公司日常活動(dòng)計(jì)劃編制與進(jìn)度控制手冊(cè)一、手冊(cè)概述本手冊(cè)旨在規(guī)范公司日常活動(dòng)的計(jì)劃編制流程與進(jìn)度控制方法，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作保證活動(dòng)策劃有序、資源調(diào)配合理、執(zhí)行過(guò)程可控，提升活動(dòng)效率與效果，為公司團(tuán)隊(duì)建設(shè)、文化傳播及業(yè)務(wù)發(fā)展提供支持。適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的年度/季度/月度常規(guī)活動(dòng)（如培訓(xùn)會(huì)議、團(tuán)建活動(dòng)、文化宣傳、客戶見(jiàn)面會(huì)等）及臨時(shí)性活動(dòng)的規(guī)劃與管理。二、日?；顒?dòng)規(guī)劃的應(yīng)用場(chǎng)景年度活動(dòng)框架搭建：每年第四季度，各部門(mén)根據(jù)年度工作目標(biāo)，梳理次年需開(kāi)展的常規(guī)活動(dòng)（如部門(mén)例會(huì)、技能培訓(xùn)、季度總結(jié)會(huì)等），形成年度活動(dòng)計(jì)劃初稿。季度/月度活動(dòng)細(xì)化：每季度末/月末，各部門(mén)結(jié)合年度計(jì)劃及近期工作重點(diǎn)，細(xì)化下一周期活動(dòng)的具體安排（如主題團(tuán)建、項(xiàng)目研討會(huì)、節(jié)日慶祝活動(dòng)等）。臨時(shí)活動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)：因業(yè)務(wù)需求、市場(chǎng)變化或突發(fā)情況需新增活動(dòng)時(shí)（如客戶答謝會(huì)、行業(yè)展會(huì)、緊急培訓(xùn)等），啟動(dòng)臨時(shí)活動(dòng)策劃流程。大型活動(dòng)專項(xiàng)管理：涉及多部門(mén)協(xié)作、規(guī)模較大或影響較廣的活動(dòng)（如公司年會(huì)、周年慶、大型公益活動(dòng)等），需按專項(xiàng)流程編制計(jì)劃并強(qiáng)化進(jìn)度管控。三、活動(dòng)計(jì)劃編制與進(jìn)度控制操作流程（一）活動(dòng)需求收集與目標(biāo)確認(rèn)需求發(fā)起：活動(dòng)發(fā)起部門(mén)填寫(xiě)《活動(dòng)需求調(diào)研表》（見(jiàn)模板一），明確活動(dòng)背景、目的、預(yù)期效果、建議時(shí)間、參與范圍等核心信息，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。需求評(píng)審：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、可行性進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)確認(rèn)活動(dòng)是否符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)、是否與同期其他活動(dòng)沖突，必要時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)（如行政部、人力資源部）提前溝通資源需求。目標(biāo)鎖定：通過(guò)評(píng)審后，發(fā)起部門(mén)與需求方共同確認(rèn)活動(dòng)目標(biāo)，需符合SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)間限制），例如“提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率”可細(xì)化為“通過(guò)1天團(tuán)建活動(dòng)，使團(tuán)隊(duì)成員跨部門(mén)溝通滿意度評(píng)分達(dá)到4.5分以上（滿分5分）”。（二）活動(dòng)方案設(shè)計(jì)與審批方案初擬：發(fā)起部門(mén)根據(jù)確認(rèn)的目標(biāo)，組織人員設(shè)計(jì)活動(dòng)方案，內(nèi)容需包含：活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員；詳細(xì)流程安排（含各環(huán)節(jié)時(shí)間節(jié)點(diǎn)、負(fù)責(zé)人）；資源需求（人力、物資、預(yù)算、技術(shù)支持等）；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案（如天氣變化、人員缺席、設(shè)備故障等應(yīng)對(duì)措施）。方案優(yōu)化：方案初稿完成后，發(fā)起部門(mén)需征求關(guān)鍵執(zhí)行人員（如場(chǎng)地對(duì)接人、物資采購(gòu)負(fù)責(zé)人）意見(jiàn)，優(yōu)化流程細(xì)節(jié)及資源配置。審批流程：常規(guī)活動(dòng)：方案由發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部備案；跨部門(mén)活動(dòng)/大型活動(dòng)：需增加會(huì)簽環(huán)節(jié)，征得協(xié)作部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，預(yù)算超5000元的需額外提交財(cái)務(wù)部審核。審批通過(guò)后，形成《活動(dòng)方案審批表》（見(jiàn)模板二），作為后續(xù)執(zhí)行依據(jù)。（三）資源協(xié)調(diào)與分工明確資源對(duì)接：行政部根據(jù)審批通過(guò)的方案，協(xié)調(diào)場(chǎng)地、設(shè)備、物資等資源（如會(huì)議室預(yù)訂、活動(dòng)物料采購(gòu)、技術(shù)設(shè)備調(diào)試等）；人力資源部協(xié)助調(diào)配內(nèi)部講師、主持人等人力支持；發(fā)起部門(mén)需提前3個(gè)工作日向行政部提交《資源需求清單》（含具體規(guī)格、數(shù)量、到貨時(shí)間）。責(zé)任分工：發(fā)起部門(mén)制定《活動(dòng)執(zhí)行分工表》（見(jiàn)模板三），明確各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人及職責(zé)，例如：總協(xié)調(diào)人：*主管，負(fù)責(zé)整體進(jìn)度把控及跨部門(mén)溝通；策劃組：*專員，負(fù)責(zé)流程細(xì)化及現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行；物資組：*助理，負(fù)責(zé)物料采購(gòu)、保管及分發(fā)；后勤組：*專員，負(fù)責(zé)場(chǎng)地布置、餐飲安排及應(yīng)急處理。分工表需經(jīng)所有負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，保證責(zé)任到人。（四）計(jì)劃編制與發(fā)布進(jìn)度計(jì)劃細(xì)化：總協(xié)調(diào)人根據(jù)活動(dòng)方案及分工，編制《活動(dòng)計(jì)劃進(jìn)度表》（見(jiàn)模板四），明確各任務(wù)的起止時(shí)間、負(fù)責(zé)人、交付成果及前置依賴關(guān)系，例如：“物料采購(gòu)”需在活動(dòng)前5個(gè)工作日完成，交付成果為“物料清單及驗(yàn)收記錄”，前置任務(wù)為“供應(yīng)商確定”。計(jì)劃發(fā)布與傳達(dá)：進(jìn)度表經(jīng)發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、釘釘）向所有參與人員發(fā)布，同時(shí)組織召開(kāi)活動(dòng)啟動(dòng)會(huì)，明確各環(huán)節(jié)要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證信息同步。（五）執(zhí)行監(jiān)控與進(jìn)度跟蹤日常監(jiān)控：總協(xié)調(diào)人每日通過(guò)進(jìn)度表跟蹤任務(wù)完成情況，對(duì)滯后任務(wù)及時(shí)預(yù)警，分析原因并協(xié)調(diào)解決（如物資采購(gòu)延遲，需聯(lián)系供應(yīng)商加急或替換方案）。定期復(fù)盤(pán)：長(zhǎng)期活動(dòng)（如持續(xù)1個(gè)月以上的培訓(xùn)）：每周召開(kāi)1次進(jìn)度復(fù)盤(pán)會(huì)，由各負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)展，調(diào)整后續(xù)計(jì)劃；短期活動(dòng)（如1天內(nèi)的團(tuán)建）：活動(dòng)前1天召開(kāi)最終確認(rèn)會(huì)，檢查場(chǎng)地、物料、人員到位情況，保證無(wú)遺漏。動(dòng)態(tài)調(diào)整：若遇不可抗力（如極端天氣、政策調(diào)整）需變更計(jì)劃，發(fā)起部門(mén)需提前2個(gè)工作日提交《活動(dòng)變更申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板五），說(shuō)明變更原因、新方案及影響范圍，按原審批流程報(bào)備后執(zhí)行。（六）活動(dòng)總結(jié)與歸檔效果評(píng)估：活動(dòng)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，發(fā)起部門(mén)通過(guò)問(wèn)卷調(diào)研、現(xiàn)場(chǎng)反饋等方式收集活動(dòng)效果數(shù)據(jù)，對(duì)照目標(biāo)完成情況（如參與率、滿意度、目標(biāo)達(dá)成度等）形成《活動(dòng)效果評(píng)估表》（見(jiàn)模板六）?？偨Y(jié)復(fù)盤(pán)：組織所有參與人員召開(kāi)總結(jié)會(huì)，分析活動(dòng)亮點(diǎn)與不足（如流程銜接是否順暢、資源利用是否合理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案是否有效等），形成《活動(dòng)總結(jié)報(bào)告》，明確改進(jìn)措施。資料歸檔：將活動(dòng)方案、審批表、進(jìn)度表、簽到表、照片視頻、總結(jié)報(bào)告等資料整理歸檔，電子版存入公司共享文件夾（命名規(guī)則：“活動(dòng)名稱-日期-負(fù)責(zé)人”），紙質(zhì)版交行政部留存，作為后續(xù)活動(dòng)參考。四、常用模板工具及填寫(xiě)指南模板一：活動(dòng)需求調(diào)研表活動(dòng)名稱發(fā)起部門(mén)填表人聯(lián)系方式活動(dòng)背景與目的（簡(jiǎn)要說(shuō)明活動(dòng)原因及預(yù)期達(dá)成的目標(biāo)）建議時(shí)間（年/月/日時(shí)段，可提供2-3個(gè)備選）參與人員（人數(shù)、部門(mén)、崗位，是否包含外部人員）建議預(yù)算（預(yù)估金額，分項(xiàng)說(shuō)明如場(chǎng)地、物料、餐飲等）特殊需求（如場(chǎng)地要求、設(shè)備支持、dietaryrestrictions等）附件（如初步方案、參考資料等）填寫(xiě)說(shuō)明：需求調(diào)研表需由發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交，保證信息真實(shí)完整。模板二：活動(dòng)方案審批表活動(dòng)名稱方案版本號(hào)編制日期編制人方案核心內(nèi)容（含主題、流程、資源、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案等摘要，可附方案全文）發(fā)起部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：協(xié)作部門(mén)意見(jiàn)（如涉及多部門(mén)，需會(huì)簽）簽字：日期：行政部意見(jiàn)簽字：日期：財(cái)務(wù)部意見(jiàn)（預(yù)算超5000元時(shí)填寫(xiě)）簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：日期：填寫(xiě)說(shuō)明：審批表需按流程逐級(jí)簽字，電子版審批通過(guò)后同步至發(fā)起部門(mén)及行政部。模板三：活動(dòng)執(zhí)行分工表任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人協(xié)助人完成時(shí)限交付成果備注場(chǎng)地預(yù)訂*專員活動(dòng)前10天場(chǎng)地確認(rèn)函需確認(rèn)容納人數(shù)物料采購(gòu)*助理活動(dòng)前5天物料清單及驗(yàn)收記錄含備用物料10%人員通知*主管活動(dòng)前7天簽到表附活動(dòng)日程表現(xiàn)場(chǎng)布置*專員后勤組2人活動(dòng)前1天布置完成照片提前2小時(shí)彩排填寫(xiě)說(shuō)明：分工表需明確“負(fù)責(zé)人”（第一責(zé)任人）及“協(xié)助人”，保證任務(wù)可追溯。模板四：活動(dòng)計(jì)劃進(jìn)度表（示例）任務(wù)名稱責(zé)任人開(kāi)始時(shí)間結(jié)束時(shí)間進(jìn)度狀態(tài)（□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成□滯后）滯后原因及措施需求調(diào)研*主管2024-03-012024-03-05□已完成方案設(shè)計(jì)*專員2024-03-062024-03-10□進(jìn)行中預(yù)計(jì)3月9日完成方案審批*主管2024-03-112024-03-13□未開(kāi)始等待領(lǐng)導(dǎo)審批場(chǎng)地預(yù)訂*助理2024-03-142024-03-18□未開(kāi)始填寫(xiě)說(shuō)明：進(jìn)度表需每日更新，滯后任務(wù)需在“原因及措施”欄說(shuō)明解決方案。模板五：活動(dòng)變更申請(qǐng)表原活動(dòng)名稱原活動(dòng)時(shí)間原活動(dòng)地點(diǎn)變更類型（□時(shí)間□地點(diǎn)□流程□預(yù)算）變更原因（如天氣原因、資源沖突、目標(biāo)調(diào)整等）變更后方案（詳細(xì)說(shuō)明新的時(shí)間/地點(diǎn)/流程/預(yù)算等）影響分析（對(duì)參與人員、資源、預(yù)期效果的影響）申請(qǐng)人意見(jiàn)簽字：日期：審批意見(jiàn)（按原審批流程填寫(xiě)）簽字：日期：填寫(xiě)說(shuō)明：變更申請(qǐng)需提前提交，避免影響活動(dòng)正?；I備。模板六：活動(dòng)效果評(píng)估表活動(dòng)名稱活動(dòng)日期評(píng)估人評(píng)估方式（□問(wèn)卷□訪談□觀察）目標(biāo)達(dá)成情況（對(duì)照初始目標(biāo)，說(shuō)明是否達(dá)成及具體數(shù)據(jù)）參與人員反饋（滿意度評(píng)分、建議摘要，如“流程緊湊，希望增加互動(dòng)環(huán)節(jié)”）資源使用效率（預(yù)算執(zhí)行情況、資源是否浪費(fèi)，如“物料剩余5%，可下次復(fù)用”）改進(jìn)建議（針對(duì)不足提出具體措施，如“提前3天確認(rèn)天氣，準(zhǔn)備室內(nèi)備選場(chǎng)地”）填寫(xiě)說(shuō)明：評(píng)估報(bào)告需經(jīng)發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部備案。五、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)目標(biāo)導(dǎo)向：活動(dòng)計(jì)劃需緊密圍繞公司戰(zhàn)略及部門(mén)目標(biāo)，避免為活動(dòng)而活動(dòng)，保證每一項(xiàng)活動(dòng)都能產(chǎn)生實(shí)際價(jià)值。預(yù)算管控：嚴(yán)格按照審批后的預(yù)算執(zhí)行，超支需提前申請(qǐng)，優(yōu)先利用公司現(xiàn)有資源（如場(chǎng)地、設(shè)備），降低成本。溝通及時(shí)：建立活動(dòng)溝通群（如釘釘群），保證信息實(shí)時(shí)同步，對(duì)重要變更需書(shū)面通知所有參與人員，避免信息遺漏。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判：活動(dòng)前需全面識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)（如安全、技術(shù)、人員等），制定詳細(xì)應(yīng)