行政支持部門辦公用品申請及審批模板說明一、適用場景新入職員工辦公需求：員工入職時需配置基礎辦公用品（如筆、筆記本、文件夾等）；日常辦公消耗補充：現(xiàn)有辦公用品（如打印紙、墨盒、便利貼等）庫存不足需批量申購；專項工作臨時需求：因項目推進、會議活動等特殊情況需臨時采購特定物品（如會議物料、展示用品等）；設備耗材更換：辦公設備（如打印機、碎紙機）所需配件或耗材（如硒鼓、刀片）到期更換。二、操作流程詳解（一）申請人發(fā)起申請?zhí)顚懮暾埿畔ⅲ荷暾埲说卿浶姓芾硐到y(tǒng)（或填寫紙質表單），準確填寫《辦公用品申請審批表》基礎信息，包括：申請人姓名（某）、所在部門、申請日期、聯(lián)系方式（內線號）、申購物品明細（物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預估單價、用途說明）。核對庫存信息：申請人需通過行政部公布的庫存查詢渠道（如企業(yè)群公告、系統(tǒng)庫存模塊）確認所需物品庫存情況，避免重復申領或庫存充足仍申請。提交申請：線上提交后系統(tǒng)自動流轉至部門負責人審批，紙質表單需經申請人簽字后提交至部門負責人處。（二）部門負責人審核核查必要性：部門負責人需結合部門工作計劃、現(xiàn)有物品使用情況，審核申購物品的必要性（如是否為辦公必需品、數(shù)量是否合理），避免超量或非工作相關申領。確認預算：核查申購物品是否在部門年度辦公用品預算范圍內，超預算需注明原因并同步至行政部備案。審批反饋：審核通過后，在系統(tǒng)或紙質表單“部門負責人審批”欄簽字（系統(tǒng)需電子簽名，紙質需手寫簽名），并注明審批意見（如“同意申領”“調整后重新申領”）；審核不通過的，需注明原因并退回申請人修改。（三）行政部復核與統(tǒng)籌庫存與預算復核：行政部收到申請后，1個工作日內完成庫存核對（確認是否有替代物品、是否需緊急采購）及總預算核查，避免跨部門預算沖突。合理性評估：對高頻申領物品（如筆、筆記本等），行政部需評估是否符合“按需申領、節(jié)約使用”原則，必要時與申請人溝通調整數(shù)量。審批流轉：復核通過后，流轉至分管領導審批；需緊急采購的（如會議臨時急需物品），可同步啟動采購流程，事后補簽審批手續(xù)。（四）分管領導審批權限內審批：分管領導根據(jù)審批權限（如單次申領金額≤500元由行政經理某審批，＞500元由行政總監(jiān)某審批）進行最終審批，重點關注預算合規(guī)性及大宗采購合理性。結果反饋：審批通過后，系統(tǒng)自動采購任務至行政部采購崗；審批不通過的，注明原因并退回行政部，由行政部通知申請人。（五）采購執(zhí)行與到貨確認采購實施：行政部采購崗根據(jù)審批通過的申請，通過合格供應商采購（優(yōu)先選擇協(xié)議供應商），保證物品質量符合辦公需求，采購過程留存記錄（如采購訂單、驗收單）。到貨驗收：物品到貨后，由申請人所在部門指定人員（如部門助理*某）與行政部采購崗共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量是否與申請一致，驗收合格后在《到貨驗收單》簽字確認。（六）領用與登記物品領用：申請人憑審批通過的《辦公用品申請審批表》及驗收單，到行政部指定位置領用物品，領取時需在《辦公用品領用登記表》簽字（記錄領用日期、物品明細、領用人）。信息更新：行政部在采購完成后1個工作日內更新系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)，保證庫存信息實時準確。三、申請審批表單模板辦公用品申請審批表基礎信息申請人*某所在部門綜合管理部申請日期2023年10月25日聯(lián)系方式（內線）*888申購物品明細物品名稱規(guī)格型號黑色簽字筆0.5mm中性筆A4復印紙70g白紙文件盒A4豎款，藍色合計預估金額￥159.50審批流程部門負責人審批意見：同意申領簽字：*經理日期：2023年10月25日行政部復核意見：庫存充足，同意采購簽字：*主管日期：2023年10月26日分管領導審批意見：同意簽字：*總監(jiān)日期：2023年10月26日備注|1.優(yōu)先從庫存領用現(xiàn)有簽字筆，剩余數(shù)量再采購；2.復印紙請選擇環(huán)保再生紙。|四、使用提示與規(guī)范（一）申領規(guī)范按需申領：申請人需根據(jù)實際工作需求合理確定數(shù)量，避免積壓浪費，如筆、筆記本等消耗品每人每月申領不超過1次，每次數(shù)量不超過5支/本。信息準確：填寫物品名稱、規(guī)格型號時需清晰具體（如“A4復印紙”需注明“70g/500張/包”），避免因信息模糊導致采購錯誤。緊急申請：如遇緊急情況（如會議臨時需物料），可通過電話（內線*777）向行政部報備，說明緊急原因后可先采購，但需在1個工作日內補填申請表并完成審批。（二）審批時效部門負責人審核：需在收到申請后1個工作日內完成，逾期未審批視為同意。行政部復核：需在收到申請后1個工作日內完成庫存與預算核查，緊急物品需2小時內反饋。分管領導審批：常規(guī)申請需在2個工作日內完成，緊急申請需4小時內完成。（三）物品管理責任到人：領用后由申請人妥善保管和使用，嚴禁將辦公用品轉贈、外借或私用，離職時需將可復用物品（如文件盒、計算器）交回行政部。庫存公開：行政部每月首周在企業(yè)群公布辦公用品庫存清單，申請人可隨時查詢，減少盲目申領。（四）特殊情況處理物品損壞/遺失：因個人原因造成物品損壞或遺失，需填寫《物品報損/遺