2026年燃?xì)夤?yīng)公司采購(gòu)合同履約跟蹤管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)合同履約跟蹤管理工作，確保供應(yīng)商嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，保障燃?xì)獠少?gòu)、設(shè)備采購(gòu)、工程施工、技術(shù)服務(wù)等采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利實(shí)施，降低合同履約風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《城鎮(zhèn)燃?xì)夤芾項(xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)及公司采購(gòu)管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有對(duì)外簽訂的采購(gòu)合同（包括氣源供應(yīng)合同、燃?xì)庠O(shè)備采購(gòu)合同、工程施工承包合同、技術(shù)服務(wù)合同、運(yùn)維耗材采購(gòu)合同等）的履約跟蹤管理，涵蓋合同簽訂后至義務(wù)全部履行完畢的全周期。第三條采購(gòu)合同履約跟蹤遵循“全程跟蹤、及時(shí)預(yù)警、閉環(huán)處置、客觀記錄”的原則，以合同條款為核心依據(jù)，對(duì)供應(yīng)商履約行為進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，確保履約過(guò)程可追溯、異常問(wèn)題可處置、履約結(jié)果可核驗(yàn)。第四條采購(gòu)部為采購(gòu)合同履約跟蹤管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)牽頭組織履約跟蹤工作、建立履約跟蹤臺(tái)賬、協(xié)調(diào)處置履約異常；質(zhì)量管理部、運(yùn)營(yíng)管理部、財(cái)務(wù)部、合同使用部門(mén)按職責(zé)參與履約跟蹤，提供相關(guān)核驗(yàn)數(shù)據(jù)和意見(jiàn)。第二章組織職責(zé)第五條采購(gòu)部職責(zé)：建立采購(gòu)合同履約跟蹤臺(tái)賬，明確每份合同的跟蹤責(zé)任人、跟蹤節(jié)點(diǎn)及核驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；收集供應(yīng)商履約進(jìn)度信息，核對(duì)履約數(shù)據(jù)與合同約定的一致性；組織召開(kāi)履約異常處置會(huì)議，制定整改措施并跟蹤落實(shí)；匯總履約跟蹤結(jié)果，作為供應(yīng)商動(dòng)態(tài)分級(jí)評(píng)估的核心依據(jù)；留存履約跟蹤全過(guò)程記錄，形成完整檔案。第六條合同使用部門(mén)（管網(wǎng)部、客戶服務(wù)部、實(shí)驗(yàn)室等）職責(zé)：作為履約跟蹤的一線責(zé)任部門(mén)，實(shí)時(shí)反饋供應(yīng)商交付的產(chǎn)品/服務(wù)使用情況；核驗(yàn)產(chǎn)品/服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、交付時(shí)間是否符合合同要求；及時(shí)向采購(gòu)部反饋履約過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量、交付、服務(wù)等異常問(wèn)題；配合采購(gòu)部開(kāi)展履約異常整改驗(yàn)證工作。第七條質(zhì)量管理部職責(zé)：核驗(yàn)供應(yīng)商交付產(chǎn)品/服務(wù)的質(zhì)量是否符合合同約定及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；提供質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、不合格品處置記錄等數(shù)據(jù)；參與履約異常中質(zhì)量問(wèn)題的分析與處置，提出整改要求并驗(yàn)證整改效果。第八條財(cái)務(wù)部職責(zé)：跟蹤合同價(jià)款支付進(jìn)度，核對(duì)付款條件與履約進(jìn)度的匹配性；核驗(yàn)供應(yīng)商發(fā)票開(kāi)具的合規(guī)性、及時(shí)性；反饋付款過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商履約瑕疵，如發(fā)票差錯(cuò)、付款配合度差等問(wèn)題。第九條履約跟蹤責(zé)任人職責(zé)：由采購(gòu)部指定專(zhuān)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)合同的日常跟蹤，每周更新履約臺(tái)賬；定期與供應(yīng)商溝通履約進(jìn)度，及時(shí)掌握履約風(fēng)險(xiǎn)；發(fā)現(xiàn)異常后24小時(shí)內(nèi)上報(bào)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人，配合開(kāi)展處置工作。第三章履約跟蹤范圍與核心內(nèi)容第十條履約跟蹤范圍覆蓋采購(gòu)合同全部核心義務(wù)，包括但不限于：1.交付履約：產(chǎn)品/服務(wù)的交付時(shí)間、交付數(shù)量、交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式是否符合合同約定；工程施工類(lèi)合同的工期進(jìn)度、階段驗(yàn)收結(jié)果是否達(dá)標(biāo)；2.質(zhì)量履約：產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量檢測(cè)指標(biāo)是否符合合同及國(guó)標(biāo)/行標(biāo)要求；服務(wù)類(lèi)合同的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、響應(yīng)時(shí)效、完成質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)；3.價(jià)款履約：供應(yīng)商發(fā)票開(kāi)具的時(shí)間、類(lèi)型、金額是否合規(guī)；付款申請(qǐng)與履約進(jìn)度的匹配性；價(jià)格調(diào)整是否符合合同約定的調(diào)價(jià)機(jī)制；4.售后服務(wù)履約：質(zhì)保期承諾、售后響應(yīng)時(shí)間、故障處置效率、維保服務(wù)頻次是否符合合同要求；5.合規(guī)履約：供應(yīng)商是否存在轉(zhuǎn)包、違法分包、使用不合格原材料、提供虛假檢測(cè)報(bào)告等違規(guī)行為。第十一條不同類(lèi)型合同的跟蹤重點(diǎn)：1.氣源供應(yīng)合同：重點(diǎn)跟蹤氣源供應(yīng)量、供氣壓力、氣質(zhì)指標(biāo)、供氣穩(wěn)定性、應(yīng)急供氣響應(yīng)能力；2.燃?xì)庠O(shè)備采購(gòu)合同：重點(diǎn)跟蹤設(shè)備生產(chǎn)周期、出廠驗(yàn)收、到貨驗(yàn)收、安裝調(diào)試、質(zhì)保期服務(wù)；3.工程施工合同：重點(diǎn)跟蹤施工進(jìn)度、安全施工規(guī)范、材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收、隱蔽工程驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收；4.技術(shù)服務(wù)合同：重點(diǎn)跟蹤服務(wù)響應(yīng)時(shí)效、服務(wù)成果交付、技術(shù)指導(dǎo)效果、問(wèn)題解決率。第四章履約跟蹤實(shí)施流程第十二條跟蹤周期：根據(jù)合同類(lèi)型設(shè)定差異化跟蹤頻次，氣源供應(yīng)等長(zhǎng)期合同每日跟蹤核心履約指標(biāo)，設(shè)備采購(gòu)合同按交付節(jié)點(diǎn)跟蹤，工程施工合同按周跟蹤進(jìn)度，技術(shù)服務(wù)合同按服務(wù)事項(xiàng)完成情況實(shí)時(shí)跟蹤；所有合同在履約關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如到貨驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收、尾款支付前）必須開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)核驗(yàn)。第十三條信息收集：履約跟蹤責(zé)任人通過(guò)供應(yīng)商定期匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)核驗(yàn)、使用部門(mén)反饋、第三方檢測(cè)等方式收集履約信息；要求供應(yīng)商每月提交書(shū)面履約報(bào)告，說(shuō)明當(dāng)期履約情況、存在問(wèn)題及改進(jìn)計(jì)劃。第十四條跟蹤記錄：履約跟蹤責(zé)任人需及時(shí)將跟蹤情況錄入《采購(gòu)合同履約跟蹤臺(tái)賬》，記錄內(nèi)容包括履約階段、核驗(yàn)時(shí)間、核驗(yàn)結(jié)果、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、整改要求等，所有記錄需留存相關(guān)證明材料（如驗(yàn)收單、檢測(cè)報(bào)告、溝通記錄等）。第十五條階段性核驗(yàn)：合同履行至關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)，采購(gòu)部組織使用部門(mén)、質(zhì)量管理部等開(kāi)展聯(lián)合核驗(yàn)，核驗(yàn)結(jié)果需由參與部門(mén)簽字確認(rèn)；核驗(yàn)合格的，進(jìn)入下一履約階段；核驗(yàn)不合格的，立即啟動(dòng)異常處置流程。第十六條履約總結(jié)：合同全部義務(wù)履行完畢后，采購(gòu)部在10個(gè)工作日內(nèi)完成履約總結(jié)，評(píng)價(jià)供應(yīng)商整體履約表現(xiàn)，明確是否符合合同約定、是否存在違約行為、是否需追究責(zé)任等，總結(jié)報(bào)告作為供應(yīng)商分級(jí)評(píng)估的重要依據(jù)。第五章履約異常處置第十七條履約異常分類(lèi)：1.一般異常：輕微偏離合同約定，未造成實(shí)際損失，可通過(guò)整改糾正的，如交付延遲1-3天、發(fā)票小瑕疵、服務(wù)響應(yīng)略超時(shí)限等；2.重大異常：嚴(yán)重偏離合同約定，已造成或可能造成經(jīng)濟(jì)損失、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的，如交付延遲超3天、產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、工程進(jìn)度嚴(yán)重滯后、供氣中斷等。第十八條一般異常處置：履約跟蹤責(zé)任人向供應(yīng)商發(fā)出《履約整改通知書(shū)》，明確整改問(wèn)題、整改要求及完成時(shí)限（不超過(guò)5個(gè)工作日）；整改完成后，組織核驗(yàn)，核驗(yàn)合格的記錄存檔，不合格的升級(jí)為重大異常處置。第十九條重大異常處置：采購(gòu)部在發(fā)現(xiàn)異常后2個(gè)工作日內(nèi)組織召開(kāi)異常處置會(huì)議，通知供應(yīng)商參會(huì)，明確違約事實(shí)及依據(jù)；根據(jù)合同約定提出處置要求，包括限期整改、扣減履約保證金、賠償損失、暫停后續(xù)訂單、終止合同等；處置過(guò)程需形成書(shū)面記錄，由參會(huì)各方簽字確認(rèn)；涉及法律糾紛的，移交公司法務(wù)部門(mén)處理。第二十條應(yīng)急處置：供應(yīng)商履約異常可能影響燃?xì)獍踩?yīng)、公司正常運(yùn)營(yíng)的，采購(gòu)部立即啟動(dòng)應(yīng)急方案，協(xié)調(diào)備用供應(yīng)商或采取替代措施，同時(shí)向公司管理層匯報(bào)，同步追究違約供應(yīng)商的賠償責(zé)任。第六章履約檔案管理第二十一條采購(gòu)部建立采購(gòu)合同履約檔案，每份合同單獨(dú)建檔，檔案內(nèi)容包括合同文本、履約跟蹤臺(tái)賬、核驗(yàn)記錄、異常處置文件、供應(yīng)商履約報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票及付款憑證等，確保履約全過(guò)程可追溯。第二十二條履約檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案存儲(chǔ)至公司指定存儲(chǔ)介質(zhì)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限；紙質(zhì)檔案裝訂成冊(cè)，存放于檔案管理室，保存期限不少于合同履行完畢后3年；檔案查閱需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。第七章責(zé)任追究第二十三條內(nèi)部人員責(zé)任：1.履約跟蹤責(zé)任人未按要求開(kāi)展跟蹤、隱瞞履約異常、虛假填報(bào)跟蹤記錄的，給予通報(bào)批評(píng)，扣減當(dāng)月績(jī)效5%-10%；2.采購(gòu)部及相關(guān)部門(mén)未及時(shí)處置履約異常，導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失的，扣減相關(guān)負(fù)責(zé)人季度績(jī)效10%-20%，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)整崗位；3.內(nèi)部人員與供應(yīng)商串通，縱容違約行為、泄露公司處置方案的，移交司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任。第二十四條供應(yīng)商責(zé)任：1.供應(yīng)商出現(xiàn)一般違約行為的，按合同約定扣減履約保證金，整改不合格的暫停合作；2.供應(yīng)商出現(xiàn)重大違約行為的，終止合同執(zhí)行，沒(méi)收履約保證金，追究賠償責(zé)任，列入供應(yīng)商黑名