2026年高端鮮花定制公司行政費用管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司行政費用管理，合理控制費用支出，提高資金使用效率，保障公司日常運營有序開展，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務(wù)通則》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合高端鮮花定制行業(yè)運營特點及公司實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度所指行政費用，是指公司為維持日常行政管理、辦公運營所發(fā)生的各類非生產(chǎn)經(jīng)營性支出；適用于公司行政部、財務(wù)部、銷售部、花藝設(shè)計部等所有部門及全體在職員工，覆蓋公司總部及各線下體驗店的行政費用管控。第三條行政費用管理遵循“預(yù)算管控、?？顚Ｓ谩栃泄?jié)約、審批規(guī)范”的原則，所有費用支出均需納入年度/月度預(yù)算，超預(yù)算支出需專項審批，杜絕無依據(jù)、無審批的費用開支，確保費用支出合理合規(guī)。第四條公司成立行政費用管理小組，由公司財務(wù)負責(zé)人擔(dān)任組長，行政部、財務(wù)部負責(zé)人為成員，負責(zé)制定行政費用標準、審核費用預(yù)算、監(jiān)督費用支出、審批超預(yù)算費用申請，小組辦公室設(shè)在財務(wù)部。第二章職責(zé)分工第五條行政費用管理小組職責(zé)：（一）結(jié)合行業(yè)水平及公司運營需求，制定并動態(tài)調(diào)整各類行政費用支出標準；（二）審核各部門提交的年度/月度行政費用預(yù)算，匯總形成公司整體行政費用預(yù)算方案；（三）每月核查行政費用支出明細，分析費用異常情況，提出成本控制改進建議；（四）審批超預(yù)算、超標準的行政費用申請，明確審批意見及支出限額。第六條行政部職責(zé)：（一）負責(zé)公司日常行政費用的統(tǒng)籌管理，制定本部門費用預(yù)算，嚴格按預(yù)算執(zhí)行；（二）統(tǒng)一采購辦公耗材、花藝包裝輔材（行政辦公用）、辦公設(shè)備等，把控采購成本，建立采購臺賬；（三）辦理行政費用的申請、報銷手續(xù)，確保報銷憑證真實、完整、合規(guī)；（四）管理公司辦公場地、車輛、水電等公用資源，降低日常運營類行政費用支出。第七條財務(wù)部職責(zé)：（一）負責(zé)行政費用的賬務(wù)核算，審核費用報銷憑證的合法性、準確性；（二）監(jiān)控各部門行政費用預(yù)算執(zhí)行情況，對超預(yù)算支出及時預(yù)警并反饋至管理小組；（三）按月編制行政費用支出報表，分析費用結(jié)構(gòu)及變動原因，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持；（四）嚴格按審批流程支付行政費用，拒絕無審批、超標準的費用報銷。第八條各部門負責(zé)人職責(zé)：（一）制定本部門行政費用預(yù)算，報管理小組審核，確保預(yù)算貼合部門實際需求；（二）審批本部門員工的行政費用申請，核實費用支出的真實性、必要性；（三）督促本部門員工遵守費用管控規(guī)定，杜絕鋪張浪費、虛報費用等行為；（四）配合財務(wù)部、行政部核查本部門費用支出情況，對異常支出作出說明。第九條員工職責(zé)：（一）按標準申請、使用行政費用，如實提供費用報銷憑證，不得虛報、冒領(lǐng)費用；（二）節(jié)約使用辦公耗材、水電等公用資源，降低日常行政費用消耗；（三）對個人報銷的費用真實性負責(zé)，接受財務(wù)部、行政部的費用核查。第三章費用范圍與支出標準第十條行政費用范圍：（一）辦公耗材費：包括打印紙、筆、文件夾、花藝設(shè)計用辦公軟件會員、行政用花藝包裝輔材等采購支出；（二）場地運營費：包括辦公場地、線下體驗店的物業(yè)費、水電費、保潔費、裝修維護費等；（三）差旅費：員工因公務(wù)外出（如參加花藝展會、對接供應(yīng)商）產(chǎn)生的交通費、住宿費、伙食補貼等；（四）招待費：因業(yè)務(wù)拓展、客戶接待發(fā)生的餐飲、禮品（鮮花定制類除外）等支出；（五）車輛使用費：公司公務(wù)車輛的油費、保養(yǎng)費、停車費、保險費等；（六）辦公設(shè)備費：辦公電腦、打印機、花藝設(shè)計設(shè)備（行政辦公用）的采購、維修、折舊等支出；（七）其他行政費用：包括通訊費、快遞費、工商稅務(wù)代理費等零星行政支出。第十一條費用支出標準：（一）差旅費：市內(nèi)公務(wù)出行優(yōu)先使用公共交通，特殊情況使用網(wǎng)約車需部門負責(zé)人審批；跨市出差住宿費按當(dāng)?shù)厣虅?wù)型酒店中端標準執(zhí)行，伙食補貼按單日固定標準發(fā)放，超標準部分需專項審批；（二）招待費：單次招待費支出有明確限額，根據(jù)接待對象層級分級設(shè)定，超限額需管理小組審批；（三）辦公耗材費：實行定額管理，各部門按月領(lǐng)取辦公耗材，超定額領(lǐng)取需說明原因并經(jīng)行政部審批；（四）通訊費：員工公務(wù)通訊補貼按崗位分級發(fā)放，憑話費發(fā)票實報實銷，不超對應(yīng)崗位補貼標準。第四章費用申請與報銷流程第十二條預(yù)算內(nèi)費用申請：（一）員工因公務(wù)需發(fā)生行政費用支出的，填寫《行政費用申請單》，注明費用類型、金額、用途，經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交行政部；（二）行政部審核申請單的合規(guī)性，確認在部門預(yù)算范圍內(nèi)的，報管理小組備案；涉及大額支出（如辦公設(shè)備采購）的，需管理小組審批；（三）申請獲批后，員工按獲批金額及用途發(fā)生費用支出，保留完整的消費憑證（發(fā)票、收據(jù)、支付記錄等）。第十三條超預(yù)算費用申請：（一）因突發(fā)情況需發(fā)生超預(yù)算費用支出的，需額外提交《超預(yù)算費用申請說明》，注明超預(yù)算原因、預(yù)計支出金額；（二）申請單及說明經(jīng)部門負責(zé)人、行政部審核后，報管理小組審批，審批通過后方可支出；未獲批的，不得擅自發(fā)生超預(yù)算支出。第十四條費用報銷：（一）費用支出完成后，員工在5個工作日內(nèi)填寫《費用報銷單》，附消費憑證、申請單等佐證材料，經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交財務(wù)部；（二）財務(wù)部審核報銷材料的真實性、準確性，確認符合支出標準及審批流程的，在3個工作日內(nèi)完成費用支付；（三）不符合報銷條件的（如憑證缺失、超標準、無審批），財務(wù)部退回報銷申請，說明退回原因，員工補充完善后可重新提交。第五章費用管控與監(jiān)督第十五條預(yù)算管控：財務(wù)部按月統(tǒng)計各部門行政費用預(yù)算執(zhí)行率，執(zhí)行率超100%且無合規(guī)審批的，暫停該部門后續(xù)費用報銷，直至完成超預(yù)算審批。第十六條日常監(jiān)督：行政部每周核查辦公耗材領(lǐng)用、水電消耗等情況，發(fā)現(xiàn)浪費行為及時制止并要求整改；財務(wù)部每月抽查費用報銷憑證，核查憑證真實性。第十七條專項審計：管理小組每季度開展行政費用專項審計，重點核查招待費、差旅費等易超標費用，審計結(jié)果向公司管理層匯報。第十八條成本優(yōu)化：行政部結(jié)合費用支出數(shù)據(jù)，定期優(yōu)化采購渠道（如批量采購辦公耗材降低單價）、調(diào)整資源使用方式（如錯峰用電降低水電費），降低行政費用總額。第六章責(zé)任追究第十九條員工虛報、冒領(lǐng)行政費用，或偽造報銷憑證的，追回違規(guī)報銷金額，給予通報批評；情節(jié)嚴重的，按公司規(guī)章制度處理，涉嫌違法的移交司法機關(guān)。第二十條部門負責(zé)人未嚴格審批本部門費用申請，導(dǎo)致超標準、無預(yù)算費用支出的，扣減對應(yīng)績效獎金，限期整改；多次違規(guī)的，調(diào)整管理崗位。第二十一條行政部、財務(wù)部未履行費用管控職責(zé)，導(dǎo)致行政費用異常支出、預(yù)算失控的，相關(guān)負責(zé)人需提交整改報告，納入年度績效考核。第七章附則第二十二條本