2026年工藝品制造公司通訊費(fèi)用核算管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司通訊費(fèi)用核算管理工作，合理控制企業(yè)運(yùn)營成本，保障員工正常工作通訊需求，適配工藝品制造行業(yè)生產(chǎn)、銷售、研發(fā)等不同崗位的通訊使用特性（含外勤銷售崗高頻溝通、生產(chǎn)管理崗現(xiàn)場(chǎng)通訊、研發(fā)設(shè)計(jì)崗線上協(xié)作等場(chǎng)景），依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)所得稅法》《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》等相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理、費(fèi)用管控體系要求，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有員工的通訊費(fèi)用核算管理工作，覆蓋現(xiàn)金補(bǔ)貼、實(shí)報(bào)實(shí)銷、集團(tuán)套餐分?jǐn)偟人型ㄓ嵸M(fèi)用支付形式，涉及銷售部、生產(chǎn)部、研發(fā)部、財(cái)務(wù)部、行政部等所有產(chǎn)生通訊費(fèi)用的部門均須遵守本制度。公司臨時(shí)聘用人員的通訊費(fèi)用核算參照本制度執(zhí)行，已退休返聘人員不納入本制度管控范圍。第三條通訊費(fèi)用核算遵循“按需核定、據(jù)實(shí)核算、分級(jí)審批、成本可控”的核心原則，根據(jù)崗位工作需求核定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，以真實(shí)通訊消費(fèi)憑證為核算依據(jù)，費(fèi)用報(bào)銷按層級(jí)完成審批流程，年度通訊總費(fèi)用控制在公司核定預(yù)算內(nèi)。第四條公司財(cái)務(wù)部為通訊費(fèi)用核算歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)、審核費(fèi)用報(bào)銷憑證、完成費(fèi)用賬務(wù)處理、統(tǒng)計(jì)分析通訊費(fèi)用使用情況；行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司集團(tuán)通訊套餐采購、員工通訊設(shè)備管理、通訊費(fèi)用補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)公示；各部門負(fù)責(zé)人為本部門通訊費(fèi)用管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)審核本部門員工通訊費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)的真實(shí)性、合理性，配合財(cái)務(wù)部完成費(fèi)用核查工作。第二章管控范圍與核心原則第五條通訊費(fèi)用核算管控范圍：（一）人員范圍：公司正式在崗員工，按崗位類型分為外勤銷售崗（含客戶開發(fā)、成品配送對(duì)接）、生產(chǎn)管理崗（含車間調(diào)度、物料運(yùn)輸溝通）、研發(fā)設(shè)計(jì)崗（含工藝研發(fā)、客戶定制溝通）、職能管理崗（含行政、財(cái)務(wù)、HR）；（二）費(fèi)用范圍：員工個(gè)人手機(jī)通訊費(fèi)（含話費(fèi)、流量費(fèi)、短信費(fèi)）、辦公固定電話費(fèi)、企業(yè)微信/釘釘?shù)绒k公通訊軟件服務(wù)費(fèi)、車間/廠區(qū)專用通訊設(shè)備使用費(fèi)等所有與工作相關(guān)的通訊支出；（三）核算形式范圍：按月定額現(xiàn)金補(bǔ)貼、按實(shí)際消費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷、公司集團(tuán)套餐統(tǒng)一支付后按人員分?jǐn)?、專?xiàng)工作通訊費(fèi)用單獨(dú)核算等所有核算形式。第六條核心管控原則細(xì)化：（一）按需核定原則：不同崗位通訊費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實(shí)際工作需求制定，外勤銷售崗標(biāo)準(zhǔn)高于職能管理崗，生產(chǎn)管理崗結(jié)合車間通訊頻次核定，研發(fā)設(shè)計(jì)崗側(cè)重線上協(xié)作相關(guān)通訊費(fèi)用，避免一刀切式核定；（二）據(jù)實(shí)核算原則：實(shí)報(bào)實(shí)銷類費(fèi)用須提供正規(guī)通訊運(yùn)營商開具的消費(fèi)發(fā)票，發(fā)票信息與員工姓名、消費(fèi)時(shí)段一致，定額補(bǔ)貼類費(fèi)用須確認(rèn)員工實(shí)際在崗且通訊服務(wù)用于工作，嚴(yán)禁虛報(bào)、謊報(bào)通訊費(fèi)用；（三）分級(jí)審批原則：單筆通訊費(fèi)用報(bào)銷金額在規(guī)定小額范圍內(nèi)的由部門負(fù)責(zé)人審批，超過小額范圍的須經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，大額專項(xiàng)通訊費(fèi)用須報(bào)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；（四）成本可控原則：財(cái)務(wù)部每季度分析通訊費(fèi)用使用情況，對(duì)超標(biāo)準(zhǔn)、高頻次報(bào)銷的崗位和部門預(yù)警，行政部每半年評(píng)估集團(tuán)通訊套餐性價(jià)比，優(yōu)化套餐配置降低整體費(fèi)用，年度通訊費(fèi)用同比增幅不超過公司營收增幅。第三章費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)與分類第七條不同崗位通訊費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)：（一）外勤銷售崗：采用“定額補(bǔ)貼+超額實(shí)報(bào)實(shí)銷”模式，月度定額補(bǔ)貼金額根據(jù)業(yè)務(wù)覆蓋范圍核定，超出定額部分憑發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷，但年度累計(jì)超額報(bào)銷金額不超過定額總額的一定比例，報(bào)銷時(shí)須附與客戶溝通的工作記錄佐證；（二）生產(chǎn)管理崗：采用“固定定額補(bǔ)貼”模式，月度補(bǔ)貼金額結(jié)合車間管理半徑、物料運(yùn)輸溝通頻次核定，無需提供消費(fèi)發(fā)票，僅需確認(rèn)月度在崗履職情況；（三）研發(fā)設(shè)計(jì)崗：采用“集團(tuán)套餐分?jǐn)?專項(xiàng)實(shí)報(bào)實(shí)銷”模式，基礎(chǔ)通訊費(fèi)用納入公司集團(tuán)套餐統(tǒng)一支付，因客戶定制化研發(fā)產(chǎn)生的額外通訊費(fèi)用（含國際長途、專屬協(xié)作軟件費(fèi)）憑發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷；（四）職能管理崗：采用“低額定額補(bǔ)貼”模式，月度補(bǔ)貼金額滿足日常辦公溝通需求即可，無特殊情況不支持超額報(bào)銷。第八條特殊場(chǎng)景通訊費(fèi)用核算要求：（一）新入職員工：入職當(dāng)月按實(shí)際出勤天數(shù)折算通訊補(bǔ)貼，入職滿一個(gè)月后按對(duì)應(yīng)崗位標(biāo)準(zhǔn)核算；（二）調(diào)崗員工：調(diào)崗當(dāng)月按原崗位標(biāo)準(zhǔn)核算，次月起按新崗位標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，調(diào)崗后首次核算須由行政部更新崗位費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)備案；（三）專項(xiàng)工作：因重大訂單交付、新工藝研發(fā)等專項(xiàng)工作產(chǎn)生的通訊費(fèi)用，單獨(dú)制定核算方案，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行，專項(xiàng)工作結(jié)束后恢復(fù)原核算標(biāo)準(zhǔn)。第四章核算流程規(guī)范第九條定額補(bǔ)貼核算流程：（一）標(biāo)準(zhǔn)備案：行政部每年年初將各崗位通訊補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)公示并報(bào)財(cái)務(wù)部備案，無特殊情況當(dāng)年內(nèi)不調(diào)整；（二）考勤核對(duì)：每月5日前，各部門負(fù)責(zé)人核對(duì)本部門員工上月在崗情況，將缺勤、離職人員名單反饋至財(cái)務(wù)部；（三）費(fèi)用發(fā)放：財(cái)務(wù)部根據(jù)在崗名單和補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，將定額補(bǔ)貼隨當(dāng)月工資一并發(fā)放，發(fā)放明細(xì)附在工資條中供員工核對(duì)。第十條實(shí)報(bào)實(shí)銷核算流程：（一）憑證收集：員工在通訊費(fèi)用產(chǎn)生后，及時(shí)收集正規(guī)發(fā)票，發(fā)票須注明消費(fèi)時(shí)段、消費(fèi)金額、付款人信息，實(shí)報(bào)實(shí)銷申請(qǐng)須在消費(fèi)次月規(guī)定日期前提交；（二）部門審核：員工填寫《通訊費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表》，附發(fā)票及相關(guān)工作佐證材料，提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人1個(gè)工作日內(nèi)完成真實(shí)性、合理性審核；（三）財(cái)務(wù)核算：財(cái)務(wù)部收到報(bào)銷申請(qǐng)后，2個(gè)工作日內(nèi)審核發(fā)票合規(guī)性、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)匹配度，審核通過后完成賬務(wù)處理，費(fèi)用在報(bào)銷申請(qǐng)?zhí)峤缓笠?guī)定工作日內(nèi)支付至員工指定賬戶；（四）異常退回：審核發(fā)現(xiàn)發(fā)票無效、費(fèi)用超標(biāo)準(zhǔn)、佐證材料不全的，一次性告知員工補(bǔ)充材料或說明情況，無合理理由的直接退回報(bào)銷申請(qǐng)。第五章異常處理與監(jiān)督第十一條常見異常類型及處理要求：（一）發(fā)票異常：收到虛假發(fā)票、無效發(fā)票的，退回報(bào)銷申請(qǐng)并要求員工重新提供合規(guī)發(fā)票，兩次及以上提交異常發(fā)票的，暫停該員工當(dāng)月通訊費(fèi)用核算，待核實(shí)后處理；（二）費(fèi)用超標(biāo)：無合理理由超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷的，超出部分由員工自行承擔(dān)，連續(xù)三個(gè)月超標(biāo)準(zhǔn)的，由行政部重新評(píng)估該員工崗位費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)或要求提交詳細(xì)費(fèi)用使用說明；（三）虛報(bào)費(fèi)用：經(jīng)查實(shí)存在虛報(bào)、謊報(bào)通訊費(fèi)用的，追回已支付費(fèi)用，首次發(fā)現(xiàn)給予書面警告，再次發(fā)現(xiàn)扣除當(dāng)月績效分，情節(jié)嚴(yán)重的按公司規(guī)章制度處理。第十二條日常監(jiān)督要求：（一）部門自查：各部門每季度自查本部門通訊費(fèi)用使用情況，重點(diǎn)核查實(shí)報(bào)實(shí)銷費(fèi)用的佐證材料、定額補(bǔ)貼人員的在崗情況，自查結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部備案；（二）財(cái)務(wù)核查：財(cái)務(wù)部每季度隨機(jī)抽取不少于20%的報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，核查發(fā)票真?zhèn)?、費(fèi)用與工作的關(guān)聯(lián)性，每年開展一次通訊費(fèi)用專項(xiàng)審計(jì)；（三）監(jiān)督舉報(bào)：公司設(shè)立通訊費(fèi)用管控舉報(bào)渠道，員工可反饋虛報(bào)費(fèi)用、審核不嚴(yán)等問題，財(cái)務(wù)部收到舉報(bào)后3個(gè)工作日內(nèi)核查，核查結(jié)果保密，屬實(shí)的按規(guī)定處理。第六章檔案管理第十三條通訊費(fèi)用檔案管理要求：（一）檔案內(nèi)容：財(cái)務(wù)部建立通訊費(fèi)用核算檔案，包含各崗位費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)文件、報(bào)銷申請(qǐng)表、消費(fèi)發(fā)票復(fù)印件、在崗核對(duì)記錄、異常處理記錄、專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告等全套資料；（二）檔案存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案按“年份-月份-部門”歸檔，電子檔案加密存儲(chǔ)在公司財(cái)務(wù)專用服務(wù)器，保存期限不少于3年，作為費(fèi)用核算、稅務(wù)申報(bào)、審計(jì)核查的備查依據(jù)；（三）檔案調(diào)取：因稅務(wù)檢查、內(nèi)部審計(jì)、勞動(dòng)爭(zhēng)議等需要調(diào)取檔案的，須填寫《財(cái)務(wù)檔案調(diào)取申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后方可調(diào)取，嚴(yán)禁私自復(fù)制、外泄檔案內(nèi)容。第七章附則第十四條本制度由公司財(cái)務(wù)