某影視協(xié)會影視論壇組織工作方案第一章總則第一條方案背景近年來，我國影視行業(yè)持續(xù)深化供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革，創(chuàng)作活力顯著提升，類型題材更加多元，技術(shù)創(chuàng)新與產(chǎn)業(yè)融合加速推進。在此背景下，某影視協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）作為連接政府、企業(yè)、創(chuàng)作者與觀眾的橋梁，亟需通過高質(zhì)量的影視論壇搭建行業(yè)交流平臺，凝聚發(fā)展共識，推動資源對接，助力行業(yè)向“內(nèi)容為王、技術(shù)賦能、生態(tài)協(xié)同”的高質(zhì)量發(fā)展階段邁進。為規(guī)范影視論壇組織流程，提升辦會效能與服務水平，特制定本方案。第二條指導思想以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，貫徹落實黨的二十大關(guān)于“推進文化自信自強，鑄就社會主義文化新輝煌”的決策部署，堅持“二為”方向和“雙百”方針，聚焦影視創(chuàng)作、技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)升級、人才培養(yǎng)等核心議題，打造“專業(yè)性、開放性、實效性”兼具的行業(yè)交流品牌，為影視行業(yè)健康發(fā)展提供智力支持與實踐指引。第三條基本原則1.需求導向：圍繞行業(yè)痛點、難點、熱點問題設置議題，確保論壇內(nèi)容與行業(yè)發(fā)展需求緊密貼合；2.多元參與：邀請創(chuàng)作者、出品方、播出平臺、技術(shù)企業(yè)、政策研究者、觀眾代表等多方主體參與，形成“產(chǎn)學研用”協(xié)同對話機制；3.務實高效：優(yōu)化議程設計，強化成果轉(zhuǎn)化，通過項目路演、簽約儀式、報告發(fā)布等形式推動資源落地；4.安全規(guī)范：嚴格落實意識形態(tài)責任制與活動安全管理要求，確保論壇政治方向正確、流程安全可控。第二章組織架構(gòu)與職責分工第四條領導小組成立論壇組織領導小組（以下簡稱“領導小組”），由協(xié)會主要負責人任組長，分管副秘書長任副組長，成員包括協(xié)會各部門負責人、行業(yè)專家代表。主要職責為：1.審定論壇總體方案、主題方向及重要議程；2.協(xié)調(diào)解決籌備與實施過程中的重大問題；3.指導論壇成果總結(jié)與推廣應用。第五條專項工作組領導小組下設綜合協(xié)調(diào)組、嘉賓接待組、宣傳推廣組、會務執(zhí)行組、安全保障組5個專項工作組，具體職責如下：（一）綜合協(xié)調(diào)組組長：協(xié)會辦公室主任成員：辦公室、會員部相關(guān)人員職責：-制定論壇總體方案及進度計劃表；-統(tǒng)籌各工作組協(xié)作，定期召開工作例會；-對接協(xié)會外部合作單位（如政府部門、高校、企業(yè)等）；-負責論壇經(jīng)費預算編制與報銷審核。（二）嘉賓接待組組長：協(xié)會會員部部長成員：會員部、外聯(lián)部骨干成員職責：-制定嘉賓邀請名單（分特邀嘉賓、行業(yè)嘉賓、媒體嘉賓三類），明確邀請標準與優(yōu)先級；-協(xié)調(diào)嘉賓行程確認、交通住宿安排（含接送車輛、酒店預訂、餐飲食譜定制）；-準備嘉賓材料（如論壇手冊、行業(yè)報告、紀念品等）；-負責嘉賓現(xiàn)場引導與應急聯(lián)絡。（三）宣傳推廣組組長：協(xié)會宣傳部部長成員：宣傳部、新媒體運營團隊、合作媒體代表職責：-制定宣傳方案（含預熱期、舉辦期、延續(xù)期三階段）；-設計論壇視覺系統(tǒng)（LOGO、主視覺海報、PPT模板等）；-統(tǒng)籌線上線下宣傳渠道（協(xié)會官網(wǎng)、微信公眾號、微博、抖音等新媒體平臺，行業(yè)報刊、電視臺、客戶端等傳統(tǒng)媒體）；-組織論壇直播與錄播，協(xié)調(diào)媒體記者采訪與稿件發(fā)布；-收集整理媒體報道數(shù)據(jù)，形成宣傳效果評估報告。（四）會務執(zhí)行組組長：協(xié)會活動部部長成員：活動部全體人員、第三方服務公司對接人職責：-完成場地考察與簽約（含主會場、分會場、茶歇區(qū)、路演區(qū)等功能分區(qū)規(guī)劃）；-負責舞臺搭建、燈光音響調(diào)試、設備租賃（如投影儀、同聲傳譯系統(tǒng)、投票器等）；-制作會議物料（簽到表、桌牌、指示牌、工作證、嘉賓證等）；-組織會前全流程彩排，協(xié)調(diào)志愿者培訓與分工；-現(xiàn)場把控議程進度，處理突發(fā)設備故障等問題。（五）安全保障組組長：協(xié)會辦公室副主任（兼安全專干）成員：辦公室安全專員、屬地派出所聯(lián)絡人、消防顧問、醫(yī)療應急人員職責：-制定安全應急預案（含消防安全、治安防范、人員疏散、醫(yī)療急救等）；-協(xié)調(diào)場地安全檢查（消防設施、電路負荷、疏散通道等）；-安排現(xiàn)場安保人員值守，維持簽到、入場、退場秩序；-落實疫情防控措施（如健康碼查驗、口罩佩戴提醒、備用隔離區(qū)設置等）；-負責突發(fā)安全事件的現(xiàn)場處置與上報。第三章籌備流程與時間節(jié)點第六條前期籌備階段（會前60-90天）1.需求調(diào)研與主題確定（會前90天）：綜合協(xié)調(diào)組通過會員問卷、行業(yè)座談、政策研讀等方式收集行業(yè)需求，形成《論壇主題建議報告》，提交領導小組審定后確定年度論壇主題（如“新時代影視創(chuàng)作的守正與創(chuàng)新”“科技賦能影視工業(yè)升級”等）及分議題。2.組建工作團隊（會前80天）：領導小組召開籌備啟動會，明確各工作組人員分工，發(fā)布《論壇工作進度表》（含關(guān)鍵任務、責任部門、完成時限）。3.嘉賓邀請與合作對接（會前70天）：嘉賓接待組啟動特邀嘉賓邀約（如“全國十佳導演”“飛天獎”編劇代表、視頻平臺CEO等），同步對接政府主管部門、高校研究機構(gòu)、技術(shù)企業(yè)等合作單位，確定聯(lián)合主辦/協(xié)辦單位名單。4.宣傳預熱啟動（會前60天）：宣傳推廣組發(fā)布首波預熱信息（含主題海報、嘉賓陣容劇透、論壇亮點預告），開通論壇專屬報名通道（區(qū)分“會員免費報名”“非會員購票參與”兩類），同步啟動合作媒體資源置換。第七條中期執(zhí)行階段（會前30-60天）1.場地與物料確認（會前60天）：會務執(zhí)行組完成場地簽約，提交《場地功能分區(qū)設計圖》《設備清單》，經(jīng)領導小組審核后啟動搭建招標；同步完成論壇手冊（含議程、嘉賓簡介、場地地圖）、紀念品（如協(xié)會定制文創(chuàng)、行業(yè)年度報告）的設計與制作。2.嘉賓行程確認（會前45天）：嘉賓接待組完成90%以上特邀嘉賓行程確認，提交《嘉賓接待手冊》（含航班/車次信息、住宿酒店地址、特殊需求備注等），協(xié)調(diào)酒店簽訂住宿協(xié)議，明確餐飲標準（如分餐制、清真餐等）。3.宣傳內(nèi)容深化（會前40天）：宣傳推廣組推出“嘉賓專訪”系列短視頻（聚焦嘉賓研究領域與論壇發(fā)言要點），發(fā)布“觀眾提問征集”活動（通過官微收集觀眾關(guān)心的行業(yè)問題，篩選后提交嘉賓準備），同步啟動直播平臺技術(shù)測試（確保4K高清直播、實時彈幕互動等功能穩(wěn)定）。4.應急預案演練（會前30天）：安全保障組組織全流程壓力測試（含消防演練、設備故障模擬、人員擁堵疏導等），更新《安全應急預案》，明確各崗位應急聯(lián)絡人及響應時限。第八條后期沖刺階段（會前1-30天）1.會前彩排（會前7天）：會務執(zhí)行組組織全體工作人員、志愿者進行全流程彩排（含簽到、入場、嘉賓上臺、茶歇銜接、路演環(huán)節(jié)等），重點調(diào)試計時器、麥克風、PPT翻頁筆等設備，確保議程時間誤差不超過5分鐘。2.最后確認（會前3天）：各工作組提交《會前確認清單》（含嘉賓確認率、場地布置完成度、設備調(diào)試結(jié)果、宣傳物料到位情況等），領導小組召開臨戰(zhàn)會議，逐項核查風險點并落實整改。3.現(xiàn)場準備（會前1天）：會務執(zhí)行組完成場地最終布置（含主背景板安裝、桌牌擺放、指示牌懸掛），安全保障組完成消防、電力、醫(yī)療點位檢查，嘉賓接待組與酒店確認次日早餐時間及車輛接送安排。第四章實施細則與重點環(huán)節(jié)第九條主題與議程設計1.主題設置：年度主主題需體現(xiàn)時代性與引領性（如202X年可設“影視+”融合發(fā)展：技術(shù)、內(nèi)容與生態(tài)的新可能），分議題圍繞主主題拆解為3-5個具體方向（如“短劇生態(tài)與青年創(chuàng)作者機會”“AIGC對影視生產(chǎn)流程的重構(gòu)”“主旋律作品的市場轉(zhuǎn)化路徑”）。2.議程結(jié)構(gòu)：-上午（9:00-12:00）：開幕儀式+主旨演講（時長2.5小時），包括協(xié)會領導致辭、主管部門政策解讀、行業(yè)領袖主題演講（每人15-20分鐘）；-下午（13:30-17:30）：平行論壇+項目路演（時長3.5小時），分2-3個分會場同步進行，每個分會場設圓桌對話（4-6位嘉賓，主持人引導討論，時長1小時）、項目路演（8-10個優(yōu)質(zhì)影視項目，每個項目5分鐘展示+5分鐘問答，時長1.5小時）；-晚間（18:30-20:00）：行業(yè)沙龍（可選環(huán)節(jié)），以“輕松茶敘”形式促進中小影視公司、青年創(chuàng)作者與平臺方、投資方自由交流。第十條嘉賓邀請與服務1.邀請標準：特邀嘉賓需具備行業(yè)影響力（如獲國家級獎項、擔任頭部企業(yè)高管、主持重大研究課題）；行業(yè)嘉賓優(yōu)先選擇協(xié)會理事單位代表、年度優(yōu)秀會員；媒體嘉賓覆蓋中央級媒體（如人民日報、新華社）、行業(yè)垂直媒體（如影視獨舌、骨朵網(wǎng)絡影視）及頭部自媒體（粉絲量超50萬）。2.服務細節(jié)：為特邀嘉賓提供“一對一”接待專員，提前3天發(fā)送《行程確認短信》（含天氣、交通、著裝建議）；現(xiàn)場設置“嘉賓休息室”（配備茶點、充電設備、應急藥品），安排專人負責嘉賓上臺引導與話筒調(diào)試。第十一條宣傳推廣與傳播1.內(nèi)容策劃：預熱期（會前60天-30天）以“懸念+話題”為主（如“今年論壇將發(fā)布首份《中國影視科技應用白皮書》”）；舉辦期（會前3天-會中）突出“現(xiàn)場直播+實時金句”（通過微博話題XX影視論壇、抖音短視頻即時推送嘉賓精彩觀點）；延續(xù)期（會后1周）聚焦“成果轉(zhuǎn)化”（發(fā)布論壇綜述、項目簽約名單、嘉賓深度訪談稿）。2.渠道協(xié)同：線上通過協(xié)會“兩微一端一抖”（微信公眾號、微博、官網(wǎng)、抖音）全覆蓋，聯(lián)合騰訊視頻、愛奇藝等平臺開設“論壇專題頁”；線下在影院、文創(chuàng)園區(qū)、高校張貼海報，通過行業(yè)協(xié)會、影視基地定向發(fā)放邀請函。第十二條現(xiàn)場執(zhí)行與效果把控1.簽到與入場：設置“會員專用通道”與“公眾通道”，采用電子簽到系統(tǒng)（掃碼錄入信息自動生成胸牌），縮短排隊時間；入場時發(fā)放《論壇手冊》《行業(yè)數(shù)據(jù)簡報》，引導觀眾按座區(qū)就坐。2.議程把控：會務執(zhí)行組安排2名計時員（主會場1名、分會場1名），提前5分鐘舉牌提醒嘉賓準備結(jié)束發(fā)言；茶歇環(huán)節(jié)設置“行業(yè)成果展”（展示優(yōu)秀影視作品海報、影視科技產(chǎn)品模型），延長交流時間。3.互動設計：主會場設置“觀眾提問”環(huán)節(jié)（通過掃碼提交問題，主持人篩選后現(xiàn)場作答）；分會場項目路演環(huán)節(jié)設置“投資人舉牌”機制（投資人對感興趣項目舉綠色手牌，路演結(jié)束后安排閉門對接）。第五章保障機制第十三條人員保障1.組建10-15人志愿者團隊（從協(xié)會會員單位、高校影視專業(yè)學生中選拔），會前開展2次培訓（含論壇流程、禮儀規(guī)范、應急處理）；2.各工作組指定1名“信息聯(lián)絡專員”，通過工作群實時同步進展，確保信息暢通；3.邀請行業(yè)法律顧問全程參與，對論壇發(fā)言內(nèi)容、合作協(xié)議等進行合規(guī)性審查。第十四條物資保障1.制定《物資清單》（含場地、設備、物料三大類），明確采購/租賃渠道、預算金額及驗收標準；2.關(guān)鍵設備（如直播攝像機、同聲傳譯系統(tǒng)）需準備備用機，物料（如工作證、桌牌）按110%數(shù)量制作，預留損耗空間；3.與第三方服務公司簽訂詳細合同，明確服務標準、違約條款及尾款支付條件。第十五條安全保障1.嚴格落實“誰主辦、誰負責”原則，提前15日向?qū)俚毓?、消防部門報備活動信息；2.現(xiàn)場設置2個疏散引導崗（主會場入口、出口各1個），每50人配備1名安保人員；3.醫(yī)療應急組配備急救箱（含常用藥品、血壓計、血