行政辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)一、前言為規(guī)范行政辦公流程、提升工作效率與管理規(guī)范性，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任邊界，特制定本操作手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)全體行政人員及涉及行政流程的各部門員工，旨在為日常辦公活動(dòng)提供清晰指引，確保各項(xiàng)行政事務(wù)依規(guī)、有序、高效開(kāi)展。二、文件收發(fā)與管理流程（一）收文管理1.簽收登記：行政人員接收外部來(lái)文（含紙質(zhì)、電子文件）時(shí)，需立即在《收文登記簿》中記錄來(lái)文單位、收文時(shí)間、文件標(biāo)題、文號(hào)及密級(jí)（如有），確保信息完整可追溯；電子文件需同步備份至指定服務(wù)器文件夾。2.初審分類：根據(jù)文件內(nèi)容、密級(jí)及緊急程度，初步判斷處理優(yōu)先級(jí)（如“特急”“加急”“常規(guī)”），并標(biāo)注是否涉及跨部門協(xié)作。3.擬辦呈批：結(jié)合文件要求與公司職責(zé)分工，行政人員在《文件處理單》上提出擬辦意見(jiàn)（如“請(qǐng)XX部門牽頭落實(shí)”“呈XX領(lǐng)導(dǎo)閱示”），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。4.承辦督辦：承辦部門收到文件后，需在指定時(shí)限內(nèi)（如特急件24小時(shí)內(nèi)）反饋處理進(jìn)展；行政人員需跟蹤進(jìn)度，對(duì)超期未辦事項(xiàng)及時(shí)提醒，確保任務(wù)閉環(huán)。5.歸檔保管：文件處理完畢后，按《檔案管理辦法》分類歸檔（紙質(zhì)文件需編號(hào)入柜，電子文件上傳至檔案系統(tǒng)），并建立借閱登記制度，涉密文件僅限授權(quán)人員查閱。（二）發(fā)文管理1.文稿擬制：業(yè)務(wù)部門起草文件時(shí)，需遵循《公文格式規(guī)范》（見(jiàn)附錄），確保結(jié)構(gòu)清晰、表述準(zhǔn)確；重要文件需經(jīng)部門內(nèi)部會(huì)審后提交行政部。2.核稿會(huì)簽：行政部審核文件的格式、邏輯及合規(guī)性（如是否符合公司制度、政策要求），涉及多部門事項(xiàng)需發(fā)起會(huì)簽，收集各部門意見(jiàn)并反饋至起草部門修改。3.簽發(fā)用?。何募?jīng)核稿、會(huì)簽后，報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)；簽發(fā)后由行政部統(tǒng)一編號(hào)、排版印刷，并加蓋公司公章（電子文件同步生成電子簽章版）。4.分發(fā)歸檔：按發(fā)文范圍（如“公司內(nèi)部”“外部單位”）登記分發(fā)，同步留存紙質(zhì)版與電子版至檔案系統(tǒng)，確保文件可查、可溯。（三）注意事項(xiàng)涉密文件需單獨(dú)登記、加密存儲(chǔ)，傳遞時(shí)采用專人直送或加密傳輸，嚴(yán)禁通過(guò)非涉密渠道（如私人郵箱、社交軟件）發(fā)送。電子文件需定期備份（至少每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失；借閱文件需經(jīng)審批，歸還時(shí)檢查完整性。三、會(huì)議組織與管理流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備1.需求確認(rèn)：行政人員收到會(huì)議需求后，與發(fā)起部門確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含外部嘉賓）、議程及材料要求，形成《會(huì)議籌備清單》。2.通知發(fā)布：提前1-3個(gè)工作日（緊急會(huì)議除外）通過(guò)OA系統(tǒng)、郵件或短信發(fā)布會(huì)議通知，附會(huì)議議程、參會(huì)材料（如報(bào)告、提案），并提醒參會(huì)人員提前準(zhǔn)備。3.會(huì)場(chǎng)保障：根據(jù)參會(huì)人數(shù)布置會(huì)場(chǎng)（如桌椅擺放、投影調(diào)試、茶水準(zhǔn)備），提前測(cè)試音響、視頻設(shè)備，確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定；重要會(huì)議需準(zhǔn)備備用設(shè)備。4.材料準(zhǔn)備：整理會(huì)議議程、簽到表、講話稿、提案文檔等，按參會(huì)人數(shù)打印裝訂（電子會(huì)議需上傳至共享文件夾），并放置于會(huì)場(chǎng)醒目位置。（二）會(huì)中服務(wù)1.簽到管理：提前15分鐘在會(huì)場(chǎng)入口組織簽到（紙質(zhì)簽到或電子掃碼），統(tǒng)計(jì)實(shí)際參會(huì)人數(shù)并反饋至?xí)h主持人。2.記錄跟進(jìn)：指定專人記錄會(huì)議要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及待辦任務(wù)，形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿（需包含“決議事項(xiàng)”“責(zé)任人”“完成時(shí)限”），會(huì)后24小時(shí)內(nèi)提交審核。3.應(yīng)急保障：會(huì)中若出現(xiàn)設(shè)備故障、人員沖突等突發(fā)情況，行政人員需第一時(shí)間協(xié)調(diào)解決（如更換會(huì)議室、聯(lián)系技術(shù)支持），確保會(huì)議順利推進(jìn)。（三）會(huì)后跟進(jìn)1.紀(jì)要定稿：《會(huì)議紀(jì)要》經(jīng)主持人審核后，分發(fā)至全體參會(huì)人員及相關(guān)部門；涉及跨部門協(xié)作的任務(wù)，需同步抄送分管領(lǐng)導(dǎo)。2.任務(wù)督辦：行政人員需跟蹤決議事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，每周匯總進(jìn)展并反饋至?xí)h發(fā)起人，確保任務(wù)按時(shí)落地。3.資料歸檔：將會(huì)議通知、簽到表、紀(jì)要、提案等材料整理歸檔，紙質(zhì)版存入檔案柜，電子版上傳至OA系統(tǒng)“會(huì)議管理”模塊。（四）注意事項(xiàng)緊急會(huì)議可簡(jiǎn)化流程（如口頭通知、現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備材料），但需事后補(bǔ)全書面記錄。參會(huì)人員需遵守會(huì)議紀(jì)律（如關(guān)閉手機(jī)、禁止隨意離席），行政人員有權(quán)對(duì)干擾會(huì)議秩序的行為進(jìn)行提醒。四、辦公用品采購(gòu)與發(fā)放流程（一）需求提報(bào)各部門每月25日前，通過(guò)OA系統(tǒng)提交《辦公用品需求表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途（如“打印機(jī)硒鼓，適配XX型號(hào)，2個(gè)，用于財(cái)務(wù)部打印機(jī)維護(hù)”）；行政部匯總需求后，結(jié)合庫(kù)存情況形成采購(gòu)計(jì)劃。（二）采購(gòu)執(zhí)行1.供應(yīng)商比價(jià)：行政部需從合格供應(yīng)商庫(kù)中選取至少3家進(jìn)行比價(jià)（含價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)），填寫《供應(yīng)商比價(jià)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)申請(qǐng)。2.審批采購(gòu)：預(yù)算內(nèi)采購(gòu)（≤XX元）由行政部負(fù)責(zé)人審批；超預(yù)算或特殊物品（如專業(yè)設(shè)備）需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同（或訂單），明確交貨時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.到貨驗(yàn)收：供應(yīng)商送貨時(shí)，行政人員需現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收（核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量），填寫《驗(yàn)收單》并簽字確認(rèn)；不合格物品需當(dāng)場(chǎng)退回，要求供應(yīng)商重新發(fā)貨。（三）發(fā)放管理1.領(lǐng)用登記：各部門指定專人作為“辦公用品管理員”，憑《辦公用品需求表》到行政部領(lǐng)用物品，在《領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)（含領(lǐng)用時(shí)間、物品、數(shù)量）。2.庫(kù)存管理：行政部需建立《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》，定期（每月）盤點(diǎn)庫(kù)存，對(duì)不足物品（如剩余量＜安全庫(kù)存）及時(shí)補(bǔ)貨；固定資產(chǎn)類物品（如電腦、打印機(jī)）需單獨(dú)登記，納入公司資產(chǎn)管理。（四）注意事項(xiàng)耗材（如紙張、筆芯）需按需領(lǐng)用，禁止浪費(fèi)；固定資產(chǎn)領(lǐng)用后，使用部門需落實(shí)保管責(zé)任，損壞或丟失需按規(guī)定賠償。行政部每季度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（含交貨及時(shí)性、質(zhì)量穩(wěn)定性），淘汰不合格供應(yīng)商并更新合格庫(kù)。五、員工考勤與請(qǐng)假管理流程（一）考勤管理1.打卡要求：?jiǎn)T工需按公司規(guī)定時(shí)間（如上午XX:XX-XX:XX，下午XX:XX-XX:XX）進(jìn)行上下班打卡（指紋、人臉識(shí)別或手機(jī)APP）；因公外出無(wú)法打卡的，需提前在OA系統(tǒng)提交《外出申請(qǐng)》，注明事由、地點(diǎn)及時(shí)間。2.異常處理：行政部每日統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)，對(duì)遲到、早退、曠工等異常情況標(biāo)注說(shuō)明；員工需在3個(gè)工作日內(nèi)提交《考勤異常說(shuō)明》（附證明材料，如醫(yī)院?jiǎn)螕?jù)、交通記錄），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，行政部更新考勤記錄。（二）請(qǐng)假流程1.申請(qǐng)?zhí)峤唬簡(jiǎn)T工請(qǐng)假需提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》（緊急情況可事后補(bǔ)填），注明請(qǐng)假類型（病假、事假、年假等）、起止時(shí)間、事由及工作交接安排；病假需附醫(yī)院診斷證明，年假需結(jié)合公司年假制度申請(qǐng)。2.層級(jí)審批：事假/病假≤1天：部門負(fù)責(zé)人審批；事假/病假2-3天：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；事假/病假＞3天或年假：總經(jīng)理審批；審批通過(guò)的《請(qǐng)假申請(qǐng)表》需提交行政部備案。3.銷假與調(diào)整：?jiǎn)T工銷假時(shí)需向行政部反饋實(shí)際請(qǐng)假時(shí)長(zhǎng)，若逾期未歸需補(bǔ)填《續(xù)假申請(qǐng)》；行政部根據(jù)審批結(jié)果更新考勤記錄，作為薪資核算依據(jù)。（三）注意事項(xiàng)曠工認(rèn)定：無(wú)正當(dāng)理由未打卡且未提交說(shuō)明，或請(qǐng)假未經(jīng)審批擅自離崗，視為曠工；連續(xù)曠工3天或年度累計(jì)曠工5天，按公司制度處理。加班與調(diào)休：?jiǎn)T工加班需提前提交《加班申請(qǐng)》，經(jīng)審批后可申請(qǐng)調(diào)休（調(diào)休有效期為XX個(gè)月），具體規(guī)則見(jiàn)《員工考勤管理制度》。六、費(fèi)用報(bào)銷流程（一）報(bào)銷申請(qǐng)1.票據(jù)整理：?jiǎn)T工需按“一事一單”原則整理報(bào)銷票據(jù)（如發(fā)票、收據(jù)、行程單），確保票據(jù)真實(shí)、合規(guī)（抬頭為公司全稱、日期清晰、加蓋發(fā)票專用章），并粘貼在《費(fèi)用報(bào)銷單》背面（粘貼順序與報(bào)銷項(xiàng)目一致）。2.表單填寫：在《費(fèi)用報(bào)銷單》上填寫報(bào)銷部門、姓名、報(bào)銷日期、項(xiàng)目名稱（如“差旅費(fèi)”“辦公費(fèi)”）、金額（大小寫一致）、事由說(shuō)明（需簡(jiǎn)潔清晰，如“XX項(xiàng)目出差，往返機(jī)票+酒店費(fèi)用”）。3.附件補(bǔ)充：涉及合同、驗(yàn)收單、審批單的費(fèi)用（如采購(gòu)款、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)），需附相關(guān)文件復(fù)印件；差旅費(fèi)需附《出差申請(qǐng)單》《行程單》《酒店水單》等。（二）審批流程1.部門審核：報(bào)銷人提交申請(qǐng)后，部門負(fù)責(zé)人需審核費(fèi)用的真實(shí)性、必要性（如是否與工作相關(guān)、是否超預(yù)算），簽字確認(rèn)后提交行政部。2.財(cái)務(wù)初審：行政部（或財(cái)務(wù)部）審核票據(jù)的合規(guī)性（如發(fā)票真?zhèn)?、粘貼規(guī)范）、表單填寫完整性，對(duì)不符合要求的退回修改，符合要求的報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)權(quán)限審批（如≤XX元由部門負(fù)責(zé)人審批，＞XX元由總經(jīng)理審批），審批通過(guò)后提交財(cái)務(wù)部付款。（三）付款結(jié)算財(cái)務(wù)部收到審批通過(guò)的報(bào)銷單后，在3個(gè)工作日內(nèi)完成付款（對(duì)公賬戶轉(zhuǎn)賬或員工銀行卡打款），并將付款憑證反饋至報(bào)銷人；員工需確認(rèn)收款，如有疑問(wèn)及時(shí)與財(cái)務(wù)部溝通。（四）注意事項(xiàng)報(bào)銷時(shí)效：費(fèi)用發(fā)生后需在XX個(gè)月內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)，逾期不予受理（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批）。特殊費(fèi)用：招待費(fèi)、禮品費(fèi)需附《接待申請(qǐng)單》《禮品發(fā)放表》，且需符合公司《費(fèi)用報(bào)銷管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)限制。七、公務(wù)接待流程（一）接待申請(qǐng)因業(yè)務(wù)需要接待外部人員（如客戶、合作伙伴、政府部門）時(shí)，接待部門需提前填寫《公務(wù)接待申請(qǐng)表》，注明接待事由、人數(shù)、預(yù)計(jì)費(fèi)用、陪同人員名單及接待標(biāo)準(zhǔn)（如住宿、餐飲、交通標(biāo)準(zhǔn)），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批（重要接待需報(bào)總經(jīng)理審批）。（二）接待安排1.食宿交通：根據(jù)審批的標(biāo)準(zhǔn)，提前預(yù)訂酒店（優(yōu)先選擇協(xié)議酒店）、餐廳（控制人均消費(fèi)），安排車輛（公司自有或合規(guī)租賃），確保接待對(duì)象的行程順暢。2.活動(dòng)組織：結(jié)合接待事由制定日程安排（如參觀公司、座談交流、商務(wù)考察），提前協(xié)調(diào)相關(guān)部門準(zhǔn)備材料（如宣傳冊(cè)、演示文稿），并指定專人全程陪同。（三）費(fèi)用結(jié)算接待結(jié)束后，接待人員需整理票據(jù)（如酒店發(fā)票、餐飲發(fā)票、租車合同），填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附《公務(wù)接待申請(qǐng)表》《日程安排表》，按“費(fèi)用報(bào)銷流程”提交審批，財(cái)務(wù)部審核通過(guò)后付款。（四）注意事項(xiàng)接待標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格執(zhí)行公司《公務(wù)接待管理辦法》，禁止超標(biāo)準(zhǔn)接待（如人均餐飲費(fèi)≤X