2026年高端鮮花定制公司員工檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司員工檔案管理工作，保障員工個(gè)人信息安全，完善人力資源管理體系，結(jié)合高端鮮花定制行業(yè)用工特點(diǎn)（含全職花藝設(shè)計(jì)崗、銷售崗、兼職花藝師、實(shí)習(xí)人員等）及公司經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，制定本制度。第二條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及公司章程、人力資源管理制度等制定，所有條款均符合國(guó)家法律及行業(yè)用工規(guī)范要求。第三條本制度適用于公司全體在職員工、試用期員工、實(shí)習(xí)人員、兼職人員、離職人員的檔案管理工作，人力資源部及涉及檔案操作的所有人員均需嚴(yán)格遵守。第四條員工檔案管理遵循以下基本原則：（一）合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守個(gè)人信息保護(hù)相關(guān)法規(guī)，不泄露、不濫用員工個(gè)人信息；（二）真實(shí)完整原則：確保檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，無虛假記載、遺漏關(guān)鍵內(nèi)容；（三）安全保密原則：采取必要措施保障檔案存儲(chǔ)安全，防止信息泄露、丟失、篡改；（四）分類管理原則：按用工類型、崗位性質(zhì)分類管理檔案，提高管理效率；（五）便捷利用原則：在合規(guī)前提下，為公司人力資源管理、薪酬核算、員工晉升等工作提供檔案支撐。第五條公司員工檔案管理實(shí)行“人力資源部歸口管理、專人負(fù)責(zé)、分級(jí)查閱”模式：人力資源部指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)移、銷毀等工作；其他部門需查閱檔案的，按權(quán)限審批后執(zhí)行。第二章員工檔案界定與分類第六條本制度所稱員工檔案，是指公司在招聘、錄用、用工、離職等環(huán)節(jié)形成的，記錄員工個(gè)人基本信息、工作表現(xiàn)、勞動(dòng)關(guān)系等情況的各類材料，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，具體包括：（一）基礎(chǔ)信息類：身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書、花藝技能資質(zhì)證書（如花藝師等級(jí)證）、健康證明、入職登記表、勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議等；（二）工作履職類：崗位說明書、績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲文件、培訓(xùn)記錄、花藝設(shè)計(jì)成果備案（非保密類）、客戶服務(wù)評(píng)價(jià)記錄（銷售崗）等；（三）薪酬福利類：薪酬確認(rèn)單、社保公積金繳納記錄、考勤記錄、加班審批單、福利發(fā)放記錄等；（四）離職相關(guān)類：離職申請(qǐng)、離職面談?dòng)涗?、工作交接單、解?終止勞動(dòng)合同證明、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如有）等。第七條按用工類型分類管理：（一）全職員工檔案：包含上述全部類別材料，建立完整紙質(zhì)及電子檔案；（二）兼職/實(shí)習(xí)人員檔案：重點(diǎn)留存基礎(chǔ)信息、勞務(wù)協(xié)議、考勤及報(bào)酬發(fā)放記錄；（三）離職員工檔案：分類存放，保留核心材料至法定保管期限。第三章檔案管理職責(zé)第八條人力資源部檔案管理員核心職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、編號(hào)、歸檔，確保檔案材料及時(shí)入檔；（二）建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案入檔、查閱、借出、轉(zhuǎn)移、銷毀等情況；（三）妥善保管檔案，采取防潮、防火、防丟失、防泄露措施；（四）按權(quán)限辦理檔案查閱、借出審批手續(xù)，核對(duì)查閱人身份及用途；（五）離職員工檔案按規(guī)定保管，到期后按流程銷毀；（六）定期核查檔案完整性，發(fā)現(xiàn)缺失及時(shí)補(bǔ)充。第九條各部門配合職責(zé)：（一）及時(shí)向人力資源部提交本部門員工的績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等履職材料；（二）如需查閱員工檔案，按流程提交申請(qǐng)，不得私自調(diào)取、復(fù)制檔案；（三）離職員工所在部門需及時(shí)提交工作交接單等離職材料，配合完成檔案歸檔。第十條管理層職責(zé)：（一）審批檔案查閱、借出、銷毀等重大事項(xiàng)；（二）監(jiān)督檔案管理制度執(zhí)行情況，保障檔案管理合規(guī)；（三）協(xié)調(diào)解決檔案管理過程中的異常問題（如檔案丟失、信息泄露等）。第四章檔案管理流程第十一條檔案建立與收集：（一）新員工入職3個(gè)工作日內(nèi)，檔案管理員收集其基礎(chǔ)信息材料，核對(duì)原件后留存復(fù)印件，建立個(gè)人檔案；（二）員工在職期間，檔案管理員每月收集一次履職、薪酬類材料，及時(shí)歸檔；（三）員工崗位調(diào)整、薪酬變動(dòng)后，相關(guān)材料需在5個(gè)工作日內(nèi)入檔。第十二條檔案保管要求：（一）紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，存放環(huán)境干燥、避光，遠(yuǎn)離火源、水源；（二）電子檔案存儲(chǔ)于公司加密服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限，定期備份；（三）禁止將檔案帶離公司指定保管區(qū)域，禁止私自翻拍、復(fù)制檔案內(nèi)容。第十三條檔案查閱與借出：（一）內(nèi)部查閱：因招聘、調(diào)崗、考核等工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，在檔案保管區(qū)域查閱，不得帶出；（二）外部查閱：僅因勞動(dòng)仲裁、司法調(diào)查等法定事由，憑相關(guān)機(jī)關(guān)出具的證明文件，經(jīng)公司管理層審批后查閱，查閱過程需檔案管理員全程在場(chǎng)；（三）檔案原則上不借出，確因特殊情況需借出的，需管理層審批，簽訂借出協(xié)議，明確歸還時(shí)限（最長(zhǎng)不超過3個(gè)工作日）。第十四條檔案轉(zhuǎn)移：（一）員工入職新單位需轉(zhuǎn)移檔案的，憑對(duì)方單位調(diào)檔函及員工本人授權(quán)書，經(jīng)審批后辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，留存轉(zhuǎn)移記錄；（二）轉(zhuǎn)移前核對(duì)檔案完整性，出具檔案轉(zhuǎn)移清單，由接收方簽字確認(rèn)。第十五條檔案銷毀：（一）離職員工檔案自離職之日起保管至少2年，期滿后由檔案管理員列出銷毀清單；（二）銷毀清單經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人、管理層審批后，由2名以上工作人員監(jiān)督銷毀，做好銷毀記錄；（三）禁止擅自銷毀檔案，銷毀過程全程留痕，確?？勺匪?。第五章保密與安全管理第十六條檔案保密要求：（一）檔案管理員及查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露員工個(gè)人信息（如薪酬、家庭住址、健康狀況等）；（二）禁止將員工檔案信息用于與工作無關(guān)的用途，不得出售、泄露給第三方；（三）電子檔案設(shè)置分級(jí)權(quán)限，僅檔案管理員及授權(quán)人員可訪問，定期更換訪問密碼。第十七條安全保障措施：（一）紙質(zhì)檔案柜鑰匙由檔案管理員專人保管，離職時(shí)及時(shí)交接；（二）電子檔案服務(wù)器定期進(jìn)行安全檢測(cè)，防止黑客攻擊、數(shù)據(jù)泄露；（三）定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究第十八條監(jiān)督機(jī)制：（一）人力資源部每季度自查檔案管理情況，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際檔案是否一致；（二）管理層每半年抽查檔案管理制度執(zhí)行情況，重點(diǎn)核查保密及安全措施；（三）設(shè)立檔案管理投訴渠道，接受員工關(guān)于檔案信息泄露、違規(guī)查閱的舉報(bào)。第十九條責(zé)任追究：（一）檔案管理員未按規(guī)定收集、保管檔案，導(dǎo)致檔案缺失、丟失的，給予書面警告，扣減績(jī)效獎(jiǎng)金，造成損失的承擔(dān)賠償責(zé)任；（二）員工違規(guī)查閱、復(fù)制、泄露檔案信息的，視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、降薪處理，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)合同；（三）因檔案管理不當(dāng)導(dǎo)致公司被行政處罰或引發(fā)勞動(dòng)糾紛的，追究相關(guān)負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人責(zé)任，涉嫌違法犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則第二十條本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋，如國(guó)家相關(guān)