人力資源管理常用表單庫(kù)：?jiǎn)T工入職離職全流程工具指南一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值在企業(yè)管理中，員工入職與離職是人力資源管理的核心環(huán)節(jié)，涉及流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)防控、信息留存等多維度要求。本表單庫(kù)適用于各類企業(yè)（尤其是規(guī)模50人以上的中小型企業(yè)）的HR部門及用人部門，覆蓋新員工從“offer發(fā)放”到“轉(zhuǎn)正定崗”的全流程，以及員工從“離職申請(qǐng)”到“檔案轉(zhuǎn)出”的全環(huán)節(jié)。通過標(biāo)準(zhǔn)化表單，可實(shí)現(xiàn)：流程可視化：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，避免推諉扯皮；風(fēng)險(xiǎn)可控化：關(guān)鍵信息（如合同條款、交接內(nèi)容）書面化留存，降低勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)；效率提升化：減少重復(fù)溝通，實(shí)現(xiàn)入職/離職辦理“一站式”完成。二、員工入職全流程操作指南（一）第一步：用人部門提出入職需求操作要點(diǎn)：當(dāng)部門出現(xiàn)人員空缺或新增編制時(shí)，部門負(fù)責(zé)人需填寫《人員增補(bǔ)申請(qǐng)表》，明確崗位名稱、招聘人數(shù)、任職資格（學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、技能）、到崗時(shí)間及薪酬預(yù)算（需符合公司薪酬體系）。HR部門收到申請(qǐng)后，3個(gè)工作日內(nèi)審核需求合理性（如編制是否超標(biāo)、薪酬是否合規(guī)），反饋審核意見；通過后，啟動(dòng)招聘流程。關(guān)鍵銜接：需求描述需具體，避免“招一名銷售”等模糊表述，應(yīng)明確“負(fù)責(zé)華東區(qū)域客戶開發(fā)，3年以上快消品行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，目標(biāo)年薪15-20萬(wàn)”。（二）第二步：候選人入職準(zhǔn)備操作要點(diǎn)：HR向候選人發(fā)放《錄用通知書》（需包含崗位、薪酬、報(bào)到時(shí)間、需攜帶材料清單），候選人確認(rèn)接受后，HR同步準(zhǔn)備勞動(dòng)合同、員工手冊(cè)等文件。候選人報(bào)到前，需準(zhǔn)備以下材料（復(fù)印件需注明“與原件一致”并簽字）：身份證復(fù)印件；學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件（若為應(yīng)屆生，提供就業(yè)推薦表）；離職證明（原單位開具，避免存在勞動(dòng)糾紛）；一寸免冠照片2張（底色按公司要求）；銀行卡復(fù)印件（用于工資發(fā)放，需注明開戶行）。風(fēng)險(xiǎn)提示：若候選人無法提供離職證明，需要求其出具《未存在勞動(dòng)糾紛承諾書》，并做背景調(diào)查核實(shí)。（三）第三步：入職辦理手續(xù)操作要點(diǎn)：信息登記：HR引導(dǎo)新員工填寫《員工信息登記表》，包含基本信息（姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式）、緊急聯(lián)系人、教育背景、工作經(jīng)歷、家庭成員等（字段需完整，避免后續(xù)社保、公積金繳納信息缺失）。合同簽訂：HR當(dāng)面講解勞動(dòng)合同條款（尤其是試用期、崗位、薪酬、保密義務(wù)、解除條件等），雙方簽字蓋章，合同一式兩份，員工留存一份，HR歸檔一份。入職引導(dǎo)：辦理工牌、門禁卡、企業(yè)郵箱等；介紹公司文化、組織架構(gòu)、部門職能及崗位職責(zé)；培訓(xùn)考勤制度、報(bào)銷流程、安全規(guī)范等基礎(chǔ)制度。社保/公積金開戶：HR在員工入職后30日內(nèi)，向社保局、公積金管理中心辦理參保手續(xù)，保證次月正常繳納。時(shí)效要求：入職手續(xù)需在報(bào)到當(dāng)日完成，避免“先入職后補(bǔ)材料”導(dǎo)致信息滯后。（四）第四步：試用期管理與轉(zhuǎn)正操作要點(diǎn)：試用期考核：試用期結(jié)束前10個(gè)工作日，部門負(fù)責(zé)人需填寫《試用期員工考核表》，從“工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、能力匹配”四個(gè)維度進(jìn)行評(píng)分（滿分100分，≥80分為合格）。轉(zhuǎn)正申請(qǐng)：考核合格者，員工填寫《員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》，部門負(fù)責(zé)人簽署意見后提交HR；不合格者，HR需在試用期結(jié)束前3日發(fā)出《試用期解除勞動(dòng)合同通知書》，說明解除原因（需符合《勞動(dòng)合同法》第39條）。轉(zhuǎn)正審批：HR審核轉(zhuǎn)正材料，符合條件的，更新員工信息（如薪酬調(diào)整、崗位變動(dòng)），并發(fā)放《轉(zhuǎn)正通知書》；不符合條件的，與部門溝通是否延長(zhǎng)試用期（延長(zhǎng)不超過法定上限，或解除合同）。合規(guī)提醒：試用期工資不得低于轉(zhuǎn)正工資的80%，且不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)。三、員工離職全流程操作指南（一）第一步：離職申請(qǐng)與審批操作要點(diǎn)：?jiǎn)T工提出離職：?jiǎn)T工需提前30日（試用期提前3日）提交《員工離職申請(qǐng)表》，說明離職原因（如個(gè)人發(fā)展、家庭原因等，避免負(fù)面表述）、最后工作日。部門審批：部門負(fù)責(zé)人收到申請(qǐng)后，5個(gè)工作日內(nèi)審批，重點(diǎn)關(guān)注工作交接安排；若挽留員工，需與HR溝通制定挽留方案（如調(diào)整崗位、薪酬）。HR審批：HR確認(rèn)離職原因是否合規(guī)（如是否存在被迫離職情形），審批通過后，啟動(dòng)離職流程。特殊情況：若員工存在《勞動(dòng)合同法》第38條情形（如未足額支付勞動(dòng)報(bào)酬、未依法繳納社保），可隨時(shí)解除勞動(dòng)合同，無需提前通知，并需提交《被迫解除勞動(dòng)合同通知書》。（二）第二步：工作交接與確認(rèn)操作要點(diǎn)：制定交接清單：部門負(fù)責(zé)人與員工共同梳理《工作交接清單》，內(nèi)容包括：經(jīng)手工作（未完成項(xiàng)目、日常事務(wù)）；資產(chǎn)物品（電腦、手機(jī)、鑰匙、文件等）；數(shù)據(jù)權(quán)限（系統(tǒng)賬號(hào)、密碼，需書面記錄并交接給接收人）；對(duì)外對(duì)接方（客戶、供應(yīng)商聯(lián)系方式，需標(biāo)注對(duì)接要點(diǎn)）。交接執(zhí)行：?jiǎn)T工按清單逐項(xiàng)交接，接收人簽字確認(rèn)；部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接過程，保證無遺漏。交接確認(rèn)：交接完成后，雙方及部門負(fù)責(zé)人在《工作交接清單》上簽字，HR留存歸檔。關(guān)鍵點(diǎn)：涉及核心數(shù)據(jù)或商業(yè)秘密的，需簽署《保密承諾書》，明確離職后保密義務(wù)。（三）第三步：薪資結(jié)算與社保公積金處理操作要點(diǎn)：薪資核算：HR根據(jù)考勤記錄（未休年假、加班費(fèi)）、報(bào)銷情況、績(jī)效結(jié)果等，計(jì)算員工最后一個(gè)月工資，填寫《薪資結(jié)算確認(rèn)單》，經(jīng)員工簽字確認(rèn)后，在離職當(dāng)日結(jié)清（不得拖欠）。社保/公積金停繳：HR在員工離職當(dāng)月辦理停繳手續(xù)，保證次月不再扣除費(fèi)用；若員工需轉(zhuǎn)移社保，需提供《參保繳費(fèi)憑證》及《基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保繳費(fèi)憑證》。其他費(fèi)用結(jié)算：如員工有借款、賠償款（如損壞公司財(cái)物），需在《薪資結(jié)算確認(rèn)單》中注明，扣除后發(fā)放剩余工資。合規(guī)要求：工資需以貨幣形式按月支付，不得克扣；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金（如協(xié)商解除、裁員）按《勞動(dòng)合同法》第47條規(guī)定計(jì)算（N或N+1，N為工作年限）。（四）第四步：離職證明與檔案轉(zhuǎn)遞操作要點(diǎn)：開具離職證明：HR在辦結(jié)離職手續(xù)后15日內(nèi)，向員工開具《離職證明》（注明姓名、身份證號(hào)、入職日期、離職日期、崗位、勞動(dòng)合同期限，不得包含負(fù)面評(píng)價(jià)），加蓋公司公章。檔案轉(zhuǎn)遞：?jiǎn)T工檔案（含勞動(dòng)合同、離職證明、考核記錄等）由HR部門密封，加蓋騎縫章，根據(jù)員工要求轉(zhuǎn)遞至新單位或戶籍地人才市場(chǎng)；若員工未提出轉(zhuǎn)遞要求，公司需妥善保管，保存期限不少于2年。后續(xù)跟進(jìn)：HR在離職后1個(gè)月內(nèi)進(jìn)行電話回訪（可選），知曉員工離職后動(dòng)態(tài)，優(yōu)化管理流程。四、核心表單模板模板1：新員工入職申請(qǐng)表基本信息填寫內(nèi)容姓名*性別男/女出生年月年月身份證號(hào)*學(xué)歷本科所學(xué)專業(yè)人力資源管理聯(lián)系電話138應(yīng)聘崗位招聘專員部門人力資源部入職日期年月日緊急聯(lián)系人（父親）緊急聯(lián)系電話139工作經(jīng)歷（近3年）2021.07-2023.09公司招聘助理備注無模板2：?jiǎn)T工離職申請(qǐng)表基本信息填寫內(nèi)容姓名*工號(hào)HR001部門人力資源部崗位招聘專員入職日期2023.10.01最后工作日年月日離職原因個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃工作交接情況已完成招聘項(xiàng)目交接，資產(chǎn)已歸還員工簽字___________部門負(fù)責(zé)人意見同意離職，交接完畢HR部門意見同意辦理離職手續(xù)日期年月日模板3：工作交接清單交接類別交接內(nèi)容數(shù)量/描述接收人簽字交接日期文件資料2023年Q4招聘計(jì)劃表1份–電子數(shù)據(jù)招聘系統(tǒng)賬號(hào)密碼用戶名：，密碼：–資產(chǎn)物品公司筆記本電腦（聯(lián)想ThinkPad）1臺(tái)（序列號(hào)：*）–對(duì)外對(duì)接大學(xué)校園招聘負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式張教授（138）–未完成工作2024年春季校園招聘方案初稿已完成，需修改–模板4：薪資結(jié)算確認(rèn)單項(xiàng)目金額（元）說明最后一個(gè)月基本工資80002024年1月1日-2024年1月31日加班費(fèi)500元旦假期加班3小時(shí)未休年假補(bǔ)償20002023年年假未休5天（400元/天）應(yīng)發(fā)合計(jì)10500個(gè)人社保1200公司代扣部分個(gè)人公積金800公司代扣部分個(gè)人所得稅300按累計(jì)預(yù)扣法計(jì)算實(shí)發(fā)金額8200應(yīng)發(fā)合計(jì)-代扣款項(xiàng)員工簽字___________HR簽字___________日期年月日五、操作關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）資料真實(shí)性核查入職時(shí)需核對(duì)身份證、學(xué)歷證原件，避免“假簡(jiǎn)歷”“假學(xué)歷”；若發(fā)覺造假，可依據(jù)《勞動(dòng)合同法》第26條（以欺詐手段訂立勞動(dòng)合同無效）解除合同且不支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。（二）交接完整性確認(rèn)工作交接清單需逐項(xiàng)核對(duì)，尤其是核心數(shù)據(jù)、客戶資源、資產(chǎn)物品，避免離職后出現(xiàn)“工作斷層”或資產(chǎn)流失；交接人、接收人、部門負(fù)責(zé)人三方簽字確認(rèn)，保證責(zé)任明確。（三）合規(guī)性要求入職30日內(nèi)必須繳納社保/公積金，否則面臨行政處罰；離職證明需規(guī)范開具，不得包含“不勝任工作”“違紀(jì)”等負(fù)面表述，避免勞動(dòng)糾紛。（四）信息保密管理員工離職后，需及時(shí)停用其系統(tǒng)賬號(hào)、門禁權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露；涉及商業(yè)秘密的員工