企業(yè)日常辦公流程規(guī)范文檔審閱與印章使用管理指南一、規(guī)范適用范圍與核心場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類辦公流程規(guī)范類文檔（如管理制度、流程細(xì)則、通知公告、請(qǐng)示報(bào)告等）的審閱管理，以及企業(yè)公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章等印章的規(guī)范使用場(chǎng)景。具體包括：新制定制度/流程文檔：需經(jīng)多部門會(huì)簽、領(lǐng)導(dǎo)審批后正式發(fā)布；修訂現(xiàn)有文檔：涉及職責(zé)調(diào)整、流程變更時(shí)需重新審閱；用印場(chǎng)景：對(duì)外報(bào)送文件、簽訂合同、出具證明、內(nèi)部審批文件等需加蓋印章的行為。二、文檔審閱全流程操作指引（一）文檔發(fā)起與材料準(zhǔn)備發(fā)起主體：各部門負(fù)責(zé)人或指定文檔起草人（如*明為行政部流程專員）。材料清單：文檔定稿（需包含版本號(hào)、編制日期、編制人信息）；《文檔審閱申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第四章）；涉及跨部門協(xié)作的，需附相關(guān)部門的初步溝通記錄。（二）部門初審與意見(jiàn)反饋初審主體：文檔發(fā)起部門負(fù)責(zé)人（如*市場(chǎng)部經(jīng)理）。初審內(nèi)容：文檔內(nèi)容是否符合部門職責(zé)范圍；流程設(shè)計(jì)是否具備可操作性；文檔格式是否規(guī)范（字體、段落、編號(hào)統(tǒng)一）。時(shí)限要求：收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成初審，通過(guò)后提交至下一環(huán)節(jié)；不通過(guò)的需明確修改意見(jiàn)并退回發(fā)起人。（三）跨部門會(huì)簽與協(xié)同審閱會(huì)簽范圍：文檔內(nèi)容涉及的其他部門（如財(cái)務(wù)制度需財(cái)務(wù)部會(huì)簽，人事制度需人力資源部會(huì)簽）。操作流程：發(fā)起人通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)起會(huì)簽，明確各部門審閱重點(diǎn)；各部門負(fù)責(zé)人（如*強(qiáng)為技術(shù)部總監(jiān)）在3個(gè)工作日內(nèi)反饋審閱意見(jiàn)，無(wú)異議則簽字確認(rèn)；有異議的需與發(fā)起部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致后反饋。特殊情況：若部門間意見(jiàn)無(wú)法統(tǒng)一，由發(fā)起部門上報(bào)至分管領(lǐng)導(dǎo)（如*總為分管副總經(jīng)理）協(xié)調(diào)解決。（四）領(lǐng)導(dǎo)終審與發(fā)布生效終審權(quán)限：一般性制度/流程：分管領(lǐng)導(dǎo)終審；涉及企業(yè)戰(zhàn)略、重大資源配置的核心制度：總經(jīng)理終審。終審內(nèi)容：文檔是否符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)；審閱意見(jiàn)是否已妥善處理；最終版本是否具備權(quán)威性和執(zhí)行效力。發(fā)布流程：終審?fù)ㄟ^(guò)后，由行政部統(tǒng)一編號(hào)、存檔，并通過(guò)企業(yè)內(nèi)部平臺(tái)（如OA、釘釘）發(fā)布生效，同時(shí)同步至各部門。三、印章使用管理操作指引（一）印章使用申請(qǐng)與審批申請(qǐng)主體：需用印的部門或個(gè)人（如業(yè)務(wù)部需簽訂合同時(shí)由*潔作為經(jīng)辦人申請(qǐng)）。材料提交：《印章使用申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第四章）；需用印文件的完整版（電子版及紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需為最終定稿）；涉及外部文件的，需附對(duì)方單位提供的有效資料（如合同對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）。審批權(quán)限：日常辦公文件（如通知、函件）：部門負(fù)責(zé)人審批；合同類文件：法務(wù)部預(yù)審后，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項(xiàng)文件（如對(duì)外擔(dān)保、資產(chǎn)處置）：總經(jīng)理審批。（二）用印登記與責(zé)任確認(rèn)登記流程：審批通過(guò)后，申請(qǐng)人至印章保管部門（如行政部）辦理用印登記，登記內(nèi)容包括：用印日期、文件名稱及編號(hào)、用印類型、用印數(shù)量、申請(qǐng)人、審批人、保管人簽字。用印核對(duì)：印章保管人（如*磊為行政部印章管理員）需核對(duì)以下內(nèi)容：《印章使用申請(qǐng)表》與審批流程是否完整；需用印文件內(nèi)容與申請(qǐng)事由是否一致；文檔是否為最終版本（嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上用?。＃ㄈ┯≌率褂门c文件歸檔用印規(guī)范：印章需清晰、居中加蓋在文件指定位置（如落款日期、單位名稱處）；合同類文件需加蓋騎縫章，保證合同各頁(yè)連接完整；嚴(yán)禁將印章帶離辦公場(chǎng)所（特殊情況需總經(jīng)理審批，并由兩人以上共同攜帶）。文件歸檔：用印后，申請(qǐng)人需在2個(gè)工作日內(nèi)將用印文件的紙質(zhì)版（含申請(qǐng)表）提交至行政部歸檔，電子版同步存入企業(yè)文檔管理系統(tǒng)。（四）印章保管與維護(hù)保管責(zé)任：印章由行政部指定專人保管（如*磊），實(shí)行“專人專管、專柜存放”，保管人需妥善保管鑰匙，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借或交他人代管。保管環(huán)境：印章存放柜需上鎖，存放于干燥、安全的場(chǎng)所，避免印章?lián)p壞或丟失。印章變更：印章?lián)p壞或遺失時(shí)，需立即上報(bào)總經(jīng)理，并按規(guī)定流程申請(qǐng)刻制新印章，舊印章需及時(shí)封存或作廢。四、配套流程模板與表單（一）《文檔審閱流程表》文檔名稱版本號(hào)發(fā)起部門發(fā)起人提交日期初審部門及意見(jiàn)會(huì)簽部門及意見(jiàn)終審領(lǐng)導(dǎo)及意見(jiàn)審閱狀態(tài)（草稿/已通過(guò)/已駁回）備注《員工考勤管理制度》V1.0人力資源部*敏2023-10-08行政部：流程清晰，同意通過(guò)財(cái)務(wù)部：需明確考勤與薪資核算關(guān)聯(lián)條款，已修改總經(jīng)理：同意發(fā)布，自2023-11-01生效已通過(guò)附修訂版對(duì)比說(shuō)明《采購(gòu)審批流程細(xì)則》V2.1采購(gòu)部*剛2023-10-10采購(gòu)部：內(nèi)容完整，需提交法務(wù)部預(yù)審法務(wù)部：增加供應(yīng)商資質(zhì)審核條款，已采納分管副總：同意修訂后發(fā)布已通過(guò)-（二）《印章使用申請(qǐng)表》申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式用印事由文件名稱及編號(hào)用印類型（公章/合同章等）用印數(shù)量（份）審批人審批日期用印日期歸還日期保管人簽字申請(qǐng)人簽字備注市場(chǎng)部*潔1385678簽訂年度廣告合作協(xié)議《項(xiàng)目合作協(xié)議》（HT-2023-089）合同章2市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人*華2023-10-112023-10-122023-10-12*磊*潔附對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件行政部*婷139對(duì)外函詢供應(yīng)商資質(zhì)《關(guān)于供應(yīng)商資質(zhì)的函》（XZ-2023-056）公章1分管副總*總2023-10-122023-10-132023-10-13*磊*婷-五、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）文檔審閱責(zé)任劃分發(fā)起人：對(duì)文檔內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)直接責(zé)任，需保證所有審閱意見(jiàn)得到妥善處理；審閱人：需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審閱，對(duì)審閱意見(jiàn)的專業(yè)性、合理性負(fù)責(zé)，不得敷衍了事；審批人：需對(duì)文檔的合規(guī)性、適用性負(fù)最終責(zé)任，對(duì)存有疑問(wèn)的內(nèi)容需及時(shí)提出并核實(shí)。（二）印章使用風(fēng)險(xiǎn)防范嚴(yán)禁“先蓋章后審批”：所有用印行為必須嚴(yán)格履行審批流程，審批手續(xù)不全的，印章保管人有權(quán)拒絕用印；用印文件核對(duì)：印章保管人需仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容與申請(qǐng)事由是否一致，對(duì)涉及企業(yè)重大利益（如資金、資產(chǎn)、合同）的文件，需經(jīng)法務(wù)部預(yù)審后再用印；空白文件管控：嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等載體上加蓋印章，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面審批并限定使用范圍。（三）保密與歸檔要求涉及企業(yè)商業(yè)秘密、敏感信息的文檔審閱過(guò)程需在加密環(huán)境下進(jìn)行，審閱人需遵守保密協(xié)議；審閱通過(guò)的文檔及用印文件需按企業(yè)檔案管理規(guī)定歸檔，保存期限不少于5年（合同類文件保存期限不少于10年）；文檔修訂或印章使用記錄需定期整理，保證可追溯、可查詢。（四）違規(guī)責(zé)任追究對(duì)未履行審閱流程擅自發(fā)布文檔，或違規(guī)使用印章（如空白用印、越權(quán)審