一、適用范圍與常見場景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)與基礎(chǔ)信息確定會(huì)議核心目的明確本次會(huì)議需解決的核心問題（如“確定Q3項(xiàng)目排期”“協(xié)調(diào)跨部門資源沖突”“評審方案可行性”），避免議題發(fā)散。提前梳理會(huì)議議程，按優(yōu)先級排序，預(yù)估每個(gè)議題的討論時(shí)間（建議單次會(huì)議議程不超過5項(xiàng)，總時(shí)長控制在2小時(shí)內(nèi)）。確定參會(huì)人員與分工明確主持人（負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏、引導(dǎo)討論）、記錄人（負(fù)責(zé)記錄關(guān)鍵內(nèi)容，建議由熟悉業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任）、核心參會(huì)人（決策者或執(zhí)行負(fù)責(zé)人）、列席人員（提供信息支持，無需參與決策）。提前3天向所有參會(huì)人發(fā)送會(huì)議通知，包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（或線上會(huì)議）、議程、需提前準(zhǔn)備的資料（如數(shù)據(jù)報(bào)告、方案草案）及閱讀要求。準(zhǔn)備會(huì)議材料收集與議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)支撐、過往會(huì)議結(jié)論等，提前整理成清晰文檔（如PPT、Excel表格），作為會(huì)議討論基礎(chǔ)。準(zhǔn)備會(huì)議簽到表、空白記錄紙（或電子），保證記錄工具就緒。（二）會(huì)中記錄：聚焦關(guān)鍵信息與決策記錄會(huì)議基本信息會(huì)議開始后，首先記錄核心要素：會(huì)議名稱、日期、具體時(shí)間（開始-結(jié)束）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（簽到確認(rèn)）、缺席人員及原因（如“*經(jīng)理因出差缺席，已提前同步意見”）。按議程記錄討論內(nèi)容逐項(xiàng)記錄議題討論過程：議題背景：簡要說明該議題的起因、當(dāng)前狀態(tài)（如“當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)度滯后，需協(xié)調(diào)開發(fā)與測試資源”）。發(fā)言要點(diǎn)：記錄核心參會(huì)人的主要觀點(diǎn)（避免逐字記錄，提煉關(guān)鍵邏輯和數(shù)據(jù)），標(biāo)注不同意見（如“主管認(rèn)為需增加預(yù)算，主管建議優(yōu)化現(xiàn)有流程”）。爭議點(diǎn)：明確討論中存在分歧的核心問題（如“對項(xiàng)目截止時(shí)間存在分歧：一方認(rèn)為需延后2周，另一方堅(jiān)持按原計(jì)劃”）。記錄決策事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)決策結(jié)論：對每個(gè)議題形成明確結(jié)論（如“同意按原計(jì)劃推進(jìn)項(xiàng)目，由組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)開發(fā)資源，組補(bǔ)充測試人員”），標(biāo)注決策依據(jù)（如“基于客戶需求優(yōu)先級及當(dāng)前資源評估”）。行動(dòng)項(xiàng)：詳細(xì)記錄需執(zhí)行的任務(wù)，包含5W1H要素：What：具體任務(wù)（如“完成客戶需求調(diào)研報(bào)告”）；Who：直接責(zé)任人（如“*專員”）；When：截止時(shí)間（如“2023年X月X日17:00前”）；Why：任務(wù)目標(biāo)（如“為方案設(shè)計(jì)提供數(shù)據(jù)支撐”）；Where：交付形式（如“發(fā)送至*經(jīng)理郵箱，紙質(zhì)版簽字確認(rèn)”）；How：所需資源/支持（如“需*部門提供歷史數(shù)據(jù)模板”）。（三）會(huì)后整理：核對與分發(fā)核對與完善記錄會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理初稿，重點(diǎn)核對：決策結(jié)論是否準(zhǔn)確、行動(dòng)項(xiàng)是否完整（責(zé)任人/時(shí)間/目標(biāo)明確）、不同意見是否客觀記錄。將初稿提交主持人審核，確認(rèn)無誤后，標(biāo)注“會(huì)議記錄定稿”及定稿日期。分發(fā)與存檔定稿后24小時(shí)內(nèi)，按需將會(huì)議分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)方（如需執(zhí)行的部門、上級領(lǐng)導(dǎo)），分發(fā)時(shí)注明“請知悉并執(zhí)行相關(guān)行動(dòng)項(xiàng)”。電子版記錄按“部門-會(huì)議類型-日期”命名（如“市場部-周例會(huì)-20230815”），存儲(chǔ)至企業(yè)共享服務(wù)器指定文件夾；紙質(zhì)版記錄需由主持人簽字確認(rèn)后，交行政部門歸檔（保存期限不少于1年）。（四）決策跟進(jìn)：閉環(huán)管理建立行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表以會(huì)議記錄中的行動(dòng)項(xiàng)為基礎(chǔ)，創(chuàng)建動(dòng)態(tài)跟蹤表（可使用Excel或項(xiàng)目管理工具），包含：任務(wù)描述、責(zé)任人、截止時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間、完成狀態(tài)（未開始/進(jìn)行中/已完成/延期）、備注（如延期原因）。定期檢查與反饋責(zé)任人需在截止時(shí)間前1天反饋任務(wù)進(jìn)度（如“已完成調(diào)研報(bào)告初稿，待*主管審核”）；主持人或指定協(xié)調(diào)人每周檢查行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展，對逾期任務(wù)及時(shí)提醒（如“*專員的任務(wù)已逾期1天，需說明原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間”）。閉環(huán)確認(rèn)與復(fù)盤行動(dòng)項(xiàng)完成后，責(zé)任人需提交成果（如報(bào)告、郵件截圖），由主持人確認(rèn)簽字，標(biāo)注“已完成”；對未完成的行動(dòng)項(xiàng)，需在下次會(huì)議中說明原因，必要時(shí)重新調(diào)整計(jì)劃；對反復(fù)出現(xiàn)的問題，組織專項(xiàng)復(fù)盤會(huì)議，優(yōu)化流程或機(jī)制。三、會(huì)議記錄模板示例（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目內(nèi)容會(huì)議名稱2023年第三季度項(xiàng)目進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議編號(hào)PROJ-20230815-01日期2023年8月15日時(shí)間14:00-16:00地點(diǎn)公司3樓第一會(huì)議室主持人*總監(jiān)記錄人*專員參會(huì)人員總監(jiān)、經(jīng)理、主管、專員、*專員（共5人）缺席人員及原因*主管因客戶拜訪缺席，已提前提交書面意見會(huì)議類型項(xiàng)目推進(jìn)協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議議程1.Q2項(xiàng)目總結(jié)（經(jīng)理）；2.Q3項(xiàng)目排期及資源需求（主管）；3.跨部門協(xié)作問題討論（全員）（二）會(huì)議討論與決策記錄表序號(hào)議題討論內(nèi)容摘要主要發(fā)言人觀點(diǎn)不同意見/爭議點(diǎn)最終決策結(jié)論決策依據(jù)1Q2項(xiàng)目總結(jié)Q2項(xiàng)目整體完成率85%，其中“用戶增長模塊”滯后10天，“支付功能模塊”提前3天交付。經(jīng)理：用戶增長模塊因需求變更導(dǎo)致延期，需優(yōu)化需求管理流程；主管：支付模塊提前完成，因測試流程標(biāo)準(zhǔn)化。無同意Q2項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，由*經(jīng)理在8月20日前提交復(fù)盤報(bào)告，重點(diǎn)分析“用戶增長模塊”延期原因?；赒2項(xiàng)目實(shí)際數(shù)據(jù)及執(zhí)行過程記錄。2Q3項(xiàng)目排期及資源需求Q3計(jì)劃啟動(dòng)“新用戶畫像系統(tǒng)”項(xiàng)目，需開發(fā)3人、測試2人、設(shè)計(jì)1人，預(yù)計(jì)工期60天。主管：當(dāng)前開發(fā)資源緊張，建議申請外部協(xié)作；專員：內(nèi)部可協(xié)調(diào)2人，剩余1人需招聘?？偙O(jiān)：外部協(xié)作成本高，優(yōu)先內(nèi)部協(xié)調(diào)；經(jīng)理：設(shè)計(jì)人員可兼職支持，但需明確工作量。同意“新用戶畫像系統(tǒng)”項(xiàng)目啟動(dòng)，由主管牽頭，內(nèi)部協(xié)調(diào)開發(fā)2人（組、組）、測試2人（組），設(shè)計(jì)由*專員兼職（工作量控制在每日2小時(shí)內(nèi)），工期調(diào)整為70天?；诋?dāng)前資源評估及項(xiàng)目優(yōu)先級，平衡成本與進(jìn)度。3跨部門協(xié)作問題討論市場部提出的“活動(dòng)數(shù)據(jù)需求”與技術(shù)部數(shù)據(jù)接口不匹配，導(dǎo)致數(shù)據(jù)交付延遲。專員：市場部需求變更頻繁，未提前同步技術(shù)部；經(jīng)理：技術(shù)部需提前介入需求評審。*總監(jiān)：需明確需求變更流程，市場部變更需提前3天提交申請。建立“跨部門需求變更流程”：市場部需求變更需填寫《變更申請表》，經(jīng)技術(shù)部評審后，由總監(jiān)簽字確認(rèn)方可執(zhí)行；本周內(nèi)由專員牽頭完成流程文檔。解決當(dāng)前協(xié)作痛點(diǎn)，避免后續(xù)類似問題。（三）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任人協(xié)作人截止時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成狀態(tài)備注/反饋1提交Q2項(xiàng)目復(fù)盤報(bào)告*經(jīng)理*專員2023-08-202023-08-19已完成重點(diǎn)分析了需求變更流程問題，建議建立需求評審機(jī)制。2協(xié)調(diào)內(nèi)部開發(fā)資源（組、組）*主管組長、組長2023-08-182023-08-17已完成組指派工程師，組指派工程師，已明確分工。3制定《跨部門需求變更流程》*專員經(jīng)理、經(jīng)理2023-08-252023-08-24已完成包含變更申請表模板、評審流程、簽字權(quán)限，已提交*總監(jiān)審核。（四）附件清單附件名稱份數(shù)提供人備注Q2項(xiàng)目進(jìn)度數(shù)據(jù)表1*經(jīng)理Excel格式，含各模塊完成率Q3項(xiàng)目資源需求清單1*主管PDF格式跨部門需求變更申請模板1*專員Word格式四、關(guān)鍵使用提醒記錄客觀性：記錄時(shí)避免主觀評價(jià)（如“經(jīng)理的方案不合理”），改為客觀描述（如“經(jīng)理提出方案需增加預(yù)算，未說明具體用途”），保證信息中立。決策明確性：對每個(gè)議題的結(jié)論需清晰、無歧義，避免使用“盡量”“可能”等模糊詞匯，如“需在9月10日前完成”而非“盡量在9月完成”。行動(dòng)項(xiàng)可執(zhí)行性：每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)必須明確責(zé)任人與截止時(shí)間，避免“相關(guān)部門配合”等模糊表述，需具體到“部門負(fù)責(zé)人在X月X日前完成”。信息保密：涉及敏感信息（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶隱私、戰(zhàn)略規(guī)劃）的會(huì)議，需在記錄首頁標(biāo)注