采購申請審批流程標(biāo)準(zhǔn)化指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的申請審批管理，涵蓋辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、服務(wù)外包、工程物資等采購類型。具體場景包括：部門因新增人員、業(yè)務(wù)擴(kuò)展需采購常規(guī)物資（如電腦、文具）；生產(chǎn)部門因生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整需采購原材料或零部件；項(xiàng)目組因項(xiàng)目實(shí)施需采購專用設(shè)備或技術(shù)服務(wù)；行政/后勤部門因維護(hù)運(yùn)營需采購服務(wù)類資源（如保潔、維修）。無論采購金額大小，均需遵循標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購合規(guī)、高效、可控。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求提出與初步確認(rèn)需求發(fā)起：由需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，明確采購物品/服務(wù)的具體用途、規(guī)格參數(shù)（如品牌、型號、技術(shù)指標(biāo)）、數(shù)量、期望交付時(shí)間及預(yù)算金額，保證需求描述清晰、無歧義。內(nèi)部溝通：需求部門負(fù)責(zé)人需對需求的必要性進(jìn)行初步審核，確認(rèn)采購內(nèi)容符合部門年度工作計(jì)劃及公司戰(zhàn)略目標(biāo)，避免重復(fù)采購或閑置浪費(fèi)。（二）采購申請表填寫與提交獲取模板：申請人通過公司OA系統(tǒng)或行政部獲取《采購申請表》（詳見第三部分模板），保證使用最新版本表格。完整填寫：按表格要求逐項(xiàng)填寫信息，包括但不限于：基本信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購詳情：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)算單價(jià)（元）、預(yù)算總價(jià)（元）、用途說明（需關(guān)聯(lián)具體工作場景或項(xiàng)目）；附件清單：如需提供技術(shù)參數(shù)要求、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、比價(jià)記錄等，需在表中注明附件名稱及數(shù)量。提交申請：填寫完整的申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購管理部門（如行政部、采購部），同時(shí)提交相關(guān)附件材料。（三）部門審核與需求復(fù)核審核職責(zé)：需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性、必要性及預(yù)算初步測算進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)確認(rèn)：采購內(nèi)容是否為部門工作必需；規(guī)格參數(shù)是否明確，避免模糊描述（如“好用的電腦”需明確具體配置要求）；預(yù)算金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，若超預(yù)算需說明原因及資金來源。審核結(jié)果：審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在申請表“部門審核”欄簽字；若不通過，需注明修改意見并退回申請人調(diào)整。（四）財(cái)務(wù)審核與預(yù)算核查審核重點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門收到申請后，重點(diǎn)核查：預(yù)算金額是否符合公司年度預(yù)算安排，是否有對應(yīng)的預(yù)算科目；單價(jià)、數(shù)量計(jì)算是否準(zhǔn)確，預(yù)算總價(jià)是否合理；若為跨部門采購，需確認(rèn)預(yù)算分?jǐn)偙壤欠衩鞔_。審核反饋：審核通過，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在“財(cái)務(wù)審核”欄簽字；若預(yù)算不足或測算不合理，需與申請人溝通，要求補(bǔ)充預(yù)算說明或調(diào)整采購方案。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批與權(quán)限確認(rèn)根據(jù)采購金額及采購類型，分級審批如下（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：小額采購（預(yù)算≤1萬元）：由采購管理部門負(fù)責(zé)人審批，確認(rèn)采購流程合規(guī)性；中額采購（1萬元＜預(yù)算≤5萬元）：由分管采購/業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理審批，重點(diǎn)關(guān)注性價(jià)比及供應(yīng)商選擇合理性；大額采購（預(yù)算＞5萬元）：由總經(jīng)理辦公會集體審批，需附詳細(xì)的比價(jià)報(bào)告或供應(yīng)商評估資料。審批人需在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽署明確意見（如“同意”“暫緩”“需補(bǔ)充材料”），不得僅簽字無意見。（六）采購執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤任務(wù)分配：審批通過后，采購管理部門根據(jù)申請內(nèi)容制定采購計(jì)劃，明確采購負(fù)責(zé)人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。供應(yīng)商選擇：按公司《供應(yīng)商管理辦法》執(zhí)行，可采用公開招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源采購等方式，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）、報(bào)價(jià)合理。合同簽訂與訂單下達(dá)：確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同（明確標(biāo)的、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等），下達(dá)正式采購訂單，同步將訂單復(fù)印件反饋至申請部門。進(jìn)度跟蹤：采購負(fù)責(zé)人全程跟蹤訂單執(zhí)行情況，保證供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)交付，若遇延期（如物流問題、生產(chǎn)周期延長），需及時(shí)與申請部門溝通并協(xié)調(diào)解決方案。（七）結(jié)果反饋與歸檔管理驗(yàn)收確認(rèn)：物品/服務(wù)送達(dá)后，由申請部門聯(lián)合采購部門、財(cái)務(wù)部門共同驗(yàn)收：物品類：核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（如是否為全新、功能是否正常），填寫《驗(yàn)收單》；服務(wù)類：評估服務(wù)效果是否符合合同約定（如維修響應(yīng)時(shí)間、保潔質(zhì)量），由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)?？铐?xiàng)支付：驗(yàn)收合格后，采購部門將《采購申請表》《驗(yàn)收單》《合同》《發(fā)票》等材料提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門按合同約定辦理付款手續(xù)。資料歸檔：采購?fù)瓿珊螅少徆芾聿块T將所有申請、審批、合同、驗(yàn)收、付款等資料整理成冊，按時(shí)間順序歸檔保存，保存期限不少于5年，便于后續(xù)查閱或?qū)徲?jì)。三、采購申請表示例基本信息申請部門*行政部申請人*聯(lián)系方式申請日期2023年10月25日采購類型□物品采購□服務(wù)采購□工程采購□其他（請注明：_________）采購詳情物品/服務(wù)名稱臺式電腦規(guī)格型號Inteli5處理器/16GB內(nèi)存/512GBSSD/23英寸顯示器單位臺數(shù)量5預(yù)算單價(jià)（元）6,000預(yù)算總價(jià)（元）30,000用途說明為新入職5名員工配備辦公電腦，滿足日常辦公需求附件清單1.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（*科技公司）2.技術(shù)參數(shù)要求確認(rèn)書審批流程審核環(huán)節(jié)審核人部門審核*（行政部負(fù)責(zé)人）財(cái)務(wù)審核*（財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人）領(lǐng)導(dǎo)審批*趙六（副總經(jīng)理）采購部門接收*錢七（采購部經(jīng)辦人）備注|1.交貨時(shí)間：2023年11月10日前；2.需提供3年質(zhì)保服務(wù)|四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）信息真實(shí)性與完整性申請人需保證采購申請信息（如規(guī)格、數(shù)量、用途）真實(shí)準(zhǔn)確，嚴(yán)禁虛構(gòu)需求或虛報(bào)預(yù)算；附件材料（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)）需與申請內(nèi)容一致，避免因信息不全導(dǎo)致審批延誤或采購偏差。（二）預(yù)算合規(guī)與分級審批采購預(yù)算需嚴(yán)格控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購必須提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批通過后方可發(fā)起流程；嚴(yán)禁拆分采購金額規(guī)避審批（如將1.5萬元采購拆分為兩筆0.8萬元），一經(jīng)發(fā)覺將追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）供應(yīng)商選擇規(guī)范性供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先選擇合作良好、資質(zhì)齊全的合格供應(yīng)商；大額采購（＞5萬元）必須進(jìn)行至少3家供應(yīng)商比價(jià)，形成書面比價(jià)報(bào)告作為審批附件。（四）緊急采購處理因生產(chǎn)經(jīng)營急需（如設(shè)備突發(fā)故障需立即維修）的緊急采購，申請人需提前與采購及審批部門溝通，說明緊急原因，可啟動“先采購后補(bǔ)流程”，但需在采購?fù)瓿珊?4小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)及說明材料。（五）審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審核人需在收到申請后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購除外），無正當(dāng)理由不得拖延；若審批流程中某個(gè)環(huán)節(jié)因材料問題需退回，需及時(shí)告知申請人并明確補(bǔ)充要求，避免流程停滯。（六）檔案與責(zé)任追溯采購資料歸檔需完整，保證“一事一檔