2026年精測儀器儀表公司會計檔案管理規(guī)范管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司會計檔案管理工作，保障會計檔案的完整、安全、可追溯，提升會計檔案利用效率，防范檔案管理風險，依據《會計檔案管理辦法》《中華人民共和國會計法》《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》等相關法律法規(guī)及公司章程、公司財務管理制度等規(guī)定，結合精測儀器儀表企業(yè)特點（涉及定制儀器成本核算、營銷費用管控、稅務申報、資金往來等多類型會計檔案，涵蓋紙質與電子檔案兩類形態(tài)），制定本制度。第二條本制度適用于公司所有部門及全體員工涉及的會計檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、查閱、復制、移交、銷毀全流程管理，涉及財務部（會計檔案歸口管理）、行政部（檔案庫房管理）、各業(yè)務部門（會計檔案源頭收集）的協(xié)同配合，覆蓋公司經營活動中形成的所有會計檔案類型。第三條公司會計檔案管理遵循“統(tǒng)一管理、分類保管、安全保密、依法利用”的原則，堅持檔案收集及時化、整理規(guī)范化、保管安全化、利用合規(guī)化、銷毀程序化，確保會計檔案管理符合法律法規(guī)要求，滿足公司財務核算、審計監(jiān)督、稅務核查、經營決策等工作需要。第四條財務部為公司會計檔案歸口管理部門，負責會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔指導，電子會計檔案的標準化處理，檔案查閱審批，銷毀申請?zhí)釄?；行政部負責會計檔案庫房的日常管理，保障庫房溫濕度、防火、防盜、防蟲等保管條件達標；各業(yè)務部門負責本部門產生的會計憑證、單據等原始資料的收集與移交；公司管理層負責會計檔案銷毀、重大檔案移交等事項的審批；檔案管理員（財務部專人兼任）負責會計檔案的日常保管、臺賬登記、到期提醒等具體工作。第二章組織職責第五條財務部職責：建立會計檔案管理臺賬，完整記錄檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限、保管位置、移交人、接收人、查閱記錄、銷毀記錄等信息；制定會計檔案分類整理規(guī)范，明確紙質與電子檔案的整理標準、立卷規(guī)則、編號規(guī)則；指導各業(yè)務部門收集整理會計檔案原始資料，確保資料完整、合規(guī)；對電子會計檔案進行格式轉換、備份存儲，確保電子檔案可長期讀??；審核會計檔案查閱、復制申請，嚴格把控查閱范圍與權限；定期檢查會計檔案保管狀況，每年不少于2次，及時處理檔案破損、霉變等問題；按規(guī)定期限提報到期會計檔案的銷毀申請，配合開展銷毀鑒定；組織開展會計檔案管理培訓，每年不少于1次，覆蓋財務及各業(yè)務部門檔案對接人員；保存會計檔案管理相關制度、審批文件、鑒定報告等資料，保存期限符合法規(guī)要求；定期向管理層匯報會計檔案管理整體情況，提出優(yōu)化管理的建議。第六條行政部職責：配備符合保管要求的會計檔案庫房，設置防火、防盜、防潮、防蟲、防磁等設施；定期檢查庫房保管條件，確保溫濕度控制在規(guī)定范圍，安防設施正常運行；配合財務部做好會計檔案的入庫、出庫登記，監(jiān)督檔案移交過程；嚴禁無關人員進入會計檔案庫房，保障檔案存放安全；協(xié)助財務部開展到期會計檔案的銷毀工作，做好銷毀過程的見證與記錄。第七條各業(yè)務部門職責：及時收集本部門經營活動中產生的會計原始憑證（如采購發(fā)票、銷售單據、費用報銷憑證、合同附件等），確保憑證真實、完整、合規(guī)；按財務部要求整理原始資料，在規(guī)定時限內移交至財務部，不得拖延、隱匿或損毀；配合財務部核對檔案資料，補充完善檔案缺失的相關說明；如需查閱會計檔案，按流程提交申請，嚴禁私自調取、復制檔案。第八條檔案管理員職責：嚴格按規(guī)范接收、整理、保管會計檔案，做到分類清晰、存放有序；及時更新會計檔案管理臺賬，確保賬實相符；對查閱后的檔案及時歸位，檢查檔案完整性；定期核對電子會計檔案備份情況，防止數據丟失；在會計檔案保管期滿前6個月，向財務部負責人提交到期提醒報告；嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。第九條全體員工職責：嚴格遵守會計檔案管理規(guī)定，不得偽造、篡改、損毀會計檔案；對接觸到的會計檔案信息嚴格保密，嚴禁向外部無關人員泄露；發(fā)現(xiàn)會計檔案遺失、損毀、違規(guī)查閱等情況，及時向財務部或管理層報告；配合公司開展會計檔案的收集、整理、核查等工作。第三章檔案管理范圍與規(guī)范第十條會計檔案管理核心范圍：1.會計憑證類：涵蓋原始憑證（發(fā)票、收據、報銷單、出入庫單、合同附件等）、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等）、憑證附件及匯總憑證；2.會計賬簿類：涵蓋總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿及其他備查賬簿；3.財務報告類：涵蓋月度、季度、年度財務會計報告（含資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、附注等）、內部管理財務分析報告；4.其他類：涵蓋銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、稅務申報資料、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、電子會計檔案備份介質等。第十一條檔案整理規(guī)范：1.紙質檔案：按憑證、賬簿、報告等類別分類，按形成時間排序，統(tǒng)一編寫檔案編號，裝訂成冊并填寫案卷封面，注明檔案名稱、形成期間、冊數、保管期限等信息；2.電子檔案：統(tǒng)一存儲格式（PDF、OFX等），按紙質檔案編號規(guī)則同步編號，建立電子檔案目錄，定期進行異地備份，備份介質標注檔案信息與備份時間；3.檔案編號：采用“年份+類別+順序號”的規(guī)則，確保編號唯一、可追溯，類別代碼統(tǒng)一由財務部制定并公示。第十二條保管期限規(guī)范：1.永久保管：年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、涉及重大經濟事項的會計檔案；2.定期保管：會計憑證、會計賬簿保管期限為30年，月度/季度財務報告、銀行對賬單等保管期限為10年；3.特殊檔案：涉及未結清債權債務、未完結稅務事項的會計檔案，保管期限順延至事項完結后再按規(guī)定處理。第四章檔案全流程管理第十三條收集與歸檔：1.各業(yè)務部門在經濟業(yè)務發(fā)生后7個工作日內，將相關原始憑證移交財務部；2.財務部在每月結束后15個工作日內，完成當月會計憑證的整理、裝訂、立卷；每年結束后3個月內，完成年度會計賬簿、財務報告的整理歸檔；3.歸檔時填寫《會計檔案歸檔登記表》，由移交人、接收人簽字確認，明確歸檔責任。第十四條保管與防護：1.紙質檔案存放于專用庫房，按編號有序擺放，定期通風、除塵，防止檔案霉變、蟲蛀、破損；2.電子檔案存儲于專用服務器及備份介質，服務器設置權限密碼，備份介質異地存放，每半年校驗一次備份數據的完整性；3.嚴禁在檔案庫房內吸煙、存放易燃易爆物品，庫房鑰匙由檔案管理員專人保管，不得私自轉交。第十五條查閱與復制：1.內部查閱：查閱人提交《會計檔案查閱申請表》，說明查閱事由、范圍、期限，經部門負責人、財務部負責人審批后，在檔案管理員監(jiān)督下查閱，嚴禁帶出庫房；2.外部查閱（如審計、稅務、司法機關）：需提供相關單位出具的正式函件，經公司管理層審批后，由財務部專人陪同查閱，查閱結果需登記備案；3.檔案復制：確需復制的，需經財務部負責人審批，復制件由檔案管理員核對后加蓋公司財務專用章，登記復制信息。第十六條移交與銷毀：1.移交：公司內部交接時，填寫《會計檔案移交清冊》，列明檔案名稱、數量、保管期限等，由移交人、接收人、監(jiān)交人簽字確認；移交外部機構的，需經管理層審批，留存移交記錄；2.銷毀：保管期滿的會計檔案，由財務部牽頭組織鑒定，出具《會計檔案銷毀鑒定報告》，經管理層審批后，由財務部、行政部共同派員監(jiān)銷，銷毀前核對檔案清單，銷毀后填寫《會計檔案銷毀清冊》，相關人員簽字確認，銷毀記錄永久保存。第五章監(jiān)督與責任追究第十七條監(jiān)督檢查：1.日常監(jiān)督：財務部每月核對會計檔案管理臺賬，檢查檔案存放與保管狀況；2.專項檢查：每半年由財務部聯(lián)合行政部開展會計檔案管理專項檢查，重點核查檔案完整性、保管合規(guī)性、查閱規(guī)范性；3.考核監(jiān)督：將會計檔案管理合規(guī)性納入財務部、各業(yè)務部門年度績效考核，權重不低于5%。第十八條違規(guī)處理：1.員工偽造、篡改、損毀會計檔案的，首次違規(guī)給予記過處分、扣減當月績效15%，情節(jié)嚴重的解除勞動關系，涉嫌違法的移交司法機關；2.未按規(guī)定移交、整理會計檔案，導致檔案缺失的，扣減責任部門負責人當月績效10%，相關責任人扣減績效5%-8%；3.違規(guī)查閱、復制、泄露會計檔案信息的，扣減當月績效10%，造成公司損失的承擔相應賠償責任；4.檔案管理員未履行保管職責，導致檔案損毀、丟失的，扣減當月績效12%，情節(jié)嚴重的調離崗位。第十九條免責情形：因自然