采購合同管理模板規(guī)范采購流程工具指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本采購合同管理模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的采購活動，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范合同管理，降低采購風(fēng)險，提升效率。典型應(yīng)用場景包括：日常運營采購：如辦公用品、設(shè)備耗材、后勤服務(wù)等常規(guī)物資采購；生產(chǎn)型采購：原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等直接用于生產(chǎn)經(jīng)營的物資采購；服務(wù)類采購：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、工程外包等非實物項目采購；大型項目采購：涉及金額較高、周期較長、跨部門協(xié)作的專項采購項目。二、采購合同管理全流程操作指南（一）采購需求發(fā)起與確認(rèn)操作主體：需求部門、采購部門、財務(wù)部門關(guān)鍵動作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請表》（詳見第三部分模板），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額、期望交付時間等核心信息，并附上相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說明文件；需求部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容的必要性、合理性進行審核簽字；采購部門收到申請后，對采購預(yù)算（是否符合年度預(yù)算）、采購方式（是否達(dá)到公開招標(biāo)限額）進行初步審核，必要時與需求部門溝通確認(rèn)需求細(xì)節(jié)；財務(wù)部門對預(yù)算金額的合規(guī)性進行復(fù)核，保證采購支出不超預(yù)算。輸出文件：《采購申請表》（需求部門負(fù)責(zé)人、采購部門、財務(wù)部門簽字確認(rèn)版）。（二）供應(yīng)商篩選與評估操作主體：采購部門、需求部門、審計部門（如需）關(guān)鍵動作：采購部門根據(jù)采購需求特點，選擇合適的供應(yīng)商篩選方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價或單一來源采購等）；通過企業(yè)供應(yīng)商庫、公開采購平臺、行業(yè)協(xié)會推薦等渠道收集潛在供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證）、過往合作案例等證明材料；組織需求部門、技術(shù)專家（如需）對供應(yīng)商進行資質(zhì)審核、業(yè)績評估，必要時進行現(xiàn)場考察；對符合條件的供應(yīng)商，開展詢價或招標(biāo)流程，收集報價文件（報價單、技術(shù)方案、服務(wù)承諾等），按照“性價比優(yōu)先、合規(guī)合法”原則綜合評估，確定最終供應(yīng)商。輸出文件：《供應(yīng)商評估表》《詢價/招標(biāo)結(jié)果記錄表》（參與評估人員簽字確認(rèn)）。（三）合同文本擬定與審核操作主體：采購部門、法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員）、需求部門、財務(wù)部門關(guān)鍵動作：采購部門根據(jù)確定的供應(yīng)商信息及采購需求，選擇對應(yīng)類型的合同模板（如買賣合同、服務(wù)合同、工程合同等），填寫合同基本信息（合同編號、簽約主體、采購內(nèi)容、合同金額、履行期限等）；需求部門負(fù)責(zé)審核合同中技術(shù)條款、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付要求等內(nèi)容是否與采購需求一致；法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性，包括但不限于：雙方權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式、不可抗力條款等，避免“霸王條款”或法律漏洞；財務(wù)部門審核合同金額、付款方式、發(fā)票類型等財務(wù)條款是否符合企業(yè)財務(wù)制度及預(yù)算要求。輸出文件：《合同審批表》（附合同文本及各環(huán)節(jié)審核意見）。（四）合同審批與簽訂操作主體：采購部門、審批人、授權(quán)簽訂人關(guān)鍵動作：采購部門將《合同審批表》及合同文本提交至企業(yè)規(guī)定的審批層級（如部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理→董事會，根據(jù)合同金額及重要性確定）；審批人需在《合同審批表》中明確簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的審批意見，對“修改后同意”的，需注明修改內(nèi)容及要求，采購部門完成修改后重新提交審批；審批通過后，由企業(yè)授權(quán)的簽訂人（如法定代表人、授權(quán)委托代理人）與供應(yīng)商簽訂合同，簽訂方式可采用紙質(zhì)簽字蓋章或電子簽章（需保證電子簽章的合法有效性）；合同簽訂后，采購部門及時將合同文本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，保證各方可按合同約定履行職責(zé)。輸出文件：正式簽訂的合同文本（各執(zhí)一份或按需歸檔）、《合同簽訂記錄表》。（五）合同執(zhí)行與跟蹤操作主體：需求部門、采購部門、供應(yīng)商關(guān)鍵動作：需求部門根據(jù)合同約定的交付時間、地點、方式，接收供應(yīng)商提供的物品/服務(wù)，并組織驗收（可邀請技術(shù)、質(zhì)檢人員參與），驗收合格后填寫《驗收確認(rèn)單》；采購部門跟蹤合同履行進度，對延期交付、質(zhì)量不符等問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改；財務(wù)部門根據(jù)《驗收確認(rèn)單》、合同約定的付款條件（如預(yù)付款、進度款、尾款），辦理付款手續(xù)，保證付款流程合規(guī)；對合同履行過程中出現(xiàn)的變更需求（如數(shù)量調(diào)整、交付時間延遲），需由需求部門提出書面《合同變更申請》，經(jīng)采購部門、法務(wù)部門審核，審批通過后與供應(yīng)商簽訂《補充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容及責(zé)任。輸出文件：《驗收確認(rèn)單》《合同變更申請》《補充協(xié)議》《付款審批記錄》。（六）合同歸檔與復(fù)盤操作主體：采購部門、檔案管理部門關(guān)鍵動作：采購部門在合同履行完畢（含款項結(jié)清、質(zhì)保期滿）后，收集合同文本、審批表、驗收單、付款憑證、補充協(xié)議等所有相關(guān)資料，整理成冊；按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，對合同資料進行分類編號（可按合同類型、簽訂時間、供應(yīng)商名稱等維度），移交至檔案管理部門統(tǒng)一保存，電子合同同時存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證可追溯；定期（如每季度/每年度）對采購合同執(zhí)行情況進行復(fù)盤，分析合同履約率、供應(yīng)商合作質(zhì)量、采購成本控制等指標(biāo)，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)采購流程及合同模板。輸出文件：《合同歸檔清單》《采購合同執(zhí)行復(fù)盤報告》。三、核心工具表格模板及填寫說明（一）采購申請表字段名稱填寫說明申請部門需求采購物品/服務(wù)的部門全稱申請人*需求部門具體經(jīng)辦人姓名，用代替（如：張）申請日期提交采購申請的年月日（格式：YYYY-MM-DD）采購類型勾選“物資采購”“服務(wù)采購”“工程采購”等物品/服務(wù)名稱填寫具體采購內(nèi)容（如：“A4復(fù)印紙”“年度財務(wù)審計服務(wù)”）規(guī)格型號/技術(shù)要求詳細(xì)描述物品規(guī)格、技術(shù)參數(shù)或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如：“70g白色，500張/包”“需具備注冊會計師資質(zhì)”）單位采購物品/服務(wù)的計量單位（如：“包”“項”“臺”）數(shù)量預(yù)計采購數(shù)量預(yù)算單價（元）單項物品/服務(wù)的預(yù)估單價（不含稅，如適用）預(yù)算總價（元）數(shù)量×預(yù)算單價，合計金額（大寫：如“壹萬元整”）期望交付日期要求供應(yīng)商完成交付的日期（格式：YYYY-MM-DD）用途說明簡述采購物品/服務(wù)的具體用途（如：“用于行政辦公日常打印”）附件清單列出隨申請表提交的技術(shù)圖紙、參數(shù)表等文件名稱（如：“《設(shè)備技術(shù)參數(shù)說明》”）需求部門負(fù)責(zé)人簽字需求部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容簽字確認(rèn)采購部門審核意見采購部門對需求合理性、預(yù)算合規(guī)性審核意見（如：“同意采購，建議公開招標(biāo)”）財務(wù)部門審核意見財務(wù)部門對預(yù)算金額復(fù)核意見（如：“預(yù)算合規(guī)，同意執(zhí)行”）（二）供應(yīng)商評估表字段名稱填寫說明供應(yīng)商名稱供應(yīng)商全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）統(tǒng)一社會信用代碼供應(yīng)商18位統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人*供應(yīng)商對接人姓名，用代替（如：李）聯(lián)系電話供應(yīng)商聯(lián)系人聯(lián)系電話（僅用于業(yè)務(wù)溝通，非公開）供應(yīng)商資質(zhì)勾選“營業(yè)執(zhí)照”“相關(guān)行業(yè)許可證（如ISO9001認(rèn)證）”“過往合作案例證明”等，并附復(fù)印件報價（元）供應(yīng)商針對本次采購的總報價（含稅/不含稅需注明）交貨期供應(yīng)商承諾的交付周期（如：“合同簽訂后15個工作日內(nèi)”）歷史合作評價如有過往合作，填寫“履約及時性：優(yōu)/良/中”“產(chǎn)品質(zhì)量：優(yōu)/良/中”“服務(wù)態(tài)度：優(yōu)/良/中”優(yōu)勢分析供應(yīng)商的核心優(yōu)勢（如：“價格低于市場平均5%”“具備同類項目經(jīng)驗10年”）劣勢分析供應(yīng)商的潛在不足（如：“交貨期略長于其他供應(yīng)商”）評估結(jié)論填寫“推薦合作”“不推薦合作”或“備選”，并說明理由評估人員簽字參與評估的采購部門、需求部門人員姓名，用代替（如：王、趙*）評估日期完成評估的日期（格式：YYYY-MM-DD）（三）合同審批表字段名稱填寫說明合同名稱合同全稱（如：“公司2024年度辦公用品采購合同”）合同編號企業(yè)內(nèi)部合同編號規(guī)則（如：“CG-2024-X”，X為序號）采購類型勾選“物資采購”“服務(wù)采購”等供應(yīng)商名稱合同簽約方全稱合同金額（元）合同總金額（大寫：如“人民幣叁萬元整”）履行期限合同約定的開始至結(jié)束時間（如：“2024-01-01至2024-12-31”）采購部門意見采購部門對合同內(nèi)容、供應(yīng)商選擇的審核意見（如：“合同條款完整，供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)”）需求部門意見需求部門對技術(shù)條款、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的審核意見（如：“技術(shù)參數(shù)符合采購需求”）法務(wù)部門意見法務(wù)部門對合同合法性的審核意見（如：“無法律風(fēng)險，建議簽訂”）財務(wù)部門意見財務(wù)部門對金額、付款條款的審核意見（如：“付款方式符合財務(wù)制度”）分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見（簽字+日期）總經(jīng)理審批如需，總經(jīng)理的審批意見（簽字+日期）（四）合同執(zhí)行跟蹤表字段名稱填寫說明合同編號對應(yīng)《合同審批表》的合同編號采購內(nèi)容合同約定的主要物品/服務(wù)名稱供應(yīng)商名稱合同簽約方名稱計劃交付日期合同約定的首次交付時間實際交付日期供應(yīng)商實際交付的日期驗收結(jié)果勾選“合格”“不合格”或“部分合格”，并注明驗收意見（如：“經(jīng)抽檢，3批次產(chǎn)品規(guī)格不符”）付款階段勾選“預(yù)付款”“進度款”“尾款”，填寫對應(yīng)金額付款狀態(tài)填寫“已付款”“待付款”或“逾期未付”問題記錄履行過程中出現(xiàn)的問題（如：“延期交付5天”“產(chǎn)品質(zhì)量問題需退換”）處理結(jié)果問題的解決情況（如：“已與供應(yīng)商協(xié)商，延期交付已補償”“已完成退換貨”）跟蹤人*采購部門跟蹤合同執(zhí)行的經(jīng)辦人，用代替（如：劉）更新日期記錄信息的最后更新日期（格式：YYYY-MM-DD）（五）合同歸檔登記表字段名稱填寫說明歸檔編號檔案管理部門分配的歸檔編號（如：“DA-2024-X”）合同編號企業(yè)內(nèi)部合同編號合同名稱合同全稱簽訂日期合同簽訂的日期（格式：YYYY-MM-DD）供應(yīng)商名稱合同簽約方名稱合同金額（元）合同總金額履行期限合同約定的履行起止時間歸檔部門提交歸檔的部門（如：采購部門）歸檔人*提交歸檔的經(jīng)辦人，用代替（如：陳）歸檔日期提交歸檔的日期（格式：YYYY-MM-DD）保存期限根據(jù)檔案管理規(guī)定填寫（如：“10年”“長期”）檔案存放位置檔案柜編號/電子系統(tǒng)路徑（如：“檔案室-3號柜-02層”“合同管理系統(tǒng)-2024年采購合同”）借閱記錄記錄借閱人、借閱日期、歸還日期（如：“張*，2024-06-01，2024-06-07”）四、使用過程中的關(guān)鍵風(fēng)險提示合同條款法律風(fēng)險：避免使用模糊表述（如“盡快”“大約”），明確時間、金額、數(shù)量等關(guān)鍵要素；違約責(zé)任需對等，避免僅約束供應(yīng)商或采購方，爭議解決方式優(yōu)先約定“合同簽訂地人民法院訴訟”；涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密條款的內(nèi)容，需清晰界定歸屬范圍及保密期限。審批流程合規(guī)風(fēng)險：嚴(yán)禁“先簽批后補流程”或越權(quán)審批，審批人需對審批意見負(fù)責(zé)；大額或重大采購合同（如超過企業(yè)規(guī)定限額），必須提交至更高層級審批（如總經(jīng)理辦公會、董事會）；電子審批需保證系統(tǒng)留痕，不可隨意刪除審批記錄。供應(yīng)商信息