影視協(xié)會器材采購管理實(shí)施制度第一章總則第一條為規(guī)范影視協(xié)會器材采購管理，提升資金使用效益，保障影視創(chuàng)作、培訓(xùn)及公共服務(wù)等工作的器材需求，維護(hù)協(xié)會資產(chǎn)安全完整，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》及行業(yè)協(xié)會管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本協(xié)會實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于協(xié)會本部及下屬分支機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“各部門”）使用自有資金、社會捐贈資金或政府補(bǔ)助資金開展的影視器材采購活動。本制度所稱“影視器材”包括但不限于攝影設(shè)備（相機(jī)、鏡頭、無人機(jī)等）、燈光設(shè)備（影視燈、控光附件等）、錄音設(shè)備（麥克風(fēng)、調(diào)音臺、錄音棚器材等）、后期制作設(shè)備（非線性編輯系統(tǒng)、存儲設(shè)備等）及相關(guān)耗材（電池、存儲卡、線材等）。第三條器材采購管理遵循以下原則：（一）預(yù)算約束原則。嚴(yán)格依據(jù)年度預(yù)算實(shí)施采購，無預(yù)算或超預(yù)算采購不予審批；（二）按需采購原則。以實(shí)際業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，避免重復(fù)購置與資源浪費(fèi)；（三）公開透明原則。采購流程規(guī)范可追溯，重大采購事項(xiàng)接受內(nèi)部與社會監(jiān)督；（四）質(zhì)量優(yōu)先原則。在預(yù)算范圍內(nèi)優(yōu)先選擇性能穩(wěn)定、售后完善的產(chǎn)品；（五）效益導(dǎo)向原則。綜合評估器材的使用頻率、維護(hù)成本及對業(yè)務(wù)的支撐作用，提升資產(chǎn)使用效率。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條協(xié)會設(shè)立器材采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），作為采購決策機(jī)構(gòu)，由會長任組長，分管行政、財務(wù)的副會長任副組長，成員包括行政部、財務(wù)部、技術(shù)部負(fù)責(zé)人及職工代表。主要職責(zé)為：（一）審議年度器材采購計劃及調(diào)整方案；（二）審批單次采購金額5萬元（含）以上的采購項(xiàng)目；（三）審定供應(yīng)商準(zhǔn)入與退出名單；（四）監(jiān)督采購制度執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決重大采購爭議。第五條行政部為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體實(shí)施采購工作，主要職責(zé)為：（一）匯總各部門采購需求，編制年度采購計劃；（二）組織市場調(diào)研、供應(yīng)商篩選、采購文件編制及合同簽訂；（三）協(xié)調(diào)技術(shù)部、使用部門參與驗(yàn)收，建立器材管理臺賬；（四）定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報采購執(zhí)行情況。第六條財務(wù)部負(fù)責(zé)采購資金管理與監(jiān)督，主要職責(zé)為：（一）審核采購計劃的預(yù)算合規(guī)性；（二）監(jiān)督采購資金支付，審核合同條款中的付款條件；（三）參與重大采購項(xiàng)目的成本效益分析；（四）配合行政部完成器材資產(chǎn)入賬及折舊核算。第七條技術(shù)部負(fù)責(zé)提供專業(yè)支持，主要職責(zé)為：（一）審核采購需求的技術(shù)合理性（如設(shè)備參數(shù)、兼容性等）；（二）參與供應(yīng)商技術(shù)能力評估及采購項(xiàng)目驗(yàn)收；（三）提供器材維護(hù)、升級的技術(shù)建議。第八條監(jiān)事會為采購監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對采購全流程進(jìn)行合規(guī)性監(jiān)督，主要職責(zé)為：（一）檢查采購計劃是否符合預(yù)算及業(yè)務(wù)需求；（二）抽查采購文件、合同及驗(yàn)收記錄的完整性；（三）受理采購相關(guān)投訴，調(diào)查違規(guī)行為并提出處理建議。第三章采購計劃管理第九條采購計劃編制依據(jù)：（一）協(xié)會年度工作計劃及重點(diǎn)任務(wù)（如影視創(chuàng)作項(xiàng)目、培訓(xùn)活動、公共服務(wù)等）；（二）現(xiàn)有器材的使用狀態(tài)（包括損耗程度、維修記錄、使用頻率等）；（三）各部門提交的下一年度器材需求申請（需注明用途、技術(shù)參數(shù)、預(yù)計使用周期）。第十條采購計劃編制流程：（一）每年10月31日前，各部門向行政部提交下一年度《器材采購需求表》，注明器材名稱、型號、數(shù)量、預(yù)算單價及采購理由；（二）行政部匯總需求后，聯(lián)合技術(shù)部對需求的必要性、技術(shù)參數(shù)合理性進(jìn)行初審，形成《年度器材采購建議清單》；（三）財務(wù)部對建議清單進(jìn)行預(yù)算審核，測算總金額是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)；（四）領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，形成《年度器材采購計劃》，于每年12月31日前印發(fā)執(zhí)行。第十一條采購計劃調(diào)整：（一）因業(yè)務(wù)突發(fā)需求（如臨時承接重大影視項(xiàng)目）或現(xiàn)有器材意外損毀需新增采購的，由使用部門提交《采購計劃調(diào)整申請》，注明調(diào)整原因、新增器材明細(xì)及預(yù)算；（二）單次調(diào)整金額在2萬元（含）以下的，由行政部會同財務(wù)部、技術(shù)部審核后報分管副會長審批；（三）單次調(diào)整金額超過2萬元的，需提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過；（四）調(diào)整后的采購計劃需及時更新并報備監(jiān)事會。第四章采購實(shí)施流程第十二條采購方式劃分標(biāo)準(zhǔn)：（一）公開招標(biāo)：單次采購金額20萬元（含）以上，或技術(shù)復(fù)雜、需廣泛競爭的項(xiàng)目；（二）競爭性談判：單次采購金額5萬元（含）至20萬元，或技術(shù)參數(shù)明確但需與供應(yīng)商協(xié)商細(xì)節(jié)的項(xiàng)目；（三）詢價采購：單次采購金額1萬元（含）至5萬元，或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格、市場價格透明的通用器材；（四）單一來源采購：因技術(shù)專有、緊急需求（如設(shè)備維修需配套原廠配件）等特殊情況，僅能從唯一供應(yīng)商采購的項(xiàng)目。第十三條公開招標(biāo)流程：（一）行政部編制招標(biāo)文件（含技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等），經(jīng)技術(shù)部審核、財務(wù)部復(fù)核后，提交領(lǐng)導(dǎo)小組審批；（二）通過協(xié)會官網(wǎng)、行業(yè)平臺等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，公告期不少于5個工作日；（三）組建評標(biāo)小組（由領(lǐng)導(dǎo)小組指定3-5人，包含技術(shù)專家、財務(wù)人員及職工代表），接收投標(biāo)文件并組織開標(biāo)；（四）評標(biāo)小組按綜合評分法（技術(shù)分占比不低于50%）確定中標(biāo)候選單位，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組確認(rèn)后發(fā)布中標(biāo)公告；（五）中標(biāo)公告期滿無異議的，行政部與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。第十四條競爭性談判流程：（一）行政部擬定談判文件（明確采購需求、最高限價、談判程序），經(jīng)技術(shù)部、財務(wù)部審核后，報分管副會長審批；（二）從合格供應(yīng)商庫中選取3家（含）以上符合條件的供應(yīng)商參與談判；（三）談判小組（由行政部、技術(shù)部、財務(wù)部各1人組成）與供應(yīng)商輪詢談判，確認(rèn)技術(shù)方案與價格；（四）談判結(jié)束后，談判小組推薦成交候選供應(yīng)商，經(jīng)分管副會長審批后簽訂合同。第十五條詢價采購流程：（一）行政部通過市場調(diào)研或合格供應(yīng)商庫選取3家（含）以上供應(yīng)商，發(fā)出《詢價函》（注明器材型號、數(shù)量、交貨期等）；（二）供應(yīng)商在3個工作日內(nèi)反饋報價及技術(shù)響應(yīng)文件；（三）行政部對比報價（優(yōu)先選擇性價比高的產(chǎn)品）、售后條款（如質(zhì)保期、退換貨政策），形成《詢價結(jié)果報告》；（四）單次采購金額1萬元至3萬元的，由行政部負(fù)責(zé)人審批；3萬元至5萬元的，報分管副會長審批后簽訂合同。第十六條單一來源采購流程：（一）使用部門提交《單一來源采購申請》，注明唯一性理由（如專利技術(shù)、緊急需求證明等），經(jīng)技術(shù)部確認(rèn)后，報領(lǐng)導(dǎo)小組審議；（二）領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，行政部與供應(yīng)商協(xié)商價格及合同條款，需保留協(xié)商記錄；（三）采購?fù)瓿珊?，將采購結(jié)果在協(xié)會內(nèi)部公示3個工作日，接受監(jiān)督。第十七條供應(yīng)商管理：（一）建立“合格供應(yīng)商庫”，入庫條件包括：合法經(jīng)營資質(zhì)、良好信用記錄（無重大質(zhì)量或履約糾紛）、具備影視器材供應(yīng)經(jīng)驗(yàn)；（二）每年12月由行政部聯(lián)合技術(shù)部、財務(wù)部對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時效、售后服務(wù)等，淘汰不合格供應(yīng)商；（三）新供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品檢測報告、近3年業(yè)績證明等材料，經(jīng)審核通過后納入候選庫。第五章驗(yàn)收與入庫管理第十八條驗(yàn)收組織：（一）采購到貨后，行政部應(yīng)在3個工作日內(nèi)組織驗(yàn)收，參與人員包括使用部門代表、技術(shù)部工程師、財務(wù)部資產(chǎn)管理員；（二）單價1萬元（含）以上或批量采購金額5萬元（含）以上的器材，需邀請外部技術(shù)專家參與驗(yàn)收。第十九條驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：（一）外觀檢查：核對器材型號、數(shù)量與合同一致，無破損、劃痕等；（二）功能測試：開機(jī)運(yùn)行，檢測各項(xiàng)功能（如相機(jī)連拍速度、燈光色溫調(diào)節(jié)、錄音設(shè)備降噪效果等）是否符合技術(shù)參數(shù)；（三）文件核對：查驗(yàn)產(chǎn)品合格證、保修卡、說明書、發(fā)票等資料是否齊全；（四）耗材類器材（如存儲卡、電池）需抽樣測試，確保性能穩(wěn)定。第二十條驗(yàn)收結(jié)果處理：（一）驗(yàn)收合格的，填寫《器材驗(yàn)收單》，參與人員簽字確認(rèn)后，移交倉庫管理員辦理入庫；（二）驗(yàn)收不合格的，行政部應(yīng)在2個工作日內(nèi)書面通知供應(yīng)商，要求退換或補(bǔ)貨，由此產(chǎn)生的額外費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)；（三）因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收延遲超過合同約定交貨期的，按合同條款追究違約責(zé)任（如扣減貨款、終止合作等）。第二十一條入庫管理：（一）倉庫管理員依據(jù)《器材驗(yàn)收單》登記《器材入庫臺賬》，內(nèi)容包括器材名稱、型號、數(shù)量、單價、供應(yīng)商、存放位置、入庫日期等；（二）財務(wù)部根據(jù)入庫信息完成資產(chǎn)入賬，建立固定資產(chǎn)卡片（單價5000元以上）或低值易耗品臺賬（單價5000元以下）；（三）電子臺賬與紙質(zhì)檔案同步保存，確?？勺匪荨５诹率褂门c維護(hù)管理第二十二條使用登記制度：（一）器材使用需填寫《器材領(lǐng)用單》，注明使用人、用途、領(lǐng)用時間、預(yù)計歸還時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉庫辦理領(lǐng)用；（二）貴重器材（單價1萬元以上）需由使用人簽訂《器材保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任；（三）歸還時，倉庫管理員需檢查器材狀態(tài)，確認(rèn)無損壞、配件齊全后辦理歸還手續(xù)；如有損壞，按《器材損壞賠償辦法》（另行制定）處理。第二十三條維護(hù)保養(yǎng)管理：（一）技術(shù)部負(fù)責(zé)制定《器材維護(hù)計劃》，定期對高價值、高使用頻率器材（如專業(yè)攝像機(jī)、錄音設(shè)備）進(jìn)行保養(yǎng)（每季度至少1次），記錄維護(hù)情況；（二）使用部門發(fā)現(xiàn)器材故障時，需及時填寫《器材維修申請單》，經(jīng)技術(shù)部確認(rèn)后聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)維修；（三）維修費(fèi)用500元以下的，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人審批；500元以上的，需報分管副會長審批；維修完成后，需將維修記錄存檔。第二十四條報廢與處置：（一）器材符合以下條件之一可申請報廢：使用年限超過設(shè)計壽命（如攝像機(jī)8年、燈光設(shè)備5年）、維修成本超過重置價值50%、技術(shù)淘汰無法滿足業(yè)務(wù)需求；（二）報廢申請由使用部門提交《器材報廢申請表》，技術(shù)部出具鑒定意見，財務(wù)部核實(shí)資產(chǎn)價值，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施；（三）報廢器材處置需遵循公開、公平原則，可通過拍賣、捐贈（符合條件的）等方式處理，處置收入全額上繳協(xié)會財務(wù)，嚴(yán)禁私自處理。第七章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十五條監(jiān)督內(nèi)容：（一）采購計劃的編制與調(diào)整是否符合程序；（二）采購方式選擇是否與金額、需求匹配；（三）采購文件、合同是否完整合規(guī)；（四）驗(yàn)收、入庫、使用環(huán)節(jié)是否規(guī)范；（五）資金支付是否符合財務(wù)制度。第二十六條監(jiān)督方式：（一）日常監(jiān)督：監(jiān)事會每季度抽查采購檔案（包括計劃、合同、驗(yàn)收單等），形成《監(jiān)督檢查報告》；（二）專項(xiàng)審計：每年委托第三方會計師事務(wù)所對器材采購及資產(chǎn)管理進(jìn)行專項(xiàng)審計；（三）投訴受理：設(shè)立舉報郵箱（caigou@）和電話（010-xxxxxxx），受理違規(guī)采購、以權(quán)謀私等行為的舉報，對實(shí)名舉報10個工作日內(nèi)反饋調(diào)查結(jié)果。第二十七條責(zé)任追究：（一）對未按流程審批、虛假申報需求、