采購申請審批流程表（物資采購管理版）通用工具模板一、適用范圍與應(yīng)用背景本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位的物資采購管理場景，旨在規(guī)范采購申請與審批流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和及時性。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可有效避免物資采購中的隨意性、重復(fù)采購或超預(yù)算采購等問題，適用于辦公用品、生產(chǎn)原材料、設(shè)備配件、勞保用品等各類常規(guī)物資的采購需求發(fā)起與審批。特別適用于需要建立分級審批機制、強化成本控制、實現(xiàn)采購過程留痕的管理需求場景。二、流程操作步驟詳解1.采購需求發(fā)起與申請表填寫操作主體：物資需求部門申請人（如部門專員）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際工作需要（如部門新增物資、常規(guī)物資補充、設(shè)備維修配件更換等），確認(rèn)物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及預(yù)算金額等關(guān)鍵信息。登錄公司采購管理系統(tǒng)或填寫《采購申請審批表》（模板見第三部分），保證信息真實、準(zhǔn)確，物資名稱需使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范名稱（如“A4復(fù)印紙”而非“打印紙”），規(guī)格型號需明確（如“80g/500張/包”），數(shù)量需與實際需求匹配，預(yù)估單價需參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或市場行情合理填寫。申請人需在申請表中注明“緊急采購”或“常規(guī)采購”標(biāo)識，緊急采購需簡要說明原因（如“生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障，需立即更換配件以恢復(fù)生產(chǎn)”）。完成后提交至需求部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。注意事項：嚴(yán)禁虛構(gòu)需求、超預(yù)算申請或拆分采購規(guī)避審批；預(yù)估單價與實際采購價偏差超過10%時，需在審批環(huán)節(jié)說明原因。2.需求部門負(fù)責(zé)人審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）操作內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人對申請表中的物資需求真實性、必要性進(jìn)行審核，重點確認(rèn)：（1）物資是否為部門工作必需，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、修舊利廢）；（2）數(shù)量是否符合實際消耗或使用需求，是否存在過度申領(lǐng)；（3）預(yù)算金額是否控制在部門年度預(yù)算額度內(nèi)。審核通過后，在“部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，并注明“同意采購”，同時將申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；若審核不通過，需注明“不同意采購”及具體原因（如“可通過現(xiàn)有設(shè)備調(diào)配，無需采購”），并退回申請人調(diào)整。注意事項：部門負(fù)責(zé)人需對審核結(jié)果負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁因人情或壓力通過不合理的采購申請。3.財務(wù)部門預(yù)算與合規(guī)性審核操作主體：財務(wù)部門審核人（如財務(wù)主管）操作內(nèi)容：財務(wù)部門重點審核以下內(nèi)容：（1）采購預(yù)算是否符合公司年度預(yù)算管理規(guī)定，預(yù)算科目是否準(zhǔn)確（如“辦公費”“原材料采購”等）；（2）預(yù)估總價是否在預(yù)算額度內(nèi)，若超預(yù)算，需確認(rèn)是否有預(yù)算調(diào)整審批手續(xù)或特殊說明；（3）采購方式是否符合公司規(guī)定（如單價5000元以上的物資是否需執(zhí)行比價或招標(biāo)流程）。審核通過后，在“財務(wù)審核意見”欄簽字確認(rèn)，并注明“預(yù)算合規(guī)，同意進(jìn)入下一環(huán)節(jié)”；若審核不通過（如超預(yù)算且無調(diào)整手續(xù)、預(yù)算科目錯誤），需注明“預(yù)算不合規(guī)，需補充預(yù)算調(diào)整資料”或“采購方式不符合規(guī)定”，并退回需求部門。注意事項：財務(wù)部門需重點關(guān)注預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性，保證每一筆采購均在預(yù)算控制范圍內(nèi)。4.分級審批（根據(jù)采購金額或物資類型）操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/采購負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：根據(jù)公司采購審批權(quán)限管理規(guī)定，不同金額或類型的物資由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批，具體示例小額采購（預(yù)估總價≤5000元）：由采購部門負(fù)責(zé)人審批，確認(rèn)采購需求合理后，在“采購部門意見”欄簽字，并安排采購執(zhí)行。中額采購（5000元＜預(yù)估總價≤50000元）：由分管采購的副總經(jīng)理審批，重點審核采購的必要性和經(jīng)濟(jì)性，審批通過后簽字流轉(zhuǎn)至采購部門。大額采購（預(yù)估總價＞50000元）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，或由總經(jīng)理親自審批，審批通過后方可進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。特殊物資采購（如涉及安全生產(chǎn)、特種設(shè)備、進(jìn)口物資等），需在上述審批基礎(chǔ)上增加技術(shù)部門或法務(wù)部門的專項審核意見，保證物資符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或法規(guī)要求。注意事項：審批人需在收到申請表后2個工作日內(nèi)完成審批，緊急采購可適當(dāng)縮短時限，但需同步記錄審批過程。5.采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作主體：采購部門采購員操作內(nèi)容：采購部門收到審批通過的申請表后，根據(jù)采購類型選擇合適的方式執(zhí)行：（1）常規(guī)物資：通過合格供應(yīng)商目錄進(jìn)行詢價或比價，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商；（2）定制化物資：向供應(yīng)商提供技術(shù)參數(shù)要求，簽訂采購合同；（3）大額采購：按照公司招標(biāo)管理辦法組織公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)。采購?fù)瓿珊?，采購員需將供應(yīng)商名稱、實際采購單價、數(shù)量、總價、合同編號等信息填寫至申請表的“采購執(zhí)行結(jié)果”欄，并附采購合同、比價記錄等相關(guān)資料，反饋至需求部門和財務(wù)部門備案。需求部門確認(rèn)收貨無誤后，在“驗收確認(rèn)”欄簽字，完成采購閉環(huán)。注意事項：采購需堅持“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉”原則，嚴(yán)禁指定供應(yīng)商或收取回扣；實際采購價與預(yù)估價偏差超過15%時，需重新報批審批。6.歸檔與記錄留存操作主體：采購部門/檔案管理部門操作內(nèi)容：采購部門每月將已完成的采購申請審批表（含審批意見、采購執(zhí)行資料、驗收單等）整理成冊，提交至檔案管理部門歸檔。電子版審批表需同步存儲至公司采購管理系統(tǒng)，保存期限不少于3年，以備審計或查詢。注意事項：歸檔資料需完整、清晰，保證審批過程可追溯，杜絕資料缺失或篡改。三、采購申請審批流程表模板申請單號申請日期年月日申請人（姓名）所在部門（部門名稱）聯(lián)系方式（內(nèi)部分機）緊急程度□常規(guī)□緊急物資基本信息物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明預(yù)算科目（如：辦公費/原材料采購）預(yù)算金額（元）審批流程部門審核意見財務(wù)審核意見采購部門意見審核人：（簽字）日期：年月日審核人：（簽字）日期：年月日審核人：（簽字）日期：年月日分級審批意見（小額采購：采購負(fù)責(zé)人簽字）審批人：（簽字）日期：年月日（中額采購：分管副總簽字）審批人：（簽字）日期：年月日（大額采購：總經(jīng)理簽字）審批人：（簽字）日期：年月日特殊部門審核意見（如需）技術(shù)部門：（簽字）日期：年月日法務(wù)部門：（簽字）日期：年月日采購執(zhí)行結(jié)果實際供應(yīng)商實際單價（元）實際數(shù)量實際總價（元）驗收確認(rèn)驗收人：（簽字）驗收日期：年月日需求部門確認(rèn)：（簽字）確認(rèn)日期：年月日四、執(zhí)行要點與注意事項信息真實性要求：申請人需對申請信息的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)全責(zé)，嚴(yán)禁虛報、瞞報物資需求或預(yù)算，一經(jīng)發(fā)覺將按公司規(guī)定追究責(zé)任。審批時效管理：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成（常規(guī)采購不超過3個工作日，緊急采購不超過1個工作日），逾期未審批需向采購部門說明原因，避免影響采購進(jìn)度。緊急采購特殊處理：緊急采購可先通過電話或口頭方式向分管領(lǐng)導(dǎo)請示，同步啟動采購流程，事后1個工作日內(nèi)補齊書面審批手續(xù)，保證流程合規(guī)。預(yù)算控制原則：所有采購必須嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，確需超預(yù)算的，需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)財務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。供應(yīng)商管理：采購部門需建立合格供應(yīng)商名錄，定期對