會(huì)議管理與決策記錄模板一、適用范圍二、操作流程1.會(huì)前準(zhǔn)備明確會(huì)議目的：根據(jù)工作需求確定會(huì)議核心目標(biāo)（如同步進(jìn)度、解決問題、決策方案等），避免主題模糊導(dǎo)致的討論偏離。確定參會(huì)人員：提前通知主持人、記錄人及核心議題相關(guān)方，保證關(guān)鍵人員到會(huì)；如需外部人員參與，需提前溝通確認(rèn)。準(zhǔn)備會(huì)議資料：整理議題背景數(shù)據(jù)、方案草案、待決策事項(xiàng)清單等材料，提前1-2天發(fā)送給參會(huì)人員，預(yù)留閱讀時(shí)間。發(fā)送會(huì)議通知：通過郵件或即時(shí)通訊工具通知會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（或線上會(huì)議）、議程、預(yù)計(jì)時(shí)長及需提前準(zhǔn)備的資料，明確“需攜帶材料”和“需確認(rèn)事項(xiàng)”。2.會(huì)中執(zhí)行開場與議程確認(rèn)（5-10分鐘）：主持人簡明扼要說明會(huì)議目標(biāo)，確認(rèn)議程順序及時(shí)間分配，詢問是否有需臨時(shí)增減的議題（如無緊急事項(xiàng)，建議按原議程進(jìn)行）。議題討論與發(fā)言記錄（核心環(huán)節(jié)）：按逐項(xiàng)議題展開討論，主持人引導(dǎo)發(fā)言順序，避免個(gè)別人員壟斷話題；記錄人需同步記錄關(guān)鍵發(fā)言要點(diǎn)、不同意見、數(shù)據(jù)支撐及待澄清問題，重點(diǎn)標(biāo)注“爭議點(diǎn)”和“共識(shí)點(diǎn)”；對(duì)復(fù)雜議題，可使用白板或共享文檔實(shí)時(shí)梳理邏輯，保證討論聚焦。決策形成與責(zé)任分配（15-20分鐘）：對(duì)需決策事項(xiàng)，主持人匯總討論意見，明確決策依據(jù)（如數(shù)據(jù)、政策、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等）；采用舉手表決、共識(shí)決策或負(fù)責(zé)人拍板等方式形成最終決策，記錄人需明確“決策結(jié)果”“反對(duì)意見（如有）”及“決策依據(jù)”；分解決策為具體任務(wù)，明確“任務(wù)負(fù)責(zé)人”“協(xié)作人”“完成時(shí)限”及“交付標(biāo)準(zhǔn)”，避免責(zé)任模糊。會(huì)議總結(jié)（5分鐘）：主持人簡要回顧會(huì)議成果（已達(dá)成共識(shí)、已形成決策、已分配任務(wù)），強(qiáng)調(diào)優(yōu)先級(jí)及下一步行動(dòng)節(jié)點(diǎn)。3.會(huì)后跟進(jìn)整理會(huì)議記錄：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議筆記補(bǔ)充完整內(nèi)容（如未記錄的發(fā)言要點(diǎn)、數(shù)據(jù)細(xì)節(jié)等），形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿，保證信息準(zhǔn)確、語言簡潔。分發(fā)與確認(rèn)：將《會(huì)議紀(jì)要》發(fā)送至所有參會(huì)人員及需知會(huì)部門，明確“如有異議請(qǐng)?jiān)?4小時(shí)內(nèi)反饋”，無異議后確認(rèn)最終版本。任務(wù)跟蹤與反饋：使用任務(wù)管理工具（如釘釘待辦、飛書項(xiàng)目等）錄入分配的任務(wù)，設(shè)置“提醒時(shí)限”；負(fù)責(zé)人按節(jié)點(diǎn)更新任務(wù)進(jìn)度，記錄人每周匯總?cè)蝿?wù)完成情況，在下次會(huì)議中同步。資料歸檔：將《會(huì)議紀(jì)要》、會(huì)議資料、任務(wù)跟蹤表等整理歸檔，按“年份-月份-會(huì)議類型”分類存儲(chǔ)，便于后續(xù)查閱。三、模板表格表1：會(huì)議基本信息表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)/線上主持人記錄人會(huì)議類型（例會(huì)/專項(xiàng)會(huì)）參會(huì)人員（姓名/部門）缺席人員及原因會(huì)議主題議程（按順序列出）1.2.表2：議題討論與發(fā)言記錄表議題編號(hào)議題名稱討論內(nèi)容摘要主要發(fā)言人（*經(jīng)理/主管）發(fā)言要點(diǎn)（含數(shù)據(jù)/依據(jù)）不同意見（如有）1Q3項(xiàng)目進(jìn)度同步當(dāng)前開發(fā)進(jìn)度滯后*（項(xiàng)目經(jīng)理）原因：前端資源不足，需協(xié)調(diào)*團(tuán)隊(duì)支援*（技術(shù)總監(jiān)）：建議優(yōu)先調(diào)整測(cè)試資源2新市場推廣方案預(yù)算分配爭議*（市場主管）線上推廣占比60%，線下40%*（財(cái)務(wù)經(jīng)理）：需壓縮線下成本10%表3：決策事項(xiàng)與責(zé)任分配表決策編號(hào)決策事項(xiàng)決策依據(jù)決策結(jié)果負(fù)責(zé)人協(xié)作人完成時(shí)限所需資源（如有）D-001調(diào)整Q3項(xiàng)目排期進(jìn)度滯后風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估開發(fā)階段延期2周，上線時(shí)間不變*（項(xiàng)目經(jīng)理）（前端組長）、（測(cè)試主管）2023-09-30增派2名前端開發(fā)D-002新市場推廣預(yù)算財(cái)務(wù)成本控制要求線上推廣占比65%，線下35%*（市場主管）*（財(cái)務(wù)專員）2023-08-15無表4：會(huì)議任務(wù)跟蹤表任務(wù)編號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人協(xié)作人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）備注（如風(fēng)險(xiǎn)說明）T-001協(xié)調(diào)*團(tuán)隊(duì)支援前端開發(fā)*（項(xiàng)目經(jīng)理）*（前端組長）2023-08-202023-08-22已完成提前2天完成資源對(duì)接T-002修訂新市場推廣預(yù)算方案*（市場主管）*（財(cái)務(wù)專員）2023-08-152023-08-18延期3天財(cái)務(wù)流程審批耗時(shí)表5：會(huì)議簽到表姓名部門職務(wù)聯(lián)系方式（僅內(nèi)部通訊號(hào)）簽到時(shí)間備注（如遲到/早退）*經(jīng)理市場部總監(jiān)888809:05遲到5分鐘*主管項(xiàng)目部經(jīng)理888909:00-四、使用提示信息準(zhǔn)確性：會(huì)議名稱、時(shí)間、人員等基礎(chǔ)信息需與會(huì)議通知一致，避免記錄錯(cuò)誤導(dǎo)致后續(xù)confusion。記錄客觀性：發(fā)言記錄需忠實(shí)于原意，不添加主觀評(píng)價(jià)，對(duì)爭議點(diǎn)需同時(shí)記錄多方意見，而非僅保留“主流觀點(diǎn)”。決策明確性：決策結(jié)果需清晰、無歧義，避免使用“盡量”“可能”等模糊詞匯，責(zé)任分配需具體到人（而非“相關(guān)部門”）。任務(wù)可跟進(jìn)性：任務(wù)描述需包含“做什么、做到什么標(biāo)準(zhǔn)”，完成時(shí)限需明確日期（而非“盡快”“本周內(nèi)”），便于進(jìn)度管理。保密性