適用場(chǎng)景與背景在企業(yè)采購(gòu)管理、供應(yīng)鏈體系建設(shè)及項(xiàng)目合作啟動(dòng)前，需對(duì)新供應(yīng)商或現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行信息登記與資質(zhì)核驗(yàn)，以保證合作對(duì)象的合規(guī)性、可靠性與合作安全性。本工具模板適用于企業(yè)采購(gòu)部門、供應(yīng)鏈管理團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目組等場(chǎng)景，用于系統(tǒng)化收集供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、資質(zhì)證明文件，并通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程完成審核，為后續(xù)合作決策提供依據(jù)。操作流程詳解一、前期準(zhǔn)備階段明確需求與范圍根據(jù)采購(gòu)品類（如原材料、服務(wù)、設(shè)備等）確定供應(yīng)商需具備的核心資質(zhì)要求（如行業(yè)準(zhǔn)入許可、質(zhì)量體系認(rèn)證、安全生產(chǎn)資質(zhì)等）。確認(rèn)信息錄入與審核的責(zé)任分工：通常由采購(gòu)專員負(fù)責(zé)信息收集，采購(gòu)經(jīng)理牽頭審核，法務(wù)專員或質(zhì)量專員參與資質(zhì)合規(guī)性復(fù)核。資料清單確認(rèn)提前向供應(yīng)商告知需提供的信息清單，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）、產(chǎn)品/服務(wù)授權(quán)文件（如代理授權(quán)書、品牌授權(quán)書）、近一年財(cái)務(wù)報(bào)表（可選，用于評(píng)估供應(yīng)商規(guī)模）、銀行資信證明（可選）等。提醒供應(yīng)商所有文件需加蓋公章，復(fù)印件需注明“與原件一致”并簽字蓋章。二、信息錄入階段基礎(chǔ)信息填寫登錄供應(yīng)商管理系統(tǒng)或使用Excel模板，逐項(xiàng)錄入供應(yīng)商基礎(chǔ)信息，保證準(zhǔn)確無(wú)誤（具體字段見“信息錄入模板結(jié)構(gòu)”部分）。重點(diǎn)核對(duì)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、公司全稱、注冊(cè)地址等關(guān)鍵信息，與營(yíng)業(yè)執(zhí)照保持一致。資質(zhì)文件按要求掃描資質(zhì)文件，保證掃描件清晰、完整（無(wú)遮擋、無(wú)模糊），文件命名規(guī)范（如“營(yíng)業(yè)執(zhí)照-公司-2024年”）。對(duì)于有有效期的資質(zhì)文件（如認(rèn)證證書、許可證書），需在系統(tǒng)中標(biāo)注到期日，并設(shè)置自動(dòng)提醒功能（提前3個(gè)月提醒供應(yīng)商續(xù)期）。信息初步校驗(yàn)錄入完成后，由采購(gòu)專員*自查信息完整性，檢查必填項(xiàng)是否遺漏、文件是否齊全，對(duì)缺失項(xiàng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商補(bǔ)充。三、資質(zhì)審核階段初審（合規(guī)性檢查）審核人：采購(gòu)經(jīng)理*或指定專員。審核內(nèi)容：資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)；證照信息與錄入的基礎(chǔ)信息是否一致（如公司名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）；是否滿足本次采購(gòu)的核心資質(zhì)要求（如特定行業(yè)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等）。初審結(jié)果：通過(guò)或不通過(guò)，不通過(guò)需注明具體原因（如“安全生產(chǎn)許可證已過(guò)期”“缺少ISO14001環(huán)境體系認(rèn)證”）。復(fù)審（綜合評(píng)估）審核人：法務(wù)專員、質(zhì)量專員或部門負(fù)責(zé)人*。審核內(nèi)容：資質(zhì)文件的合法性（如發(fā)證機(jī)關(guān)是否為正規(guī)部門、認(rèn)證機(jī)構(gòu)是否在監(jiān)管名錄內(nèi)）；供應(yīng)商歷史合作記錄（如有）中的履約情況、質(zhì)量投訴記錄；財(cái)務(wù)狀況初步評(píng)估（如資產(chǎn)負(fù)債率、營(yíng)收規(guī)模是否匹配采購(gòu)需求）。復(fù)審結(jié)果：通過(guò)、需補(bǔ)充材料或不通過(guò)，需形成書面審核意見，說(shuō)明評(píng)估依據(jù)。終審（決策確認(rèn)）審核人：采購(gòu)總監(jiān)或分管領(lǐng)導(dǎo)。審核內(nèi)容：結(jié)合初審、復(fù)審意見，綜合評(píng)估供應(yīng)商的合作風(fēng)險(xiǎn)與價(jià)值，最終確認(rèn)“推薦合作”“暫緩合作”或“不予合作”。終審結(jié)果需簽字確認(rèn)，并錄入系統(tǒng)歸檔。四、結(jié)果處理與歸檔結(jié)果反饋對(duì)審核通過(guò)的供應(yīng)商，由采購(gòu)專員*發(fā)送《供應(yīng)商準(zhǔn)入通知函》，明確后續(xù)合作對(duì)接流程；對(duì)審核不通過(guò)的供應(yīng)商，發(fā)送《資質(zhì)審核反饋單》，說(shuō)明未通過(guò)原因及整改要求（如“請(qǐng)于15日內(nèi)補(bǔ)充提供2024年產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告，逾期將視為放棄申請(qǐng)”）。信息歸檔將審核通過(guò)的供應(yīng)商信息及資質(zhì)文件分類存檔：紙質(zhì)版需裝訂成冊(cè)并加蓋公章，電子版需加密存儲(chǔ)（僅授權(quán)人員可訪問(wèn)），保存期限不少于合作結(jié)束后3年。信息錄入模板結(jié)構(gòu)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息表字段類別具體內(nèi)容公司基本信息公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址、實(shí)際經(jīng)營(yíng)地址、成立日期、注冊(cè)資本、企業(yè)性質(zhì)（國(guó)企/民企/外企等）法定代表人信息姓名、證件號(hào)碼號(hào)、聯(lián)系方式（選填）、任職證明文件名稱（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本）聯(lián)系人信息主要對(duì)接人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、電子郵箱、緊急聯(lián)系人及電話（選填）業(yè)務(wù)范圍主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)、核心優(yōu)勢(shì)（如技術(shù)實(shí)力、產(chǎn)能規(guī)模）、合作案例（選填，可列項(xiàng)目名稱及合作方）銀行賬戶信息開戶銀行、銀行賬號(hào)、賬戶名稱（需與公司名稱一致）資質(zhì)文件清單及審核表文件名稱文件編號(hào)發(fā)證機(jī)關(guān)有效期起有效期至狀態(tài)（已/待）審核意見營(yíng)業(yè)執(zhí)照統(tǒng)一社會(huì)信用代碼市場(chǎng)監(jiān)督管理局––已符合要求ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證認(rèn)證-認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱––已需確認(rèn)認(rèn)證范圍特種設(shè)備生產(chǎn)許可證特許-市場(chǎng)監(jiān)督管理局––待-產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告檢-2024-X第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)––已在有效期內(nèi)審核記錄表環(huán)節(jié)審核人審核日期審核結(jié)論（通過(guò)/不通過(guò)/需補(bǔ)充）審核意見整改期限（選填）初審采購(gòu)經(jīng)理*2024–需補(bǔ)充缺少特種設(shè)備生產(chǎn)許可證，需提供2024–復(fù)審法務(wù)專員*2024–通過(guò)資質(zhì)文件合法，質(zhì)量認(rèn)證范圍覆蓋本次采購(gòu)產(chǎn)品，財(cái)務(wù)狀況穩(wěn)定-終審采購(gòu)總監(jiān)*2024–推薦合作綜合評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)可控，建議納入合格供應(yīng)商名錄，合作前簽訂框架協(xié)議-關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息真實(shí)性核查對(duì)供應(yīng)商提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等關(guān)鍵文件，需通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道（非，僅舉例）核驗(yàn)信息一致性，避免虛假資質(zhì)。法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書等文件需核對(duì)原件，保證簽字、蓋章清晰有效。資質(zhì)時(shí)效性管理建立資質(zhì)文件到期預(yù)警機(jī)制，對(duì)臨近有效期的資質(zhì)（如到期前3個(gè)月），及時(shí)提醒供應(yīng)商續(xù)證，未續(xù)證前不得參與新項(xiàng)目合作。對(duì)于需要年審的資質(zhì)（如建筑施工資質(zhì)），需確認(rèn)年審結(jié)果是否通過(guò)，未通過(guò)則暫停合作資格。保密與合規(guī)要求供應(yīng)商信息（尤其是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)參數(shù)等）屬于企業(yè)敏感信息，審核人員需簽署《保密承諾書》，嚴(yán)禁泄露給無(wú)關(guān)第三方。審核過(guò)程需遵循公平、公正原則，避免因個(gè)人偏好或利益關(guān)系影響審核結(jié)果，所有審核意見需有書面記錄可追溯。問(wèn)題處理與閉環(huán)對(duì)審核中發(fā)覺的問(wèn)題（如信息不全、資質(zhì)過(guò)期），需明確整改項(xiàng)及時(shí)限，供應(yīng)商補(bǔ)充材料后需重新啟動(dòng)