行政公文寫作與檔案管理規(guī)范模板一、行政公文寫作規(guī)范（一）適用范圍與典型應用場景本規(guī)范適用于機關(guān)、企事業(yè)單位及社會團體在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，涵蓋以下典型場景：指令傳達類：如發(fā)布規(guī)章制度、工作部署、通知通報等（例：《關(guān)于2024年度年度考核工作的通知》）；請示報告類：如向上級請求指示、批準事項或匯報工作進展（例：《關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示》）；溝通協(xié)調(diào)類：與不相隸屬單位商洽工作、詢問或答復問題（例：《關(guān)于聯(lián)合開展安全生產(chǎn)培訓的函》）；記錄存檔類：如會議紀要、工作總結(jié)、專題報告等（例：《項目推進會議紀要》）。（二）公文擬制全流程操作步驟公文擬制需嚴格遵循“擬稿—審核—簽發(fā)—校對—印發(fā)”五步流程，保證內(nèi)容規(guī)范、程序合規(guī)：1.擬稿明確主題：根據(jù)工作需求確定公文核心內(nèi)容，保證一文一事（“請示”類尤其需避免多事請示）；收集依據(jù)：引用政策法規(guī)、上級文件或數(shù)據(jù)時，需標注具體文號、標題及條款（例：“根據(jù)《省機關(guān)公文處理辦法》（X辦發(fā)〔2023〕5號）第十條規(guī)定……”）；規(guī)范格式：按國家標準《政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）設(shè)置要素，包括標題（2號小標宋體字，紅色分隔線隔開）、主送機關(guān)（3號仿宋體字，頂格寫）、（3號仿宋體字，行距28磅）、附件說明（下空一行左空2字，“附件：”后標附件名稱）、發(fā)文機關(guān)署名（全稱或規(guī)范化簡稱，右空4字）、成文日期（阿拉伯數(shù)字，右空4字，如“2024年3月15日”）。2.審核初審：由擬稿部門負責人審核，重點檢查內(nèi)容是否符合部門職責、數(shù)據(jù)是否準確、附件是否齊全；核稿：由辦公室（綜合管理部門）審核，重點檢查格式規(guī)范性、文種使用是否恰當（如“請示”不得抄送下級機關(guān)）、有無錯別字或語??；會簽：涉及其他部門職責的，需經(jīng)相關(guān)部門負責人會簽（例：《關(guān)于調(diào)整考勤制度的通知》需經(jīng)人力資源部會簽）。3.簽發(fā)分級簽發(fā)：一般公文由分管領(lǐng)導簽發(fā)，重要公文（如涉及重大事項、資金審批等）由單位主要領(lǐng)導簽發(fā)；簽發(fā)標注：在發(fā)文機關(guān)署名上方標注“簽發(fā)人：X”（3號楷體字），后簽領(lǐng)導姓名（3號仿宋體字）及簽發(fā)日期（例：“簽發(fā)人：*華2024年3月16日”）。4.校對通讀校對：重點檢查標題與內(nèi)容是否一致、主送機關(guān)是否準確、附件名稱與附件內(nèi)容是否匹配、成文日期是否正確；格式復核：檢查頁碼（4號半角阿拉伯數(shù)字，頁腳居中）、字體字號、行距等是否符合標準，頁碼是否連續(xù)（空白頁不標頁碼）。5.印發(fā)排版印刷：用A4紙張雙面印刷，左側(cè)裝訂（騎馬訂或膠裝），保證頁碼整齊、無倒頁；用印登記：在成文日期上加蓋單位公章（騎年蓋月，公章上沿不壓成文日期，右沿不壓發(fā)文機關(guān)署名），并填寫《公文用印登記表》（含文件標題、份數(shù)、用印人、用印日期等）；分發(fā)存檔：按主送機關(guān)份數(shù)分發(fā)，留存2-3份原件（含簽發(fā)稿、核稿稿）歸檔，涉密公文需按保密規(guī)定登記分發(fā)。（三）常見公文模板示例模板1：通知類公文[發(fā)文機關(guān)全稱]文件[發(fā)文字號，如：X單位發(fā)〔2024〕10號]關(guān)于召開2024年度工作總結(jié)會議的通知各部門、各單位：為全面總結(jié)2024年度工作成效，部署2025年重點任務，經(jīng)研究決定召開年度工作總結(jié)會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知一、會議時間2024年12月30日（星期五）下午14:30—17:00（13:30簽到）二、會議地點單位三樓第一會議室三、參會人員單位領(lǐng)導班子成員；各部門主要負責人（含副職）；各下屬單位主要負責人。四、會議議程*同志傳達上級年度工作會議精神；各部門負責人簡要匯報年度工作完成情況（每人限時8分鐘）；*同志作年度工作總結(jié)報告；*同志部署2025年重點工作任務。五、有關(guān)要求請參會人員提前10分鐘簽到，原則上不得請假，確需請假的，須于12月28日前向辦公室提交書面請假單（經(jīng)分管領(lǐng)導審批）；匯報材料需打印紙質(zhì)版一式15份，于12月29日前報辦公室備案；會議期間關(guān)閉手機或調(diào)至靜音模式，保持會場秩序。[發(fā)文機關(guān)署名]（蓋章）2024年12月25日模板2：請示類公文[發(fā)文機關(guān)全稱]文件[發(fā)文字號，如：X單位請〔2024〕5號]關(guān)于申請購置檔案管理系統(tǒng)的請示[上級機關(guān)全稱]：我單位現(xiàn)有檔案主要為紙質(zhì)檔案，存在檢索效率低、保管空間占用大等問題。為提升檔案管理信息化水平，根據(jù)《省“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（X檔發(fā)〔2021〕12號）要求，擬購置一套檔案管理系統(tǒng)，具體一、系統(tǒng)功能需求支持文書、業(yè)務、電子檔案分類存儲及全文檢索；具備檔案借閱審批、到期預警、統(tǒng)計分析功能；與單位OA系統(tǒng)對接，實現(xiàn)電子文件自動歸檔。二、預算及資金來源該系統(tǒng)采購預算為35萬元（含硬件設(shè)備、軟件授權(quán)及3年維護費），資金從單位2024年度信息化建設(shè)專項經(jīng)費中列支。三、請示事項懇請批準我單位購置檔案管理系統(tǒng)，并撥付相應經(jīng)費。妥否，請批示。[聯(lián)系人：*剛聯(lián)系方式：-X][發(fā)文機關(guān)署名]（蓋章）2024年3月10日（四）公文寫作常見問題與規(guī)避文種使用不當：如“報告”不得夾帶請示事項，“函”不得使用“通知”文種（不相隸屬單位間溝通用“函”）；格式要素缺失：漏成文日期、附件說明或簽發(fā)人，需嚴格核對《政機關(guān)公文格式》要素；表述口語化：避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯，需用“預計”“原則上”等規(guī)范用語；附件不規(guī)范：附件名稱需加書名號，附件內(nèi)容與名稱一致，中需注明“詳見附件”。二、檔案管理規(guī)范（一）適用范圍與管理范疇本規(guī)范適用于單位在公務活動中形成的具有保存價值的各種形式檔案，包括：文書檔案：各類公文、會議紀要、工作總結(jié)、請示報告等；業(yè)務檔案：項目合同、驗收報告、審計材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等；人事檔案：員工履歷、考核鑒定、獎懲材料、勞動合同等；聲像檔案：照片、錄音、錄像、電子光盤等；實物檔案：印章、獎牌、錦旗、禮品等。（二）檔案全生命周期管理流程檔案管理需遵循“收集—整理—歸檔—保管—利用—銷毀”閉環(huán)流程，保證檔案完整、安全、可用：1.檔案收集收集范圍：凡反映單位職能活動、具有查考利用價值的文件材料均需收集，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等；收集責任：各業(yè)務部門指定專人（兼職檔案員）負責本部門檔案收集，年度結(jié)束后1個月內(nèi)完成初步整理；收集要求：紙質(zhì)文件需為原件（如無原件，需注明復印件并經(jīng)部門負責人簽字確認），電子文件需為通用格式（PDF、DOC、XLS等），保證可讀性。2.檔案整理分類：按“年度—機構(gòu)—問題”分類法，如“2024年度—辦公室—文書檔案”；組卷：按問題或文組卷，同一事由的文件組成一卷，卷內(nèi)文件按時間順序或邏輯關(guān)系排列；編頁：紙質(zhì)檔案用鉛筆編寫頁碼（正頁右下角，反頁左下角），空白頁不編頁；編目：填寫卷內(nèi)目錄（含序號、題名、責任者、日期、頁號、備注）、卷皮（含檔號、題名、年度、保管期限、檔號），檔號規(guī)則為“年度-機構(gòu)代碼-問題代碼-案卷號”（例：“2024-B01-W01-001”，B01為辦公室代碼，W01為文書檔案代碼）。3.檔案歸檔歸檔時間：文書檔案于次年6月30日前歸檔，業(yè)務檔案在項目結(jié)束后3個月內(nèi)歸檔，聲像檔案在活動結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔；歸檔交接：填寫《檔案歸檔移交清單》（一式兩份），經(jīng)部門負責人和檔案管理員簽字確認后，雙方各執(zhí)一份；電子歸檔：電子檔案需刻錄成不可擦寫光盤（一式三份：檔案室、業(yè)務部門、備份庫），并填寫《電子檔案歸檔登記表》。4.檔案保管庫房管理：檔案庫房需符合“十防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防磁、防有害生物），配備溫濕度計（溫度14—24℃，相對濕度45—60%），每日記錄溫濕度；存放要求：檔案柜按“從左到右、從上到下”順序排列，柜脊標注檔號，卷盒豎放，避免擠壓；清點檢查：每半年進行一次檔案清點，檢查有無霉變、蟲蛀、損壞，發(fā)覺問題及時處理并記錄。5.檔案利用借閱權(quán)限：內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》（經(jīng)部門負責人審批）；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導審批，涉密人員需簽訂《保密承諾書》；借閱流程：檔案管理員核對審批手續(xù)后，登記《檔案借閱登記表》（含借閱人、借閱時間、卷號、歸還時間、利用目的），借閱期限一般不超過7天（到期需續(xù)借的，重新辦理手續(xù)）；利用要求：檔案原則上不得帶出檔案室，確需帶出的，須經(jīng)檔案管理員批準并全程跟蹤；嚴禁涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，違者按單位規(guī)定處理。6.檔案銷毀鑒定銷毀：對保管期限已滿的檔案，由檔案鑒定小組（由辦公室、業(yè)務部門、法務人員組成）進行鑒定，仍有保存價值的需重新劃定保管期限；審批程序：填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導和主要領(lǐng)導審批后，方可銷毀；銷毀監(jiān)督：銷毀時由2人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀登記表》上簽字（注明銷毀時間、地點、監(jiān)銷人、銷毀人），銷毀清冊永久保存。（三）檔案管理常用表格模板表1：檔案歸檔移交清單序號檔號題名年度保管期限頁數(shù)備注12024-B01-W01-001關(guān)于2024年度工作總結(jié)的通知2024永久522024-B01-W01-0022024年度會議紀要匯編202430年120共12次會議…移交部門（蓋章）：_____________移交人：_____________接收人：_____________日期：____年__月__日表2：檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱時間歸還時間*磊業(yè)務部2024-3-202024-3-25借閱檔案信息檔號題名保管期限利用目的2024-B02-Y01-005項目合同永久項目審計審批意見部門負責人：*剛（簽字）日期：2024-3-19檔案管理員：*芳（簽字）日期：2024-3-19（四）檔案安全與合規(guī)要點保密管理：涉密檔案需單獨存放，密碼柜保管，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導批準，嚴禁復制或摘抄；電子檔案安全：電子檔案需定期備份（每年一次），備份介質(zhì)異地存放，防止因設(shè)備故