不限于制度、流程、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、請示批復(fù)、合同協(xié)議、人事檔案（如員工錄用表、勞動(dòng)合同）、財(cái)務(wù)憑證（如報(bào)銷單、預(yù)算表）等。業(yè)務(wù)類文件：包括項(xiàng)目方案、客戶資料、招投標(biāo)文件、產(chǎn)品說明書、市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同等。技術(shù)類文件：包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)文檔、測試報(bào)告、設(shè)備操作手冊等。其他需存檔的文件：如審計(jì)報(bào)告、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、重要往來函件等。二、管理職責(zé)分工（一）行政部（或綜合管理部）統(tǒng)籌企業(yè)文件管理體系建設(shè)，制定、修訂本手冊及配套管理制度；負(fù)責(zé)企業(yè)級通用文件（如基本制度、流程規(guī)范）的歸檔、保管與借閱管理；監(jiān)督各部門文件管理工作的執(zhí)行情況，定期組織檢查與培訓(xùn)。（二）各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人擔(dān)任部門文件管理員*；審核本部門重要文件的內(nèi)容合規(guī)性與業(yè)務(wù)必要性；保證本部門文件按時(shí)歸檔，并對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）部門文件管理員*負(fù)責(zé)本部門文件的分類、編碼、登記、流轉(zhuǎn)及初步歸檔；協(xié)助部門負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容，跟蹤文件審批進(jìn)度；定期向行政部提交本部門文件歸檔清單，配合開展文件管理檢查。（四）全體員工嚴(yán)格按照本手冊要求創(chuàng)建、使用和管理文件，保證文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確；按規(guī)定流程辦理文件審批、借閱、歸還及銷毀手續(xù)；發(fā)覺文件損壞、丟失或泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即向部門負(fù)責(zé)人或行政部報(bào)告。三、文件分類與編碼規(guī)則（一）文件分類原則職能分類法：按文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分，如“行政類”“財(cái)務(wù)類”“業(yè)務(wù)類”“技術(shù)類”等。密級分類法：按文件重要性及保密要求劃分，分為“公開內(nèi)部文件”“秘密文件”“機(jī)密文件”三級（具體密級定義由行政部另行制定）。（二）文件編碼規(guī)則文件采用“部門代碼-文件類型代碼-年份-流水號”的編碼結(jié)構(gòu)，編碼需唯一且便于檢索。編碼部分規(guī)則說明示例部門代碼用2位大寫字母表示，如“行政部”為“XZ”，“財(cái)務(wù)部”為“CW”，“業(yè)務(wù)一部”為“YW01”XZ文件類型代碼用2位大寫字母表示，如“制度”為“ZD”，“合同”為“HT”，“會(huì)議紀(jì)要”為“HYJ”ZD年份用4位數(shù)字表示文件產(chǎn)生年份2024流水號用3位數(shù)字表示，按文件創(chuàng)建順序從001起編，每年重置001完整編碼示例：行政部2024年發(fā)布的第1項(xiàng)制度，編碼為“XZ-ZD-2024-001”。四、文件全生命周期管理流程（一）文件創(chuàng)建與審核創(chuàng)建要求文件內(nèi)容需符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度；使用企業(yè)統(tǒng)一模板（如會(huì)議紀(jì)要模板、合同模板，模板由行政部統(tǒng)一制定）；文件標(biāo)題需簡明扼要，能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容；結(jié)構(gòu)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。審核流程起草人：完成文件初稿后，填寫《文件審批表》（見附件1），提交部門負(fù)責(zé)人*審核；部門審核：部門負(fù)責(zé)人*重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的業(yè)務(wù)必要性、部門職責(zé)匹配度及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，審核通過后提交相關(guān)聯(lián)部門會(huì)簽（如涉及跨部門協(xié)作）；會(huì)簽（如需）：聯(lián)部門負(fù)責(zé)人*審核文件與本部門業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，確認(rèn)無異議后簽字；終審：根據(jù)文件重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理終審（如企業(yè)基本制度、重大合同需總經(jīng)理*審批）。（二）文件審批與發(fā)放審批權(quán)限一般文件（如部門內(nèi)部流程、日常報(bào)告）：部門負(fù)責(zé)人*審批；重要文件（如跨部門制度、金額超10萬元合同）：分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；重大文件（如企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、年度預(yù)算、核心制度）：總經(jīng)理*審批。發(fā)放管理審批通過的文件，由起草人（或部門文件管理員*）加蓋企業(yè)公章（或電子簽章）后生效；發(fā)放范圍需明確，如“全公司各部門”“業(yè)務(wù)一部全體員工”等，并在《文件發(fā)放記錄表》（見附件2）中登記接收部門、接收人、接收日期；電子文件需通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)或指定共享平臺發(fā)放，禁止通過個(gè)人郵箱等非官方渠道傳輸。（三）文件修訂與廢止修訂條件國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化的；企業(yè)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程調(diào)整的；文件內(nèi)容存在錯(cuò)誤、遺漏或不適用實(shí)際情況的；其他需修訂的特殊情況。修訂流程修訂流程參照“文件創(chuàng)建與審核”流程，需在《文件審批表》中注明“修訂版”及修訂原因；修訂后的文件重新編碼（如原編碼為“XZ-ZD-2024-001”，修訂版編碼為“XZ-ZD-2024-001-R1”），并收回原版本文件（電子文件需刪除舊版本，紙質(zhì)文件加蓋“作廢”章）。廢止條件文件適用期已過且無修訂必要的；被新文件完全替代的；因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因不再適用的。廢止流程由文件使用部門或行政部提出廢止申請，填寫《文件廢止審批表》（見附件3），經(jīng)原審批人或更高權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批后生效；廢止文件需在《文件臺賬》中標(biāo)注“廢止”及廢止日期，紙質(zhì)文件統(tǒng)一銷毀，電子文件移至“廢止文件”文件夾隔離保存（保管期限不少于2年）。（四）文件歸檔歸檔范圍審批生效的所有正式文件（含修訂版）；文件審批過程中的重要附件（如調(diào)研報(bào)告、會(huì)簽記錄）；已廢止文件的最終版本（如需留存?zhèn)洳椋?。歸檔時(shí)間紙質(zhì)文件：文件生效后10個(gè)工作日內(nèi)，由部門文件管理員*整理并移交至行政部；電子文件：文件生效后3個(gè)工作日內(nèi)，由起草人至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)（或指定服務(wù)器文件夾），并命名規(guī)范為“文件編碼-文件名稱”。歸檔要求紙質(zhì)文件：使用A4紙打印，字跡清晰、無涂改，裝訂整齊（左側(cè)裝訂，加裝封面、頁碼）；電子文件：采用PDF、DOCX等通用格式，避免使用加密或特殊格式，保證長期可讀；歸檔時(shí)需填寫《文件歸檔清單》（見附件4），注明文件編碼、名稱、密級、頁數(shù)、保管期限、歸檔人等信息，與文件一并移交。五、文件存檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（一）存檔介質(zhì)與地點(diǎn)文件類型存檔介質(zhì)存檔地點(diǎn)保管要求紙質(zhì)文件紙質(zhì)原件行政部檔案室（配備防火、防潮、防盜柜）溫度18-22℃，濕度45%-60%，避免陽光直射電子文件企業(yè)服務(wù)器/云存儲企業(yè)檔案管理系統(tǒng)（權(quán)限管理、定期備份）每日增量備份，每周全量備份，異地備份涉密文件紙質(zhì)原件+加密電子版檔案室保密柜（雙人雙鎖管理）單獨(dú)存放，access權(quán)限嚴(yán)格控制（二）保管期限永久保管：企業(yè)章程、股東會(huì)決議、年度審計(jì)報(bào)告、核心知識產(chǎn)權(quán)文件（如專利證書）、重大歷史決策文件等；長期保管（10-30年）：重要合同、財(cái)務(wù)憑證（總賬、明細(xì)賬）、人事檔案（員工檔案、勞動(dòng)合同）、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件等；短期保管（1-5年）：日常工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、一般通知、臨時(shí)性業(yè)務(wù)文件等。保管期限屆滿后，由行政部組織鑒定，對仍有保存價(jià)值的文件可延長保管期限，無保存價(jià)值的按規(guī)定銷毀。（三）借閱與銷毀借閱管理借閱人需填寫《文件借閱申請表》（見附件5），說明借閱文件名稱、用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密文件需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）后，到檔案室辦理借閱手續(xù)；紙質(zhì)文件借閱期限不超過7個(gè)工作日，電子文件借閱期限不超過3個(gè)工作日，到期需及時(shí)歸還；借閱人對文件負(fù)有保管責(zé)任，不得涂改、勾畫、抽頁、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)的除外），不得外傳或轉(zhuǎn)借。銷毀管理保管期限屆滿且無保存價(jià)值的文件，由行政部編制《文件銷毀清單》（見附件6），注明文件編碼、名稱、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀；紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件進(jìn)行徹底刪除（低級格式化），銷毀過程需由2人以上監(jiān)督，并在《文件銷毀記錄表》中簽字確認(rèn)；涉密文件銷毀需報(bào)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，并邀請保密部門參與監(jiān)督。六、管理注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）文件安全管理涉密文件需標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”字樣，嚴(yán)格控制知悉范圍；電子文件需設(shè)置訪問密碼，定期更換密碼，禁止在非企業(yè)設(shè)備上處理或存儲涉密文件；檔案室需安裝監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材，定期檢查安全設(shè)施，杜絕火災(zāi)、盜竊、潮損等風(fēng)險(xiǎn)。（二）文件及時(shí)性管理文件創(chuàng)建、審批、歸檔各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，避免拖延導(dǎo)致文件失效或丟失；部門文件管理員*需每月對未按時(shí)歸檔文件進(jìn)行催辦，保證文件及時(shí)入庫。（三）文件準(zhǔn)確性管理文件內(nèi)容需經(jīng)多環(huán)節(jié)審核，保證數(shù)據(jù)、事實(shí)、表述準(zhǔn)確無誤；定期對已歸檔文件進(jìn)行抽查（每季度不少于1次），發(fā)覺錯(cuò)誤及時(shí)更正并記錄。（四）版本控制管理嚴(yán)禁在同一文件中混用多個(gè)版本，保證所有員工使用最新有效版本；電子文件需在文件名中標(biāo)注版本號（如“V1.0”