影視協(xié)會化妝用品采購制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范影視協(xié)會化妝用品采購行為，保障采購過程公開、公平、公正，確?；瘖y用品質(zhì)量符合影視創(chuàng)作需求，控制采購成本，維護(hù)協(xié)會及會員合法權(quán)益，結(jié)合影視行業(yè)特點(diǎn)及協(xié)會實(shí)際工作需要，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于影視協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）因影視拍攝、演出活動、培訓(xùn)教學(xué)等工作需要，采購化妝用品（含常規(guī)消耗類化妝品、特殊效果妝用品、工具類器材及配套輔助材料）的全流程管理，包括計(jì)劃編制、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收入庫、財(cái)務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)。第三條基本原則1.按需采購原則：以實(shí)際工作需求為導(dǎo)向，避免超量采購或重復(fù)采購；2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇符合國家化妝品安全標(biāo)準(zhǔn)、適合影視專業(yè)場景的產(chǎn)品；3.透明規(guī)范原則：采購流程全程留痕，關(guān)鍵環(huán)節(jié)接受監(jiān)督；4.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理比價降低采購成本；5.責(zé)任可溯原則：各環(huán)節(jié)明確責(zé)任主體，確保問題可追溯、可追責(zé)。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條采購決策小組協(xié)會設(shè)立采購決策小組，成員包括分管行政的副會長、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、使用部門代表（如化妝組組長），負(fù)責(zé)以下工作：1.審核年度/季度采購計(jì)劃；2.審批單次采購金額超過5000元（含）的采購方案；3.審定供應(yīng)商準(zhǔn)入及退出名單；4.協(xié)調(diào)處理采購爭議或重大問題。第五條采購執(zhí)行部門協(xié)會行政部為采購執(zhí)行部門，設(shè)專職采購專員（可兼任），負(fù)責(zé)以下工作：1.匯總、審核各使用部門提交的采購需求；2.編制具體采購方案（含供應(yīng)商選擇方式、預(yù)算明細(xì)、時間節(jié)點(diǎn)）；3.實(shí)施市場調(diào)研、比價談判、合同簽訂及履約跟蹤；4.配合驗(yàn)收、入庫及結(jié)算流程；5.建立采購檔案（含需求單、比價記錄、合同、驗(yàn)收單等）。第六條使用部門職責(zé)各劇組、演出團(tuán)隊(duì)、培訓(xùn)部門等使用部門需履行以下職責(zé)：1.提前30日（緊急采購提前5日）提交《化妝用品采購需求單》，注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（如色號、質(zhì)地、特殊效果要求）及用途說明；2.參與供應(yīng)商推薦（需附推薦理由及產(chǎn)品樣本）；3.負(fù)責(zé)到貨驗(yàn)收（重點(diǎn)核對規(guī)格、數(shù)量及使用性能）；4.反饋使用過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題。第七條財(cái)務(wù)部門職責(zé)協(xié)會財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)以下工作：1.審核采購計(jì)劃的預(yù)算合理性及資金可行性；2.監(jiān)督采購合同中的付款條款（如預(yù)付款比例、驗(yàn)收后付款條件）；3.審核結(jié)算憑證（含發(fā)票、驗(yàn)收單、合同）的合規(guī)性；4.定期對采購成本進(jìn)行分析，提出優(yōu)化建議。第三章采購計(jì)劃管理第八條計(jì)劃編制周期協(xié)會實(shí)行“年度統(tǒng)籌+季度調(diào)整”的采購計(jì)劃制度：1.每年12月15日前，各使用部門提交下一年度《化妝用品需求預(yù)測表》（基于年度拍攝計(jì)劃、演出排期等）；2.行政部匯總后，于12月31日前編制《年度化妝用品采購預(yù)算》，經(jīng)采購決策小組審核、會長辦公會批準(zhǔn)后執(zhí)行；3.每季度首月5日前，各使用部門可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整當(dāng)季采購計(jì)劃（調(diào)整幅度不超過季度預(yù)算的20%），行政部于10日前完成修訂并報(bào)采購決策小組備案。第九條計(jì)劃內(nèi)容要求《化妝用品采購需求單》需包含以下信息：-產(chǎn)品名稱（通用名+品牌/型號）；-數(shù)量及單位（如“支”“套”“盒”）；-技術(shù)參數(shù)（如化妝品的色號、持妝時長要求，工具類的材質(zhì)、尺寸）；-適用場景（如“日常拍攝”“特效妝”“培訓(xùn)教學(xué)”）；-建議品牌或供應(yīng)商（可選）；-需求緊急程度（分“常規(guī)”“緊急”“特急”）。第十條計(jì)劃審核流程1.初審：使用部門負(fù)責(zé)人對需求的必要性、參數(shù)合理性簽字確認(rèn)；2.復(fù)核：行政部采購專員核對需求是否符合年度預(yù)算、是否存在重復(fù)采購，出具復(fù)核意見；3.審批：單次采購金額5000元以下的，由行政部負(fù)責(zé)人審批；5000元以上（含）的，提交采購決策小組審批。第四章供應(yīng)商管理第十一條供應(yīng)商準(zhǔn)入條件供應(yīng)商需具備以下基本資質(zhì)：1.依法注冊的獨(dú)立法人，持有有效的營業(yè)執(zhí)照、化妝品生產(chǎn)/經(jīng)營許可證（如為生產(chǎn)企業(yè)）或品牌授權(quán)書（如為經(jīng)銷商）；2.產(chǎn)品符合《化妝品監(jiān)督管理?xiàng)l例》及相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)（提供近1年內(nèi)的產(chǎn)品檢測報(bào)告）；3.近3年內(nèi)無重大質(zhì)量投訴或違法記錄（以市場監(jiān)管部門公示信息為準(zhǔn)）；4.具備穩(wěn)定的供貨能力（提供過往影視行業(yè)客戶合作案例）。第十二條供應(yīng)商庫建立行政部負(fù)責(zé)建立《合格供應(yīng)商名錄》，初始名單通過以下方式產(chǎn)生：1.公開征集：在協(xié)會官網(wǎng)發(fā)布供應(yīng)商招募公告，接收企業(yè)報(bào)名；2.行業(yè)推薦：由協(xié)會化妝專業(yè)委員會、會員單位推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；3.歷史合作：與協(xié)會有過良好合作記錄的供應(yīng)商自動納入。第十三條供應(yīng)商動態(tài)管理1.定期評估：每年度12月，行政部組織使用部門、財(cái)務(wù)部對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分（評分指標(biāo)：產(chǎn)品質(zhì)量30%、交貨時效25%、售后服務(wù)20%、價格合理性25%），評分低于70分的供應(yīng)商列入“觀察名單”，連續(xù)兩次低于70分的予以清退；2.臨時調(diào)整：對出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、延遲交貨超過3次或惡意抬價的供應(yīng)商，經(jīng)采購決策小組確認(rèn)后立即移除供應(yīng)商庫；3.信息更新：供應(yīng)商庫每季度更新一次，通過協(xié)會內(nèi)網(wǎng)向全體會員公示。第十四條供應(yīng)商選擇方式根據(jù)采購金額及需求特點(diǎn)，采用以下方式選擇供應(yīng)商：1.公開招標(biāo)：單次采購金額1萬元以上（含）或年度框架協(xié)議采購，通過協(xié)會官網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請3家以上供應(yīng)商參與，經(jīng)評標(biāo)小組（由采購決策小組成員、化妝專家組成）評審后確定；2.競爭性談判：單次采購金額5000元-1萬元（含），邀請3家以上供應(yīng)商談判，綜合比較價格、質(zhì)量、服務(wù)后選定；3.直接采購：符合以下情形之一的，可直接從供應(yīng)商庫中選擇1家供應(yīng)商：-僅有唯一供應(yīng)商能滿足技術(shù)參數(shù)（如特殊特效妝顏料）；-緊急采購（需提前24小時向采購決策小組報(bào)備）；-與現(xiàn)有供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同（追加采購?fù)吞柈a(chǎn)品，金額不超過原合同的10%）。第五章采購實(shí)施流程第十五條需求確認(rèn)采購專員根據(jù)審批通過的采購計(jì)劃，與使用部門確認(rèn)最終需求（如產(chǎn)品型號調(diào)整、數(shù)量增減），形成《采購任務(wù)單》，經(jīng)雙方簽字后啟動采購。第十六條市場調(diào)研與比價1.常規(guī)采購：采購專員需收集至少3家供應(yīng)商的報(bào)價單（含產(chǎn)品明細(xì)、單價、交貨期、售后條款），填寫《比價記錄表》，注明推薦供應(yīng)商及理由；2.特殊采購：對技術(shù)參數(shù)復(fù)雜的產(chǎn)品（如仿真皮膚材料），需邀請化妝專家參與技術(shù)評審，形成《技術(shù)評估報(bào)告》作為比價依據(jù)。第十七條合同簽訂1.采購金額1000元以上（含）的，必須簽訂書面合同；2.合同需明確以下內(nèi)容：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額；交貨時間、地點(diǎn)及方式；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（引用國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；驗(yàn)收流程；售后服務(wù)（如退換貨條件、質(zhì)保期）；違約責(zé)任（如延遲交貨違約金為日0.5%）；3.合同經(jīng)采購專員、行政部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，由協(xié)會法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。第十八條緊急采購處理因拍攝計(jì)劃調(diào)整、演出臨時加場等原因需緊急采購的，按以下流程執(zhí)行：1.使用部門填寫《緊急采購申請表》，注明緊急原因、產(chǎn)品明細(xì)及預(yù)計(jì)金額；2.經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、分管副會長逐級審批（特急情況可電話報(bào)備，24小時內(nèi)補(bǔ)簽）；3.采購專員優(yōu)先從供應(yīng)商庫中選擇合作過的供應(yīng)商，確保24小時內(nèi)完成采購；4.緊急采購?fù)瓿珊?個工作日內(nèi)補(bǔ)辦入庫、結(jié)算手續(xù)，并提交采購決策小組備案。第六章驗(yàn)收與入庫管理第十九條驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.外觀檢查：包裝完整無破損，標(biāo)識清晰（含產(chǎn)品名稱、成分、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期）；2.數(shù)量核對：按合同或送貨單逐一清點(diǎn)，誤差超過2%的需與供應(yīng)商確認(rèn)；3.質(zhì)量檢測：-常規(guī)化妝品：抽查3-5件試用，檢查質(zhì)地、色號、持妝效果是否符合需求；-特殊效果妝用品：由化妝專家測試（如仿真血漿的粘性、假皮的貼合度）；-工具類器材：檢查功能是否正常（如化妝刷的掉毛情況、粉撲的彈性）；4.文件核查：供應(yīng)商需提供產(chǎn)品合格證、檢測報(bào)告（復(fù)印件需加蓋公章）、發(fā)票（或收據(jù)）。第二十條驗(yàn)收流程1.到貨后24小時內(nèi)，由使用部門代表、采購專員、倉庫管理員組成驗(yàn)收小組，共同完成驗(yàn)收；2.驗(yàn)收合格的，填寫《化妝用品驗(yàn)收單》（三方簽字），一聯(lián)交倉庫入庫，一聯(lián)交財(cái)務(wù)結(jié)算；3.驗(yàn)收不合格的，當(dāng)場拍照留存，24小時內(nèi)通知供應(yīng)商退換（需在驗(yàn)收單中注明問題詳情），并跟蹤處理結(jié)果；4.對影響拍攝進(jìn)度的嚴(yán)重質(zhì)量問題（如化妝品過敏率超標(biāo)），采購部需向供應(yīng)商提出索賠（按合同約定執(zhí)行），并將該供應(yīng)商列入“黑名單”。第二十一條入庫管理1.倉庫管理員根據(jù)《驗(yàn)收單》登記《化妝用品入庫臺賬》，記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、存放位置；2.化妝品按保質(zhì)期分類存放（近3個月到期的標(biāo)注“臨期”），工具類按用途分區(qū)（如日常妝工具、特效妝工具）；3.入庫后5個工作日內(nèi)，采購專員將驗(yàn)收單、合同、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于5年。第七章財(cái)務(wù)結(jié)算管理第二十二條付款方式1.預(yù)付款：僅適用于定制類或高價值產(chǎn)品（如特殊造型模具），預(yù)付款比例不超過合同總金額的30%；2.貨到付款：常規(guī)采購在驗(yàn)收合格后5個工作日內(nèi)支付；3.分期支付：單次采購金額5萬元以上（含）的，可約定分2-3期支付（如簽訂后付30%、到貨付50%、驗(yàn)收后付20%）。第二十三條結(jié)算憑證要求1.發(fā)票需為稅務(wù)部門監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，內(nèi)容與合同、驗(yàn)收單一致（產(chǎn)品名稱、數(shù)量、金額）；2.供應(yīng)商為個人的，需提供身份證復(fù)印件及收款收據(jù)（注明聯(lián)系方式）；3.結(jié)算時需提交《驗(yàn)收單》《采購合同》《比價記錄表》（或招標(biāo)文件）作為附件，缺一不可。第二十四條報(bào)銷審批流程1.采購專員整理結(jié)算材料，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人簽字；2.財(cái)務(wù)部審核材料合規(guī)性及金額準(zhǔn)確性，出具審核意見；3.單次報(bào)銷金額1萬元以下（含）的，由分管副會長審批；1萬元以上的，提交會長審批；4.財(cái)務(wù)部在審批通過后5個工作日內(nèi)完成付款。第八章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十五條內(nèi)部監(jiān)督1.協(xié)會監(jiān)事會每季度對采購流程進(jìn)行抽查（抽查比例不低于20%），重點(diǎn)檢查計(jì)劃執(zhí)行、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收結(jié)算等環(huán)節(jié)；2.每年12月，行政部向理事會提交《年度采購工作報(bào)告》，內(nèi)容包括采購金額、成本分析、供應(yīng)商評估結(jié)果及改進(jìn)措施。第二十六條外部監(jiān)督1.協(xié)會會員可通過官網(wǎng)“監(jiān)督舉報(bào)”欄目或書面形式反映采購問題，監(jiān)事會需在10個工作日內(nèi)核實(shí)并反饋；2.主動接受財(cái)政、審計(jì)等部門的監(jiān)督檢查，配合提供相關(guān)資料。第二十七條責(zé)任追究對違反本制度的行為，按以下方式處理：1.使用部門虛報(bào)需求或未及時驗(yàn)收，導(dǎo)致超量采購或質(zhì)量問題的，對部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人給予通報(bào)批評，造成經(jīng)濟(jì)損失的需賠償；2.采購專員未履行比價程序、與供應(yīng)商串通抬價或泄露商業(yè)信息的