會議紀要記錄格式及要求手冊一、前言會議紀要作為會議過程與成果的書面載體，是信息傳遞、責任落實、后續(xù)工作追溯的重要依據(jù)。本手冊旨在規(guī)范會議紀要的記錄格式與操作要求，保證紀要內(nèi)容準確、完整、條理清晰，為會議決議的有效執(zhí)行提供支撐。二、適用范圍與核心價值（一）適用范圍本手冊適用于公司各類會議，包括但不限于：決策類會議（如戰(zhàn)略研討會、年度規(guī)劃會）執(zhí)行類會議（如項目啟動會、周/月度例會）溝通協(xié)調(diào)類會議（如跨部門對接會、客戶需求溝通會）總結(jié)復盤類會議（如項目復盤會、季度總結(jié)會）（二）核心價值信息沉淀：系統(tǒng)梳理會議討論要點與決策結(jié)果，避免信息遺漏或傳遞偏差。責任明確：通過決議事項與行動計劃的清晰記錄，保證各責任人知悉后續(xù)任務。追溯依據(jù)：為后續(xù)工作推進、問題復盤及績效考核提供客觀參考。三、會議紀要全流程操作指南（一）會前準備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議基本信息提前獲取會議通知，確認會議主題、時間、地點、參會人員（含主持人、記錄人）、核心議程及預期目標。若會議有背景資料或議題說明，提前熟悉內(nèi)容，梳理關(guān)鍵問題，避免記錄時因不熟悉內(nèi)容遺漏重點。準備記錄工具根據(jù)會議性質(zhì)選擇記錄方式：電子記錄：使用Word、Excel或?qū)I(yè)會議紀要模板（推薦含“議題-討論-決議-行動”四欄式結(jié)構(gòu)），開啟錄音設(shè)備（需提前告知參會人員并征得同意，僅作為輔助記錄工具）。紙質(zhì)記錄：準備專用的會議記錄本，提前標注議程序號，預留“決議事項”“行動計劃”等專項記錄區(qū)域。確認角色分工記錄人需提前與主持人溝通，明確記錄重點（如需重點記錄討論分歧、決策依據(jù)或行動細節(jié)）。（二）會中記錄：聚焦核心內(nèi)容按議程順序記錄嚴格遵循會議議程逐項記錄，避免內(nèi)容跳躍或邏輯混亂。每個議題下需包含：討論要點：記錄參會人員的主要觀點（標注發(fā)言人身份，如“技術(shù)部提出”“市場部建議”），避免口語化表達，提煉核心邏輯。分歧與共識：對存在爭議的內(nèi)容，需客觀記錄各方觀點及最終共識（如“關(guān)于A方案，銷售部認為成本過高，研發(fā)部強調(diào)技術(shù)可行性，最終會議決定采用B方案”）。決議事項：明確會議達成的具體結(jié)論（需包含“做什么、誰負責、何時完成”三要素，如“決議：由產(chǎn)品部*負責優(yōu)化用戶注冊流程，目標10月30日前完成V2.0版本上線”）。突出重點信息對關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如目標值、時間節(jié)點、預算金額）、行動項（負責人、交付物、截止日期）需單獨標注，使用“★”“?”等符號強調(diào)，便于會后整理快速定位。避免記錄與會議主題無關(guān)的閑聊或重復性內(nèi)容，保持紀要簡潔性。實時核對補充對存疑的信息（如專業(yè)術(shù)語、未明確的行動細節(jié)），可在記錄后用括號標注“需確認”，會后及時向主持人或相關(guān)責任人核實。（三）會后整理：形成規(guī)范初稿信息核對與完善會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿整理，優(yōu)先核對決議事項與行動計劃的準確性（負責人姓名、完成時間、交付物是否明確）。補充記錄過程中簡化的內(nèi)容（如討論要點的邏輯銜接），保證語句通順、表述專業(yè)，避免主觀臆斷（如不寫“我認為”，而是客觀記錄“多數(shù)參會人員認為”）。結(jié)構(gòu)化排版按以下框架組織紀要內(nèi)容：會議基本信息：名稱、編號、日期、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員（含缺席人員及原因）、列席人員（若有）。會議議程：按會議通知列出議程項，標注“已完成”“未完成”（未完成的需說明原因及后續(xù)安排）。討論記錄：每個議題下分“討論要點”“共識”“分歧”三部分，條目化呈現(xiàn)（如“1.討論要點：①……②……”）。決議事項：表格形式呈現(xiàn)（詳見“四、標準會議紀要模板”），包含決議內(nèi)容、負責人*、完成時間、交付物。下一步行動計劃：與決議事項區(qū)分，明確非決議類任務的執(zhí)行細節(jié)（如“調(diào)研行業(yè)競品，由市場部*負責，9月20日前提交報告”）。附件清單：若會議有演示文稿、數(shù)據(jù)報表等附件，需列出名稱及提供方式。審核與修訂初稿完成后，提交主持人*審核，重點確認決議事項與行動計劃的準確性；若有修改意見，及時調(diào)整后再次確認，保證無遺漏或偏差。（四）分發(fā)與歸檔：保證信息落地規(guī)范分發(fā)范圍審核通過的紀要，按“參會人員、相關(guān)執(zhí)行部門、公司檔案室”范圍分發(fā)，可通過企業(yè)郵件或內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送，并保留分發(fā)記錄（如郵件發(fā)送截圖）。及時歸檔保存紀要電子版需按“年份-會議類型-會議名稱”規(guī)則命名（如“2024-戰(zhàn)略-年度規(guī)劃會紀要”），存儲至公司指定共享文件夾；紙質(zhì)版需交由檔案室統(tǒng)一存檔，保存期限不少于3年。四、標準會議紀要模板會議紀要會議名稱會議編號日期年月日時間：-：地點主持人*記錄人參會人員、、、（共人）缺席人員、（原因：）列席人員*（部門）會議議程序號議題內(nèi)容完成狀態(tài)備注1議題一：□完成□未完成未完成原因：2議題二：□完成□未完成未完成原因：…………討論記錄議題一：[議題名稱]討論要點：*（部門/職務）：提出觀點……*（部門/職務）：補充說明……共識：……分歧：……（若已解決，注明最終決議；若未解決，明確后續(xù)處理方式）議題二：[議題名稱]（同上結(jié)構(gòu)記錄）決議事項序號決議內(nèi)容負責人*完成時間交付物備注1……*年月日（如：方案文檔、報告）2……*年月日……下一步行動計劃序號任務描述負責人*截止日期協(xié)助部門（若有）備注1……*年月日*2……*年月日*附件清單《[附件名稱]》（獲取方式：）《[附件名稱]》（獲取方式：）分發(fā)范圍參會人員：、*……相關(guān)部門：部、部……存檔：公司檔案室記錄人簽字：__________審核人簽字：__________日期：年月日五、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）記錄原則客觀中立：禁止加入記錄人的主觀評價或情緒化表述，僅如實反映會議討論內(nèi)容與決策結(jié)果。準確完整：對關(guān)鍵信息（如人名、時間、數(shù)據(jù)、決議）需反復核對，避免模糊表述（如“盡快”“大概”）。簡潔規(guī)范：使用書面語，避免口語、縮寫及網(wǎng)絡用語；專業(yè)術(shù)語需首次出現(xiàn)時注明解釋（如“KPI：關(guān)鍵績效指標”）。（二）常見問題規(guī)避決議事項不明確：保證每個決議包含“具體內(nèi)容、負責人、完成時間、交付物”，避免“相關(guān)部門負責”“適時推進”等模糊表述。行動項遺漏：會后整理時需對照議程逐項檢查，將討論中確定的非決議類任務納入“下一步行動計劃”。信息傳遞滯后：紀要需在會后24小時內(nèi)分發(fā)，保證參會人員及執(zhí)行方及時獲取信息，避免工作延誤。保密管理：對涉及公司機密、敏感數(shù)據(jù)（如未公開戰(zhàn)略、客戶隱私）的會議紀要，需標注“內(nèi)部保密”并嚴格控制分發(fā)范圍，嚴禁外傳。（三）特殊情況處理會議中斷或延期：若會議未按計劃完成，需在紀要中注明“未完成議題”及下次會議安排（時間、地點、待解決問題）。意見分歧未解決：對未達成共識的議題，記錄各方觀點及后續(xù)處