采購申請審批流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊（物資采購全流程覆蓋）一、適用范圍與典型場景本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各類物資采購的申請審批管理，覆蓋辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、勞保用品、低值易耗品等所有物資采購類型。典型場景包括：新部門成立后的初始物資配置、日常運(yùn)營消耗品的補(bǔ)充、生產(chǎn)計(jì)劃內(nèi)的原材料采購、固定資產(chǎn)的新增或替換等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購需求合理、審批高效、過程可控，同時(shí)實(shí)現(xiàn)采購成本與合規(guī)性的平衡。二、采購審批全流程概述物資采購審批流程遵循“需求導(dǎo)向、分級授權(quán)、全程留痕”原則，分為需求發(fā)起與申請→部門審核→跨部門協(xié)同評審→管理層審批→供應(yīng)商選擇與訂單下達(dá)→物資交付與驗(yàn)收→付款結(jié)算與歸檔七大環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)責(zé)任部門、關(guān)鍵動作及輸出成果如下表所示：流程環(huán)節(jié)責(zé)任部門/人關(guān)鍵動作輸出成果需求發(fā)起與申請需求部門/申請人明確需求、填寫申請單、提交審批《采購申請單》部門審核需求部門負(fù)責(zé)人審核需求合理性、確認(rèn)預(yù)算部門審核意見跨部門協(xié)同評審采購部、財(cái)務(wù)部采購必要性審核、預(yù)算合規(guī)性復(fù)核跨部門評審意見管理層審批分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理按金額分級審批、決策采購執(zhí)行最終審批意見供應(yīng)商選擇與訂單下達(dá)采購部供應(yīng)商尋源、比價(jià)、訂單簽訂《采購訂單》物資交付與驗(yàn)收需求部門、采購部核對送貨清單、檢驗(yàn)物資質(zhì)量與數(shù)量《物資驗(yàn)收單》付款結(jié)算與歸檔財(cái)務(wù)部、采購部審核單據(jù)、安排付款、整理檔案付款憑證、采購檔案三、詳細(xì)操作步驟指引（一）需求發(fā)起與申請需求識別需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如新員工入職、生產(chǎn)任務(wù)、辦公消耗等），明確所需物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及期望交付時(shí)間，保證需求與實(shí)際工作必要性匹配，避免盲目采購。填寫申請單申請人通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下填寫《采購申請單》（模板見第四章），需完整填寫以下信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；物資名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)；采購用途（如“生產(chǎn)車間A設(shè)備維修”“行政部日常辦公”等）；預(yù)算科目（如“辦公費(fèi)”“原材料采購費(fèi)”）；附件（如技術(shù)參數(shù)表、市場詢價(jià)單、需求部門會議紀(jì)要等）。提交審批申請人核對申請單信息無誤后，通過系統(tǒng)提交至需求部門負(fù)責(zé)人審批，或線下提交紙質(zhì)版并同步掃描電子版存檔。（二）部門審核審核內(nèi)容需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理*）需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)關(guān)注：需求真實(shí)性：是否為部門業(yè)務(wù)必需，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）；需求合理性：數(shù)量、規(guī)格是否符合實(shí)際工作需要，是否存在超量采購；預(yù)算匹配度：申請金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，如超預(yù)算需注明原因并附預(yù)算調(diào)整申請。審核結(jié)果處理審核通過：在申請單上簽署意見并流轉(zhuǎn)至采購部；審核不通過：注明駁回理由（如“需求不明確”“預(yù)算不足”等）并退回申請人修改后重新提交。（三）跨部門協(xié)同評審采購部審核采購部收到申請單后，1個(gè)工作日內(nèi)完成“采購必要性”審核：核查是否屬于企業(yè)集中采購目錄內(nèi)的物資（如電腦、打印機(jī)等標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備）；確認(rèn)是否有歷史庫存可調(diào)配，避免重復(fù)采購；對非緊急采購，可建議納入月度集中采購計(jì)劃以降低成本。財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)部同步審核預(yù)算合規(guī)性，1個(gè)工作日內(nèi)反饋：預(yù)算科目是否正確，申請金額是否與預(yù)算系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致；大額采購（如單筆超5萬元）需評估資金支付計(jì)劃，保證不影響企業(yè)現(xiàn)金流。評審結(jié)果反饋采購部匯總兩部門意見，形成《跨部門評審意見表》：均通過：流轉(zhuǎn)至管理層審批；任一部門不通過：說明原因并退回需求部門調(diào)整。（四）管理層審批根據(jù)采購金額分級審批，保證審批效率與風(fēng)險(xiǎn)控制：小額采購（單筆≤1萬元）：由需求部門負(fù)責(zé)人及采購部經(jīng)理*聯(lián)合審批；中額采購（1萬元＜單筆≤5萬元）：需分管副總*審批；大額采購（單筆＞5萬元）：提交總經(jīng)理*審批，必要時(shí)召開采購決策會（邀請需求、采購、財(cái)務(wù)、技術(shù)部門參與）。審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)關(guān)注采購的必要性、成本效益及合規(guī)性，審批意見需明確“同意”“補(bǔ)充說明后同意”或“駁回”。（五）供應(yīng)商選擇與訂單下達(dá)供應(yīng)商尋源采購部根據(jù)審批通過的申請單，通過以下方式確定供應(yīng)商：標(biāo)準(zhǔn)化物資（如辦公文具）：從合格供應(yīng)商名錄中選擇，優(yōu)先與長期合作供應(yīng)商對接；非標(biāo)準(zhǔn)化物資（如定制設(shè)備）：需進(jìn)行市場詢價(jià)（至少3家供應(yīng)商），對比價(jià)格、質(zhì)量、交期后形成《供應(yīng)商比價(jià)表》。訂單簽訂確定供應(yīng)商后，采購部簽訂《采購訂單》，明確以下條款：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式；付款條件（如“驗(yàn)收合格后30天付款”）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任。訂單需經(jīng)采購部經(jīng)理*及供應(yīng)商蓋章確認(rèn)后，同步發(fā)送至需求部門及財(cái)務(wù)部備案。（六）物資交付與驗(yàn)收交付核對供應(yīng)商按訂單約定時(shí)間送貨至指定地點(diǎn)，需求部門與采購部共同現(xiàn)場核對：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與訂單一致；外包裝是否完好，有無破損或污染。質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)物資（如辦公紙、文具）：檢查品牌、型號、數(shù)量即可；設(shè)備或原材料：需由需求部門技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量測試，出具《質(zhì)量檢測報(bào)告》；驗(yàn)收合格：需求部門在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：當(dāng)場拒收并通知采購部，采購部需在2個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或解決方案，同時(shí)更新供應(yīng)商評價(jià)記錄。（七）付款結(jié)算與歸檔單據(jù)審核財(cái)務(wù)部收到《采購訂單》《物資驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》后，3個(gè)工作日內(nèi)完成審核：三單信息（物資名稱、數(shù)量、金額）是否一致；付款條件是否滿足，發(fā)票是否合規(guī)（如稅率、抬頭正確）。付款安排審核通過后，財(cái)務(wù)部按合同約定安排付款，通過銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票方式支付，禁止現(xiàn)金交易。檔案歸檔采購部負(fù)責(zé)整理采購全流程資料（申請單、審批記錄、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等），按“一單一檔”原則歸檔，保存期限不少于5年，以備審計(jì)或追溯。四、核心模板表格示例表1：采購申請單申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）采購用途預(yù)算科目附件清單□技術(shù)參數(shù)表□市場詢價(jià)單□其他：________需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部審核意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見簽字：日期：管理層審批意見簽字：日期：表2：物資驗(yàn)收單驗(yàn)收部門驗(yàn)收人供應(yīng)商名稱訂單號物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：________）問題處理意見□退換貨□折價(jià)接收□其他：________需求部門簽字采購部簽字日期：表3：采購訂單訂單號簽訂日期供應(yīng)商名稱供應(yīng)商地址收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系方式交貨期限物資明細(xì)規(guī)格型號單位數(shù)量付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他：________質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)采購部簽字供應(yīng)商簽字日期：五、關(guān)鍵控制點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）關(guān)鍵控制點(diǎn)預(yù)算控制：所有采購申請需提前核對預(yù)算，超預(yù)算采購需提交預(yù)算調(diào)整申請，未經(jīng)審批不得執(zhí)行。審批時(shí)效：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，避免因流程延遲影響業(yè)務(wù)需求，緊急采購（如生產(chǎn)設(shè)備故障維修）可啟動“綠色通道”，但事后需補(bǔ)全審批手續(xù)。供應(yīng)商管理：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商，新供應(yīng)商引入需經(jīng)過資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）及小批量測試，保證供應(yīng)能力與質(zhì)量穩(wěn)定性。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：驗(yàn)收需依據(jù)訂單約定的技術(shù)參數(shù)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)邀請第三方機(jī)構(gòu)參與，杜絕“人情驗(yàn)收”或“模糊驗(yàn)收”。（二）常見問題規(guī)避需求描述不清晰：申請人在填寫申請單時(shí)需明確物資規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)，避免采購到不符合使用要求的物資。重復(fù)采購：采購部需建立庫存臺賬，定期核查庫存物資，對可調(diào)配的物資優(yōu)先內(nèi)部