干部人事檔案管理員檔案利用服務(wù)指南干部人事檔案是組織考察識別干部、選拔任用干部、管理監(jiān)督干部的重要依據(jù)，也是干部本人了解自身成長軌跡、維護(hù)合法權(quán)益的重要憑證。檔案管理員作為檔案工作的直接責(zé)任人，其檔案利用服務(wù)水平直接關(guān)系到干部工作成效和干部切身利益。為規(guī)范干部人事檔案利用服務(wù)，提升檔案管理效能，特制定本指南。一、檔案利用服務(wù)的基本原則檔案利用服務(wù)必須堅持以下基本原則：1.嚴(yán)格依法依規(guī)。檔案利用服務(wù)必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保檔案利用的合法性、合規(guī)性。2.堅持服務(wù)大局。圍繞干部工作中心任務(wù)，優(yōu)先保障干部選拔任用、考核評價、監(jiān)督管理等工作的檔案利用需求，為組織決策提供可靠依據(jù)。3.遵循安全保密。堅持“誰利用、誰負(fù)責(zé)，利用什么、看什么”的原則，嚴(yán)格控制檔案查閱范圍，嚴(yán)防檔案泄露、損毀、篡改等風(fēng)險。4.保障查閱權(quán)利。在符合規(guī)定的前提下，積極為干部本人及其他符合規(guī)定的利用主體提供檔案查閱服務(wù)，保障其依法查閱檔案的權(quán)利。二、檔案利用服務(wù)的范圍干部人事檔案利用服務(wù)主要包括以下范圍：1.組織利用-干部選拔任用：考察了解干部德能勤績廉情況，為干部考察、民主推薦、討論決定、任職等提供檔案依據(jù)。-干部考核評價：為干部年度考核、平時考核、專項考核等提供檔案支撐，客觀評價干部實績。-干部監(jiān)督管理：為干部廉政審查、信訪核查、問題線索調(diào)查等提供檔案參考，加強干部監(jiān)督管理。-干部教育培訓(xùn)：為干部教育培訓(xùn)需求分析、課程設(shè)置等提供檔案支持，提升教育培訓(xùn)針對性。-干部待遇審核：為干部職務(wù)職級晉升、工資調(diào)整、退休審批等提供檔案依據(jù)，保障干部合法權(quán)益。2.個人利用-干部本人查閱：為干部本人了解自身成長經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、榮譽獎勵等情況提供查閱服務(wù)。-干部親屬查閱：在符合規(guī)定的前提下，為干部配偶、子女等親屬查閱干部檔案提供便利。-干部委托查閱：根據(jù)干部委托，為符合規(guī)定的利用主體提供檔案查閱服務(wù)。3.社會利用-法院訴訟：為法院審理涉及干部權(quán)益的訴訟案件提供檔案證明。-行政復(fù)議：為行政復(fù)議機(jī)關(guān)處理涉及干部權(quán)益的行政爭議提供檔案依據(jù)。-公證機(jī)構(gòu)：為公證機(jī)構(gòu)辦理涉及干部權(quán)益的公證事項提供檔案證明。-其他依法利用：為其他符合法律法規(guī)規(guī)定的利用主體提供檔案利用服務(wù)。三、檔案利用服務(wù)的流程檔案利用服務(wù)一般按照以下流程進(jìn)行：1.申請?zhí)峤?利用主體根據(jù)利用需求，填寫《干部人事檔案利用申請表》，注明利用事由、查閱內(nèi)容、利用方式等。-如需干部本人查閱，應(yīng)提交本人有效身份證件；如需他人代為查閱，應(yīng)提交干部委托書及代查閱人有效身份證件。2.審核審批-檔案管理員對申請表進(jìn)行初步審核，核實利用事由的合理性、利用范圍的合法性。-根據(jù)檔案利用權(quán)限規(guī)定，對需要審批的申請進(jìn)行逐級審批，確保審批程序合規(guī)。3.檔案提供-審批通過后，檔案管理員按照批準(zhǔn)的查閱范圍和方式，提供檔案供利用主體查閱。-對于需要復(fù)印、摘抄的檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，確保材料完整、準(zhǔn)確。4.查閱記錄-檔案管理員詳細(xì)記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還情況等信息，建立完整的檔案查閱臺賬。-定期對查閱臺賬進(jìn)行核查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)查閱行為。5.檔案歸還-查閱結(jié)束后，利用主體應(yīng)及時歸還檔案，確保檔案完整無損。-檔案管理員對歸還檔案進(jìn)行清點核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。四、檔案利用服務(wù)的注意事項檔案利用服務(wù)過程中應(yīng)注意以下事項：1.嚴(yán)格審核利用事由-對于涉及干部隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案利用申請，應(yīng)嚴(yán)格審核利用事由的合理性和必要性。-禁止以任何理由擅自提供涉密檔案或超出批準(zhǔn)范圍的檔案材料。2.規(guī)范查閱方式-一般情況下，檔案利用應(yīng)在檔案室或指定場所進(jìn)行，由檔案管理員全程陪同。-如需攜帶檔案外出查閱，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。3.加強檔案管理-查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格防止檔案損壞、涂改、撕頁等行為。-查閱完畢后，應(yīng)立即將檔案放回原位，確保檔案存放安全。4.做好服務(wù)記錄-檔案管理員應(yīng)認(rèn)真做好檔案利用服務(wù)記錄，詳細(xì)記載查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。-定期對服務(wù)記錄進(jìn)行整理歸檔，作為檔案工作考核的重要依據(jù)。5.處理特殊情況-對于涉及黨和國家秘密的檔案利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。-對于干部本人因身體原因無法親自查閱的，應(yīng)提供便利條件，安排專人協(xié)助查閱。五、檔案利用服務(wù)的監(jiān)督機(jī)制為保障檔案利用服務(wù)規(guī)范有序，應(yīng)建立以下監(jiān)督機(jī)制：1.內(nèi)部監(jiān)督-檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用服務(wù)進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為。-上級主管部門應(yīng)加強對檔案利用服務(wù)的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題嚴(yán)肅處理。2.外部監(jiān)督-設(shè)立檔案利用服務(wù)監(jiān)督電話和郵箱，接受干部群眾監(jiān)督舉報。-定期向社會公布檔案利用服務(wù)情況，主動接受社會監(jiān)督。3.責(zé)任追究-對違反檔案利用服務(wù)規(guī)定的責(zé)任人，視情節(jié)輕重給予批評教育、通報批評、行政處分等處理。-構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。六、檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新方向為提升檔案利用服務(wù)水平，應(yīng)積極探索以下創(chuàng)新方向：1.推進(jìn)信息化建設(shè)-建設(shè)干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、檢索智能化、利用便捷化。-開發(fā)檔案利用服務(wù)平臺，為利用主體提供在線申請、在線查閱、在線反饋等服務(wù)。2.優(yōu)化服務(wù)流程-簡化檔案利用申請手續(xù)，推行網(wǎng)上預(yù)約、自助查詢等服務(wù)模式。-優(yōu)化審批流程，壓縮審批時限，提高服務(wù)效率。3.提升服務(wù)質(zhì)量-加強檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)能力。-建立服務(wù)質(zhì)量評價機(jī)制，定期對檔案利用服務(wù)進(jìn)