標準詢價采購流程及范本詢價采購作為政府采購及企業(yè)小額采購活動中常用的方式，憑借流程簡潔、成本可控、競爭性適度的特點，廣泛應用于標準化貨物、服務或工程類采購場景（如辦公耗材、常規(guī)運維服務等）。其核心邏輯是通過向不少于三家符合資質(zhì)的供應商發(fā)出詢價邀請，對比報價及響應條件，選定最具性價比的合作方。本文將系統(tǒng)拆解標準詢價采購流程，并附實用范本，助力采購從業(yè)者規(guī)范操作、提升效率。一、標準詢價采購流程（一）需求確認與采購計劃制定采購需求是詢價的核心依據(jù)，需由使用部門聯(lián)合采購部門共同梳理：明確采購標的的規(guī)格參數(shù)（如辦公電腦需標注CPU型號、內(nèi)存容量等）、數(shù)量、交付周期、質(zhì)量標準（如耗材需符合行業(yè)環(huán)保認證），必要時附技術(shù)圖紙或服務流程說明。同步制定采購計劃，明確預算上限（需經(jīng)財務或?qū)徟块T確認）、時間節(jié)點（如詢價文件發(fā)放、報價截止、合同簽訂的日期），并確定項目負責人及協(xié)作分工。（二）合格供應商篩選需建立“資質(zhì)+信譽+供應能力”的篩選邏輯：資質(zhì)篩查：優(yōu)先從企業(yè)合格供應商庫選?。ㄈ魺o可通過公開招標平臺、行業(yè)協(xié)會名錄拓展），要求供應商具備營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質(zhì)（如醫(yī)療器械采購需醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）、完稅證明等基礎文件。信譽核驗：通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書網(wǎng)查詢，排除有重大違法記錄、失信被執(zhí)行人的主體。供應能力評估：結(jié)合過往合作案例（如有）、生產(chǎn)/服務規(guī)模、物流覆蓋范圍等，判斷其是否能滿足交付周期與質(zhì)量要求。最終需確定不少于3家的候選供應商，形成《供應商篩選清單》備案。（三）詢價文件編制詢價文件是供應商響應的核心指引，需包含以下模塊（范本見下文）：1.項目概況：簡述采購背景、標的名稱、預算、交付地點等。2.技術(shù)/服務要求：細化規(guī)格參數(shù)、驗收標準（如設備需提供原廠質(zhì)保，服務需明確響應時效）。3.報價要求：報價單格式（需含分項報價、總價、稅率、付款方式等，范本見“報價單”）；報價有效期（建議不少于30天，確保評審及合同簽訂期間價格有效）；報價為“包干價”（含運輸、安裝、稅費等所有費用）。4.響應文件要求：供應商需提交的材料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、報價單、技術(shù)方案、售后服務承諾等），并明確裝訂、密封要求（如“響應文件需膠裝，正副本各1份，密封后加蓋公章”）。5.評審標準：明確評分維度（如價格占比60%、資質(zhì)及方案占比30%、售后服務占比10%），避免主觀模糊表述。（四）詢價文件發(fā)放與答疑將編制好的詢價文件通過郵件、線下送達或電子采購平臺等方式，同步發(fā)送給篩選后的供應商，郵件需留痕（建議用企業(yè)郵箱并要求回執(zhí)）。設置答疑期（如自文件發(fā)放后3個工作日內(nèi)），供應商可通過書面或線上會議形式提出疑問，采購方需整理《答疑紀要》并同步給所有供應商（確保公平性）。（五）報價接收與整理接收要求：供應商需在截止時間前提交密封的響應文件（或加密電子文件），逾期或不符合形式要求的報價將被拒收。整理與初審：采購方需檢查響應文件的完整性（如是否缺資質(zhì)、報價單是否簽字蓋章），對符合要求的報價登記造冊，形成《報價匯總表》（含供應商名稱、報價、響應亮點等）。（六）評審與供應商確定1.評審小組組建：由采購部門、使用部門、財務部門（或技術(shù)專家）組成，人數(shù)為奇數(shù)（如3人或5人），避免單一決策。2.評審流程：技術(shù)評審：核查供應商響應文件是否滿足技術(shù)要求（如設備參數(shù)是否達標、服務方案是否可行）；商務評審：對比報價合理性（需關注“低價是否合理”，避免惡意低價）、付款方式、交付周期等；綜合打分：按評審標準計算得分，推薦1-2家候選供應商（若得分相同，可組織二次詢價或協(xié)商）。3.審批確認：將評審結(jié)果及候選供應商報企業(yè)分管領導或采購委員會審批，形成《采購評審報告》存檔。（七）合同簽訂與履約管理向中選供應商發(fā)放《成交通知書》，明確合同簽訂時間（建議7個工作日內(nèi)）；依據(jù)詢價文件及響應文件，起草采購合同（需包含標的、價格、質(zhì)量標準、違約責任等核心條款），雙方簽字蓋章后生效；履約過程中需跟蹤交付進度、質(zhì)量驗收，留存驗收單、發(fā)票等憑證，必要時開展供應商績效評估。二、詢價采購文件范本（節(jié)選）（一）詢價邀請函致[供應商名稱]：我單位因[采購需求背景]，擬采購[標的名稱]，現(xiàn)誠邀貴司參與詢價。請于[截止日期]前提交響應文件，具體要求如下：1.響應文件需包含營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、報價單、技術(shù)方案、售后服務承諾（膠裝，正副本各1份，密封后加蓋公章）；2.報價單需單獨密封，與響應文件一同提交；3.答疑請聯(lián)系：[聯(lián)系人]，電話：[座機號碼]，郵箱：[企業(yè)郵箱]。[采購單位名稱]（蓋章）[日期]（二）報價單（范本）序號標的名稱規(guī)格參數(shù)數(shù)量單價（元）總價（元）備注--------------------------------------------------------------1[示例：A4打印紙]70g，500張/包，10包/箱10箱[供應商填寫][供應商填寫]含運輸費.....................總計（含稅）：人民幣[大寫]_________元（小寫：￥_________）供應商名稱（蓋章）：_________授權(quán)代表簽字：_________日期：_________（三）評審標準（示例）評審項權(quán)重評分標準------------------------報價60%以最低有效報價為基準價，報價得分=（基準價/供應商報價）×60資質(zhì)與方案30%資質(zhì)齊全（10分）、技術(shù)方案滿足要求（15分）、服務方案合理（5分）售后服務10%質(zhì)保期≥1年（5分）、響應時效≤24小時（5分）三、詢價采購注意事項1.供應商數(shù)量合規(guī)性：法定要求“不少于3家”，若因行業(yè)特殊（如獨家代理）無法滿足，需出具《單一來源采購說明》并經(jīng)審批。2.報價有效性管控：嚴禁供應商惡意低價（如報價遠低于成本），需在評審中結(jié)合資質(zhì)、供應能力綜合判斷。3.檔案留存要求：詢價文件、響應文件、評審記錄、合