會(huì)議策劃與執(zhí)行清單工具表一、適用場(chǎng)景：多類型會(huì)議的全流程管理本工具表適用于企業(yè)內(nèi)部會(huì)議（如季度工作會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)）、對(duì)外會(huì)議（如客戶答謝會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)）、行業(yè)會(huì)議（如研討會(huì)、論壇）等各類場(chǎng)景，覆蓋從會(huì)議立項(xiàng)到會(huì)后總結(jié)的全流程，幫助會(huì)議策劃者系統(tǒng)化推進(jìn)工作，避免遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證會(huì)議高效有序開展。二、操作步驟：從籌備到總結(jié)的六階段執(zhí)行法（一）會(huì)議立項(xiàng)與目標(biāo)明確明確會(huì)議核心目標(biāo)：根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定會(huì)議目的（如信息同步、決策制定、資源協(xié)調(diào)、品牌推廣等），并量化預(yù)期成果（如達(dá)成3項(xiàng)共識(shí)、收集10條客戶反饋等）。初步確定會(huì)議框架：預(yù)估會(huì)議時(shí)長(zhǎng)（如半天、1天）、規(guī)模（參會(huì)人數(shù)、線上線下結(jié)合方式）、大致時(shí)間范圍（如某月第三周），形成《會(huì)議立項(xiàng)表》，提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。（二）會(huì)議方案細(xì)化與分工制定詳細(xì)會(huì)議方案：包含會(huì)議主題（需簡(jiǎn)潔明了，如“2024年Q3產(chǎn)品戰(zhàn)略規(guī)劃會(huì)”）、時(shí)間（具體到上/下午時(shí)段）、地點(diǎn)（線下需確認(rèn)會(huì)議室容量、設(shè)備；線上需選定平臺(tái)并測(cè)試）、參會(huì)人員（列出核心嘉賓、內(nèi)部參會(huì)部門及人員，標(biāo)注是否需邀請(qǐng)函）。明確任務(wù)分工：成立專項(xiàng)小組，設(shè)置總協(xié)調(diào)人、物料組（負(fù)責(zé)簽到資料、禮品等）、場(chǎng)務(wù)組（負(fù)責(zé)場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試）、宣傳組（負(fù)責(zé)邀請(qǐng)函設(shè)計(jì)、會(huì)前通知）、記錄組（負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要、拍照攝像），各組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)《任務(wù)分工表》。（三）會(huì)前準(zhǔn)備與物料落實(shí)信息通知與確認(rèn)：提前7-10天發(fā)送正式邀請(qǐng)函（含會(huì)議議程、時(shí)間地點(diǎn)、注意事項(xiàng)），會(huì)前2天再次提醒參會(huì)人員，統(tǒng)計(jì)最終參會(huì)名單（含dietaryrestrictions等特殊需求）。物料與設(shè)備準(zhǔn)備：線下：簽到表、會(huì)議手冊(cè)、議程單、筆、紙、橫幅/背景板、茶歇（根據(jù)時(shí)段安排）、禮品（如有）、投影儀、麥克風(fēng)、音響、翻頁(yè)筆等設(shè)備，提前1天進(jìn)場(chǎng)調(diào)試。線上：測(cè)試會(huì)議平臺(tái)穩(wěn)定性（如騰訊會(huì)議、Zoom），提前發(fā)送平臺(tái)使用指南，安排專人負(fù)責(zé)線上簽到、互動(dòng)答疑。流程彩排：重要會(huì)議需提前1天進(jìn)行彩排，檢查議程銜接、設(shè)備操作、嘉賓動(dòng)線等環(huán)節(jié)，保證無(wú)縫對(duì)接。（四）會(huì)中執(zhí)行與現(xiàn)場(chǎng)管控簽到與入場(chǎng)：線下設(shè)置簽到處，核對(duì)參會(huì)信息，發(fā)放會(huì)議資料；線上提前15分鐘開啟會(huì)議室，引導(dǎo)人員入場(chǎng)，播放暖場(chǎng)音樂(lè)或企業(yè)宣傳片。議程推進(jìn)：總協(xié)調(diào)人按議程把控時(shí)間，提醒發(fā)言人注意時(shí)長(zhǎng)；記錄組實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵決策、待辦事項(xiàng)（標(biāo)注負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限）；場(chǎng)務(wù)組全程監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行，及時(shí)處理突發(fā)情況（如話筒無(wú)聲、投影故障）?；?dòng)與氛圍：設(shè)置問(wèn)答環(huán)節(jié)（線上可開啟彈幕、舉手功能），茶歇時(shí)引導(dǎo)參會(huì)人員交流，保證會(huì)議目標(biāo)達(dá)成。（五）會(huì)后總結(jié)與資料歸檔會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括會(huì)議基本信息、議程回顧、關(guān)鍵結(jié)論、待辦事項(xiàng)清單（明確“做什么-誰(shuí)負(fù)責(zé)-何時(shí)完成”），經(jīng)總協(xié)調(diào)人審核后發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門。效果評(píng)估：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)研（線上問(wèn)卷星、線下紙質(zhì)表）收集參會(huì)者反饋，評(píng)估會(huì)議滿意度（如議程安排、服務(wù)質(zhì)量、目標(biāo)達(dá)成度等），形成《會(huì)議效果評(píng)估報(bào)告》。資料歸檔：整理會(huì)議資料（邀請(qǐng)函、簽到表、紀(jì)要、照片、評(píng)估報(bào)告等），分類存檔，便于后續(xù)查閱或復(fù)盤。（六）復(fù)盤優(yōu)化與持續(xù)改進(jìn)召開復(fù)盤會(huì)：會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，專項(xiàng)小組召開復(fù)盤會(huì)，總結(jié)本次會(huì)議亮點(diǎn)（如流程順暢、互動(dòng)充分）和不足（如設(shè)備故障、時(shí)間超時(shí)），提出改進(jìn)措施（如增加設(shè)備備用方案、細(xì)化議程時(shí)間分配）。更新工具表：根據(jù)復(fù)盤結(jié)果，優(yōu)化本工具表的模板或流程，形成標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議管理機(jī)制，提升后續(xù)會(huì)議效率。三、模板表格：會(huì)議策劃與執(zhí)行清單（分階段）（一）會(huì)議前期籌備清單序號(hào)事項(xiàng)內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時(shí)限備注（如物料清單、特殊要求）1確定會(huì)議主題、目標(biāo)、時(shí)長(zhǎng)、規(guī)?？倕f(xié)調(diào)人立項(xiàng)后1天內(nèi)目標(biāo)需SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)限性）2制定會(huì)議方案（含議程、時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì)人員）總協(xié)調(diào)人立項(xiàng)后2天內(nèi)需相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字3成立專項(xiàng)小組，明確任務(wù)分工總協(xié)調(diào)人方案審批后1天內(nèi)《任務(wù)分工表》全員確認(rèn)4發(fā)送邀請(qǐng)函（初版）宣傳組立項(xiàng)后3天內(nèi)含會(huì)議基本信息，注明“待回復(fù)截止日期”5統(tǒng)計(jì)參會(huì)名單及特殊需求場(chǎng)務(wù)組邀請(qǐng)函截止后1天內(nèi)如素食、輪椅通道等6預(yù)訂會(huì)議室/線上平臺(tái)場(chǎng)務(wù)組立項(xiàng)后4天內(nèi)線下需確認(rèn)設(shè)備配置，線上需測(cè)試并發(fā)人數(shù)7準(zhǔn)備會(huì)議物料（簽到表、手冊(cè)、禮品等）物料組會(huì)前2天物料清單逐一核對(duì)，避免遺漏8設(shè)備調(diào)試與彩排場(chǎng)務(wù)組會(huì)前1天備用設(shè)備（如備用話筒、充電寶）（二）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行清單序號(hào)事項(xiàng)內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時(shí)限備注（如突發(fā)情況處理）1簽到處布置，參會(huì)人員簽到物料組會(huì)議開始前1小時(shí)線下簽到表分“嘉賓/員工/外部人員”；線上提前15分鐘開啟會(huì)議室2資料發(fā)放（議程單、會(huì)議手冊(cè)等）物料組參會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)提醒保管重要資料，電子版同步發(fā)送3設(shè)備最終檢查（投影、音響、麥克風(fēng)）場(chǎng)務(wù)組會(huì)議開始前30分鐘全音量測(cè)試，畫面清晰度確認(rèn)4按議程推進(jìn)會(huì)議，把控時(shí)間總協(xié)調(diào)人會(huì)議全程提前5分鐘提醒發(fā)言人結(jié)束，超時(shí)需靈活調(diào)整5記錄關(guān)鍵決策、待辦事項(xiàng)記錄組會(huì)議全程使用統(tǒng)一模板，標(biāo)注“負(fù)責(zé)人”“時(shí)限”6茶歇服務(wù)（時(shí)間、擺放、補(bǔ)充）物料組按議程安排提前10分鐘布置，茶歇期間引導(dǎo)交流7突發(fā)情況處理（設(shè)備故障、人員遲到等）總協(xié)調(diào)人全程啟動(dòng)備用方案（如備用會(huì)議室、線上轉(zhuǎn)線下）（三）會(huì)議后期跟進(jìn)清單序號(hào)事項(xiàng)內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時(shí)限備注（如紀(jì)要模板、問(wèn)卷）1整理會(huì)議紀(jì)要（含待辦清單）記錄組會(huì)后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送前需總協(xié)調(diào)人審核，確認(rèn)關(guān)鍵信息準(zhǔn)確2發(fā)送會(huì)議紀(jì)要及資料存檔宣傳組紀(jì)要審核后1天內(nèi)存檔路徑：公司共享文件夾“會(huì)議資料-2024年-會(huì)議”3發(fā)放會(huì)議效果調(diào)研問(wèn)卷宣傳組會(huì)后2天內(nèi)線上問(wèn)卷星，截止時(shí)間“會(huì)后5天”4統(tǒng)計(jì)問(wèn)卷結(jié)果，形成評(píng)估報(bào)告總協(xié)調(diào)人問(wèn)卷截止后2天內(nèi)包含滿意度評(píng)分、改進(jìn)建議匯總5召開復(fù)盤會(huì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)專項(xiàng)小組會(huì)后7天內(nèi)形成《會(huì)議復(fù)盤報(bào)告》，更新工具表模板6跟進(jìn)待辦事項(xiàng)完成情況總協(xié)調(diào)人按時(shí)限跟蹤（每周/每月）在工作群更新進(jìn)度，未完成需協(xié)調(diào)資源四、關(guān)鍵要點(diǎn)：保證會(huì)議成功的核心提示目標(biāo)導(dǎo)向，避免形式化：會(huì)議始終圍繞核心目標(biāo)設(shè)計(jì)議程，無(wú)關(guān)環(huán)節(jié)堅(jiān)決刪減，保證參會(huì)人員時(shí)間投入有價(jià)值。細(xì)節(jié)把控，預(yù)留緩沖時(shí)間：設(shè)備調(diào)試、物料準(zhǔn)備等環(huán)節(jié)需預(yù)留充足時(shí)間（如會(huì)議室預(yù)訂提前3天，設(shè)備調(diào)試提前1天），避免因突發(fā)情況影響會(huì)議開始。責(zé)任到人，溝通及時(shí)：任務(wù)分工需明確“唯一負(fù)責(zé)人”，避免多頭管理；建立專項(xiàng)工作群，實(shí)時(shí)同步進(jìn)度，保證信息對(duì)稱。靈活應(yīng)變，預(yù)案先行：針對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)（如重要嘉賓遲到、設(shè)備故障、線上平臺(tái)卡頓）制定應(yīng)