采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)申請(qǐng)與審批模板引言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，明確采購(gòu)申請(qǐng)與審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性與透明度，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)申請(qǐng)與審批模板。本模板適用于企業(yè)各部門(mén)各類(lèi)采購(gòu)需求的全流程管理，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作減少流程漏洞，保障采購(gòu)活動(dòng)的有序開(kāi)展。一、適用范圍與場(chǎng)景本模板適用于企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中各類(lèi)采購(gòu)需求的管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：常規(guī)采購(gòu)：辦公用品、生產(chǎn)物料、設(shè)備配件、服務(wù)類(lèi)采購(gòu)（如咨詢(xún)、維修）等計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)；緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）需快速響應(yīng)的采購(gòu)；專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：固定資產(chǎn)購(gòu)置、大型項(xiàng)目物料采購(gòu)等金額較大或涉及跨部門(mén)的專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)；零星采購(gòu)：?jiǎn)未谓痤~較?。ㄈ绲陀谠唧w金額企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)定調(diào)整）但需履行審批程序的采購(gòu)需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程需嚴(yán)格遵循“需求確認(rèn)→部門(mén)審核→采購(gòu)復(fù)核→分級(jí)審批→采購(gòu)執(zhí)行→驗(yàn)收歸檔”的邏輯，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任明確、銜接順暢。（一）需求確認(rèn)與申請(qǐng)發(fā)起操作主體：需求部門(mén)申請(qǐng)人（如部門(mén)專(zhuān)員、主管）操作內(nèi)容：需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要（如辦公消耗、生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目需求），確認(rèn)采購(gòu)物料的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、用途及預(yù)估單價(jià)、總價(jià)；填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》（模板詳見(jiàn)第三部分），附必要的支撐材料（如物料報(bào)價(jià)單、需求說(shuō)明、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等，根據(jù)采購(gòu)金額和類(lèi)型確定是否需提供）；保證申請(qǐng)信息真實(shí)、完整，避免模糊描述（如“一批辦公用品”需明確具體品名、數(shù)量）。輸出成果：完整的《采購(gòu)申請(qǐng)單》及相關(guān)支撐材料。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核操作主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如部門(mén)經(jīng)理、主管）操作內(nèi)容：審核采購(gòu)需求的必要性：確認(rèn)該采購(gòu)是否為部門(mén)工作必需，是否存在替代方案（如修復(fù)現(xiàn)有設(shè)備而非新購(gòu)、內(nèi)部調(diào)撥等）；審核預(yù)算合理性：對(duì)照部門(mén)年度預(yù)算，檢查采購(gòu)金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需說(shuō)明理由并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)；審核申請(qǐng)信息準(zhǔn)確性：核對(duì)物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等關(guān)鍵信息與實(shí)際需求是否一致。審核結(jié)果：通過(guò)：在《采購(gòu)申請(qǐng)單》“部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，并注明“同意申請(qǐng)”；不通過(guò)：注明駁回理由（如“需求不明確”“超預(yù)算無(wú)說(shuō)明”），退回申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改。時(shí)效要求：常規(guī)采購(gòu)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急采購(gòu)需在4小時(shí)內(nèi)完成。（三）采購(gòu)部門(mén)復(fù)核操作主體：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)員/主管操作內(nèi)容：審核采購(gòu)合規(guī)性：檢查采購(gòu)申請(qǐng)是否符合企業(yè)《采購(gòu)管理辦法》相關(guān)規(guī)定（如是否需招標(biāo)、是否屬于集中采購(gòu)目錄等）；審核采購(gòu)方式合理性：根據(jù)采購(gòu)金額、物料類(lèi)型確定采購(gòu)方式（如公開(kāi)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)），保證方式選擇合規(guī)；審核供應(yīng)商初步方案：對(duì)于需外部采購(gòu)的物料，協(xié)助收集至少3家合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)（緊急采購(gòu)可適當(dāng)減少供應(yīng)商數(shù)量，但需注明原因），對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交期等；復(fù)核預(yù)算匹配度：再次核對(duì)采購(gòu)總金額是否在審批預(yù)算內(nèi)，避免超預(yù)算采購(gòu)。輸出成果：采購(gòu)方式建議、供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比表（如需），隨《采購(gòu)申請(qǐng)單》流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。時(shí)效要求：常規(guī)采購(gòu)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，緊急采購(gòu)需在8小時(shí)內(nèi)完成。（四）分級(jí)審批根據(jù)采購(gòu)金額和重要性，實(shí)行分級(jí)審批制度（以下金額標(biāo)準(zhǔn)為示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模和管理需求調(diào)整）：審批層級(jí)金額范圍審批人審批要點(diǎn)部門(mén)級(jí)審批元以下（含）需求部門(mén)負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人需求必要性、預(yù)算合理性、采購(gòu)方式合規(guī)性分管領(lǐng)導(dǎo)審批-元（含）分管采購(gòu)/業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理/總監(jiān)重點(diǎn)審核采購(gòu)性?xún)r(jià)比、供應(yīng)商資質(zhì)、對(duì)企業(yè)成本的影響總經(jīng)理審批元以上總經(jīng)理重大采購(gòu)項(xiàng)目需審核戰(zhàn)略匹配度、投資回報(bào)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（如固定資產(chǎn)購(gòu)置）操作內(nèi)容：各級(jí)審批人根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)單》及附件，結(jié)合自身審批權(quán)限，重點(diǎn)審核采購(gòu)的必要性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性；審批通過(guò)后，在對(duì)應(yīng)欄位簽字確認(rèn)；審批不通過(guò)的，注明理由并退回采購(gòu)部門(mén)或需求部門(mén)。時(shí)效要求：分管領(lǐng)導(dǎo)審批需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，總經(jīng)理審批需在3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購(gòu)可同步審批，縮短流程時(shí)間）。（五）采購(gòu)執(zhí)行操作主體：采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)員操作內(nèi)容：根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》及采購(gòu)方式，實(shí)施采購(gòu)操作：公開(kāi)招標(biāo)/詢(xún)價(jià)：組織招標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商；簽訂合同：與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任；下達(dá)訂單：向供應(yīng)商發(fā)出正式采購(gòu)訂單，跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度。保證采購(gòu)過(guò)程留痕：保存招標(biāo)文件、報(bào)價(jià)記錄、合同文本、訂單憑證等資料。時(shí)效要求：常規(guī)采購(gòu)需在審批完成后5個(gè)工作日內(nèi)完成訂單下達(dá)，緊急采購(gòu)需在24小時(shí)內(nèi)完成。（六）驗(yàn)收與歸檔操作主體：需求部門(mén)（驗(yàn)收）+采購(gòu)部門(mén)（歸檔）操作內(nèi)容：驗(yàn)收：物料送達(dá)后，需求部門(mén)聯(lián)合采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)（如需）根據(jù)合同約定進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與要求一致；驗(yàn)收合格：填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，各方簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商溝通處理（如退換貨、索賠）。歸檔：采購(gòu)部門(mén)將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《采購(gòu)驗(yàn)收單》《采購(gòu)合同》《訂單憑證》《發(fā)票》等資料整理成冊(cè)，按“一單一檔”原則歸檔；電子檔案同步至企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)，保存期限不少于5年（固定資產(chǎn)采購(gòu)檔案保存期限不少于10年）。時(shí)效要求：物料送達(dá)后2個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板樣式采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)類(lèi)別□辦公用品□生產(chǎn)物料□設(shè)備□服務(wù)□其他預(yù)算科目一、采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物料名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明預(yù)算來(lái)源12………合計(jì)二、審批流程環(huán)節(jié)審批人意見(jiàn)簽字日期需求部門(mén)審核年月日采購(gòu)部門(mén)復(fù)核年月日財(cái)務(wù)部門(mén)審核年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批年月日總經(jīng)理審批年月日三、附件清單（請(qǐng)列出支撐材料名稱(chēng)及數(shù)量，如：物料報(bào)價(jià)單1份、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)1份）______________________________份______________________________份四、備注（其他需說(shuō)明事項(xiàng)，如緊急采購(gòu)原因、特殊供應(yīng)商要求等）四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購(gòu)申請(qǐng)需在部門(mén)年度預(yù)算內(nèi)發(fā)起，超預(yù)算采購(gòu)需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，未經(jīng)審批不得超預(yù)算采購(gòu)；審批時(shí)效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，無(wú)特殊情況不得拖延，緊急采購(gòu)可通過(guò)“綠色通道”優(yōu)先處理，但需在事后補(bǔ)全手續(xù)；資料完整性要求：采購(gòu)申請(qǐng)需附必要的支撐材料（如報(bào)價(jià)單、需求說(shuō)明），避免“無(wú)依據(jù)申請(qǐng)”，保證采購(gòu)可追溯；供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)），保證供應(yīng)商合法合規(guī)；檔案規(guī)范管理：采購(gòu)過(guò)程中形成的所有資料（申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）需妥善保存，電子檔案與紙質(zhì)檔案保持一致，便于審計(jì)和追溯；緊急采購(gòu)特殊處理：因突發(fā)情